Administrasi Pengelolaan Obat di

Apotek dan PBF

SYIFA MAWADDAH
1941012060
Kelas B
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER
ADMINISTRASI PENGELOLAAN
OBAT DI APOTEK
Landasan Hukum
 Permenkes no 73 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Apotek

 Peraturan badan pengawas obat dan makanan nomor 4 tahun

2018 tentang pengawasan pengelolaan obat, bahan obat,

narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi di fasilitas
pelayanan kefarmasian
Pengelolaan Sediaan Farmasi di Apotek

Perencanaan

Pencatatan
dan Pengadaan
Pelaporan

Pengendalian Penerimaan

Pemusnahan Penyimpanan
Perencanaan

Pola Penyakit

Pola konsumsi

Budaya

kemampuan masyarakat
PENGADAAN
 Pengadaan obat di apotek harus bersumber dari PBF (jalur
resmi)
 Pengadaan Obat dan Bahan Obat dari PBF harus dilengkapi
surat pesanan yang mencantumkan SIA
 Harus ditandatangani oleh Apoteker pemegang SIA dengan
mencantumkan nomor SIPA
 Arsip Surat Pesanan harus disimpan sekurang-kurangnya
selama 5 (lima) tahun berdasarkan tanggal dan nomor urut
Surat Pesanan.
 Fraktur pembelian harus disimpan bersama surat pesanan
PENERIMAAN
 Penerimaan Obat dan Bahan Obat harus berdasarkan Faktur
pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang yang sah
 Harus dilakukan oleh Apoteker/TenagaTeknis Kefarmasian
Penanggung Jawab.
 Bila apoteker tidak bisa hadir maka dilakukan pendelegasian
pada Tenaga Kefarmasian yang ditunjuk oleh
Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggungjawab.
Pendelegasian dilengkapi dengan Surat Pendelegasian
Penerimaan Obat/Bahan Obat
 Surat
pendelegasian
Yang harus diperhatikan ketika
penerimaan obbat dari distributor
 Kesesuaian fraktur dan surat pesanan
 Kebenaran nama produsen, nama pemasok, nama
Obat/Bahan Obat, jumlah, bentuk, kekuatan sediaan Obat,
dan isi kemasan;
 Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa.
 kondisi kemasan termasuk segel, label/penandaan dalam
keadaan baik;
Jika ditemukan Obat dan Bahan Obat yang diterima tidak sesuai
dengan pesanan

Obat dan Bahan Obat harus segera dikembalikan pada saat

penerimaan.

Apabila pengembalian tidak dapat dilaksanakan pada saat

penerimaan dibuatkan Berita Acara yang menyatakan
penerimaan tidak sesuai dan disampaikan ke pemasok untuk
dikembalikan.
Penyimpanan
Penyimpanan Obat Narkotika,
Psikotropika dan Prekursor
 Narkotika dan psikotropika disimpan di lemari khusus

yang kuncinya dipegang oleh apoteker penanggung jawab

apotek dan pegawai lain yang dikuasakan
Pemusnahan
 Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan
bentuk sediaan. Pemusnahan Obat kadaluwarsa atau rusak yang
mengandung narkotika atau psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan
disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
 Pemusnahan Obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh
Apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki
surat izin praktik atau surat izin kerja. Pemusnahan dibuktikan dengan
berita acara pemusnahan menggunakan Formulir 1 sebagaimana
terlampir.
 Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun dapat
dimusnahkan dilakukan oleh Apoteker disaksikan oleh sekurang-
kurangnya petugas lain di Apotek dengan cara dibakar atau cara
pemusnahan lain yang dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan
Resep menggunakan Formulir 2 sebagaimana terlampir dan selanjutnya
dilaporkan kepada dinas kesehatan kabupaten/kota.
 Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis
Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan
cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
 Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi
standard/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan
oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM
(mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik
izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan
kepada Kepala BPOM.
 Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan
terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri.
Pengendalian
 Mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai
kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau
pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran
 Menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan, kekosongan,
kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta pengembalian
pesanan.
 Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok
baik dengan cara manual atau elektronik. Kartu stok
sekurang- kurangnya memuat nama Obat, tanggal
kadaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa
persediaan.
Pencatatan dan Pelaporan
 Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu
stok), penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan
kebutuhan.
 Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal.

