PENGELOLAAN

PERSEDIAAN BARANG
HABIS PAKAI
SISTEM PENGELOLAAN
PERSEDIAAN BARANG HABIS PAKAI
 Sistem pengelolaan persediaan
barang habis pakai digunakan untuk
pengendalian dan pengawasan
terhadap pengelolaan barang habis
pakai
 Bahan Habis Pakai
bahan habis pakai adalah pembelian
bahan/barang yang digunakan untuk
menghasilkan jasa dan hanya untuk 1
kali produksi
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
meliputi:
A. Pemilihan
B. Perencanaan kebutuhan
C. Pengadaan
D. Penerimaan
E. Penyimpanan
F. Pendistribusian
G. Pemusnahan dan penarikan;
H. Pengendalian dan
I. Administrasi
termasuk evaluasi dan monitoring
1.Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai ini berdasarkan:
a. formularium dan standar pengobatan/pedoman
diagnosa dan Terapi
b. Standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang telah ditetapkan
c. pola penyakit
d.efektifitas dan keamanan
e. pengobatan berbasis bukti
f. mutu
g. harga
H.ketersediaan di pasaran
2.Perencanaan Kebutuhan
 Perencanaan kebutuhan merupakan
kegiatan untuk menentukan jumlah dan
periode pengadaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai sesuai dengan hasil kegiatan
pemilihan untuk menjamin terpenuhinya
kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat
waktu dan efisien.
 Perencanaan dilakukan untuk
menghindari kekosongan Obat dengan
menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan
Pedoman perencanaan harus
mempertimbangkan
a. anggaran yang tersedia
b.penetapan prioritas
c. sisa persediaan
d. data pemakaian periode yang lalu
e. waktu tunggu pemesanandan
f. rencana pengembangan
3. Pengadaan
 Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan
untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan
 Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai antara lain:
 a. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa
 b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material
Safety Data Sheet (MSDS)
 c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar dan
 d. Expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia,dan lain - lain)
Pengadaan dapat dilakukan
melalui:
A.Pembelian
B.Produksi Sediaan Farmasi
C. Sumbangan/Dropping/Hibah
4. Penerimaan
 Penerimaan merupakan kegiatan
untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu
penyerahan dan harga yang tertera
dalam kontrak atau surat pesanan
dengan kondisi fisik yang diterima.
Semua dokumen terkait penerimaan
barang harus tersimpan dengan baik.
5.Penyimpanan

 Setelah barang diterima di Instalasi

Farmasi perlu dilakukan
penyimpanan sebelum dilakukan
pendistribusian.
 Penyimpanan harus dapat menjamin
kualitas dan keamanan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sesuai dengan
persyaratan kefarmasian.
6. Pendistribusian

 Distribusi merupakan suatu rangkaian

kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dari tempat
penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan/pasien dengan tetap
menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah, dan ketepatan waktu.
Sistem distribusi di unit
pelayanan dapat dilakukan
dengan cara:
a. Sistem Persediaan Lengkap
diRuangan (floor stock)
b. Sistem Resep Perorangan
c. Sistem Unit Dosis
d. Sistem Kombinasi
ILUSTRASI PERSEDIAAN

A. Inventarisasi Persediaan
B. Penyajian dalam Buku Persediaan
C. Laporan Persediaan
D. Mapping Persediaan
E. Jurnal Persediaan
F. Penyajian dalam Neraca
G.Pengungkapan dalam CaLK
7. Pemusnahan dan Penarikan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan bahan
Medis Habis Pakai
8.Pengendalian

 Tujuan pengendalian persediaan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis pakai adalah untuk
a. Penggunaan Obat sesuai dengan
Formularium Rumah Sakit
b. Penggunaan Obat sesuai dengan
diagnosis dan terapi
c. Memastikan persediaan efektif dan
efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan
9. Administrasi
Kegiatan administrasi terdiri dari:
a.Pencatatan dan Pelaporan
b. Administrasi Keuangan
c. Administrasi Penghapusan
PENGELOLAAN LOGISTIK
(BAHAN HABIS PAKAI) DI
RADIOLOGI
Manajemen Logistik menurut Henni Febrianati
(2013), adalah penyediaan bahan atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi
terebut dalam jumlah, kualitas dn waktu yang tepat
(sesuai kebutuhan) dengan harga yang serendah
mungkin

