MANAJEMEN FARMASI

PENARIKAN, PEMUSNAHAN DAN ADMINISTRASI

Dosen : Fina Aryani, M. Sc,., Apt

Pendahuluan
pengelolaan sediaan farmasi adalah suatu siklus
kegiatan yang saling terkait dimulai dari perencanaan,
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan,
monitoring dan evaluasi
Pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan adalah
suatu proses yang merupakan siklus kegiatan yang dimulai
dari perencanaan, pengadaan/produksi, penerimaan,
pendistribusian, pengawasan, pemeliharaan, penghapusan,
pemantauan, administrasi, pelaporan, dan evaluasi yang
diperlukan bagi kegiatan pelayanan
 Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan alat
kesehatan yaitu agar tersedianya sediaan farmasi dan
alat kesehatan yang bermutu dalam jumlah dan pada
saat yang tepat sesuai spesifikasi dan fungsi yang
ditetapkan oleh panitia farmasi dan terapi secara
berdaya guna dan berhasil guna.
1. PENARIKAN
◦ Merupakan Tindakan yang dilakukan bilamana terjadi penarikan obat-
obat yang hampir Expire Date. Tindakan yang dilakukan oleh distributor
obat untuk menarik obat yang hampir kadaluarsa atau obat yang
bermasalah.
◦ Merupakan pengembalian obat-obat yang telah ditarik dari peredaran
oleh produsen dikarenakan alasan-alasan tertentu seperti terjadinya efek
klinis yang tidak diharapkan.
◦ Merupakan suatu proses penilaian kembali (re-evaluasi) terhadap obat
jadi yang telah terdaftar dan beredar di masyarakat,terutama terhadap
obat-obat yang mempunyai resiko tinggi, komposisi dianggap tidak
rasional, indikasi tidak tepat dan pemborosan karena efek terapi yang
tidak bermakna untuk menjamin bahwa obat yang diberikan oleh instalasi
adalah obat yang efektif, aman, dan aseptabel
Tujuan penarikan

◦ Untuk menjamin kualitas pelayanan kesehatan pasien.

◦ Melindungi konsumen dari penyalagunaan obat- obatan dan
penggunaan sediaan farmasi yang tidak memenuhi persyaratan mutu,
keamanan dan kemanfaatan.
◦ Sebagai acuan penerapan langkah langkah penarikan obat untuk
memastikan obat yang sudah ditarik ijin edarnya tidak lagi digunakan
di instalasi rawat inap maupun rawat jalan.
Ruang Lingkup Penarikan

◦ Unit pelayanan resep rawat jalan

◦ Unit pelayanan resep rawat inap
◦ Unit pelayanan depo Kamar Operasi
◦ Unit pelayanan depo IGD
Prosedur Penarikan

Prosedural penarikan obat di depo/satelit/unit (temuan sendiri/Instalasi)

1. Catat nama dan nomer batch/lot produk.
2. Telusuri nomer barcode produk.
3. Telusuri histori mutasi stok keluar.
4. Catat lokasi stok disimpan atau nama pasien yang telah dilayani.
5. Kirimkan memo pemberitahuan penarikan ke depo/satelit/unit dimana
produk disimpan.
6. Beritahukan pada pasien akan penarikan produk, bila diperlukan proses
penarikan hingga ke tangan pasien. Ambil produk dari lokasi
penyimpanan (depo dan pasien).
7. Lakukan proses “karantina” produk dengan memberi label “JANGAN
DIGUNAKAN” sampai produk diambil oleh distributor/pabrik.
8. Setelah dilakukan pendataan daftar obat yang ingin ditarik selanjutnya :
◦ mencari nomor faktur pembelian dikomputer.
◦ mengambil faktur pembelian barang.
◦ menghubungi PBF yang terkait perihal penarikan obat-obat rusak
tersebut.
9. Dokumentasikan nama, nomer batch / Lot obat yang ditarik, tindakan
yang diambil dan hasil penarikan produk. Dokumen disertai dengan
lampiran form pemberitahuan penarikan dari distributor serta dokumen
serah terima barang dengan distributor / pabrik.
Jika ada supplier/pabrik farmasi memberikan surat edaran tentang
penarikan obat kepada instalasi farmasi (temuan dari distributor/pabrik),
maka :
1. Berikan surat edaran penarikan obat tersebut kepada instalasi rawat
inap dan rawat jalan
2. Tarik obat yang dimaksud dari tiap-tiap instalasi dan pastikan bahwa
obat tersebut sudah tidak ada di ruangan
3. Catat jenis obat, dosis, no batch, dan merk yang ditarik
4. Catat jumlah obat dan tanggal kadaluwarsa yang ditarik
5. Tanda tangani kolom nama yang menyerahkan dan yang menerima
perbekalan farmasi yang ditarik.
6. Kumpulkan dan serahkan kepada bagian pengadaan untuk kemudian
dikembalikan ke supplier
2. PENGHAPUSAN/ PEMUSNAHAN
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi
yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi
standar
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi
yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi
standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi
kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Tujuan pemusnahan
◦ menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat
dikekola sesuai dengan standar yang berlaku
◦ Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun
mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.
(Depkes RI,2008)
Pemusnahan dilakukan jika
◦ Produk tidak memenuhi persyaratan mutu
◦ Telah kadaluarsa
◦ Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan
◦ Dicabut izin edarnya
Tahap-tahap dalam pemusnahan
Daftar sediaan farmasi,
alkes dan BMHP
Pemusnahan sesuai
jenis dan bentuk
sediaan dan peraturan
yang berlaku
Berita Acara

Koordinasi jadwal,
tempat pemusnahan Siapkan tempat
kepada pihak terkait
3. ADMINISTRASI
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan
untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.

Kegiatan administrasi terdiri dari

pencatatan pelaporan
a. Pencatatan

Merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.

 Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan

penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan
harus ditarik dari peredaran.
 Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital
maupun manual.
 Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah
Kartu Stok dan Kartu Stok Induk (Anonim,2012).
Fungsi Pencatatan

1. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi

(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa.
2. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi
1(satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber
anggaran
3. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,
perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding
terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat
penyimpanan
(Depkes RI,2008)
Informasi yang didapat dari pelaporan

1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok),

2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima,
3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar,
4. Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/ rusak/ kadaluwarsa,
5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi.
b. Pelaporan

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan

administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang
disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan Pelaporan

1. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

2. Tersedianya informasi yang akurat
3. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
4. Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan
(Depkes RI,2008)
Hal-hal yang harus diperhatikan

1. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan

farmasi bersangkutan
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran,
hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan
(Depkes RI,2008)
TERIMAKASIH
◦ Tri Wahyuni
◦ Endah kurniawati
◦ Intan Putri Utami
◦ Faricha Ulfa