PENERIMAAN dan PENYIMPANAN

Perbekalan Farmasi
 PENERIMAAN
PERBEKALAN FARMASI
 PENDAHULUAN
• Penerimaan merupakan proses kegiatan menerima
Perbekalan Farmasi dari hasil Pengadaan dengan
melakukan verifikasi dokumentasi dan menseleksi
spesifikasi

• Penerimaan bertujuan untuk menjamin Perbekalan

Farmasi kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu dan
harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan.
ALUR PENERIMAAN PERBEKALAN FARMASI

REKANAN / DISTRIBUTOR

TIM PENERIMA
PERBEKALAN FARMASI

GUDANG TRANSITO IN (KARANTINA)

PENYIMPANAN / GUDANG
FARMASI
 Jenis Penerimaan

Penerimaan dari :

1. Hasil proses Pengadaan Pembelian dari Supplier

2. Hasil dari proses Produksi sediaan farmasi dari
Instalasi Farmasi
3. Hasil dari proses Produksi perbekalan kesehatan
steril dari CSSD
4. Sumbangan/ donasi/ hibah
Persyaratan Penerimaan
• Barang sesuai dgn Surat Pesanan
(kemasan, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah barang, dll)
• Barang sesuai dgn faktur (harga, jumlah barang, diskon,
bonus dll)
• Disertai Sertifikat Analisa (CA)
• Disertai Sertifikat Keaslian (CO) Bila
• Disertai Material Safety Data Sheet
perlu
(MSDS)
• Cek waktu kadaluarsa (minimal 2 tahun)
• Cek Ijin Edar (No. Reg)
• Cek nomor batch
• Cek wadah pengiriman (utk sediaan termolabil)
 Penerimaan dari Supplier

Perhatikan :

• Obat dan Bahan baku obat disertai Sertifikat Analisa

• Bahan berbahaya menyertakan Material Safety Data
Sheet (MSDS)
• Khusus untuk alat kesehatan/ kedokteran mempunyai
sertifikat keaslian barang (Certificate of Origin)
• Expired date minimal 2 tahun kecuali untuk sediaan
farmasi dan perbekalan kesehatan habis pakai tertentu
(vaksin, reagensia dll)
Tatalaksana Penerimaan PF
1. Dari Pengadaan tender
o dikirim oleh pemenang tender sesuai jadwal yang
ditetapkan.
o Tim Penerimaan :
 Memeriksa PF seperti :
– Nama, jumlah, data teknik, bentuk sediaan
– Kondisi fisik
– Tanggal kadaluarsa
 Menerima PF yang memenuhi spesifikasi
 Menyerahkan PF ke Gudang Farmasi
 Membuat Berita Acara penerimaan PF
2. Dari Pembelian Langsung

o Menerima PF yg dikirim oleh Supplier sesuai jadwal yang

ditetapkan
o PF diterima oleh Tim Penerima bersama Petugas Farmasi
( Gudang Instalasi Farmasi / Apotik )
o Verifikasi faktur pengiriman supplier dgn faktur pesanan
dari Bagian Pengadaan
o Pemeriksaan PF meliputi :
• Nama, jumlah, data teknik, bentuk sediaan
• Kondisi fisik
• Tanggal kadaluarsa
o Menerima PF yang memenuhi spesifikasi
3. Penerimaan Hasil Produksi dari
Instalasi Farmasi
o Sediaan Farmasi dikirim oleh bagian Produksi sesuai jadwal
yang ditetapkan
o Sediaan Farmasi diterima oleh Petugas Farmasi Gudang
Instalasi Farmasi / Apotik
o Verifikasi pengiriman dgn faktur pesanan dari Bagian
Pengadaan
o Pemeriksaan Sediaan Farmasi meliputi :
 Nama, jumlah, data teknik, bentuk sediaan
 Kondisi fisik
 Tanggal kadaluarsa khusus untuk sediaan steril
o Menerima Sediaan Farmasi yang memenuhi spesifikasi
4. Penerimaan Hasil Produksi BMHP
Steril dari CSSD
o BMHP steril dikirim oleh bagian CSSD sesuai jadwal yang
ditetapkan
o BMHP steril diterima oleh Petugas Farmasi Gudang
Instalasi Farmasi / Apotik
o Verifikasi bukti pengiriman dari CSSD
o Pemeriksaan terhadap BMHP steril meliputi :
 Nama, jumlah, data teknik, Jenis BMHP steril
 Kondisi fisik
 Tanggal sterilisasi dan tgl kadaluarsa
o Menerima BMHP steril yang memenuhi spesifikasi
5. Penerimaan dari sumbangan/ hibah