Menurut Tjandra Yoga Aditama (2007), adalahnsuati

ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta
penghapusan material atau alat.
Prinsip
 Instalasi radiologi menetapkan jumlah
kebutuhan radiologi, imeging dan
radiografi intervensional untuk
menunjang proses pelayanan radiologi
 Instalasi radiologi menjamin
ketersediaan X-Ray Film, dan
perbekalan penting lainnya
 Persediaan X-Ray Film, kontras media
dan kebutuhan lainnya diminta
berdasarkan jumlah persediaan yang
telah mencapai batas minimal tidak
kehabisan stok
 Pemesanan X-Ray film, kontras media
dan kebutuhan lainnya tidak boleh
lebih dari batas maksimal
 Pemesanan harus ditulis lengkap
nama barang, jumlah, satuan dan
ekspire datenya
 Pastikan pengukuran suhu tempat
penyimpanan terjaga dengan baik
melalui pengecekan dan monitoring
 Pastikan X-Ray film, kontras media dan
kebutuhan lainnya yang diterima dari bagian
gudang sesuai dengan surat pemesanan
(PO)
 Penyimpanan pembekalan mengikuti kaidah
FIFO (First in First Out) atau FEFO (First
Expired First Out)
 Ada kebijakan mecanisme recall dan reject
jika tidak sesuai dengan yang ditetapkan
 Ada Pelabelan Pembekalan
 Dilakuan audit rutin secara periodik bulanan
Prosedur Pengadaan
A. Perencanaan
B. Pemesanan
C. Penerimaan
D. Penyimpanan
E. Reject
F. Recall
Reject
Reject material/logistik radiologi adalah
prosedur penanganan terhadap
material radiologi yang tidak
memenuhi standar/kriteria dan akan
atau telah memasuki masa kadaluarsa
Kriteria material radiologi yang direject
adalah material yang tidak memenuhi
standar atau kriteria sewaktu diantar
ke logistik/Farmasi, yaitu :
1. Tidak sesuai yang dipesan
2. Tidak memenuhi suhu yang
dipersyaratkan
3. Terdapat kerusakan pada kemasannya
4. Memasuki masa kedaluwarsa (Expire
date)
5. Tidak dapat dikalibrasi (khusus film
laser)
6. Tidak sesuai standar yang
dipersyaratkan oleh pabrik
Recall
Recall material radiologi adalah menarik
pembekalan radiologi yang ada
dilapangan untuk dikembalikan kepada
perusahaan atau vendor terkait.
Hal ini dikarenakan perusahaan atau
vendor tersebut mendapat laporan dari
lapangan dan secara resmi melakukan
recall material dibuktikan dengan surat
edaran resmi dari principel/vendor
tersebut.
Pemesanan
1. Ditulis permintaan X-ray film, kontras media
dan kebutuhan lainnya sesuai dengan stok
minimal dan maksimal barang
2. Permintaan X-Ray film, kontras media dan
kebutuhan lainnya harus dibuat oleh staf
radiologi yang telah disetujui oleh kepala
unit
3. Permintaan yang telah disetujui diserahkan
ke bagian farmasi. Jika barang berupa ATK
surat permintaan barang ditunjukkan ke bag.
Gudang Umum
Penyimpanan
 Proses penyimpanan semua
pembekalan di unit radiologi disesuaikan
dengan peraturan dan manufaktur
 X-Ray Film, kontras media dan
kebutuhan lainnya yang diterima dari
bag. farmasi atau gudang umum harus
diperiksa fisik, jumlah, dan kemasannya
sebelum ditandatangani bukrti serah
terima barang
 Setelah dicek dan dihitung disimpan
dalam almari terkunci
 Penyimpanan di catat di kartu stok
 Penyimpanan harus sesuai FIFO atau
FEFO
 Dilakukan pencatatan suhu dan
kelembaban penyimpanan film X-Ray
dan kontras media
 Suhu sesuai dengan prosedure
 Dilakukan pencatatan setiap
pengambilan barang
Distribusi
 Proses distribusi sesuai ketentuan RS
 Setiap dinas pagi perawat menghitung
kebutuhan alkes
 Perawat mengambil obat dan alkes
sesuai dengan kebutuhan dan mencatat
di kartu stok
 Memastikan 0bat yg didistribusikan
diperiksa ED dan kondisi fisik
 Jika ada kerusakan dilaporkan
 Pendistribusian dilakukan oleh perawat
Laporan logistik unit radiologi
 Laporan pencatatan jumlah order,
barang dan obat dalam satuan
tergantung jenis barang
 Laporan pencatatan jumlah order
barang dalam nilai rupiah untuk
pemakaian barang dan obat bulanan
Evaluasi logistik
 Dilakukan setiap bulan terhadap
ketersediaan obat dan barang.
 Jika barang atau obat terrsebut
mendekati kadaluwarsa minimal 3
bulan harus segera di serahkan ke
unit farmasi dan dibuat berita acara
 Contoh Form Audit Pembekalan
N Nama SATUA STO S L F Ex Ket
o Persedian N K
an

Bagian Bawah ada catatan jika diperlukan serta ditandatangani dan

nama lengkap oleh Auditor maupun Auditee

Keterangan :
S : Penyimpanan (Save)
L : Pelabelan (L)
Ex : Kadaluwarsa (expire date)
F : Tampilan Fisik
Referensi
 Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 58 Tahun
2014 Tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian Di Rumah Sakit
 Sukses Akreditasi Radiologi SNARS
Edisi I “Paripurna” (Ahmad Hariri,
2018)