Pelaporan
• untuk kebutuhan manajemen Apotek
• meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya

internal
Pelaporan • merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi
kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan,

eksternal • meliputi pelaporan narkotika, psikotropika dan

pelaporan lainnya.
ADMINISTRASI PENGELOLAAN
OBAT DI PBF
PERMENKES NOMOR 1148 TAHUN 2011 TENTANG PEDAGANG BESAR FARMASI dan PERMENKES
NOMOR 34 TAHUN 2014 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERMENKES NO 1148 TAHUN 2011
sebagai dasar pelaksanaan sistem distribusi kefarmasian di Indonesia

BERTUJUAN untuk:

MELINDUNGI masyarakat dari peredaran bahan baku sediaan farmasi (BBSF) dan
sediaan farmasi (obat, obat tradisional, kosmetik) yang tidak memenuhi
persyaratan mutu, keamanan dan khasiat/manfaat

MEMBANGUN iklim usaha yang kondusif serta pelaku bisnis yang inovatif dan
berdaya saing
 PBF
• Fungsi PBF:
– Pengadaan
– Penyimpanan obat dan/atau bahan obat
– Penyaluran
• Obat dan/atau bahan obat harus memenuhi syarat
mutu dan kualitas
Pengadaan di PBF

Pengadaan PBF dari:

• Industri farmasi
• PBF lain
• Importasi (khusus bahan obat)
• PBF cabang hanya dari PBF pusatnya
Pengadaan menggunakan SP
dengan mencantumkan tanda
tangan APJ dan no SIKA
(Permenkes 34/2014)

pengadaan
Pengadaan, penyimpanan,
penyaluran Narkotika – perlu
izin khusus

PBF
 1. Surat pesanan
2. faktur penjualan
3. surat penyerahan barang
4. surat jalan dari pemasok

Dokumen
pengadaan
 PENERIMAAN

Pemeriksaan kesesuaian fisik barang dengan

faktur/surat penyerahan barang/CoA:
- Kebenaran nama, jenis dan kekuatan sediaan, jumlah;
- Nomor bets, tanggal kedaluwarsa, nama produsen;
- Kondisi kemasan termasuk segel dan penandaan

Sesuai: Tidak Sesuai:

Tanda tangan pd faktur/surat
penyerahan barang dilengkapi Dikembalikan dg disertai
dg nama jelas, SIKA dan
stempel.
bukti retur

Buatlah Checklist penerimaan barang

 PENYIMPANAN

Obat Mengandung Obat Rusak, Kedaluwarsa,

Bahan baku Prekursor Retur, Recall

Aman, terpisah,
terkunci, ada Aman
Aman berdasarkan
penanggung analisis risiko
jawab yang masing-masing
PBF Diberi identitas
ditunjuk
yang jelas