o PF dikirim oleh Badan Penyumbang sesuai jadwal

yang ditetapkan
o PF diterima oleh Tim Penerima/ Petugas Farmasi
Gudang Instalasi Farmasi / Apotik
o Verifikasi faktur pengiriman dari Badan
Penyumbang
o Pemeriksaan terhadap PF meliputi :
o Nama, jumlah, data teknik, bentuk sediaan
o Kondisi fisik
o Tanggal kadaluarsa
o Menerima PF yang memenuhi spesifikasi
 Perbekalan Farmasi yang tidak
diterima
1. Bila proses pembelian maka Perbekalan Farmasi
dikembalikan ke suplier
2 Bila hasil Produksi Sediaan farmasi dikembalikan ke
Produksi Instalasi Farmasi
3 Bila hasil proses Produksi BMHP steril dikembalikan
ke CSSD
4. Bila PF dari sumbangan/ hibah dikembalikan ke badan
yang menyumbang atau disimpan di ruang karantina
menunggu proses selanjutnya
 PENYIMPANAN
Perbekalan Farmasi
 PENDAHULUAN

 Penyimpanan merupakan hasil dari proses

Perencanaan kebutuhan dan Pengadaan Perbekalan
Farmasi

 Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan

memelihara Perbekalan Farmasi dengan
pengaturan, penyusunan disuatu ruangan
penyimpanan atau gudang yg dinilai aman dari
pencurian, kehilangan serta gangguan fisik yg dapat
merusak mutu Perbekalan Farmasi .
 TUJUAN PENYIMPANAN

• Memelihara mutu Perbekalan Farmasi

• Menjaga keberlangsungan persediaan
Perbekalan Farmasi
• Memudahkan pencarian dan pengawasan PF
• Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
 TEMPAT PENYIMPANAN
Dinamakan Gudang Penyimpanan tdd :

 Bangunan :
konstruksi kuat, tidak lembab dan tidak ada
kerusakan fisik
 Ruangan :
o Kemudahan bergerak
o Sirkulasi udara yang baik
o Penempatan Rak dan palet
o Penempatan alat pemadam kebakaran
 PENYIMPANAN Perbekalan Farmasi
Yang penting diperhatikan antara lain :
1. Lokasi
2. Jenis gudang
3. Kondisi perbekalan farmasi
4. Ruang penyimpanan
5. Pengaturan penyimpanan
6. Prosedur penyimpanan
7. Peralatan Penyimpanan
8. Petugas gudang
9. Administrasi gudang
10. Jaminan Mutu
ALAT EYE WASH
1. LOKASI

 Strategis
 Mudah dijangkau
 Lingkungan bersih
 Fasilitas pengangkutan
 Ketersediaan tenaga kerja
 Ketersediaan tenaga listrik
 Ketersediaan sumber air
2. JENIS GUDANG
1) Berdasarkan letak :
a. Gudang pusat
b. Gudang satelit
c. Gudang apotik
d. Gudang ruangan

2) Berdasarkan kegunaan :
a. Gudang transito in
b. Gudang aktif
c. Gudang transito out
d. Gudang khusus:
a) Gudang tahan api
b) Gudang cold storage
3. KONDISI PERBEKALAN FARMASI

a. Jenis perbekalan farmasi.

b. Kondisi khusus
c. Ukuran spesifik
d. Laju pemakaian
e. Bentuk sediaan
f. Cara pemakaian
g. Suhu
h. Kestabilan
i. Sifat fisika/ kimia ( mudah terbakar)
4. RUANG PENYIMPANAN

1. Kelembaban
2. Suhu
3. Penerangan
4. Kerapihan
5. Kebersihan
6. Sirkulasi udara
5. PENGATURAN PENYIMPANAN

a. Pengelompokan obat, alkes dll

b. Bentuk sediaan, kelas terapi, alfabetis
c. slow moving & fast moving
d. obat dalam, obat luar
e. Sistem FIFO, FEFO agar mudah diakses
f. Sesuai regulasi
6. PROSEDUR PENYIMPANAN
Umum

• Simpan Perbekalan Farmasi sesuai ketentuan

dan dalam ruangan dengan dengan
temperatur yang ditetapkan (diperiksa setiap
hari dan dicatat), terlindung dari cahaya yang
berlebihan, debu dan kelembaban

• Simpan secara berkelompok sesuai ketentuan

dengan rapi dan mencantumkan label
• Simpan Perbekalan Farmasi diruangan
penyimpanan khusus bila membutuhkan kondisi
penyimpanan yang spesifik
• Secara berkala lakukan pemeriksaan atas
Perbekalan Farmasi yang kadaluarsa, rusak atau
hilang
• Pisahkan Perbekalan Farmasi yang sudah
kadaluarsa atau rusak dan disimpan diruang
terpisah, beri label
• Bersihkan dan pantau kerapian, keteraturan
tempat penyimpanan Perbekalan Farmasi serta
periksa secara berkala.
Khusus