Pembatasan akses personil

Stok Opname dilakukan secara berkala minimal 6 bulan sekali

Pencatatan dan investigasi adanya selisih stok saat stock opname dan
hasilnya didokumentasikan
 Penyaluran di PBF
PBF /
PBF-BO
penyaluran
Penyaluran berdasarkan SP yang ditanda
tangan APJ dan mencantumkan nomor
SIKA/SIPA/SIKTTK
PBF Cabang hanya menyalurkan di wilayah
prov sesuai pengakuan atau wilayah prov
terdekat atas nama PBF Pusat
Dilarang: menjual eceran;
melayani resep dokter
Penyaluran obat kepada:
• PBF/PBF Cabang,
• Fasyankes (apotek, IFRS,
Puskesmas, Klinik, TO – kecuali
obat keras)
Penyaluran bahan obat kepada:
 Industri Farmasi PBF/PBFCabang,
 Fasyankes (apotek, IFRS)
 Lembaga ilmu pengetahuan
Penyaluran ke instansi pemerintah,sesuai
peraturan perundan undangan
PENYALURAN
• PBF harus memastikan bahwa Obat-Obat Tertentu hanya
disalurkan ke Industri Farmasi, PBF lain, Apotek,
Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik.
• Harus dilakukan verifikasi terhadap Surat Pesanan
obat/bahan Obat Tertentu oleh Apoteker Penanggung
Jawab PBF
• Verifikasi terhadap Surat Pesanan antara lain meliputi:
• Keabsahan Surat Pesanan
• Kewajaran jumlah dan frekuensi pemesanan dan jenis
sarana pemesan.
PENYALURAN
Dokumen pengiriman terdiri atas:
• Tanggal pengiriman;
• Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan
status dari penerima (misalnya Apotek, rumah sakit atau klinik);
• Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk
sediaan dan kekuatan (jika perlu);
• Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa;
• Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan
kuantitas per kontainer (jika perlu);
• Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman;
• Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat
perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas personil
ekspedisi yang menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi)
dan kondisi penyimpanan.
PENYALURAN
Dokumen pengiriman terdiri atas:
a. surat pesanan
b. faktur / surat pengantar barang, memuat :
1. nama Obat-Obat Tertentu
2. bentuk sediaan
3. kekuatan
4. kemasan
5. jumlah
6. tanggal kadaluarsa
7. nomor batch.
PBF yang menggunakan e-faktur dapat mencetak faktur
penjualan setelah dipastikan barang diterima oleh sarana
pemesan dan bukti pengiriman dapat tertelusur.
PELAPORAN
• PBF dan PBF cabang wajib menyampaikan laporan kegiatan
setiap 3 (tiga) bulan sekali kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan. kegiatan yang dilaporkan
diantaranya :
a. Penerimaan obat dan atau bahan obat
b. Penyaluran obat dan atau bahan obat
• untuk penyaluran narkotika dan psikotoprika wajib
menyampaikan laporan bulanan.
• Laporan dapat dilakukan secara elektronik dengan
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang akan
diperiksa oleh petugas yang berwenang.
PELAPORAN
 Dokumen pengadaan dan penyaluran meliputi
oarsip Surat Pesanan
ofaktur penjualan dan /atau surat pengantar /pengiriman
barang/
obukti retur dan/atau nota kredit
 wajib diarsipkan menjadi satu berdasarkan nomor urut
atau tanggal penerimaan barang.
 Dokumentasi secara sistem elektronik, harus
menyediakan backup data dan Standar Prosedur
Operasional terkait penanganan sistem tersebut jika tidak
berfungsi.
 Dokumen wajib disimpan di tempat yang aman dalam
jangka waktu sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
 PELAPORAN

setiap kali kegiatan importasi

Laporan realisasi impor dan atau eksportasi selambat- Dirjen Binfar
pendistribusian Prekursor Farmasi oleh IT lambatnya 7 (tujuh) hari sejak tembusan
Prekursor Farmasi diterimanya Prekursor Farmasi KaBadan cq.
P Ditwas Napza

E
L
A Laporan penyaluran obat mengandung Kepala Badan c.q.
Direktorat
P Prekursor Farmasi oleh PBF setiap bulan Pengawasan Napza
dan Kepala Balai
O
R
Laporan kehilangan Prekursor Kepala Badan
A Farmasi/obat mengandung Prekursor setiap kali kejadian/kegiatan
dengan
tembusan
N Farmasi Direktur Jenderal,
Kepala Balai
setempat, dan
Laporan pemusnahan Prekursor Kepala Dinas
Kesehatan
Farmasi/obat mengandung Prekursor setiap kali kejadian/kegiatan Propinsi
Farmasi setempat
Pencatatan
PEMUSNAHAN
 Harus tersedia daftar inventaris bahan obat dan Obat-
Obat Tertentu yang akan dimusnahkan sekurang-
kurangnya mencakup nama, bentuk dan kekuatan
sediaan, kuantitas obat, nomor bets, dan tanggal
daluwarsa.
 PEMUSNAHAN

a. Prekursor farmasi yg tidak memenuhi

persyaratan dan tidak dapat di
reekspor/dikembalikan ke produsen
Wajib Dimusnahkan
b. Obat mengandung Prekursor Farmasi yang rusak,
kadaluwarsa, dan obat kembalian yang tidak
dapat dikembalikan ke Industri farmasi atau PBF
pemasok

Nama, jenis dan kekuatan sediaan, isi

Harus tersedia daftar inventaris yang akan
kemasan, jumlah, nomor bets, dan
dimusnahkan
tanggal kedaluwarsa

Dilakukan oleh penanggung jawab PBF

Pelaksanaan Pemusnahan dan disaksikan oleh petugas Badan POM
atau Balai Besar/Balai POM setempat

Dibuat Berita Acara Pemusnahan

ditandatangani penanggung jawab dan
saksi
THANK YOU 