a. Obat Lasa
b. Obat High Alert
c. Sitostatika
d. Narkotika
e. PF Emergensi
f. Obat/ bahan berbahaya
 a. Penyimpanan obat LASA
• Obat LASA = LOOK ALIKE SOUND ALIKE = obat yang
namanya mirip dan penampilannya yang mirip, tetapi
zat aktif berbeda, bentuk sediaan berbeda, kekuatan
berbeda (NORUM = nama obat rupa dan ucapan
mirip)
• Penyimpanan obat LASA :
o diletakkan tidak berdekatan satu sama lain
o diselingi obat lain
o diberi label LASA
 CONTOH : OBAT LASA
• Chlorpromazine • Chlorpropamide
• Phenobarbital • Pentobarbital
• Hydroxyzine • Hydralazine
• Losec • Lasix
• Ephedrin • Epinephrin
• Evocef • Epicef
• Motrilex • Natrilex
• Fevrin • Ferlin
• Diflucan • Diprivan
b. Penyimpanan Obat
HIGH ALERT

Obat High Alert adalah obat yang berisiko tinggi,

menyebabkan bahaya bermakna pada pasien jika obat
digunakan secara salah :
o Obat tidak boleh disimpan di ruang rawat
o Setiap tempat pelayanan farmasi harus memilki
daftar obat dan panduan penanganan obat High
Alert
o Setiap tenaga kesehatan harus mengetahui
penanganan khusus untuk obat High Alert
o Penyimpanan obat High Alert ditempat terpisah, akses
terbatas, diberi label yang jelas :

 Pisahkan obat High Alert

dari obat lain
 Tempelkan stiker merah
bertuliskan High Alert
pada setiap penyimpanan obat
 Berikan selotip merah pada sekeliling tempat
penyimpanan obat High Alert
 c. Obat SITOSTATIKA

• Obat Sitostatika harus ditangani dengan

hati-hati
• Petugas yang menyimpan dan
mendistribusikan perlu menggunakan
APD (Alat Pelindung Diri) lengkap
 d. Penyimpanan obat NARKOTIKA
• Penyimpanan didalam lemari narkotika, yaitu lemari
khusus dan pintu berkunci ganda, kunci dipegang
hanya oleh petugas yang ditunjuk
• Penyimpanan berdasarkan golongan obat Narkotik
o golongan II
Obat Narkotika yang berkhasiat untuk
pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir
contoh : Fentanil, Morphin, Pethidin
o golongan III
Obat Narkotika yang berkhasiat untuk
pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi
contoh : Codein
 e. Perbekalan Farmasi Emergency

• Disimpan dalam troley atau lemari emergency yang

terkunci
• Selalu tersedia sesuai dengan daftar perbekalan
emergency yang dibutuhkan di ruangan pelayanan
pasien
• Dapat langsung diambil oleh perawat sesuai kebutuhan
pasien
• Setiap Perbekalan Farmasi yang diambil harus diganti
oleh petugas farmasi
• Tidak boleh dicampur dengan Perbekalan Farmasi
lainnya
 f. Obat/ bahan berbahaya
Obat/ bahan berbahaya disimpan terpisah dari Perbekalan
Farmasi lainnya diberi label bahan berbahaya seperti :
o Bahan mudah terbakar
o Radioaktif
o Oksidator/ reduktor
o Racun
o Bahan korosif
o Karsinogenik
o Teratogenik
o Mutagenik
o Bahan yang menyebabkan iritasi
o Bahan yang berbahaya lainnya
7. PERALATAN PENYIMPANAN

• Untuk kondisi umum

o Lemari atau rak diletakkan secara rapi dan terlindung
dari:
- debu
- kelembaban
- cahaya yang berlebihan.
o Palet diletakkan di lantai untuk Sediaan Farmasi &
Perbekalan Kesehatan yang kemasannya dalam box
dengan kapasitas besar
• Untuk kondisi khusus

o Lemari pendingin/ cooler (pharmaceutical

refrigerator) dan AC untuk obat yang termolabil
o Fasilitas peralatan penyimpanan dingin harus
divalidasi dan dikalibrasi secara berkala.
o Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan
obat psikotropika
o Peralatan untuk penyimpanan obat sitotoksik dan
obat berbahaya harus dibuat secara khusus untuk
menjamin keamanan petugas, pasien dan
pengunjung.
8. PETUGAS GUDANG

• Persyaratan

Terlatih
Terampil
Disiplin
Kualifikasi memadai
Jujur
Kuat
• Training bagi petugas yang bekerja di bagian
penyimpanan a.l :

o Pengaturan ruang penyimpanan dan cara

penyimpanan yang baik
o Managemen barang
o Penggunaan format pengendalian stok, termasuk
permintaan, pencatatan stok dan peresepan
o Prosedur mutasi
o Pengawasan dan pengendalian
9. ADMINISTRASI GUDANG

• Administrasi gudang dilakukan di ruang tersendiri,

bukan didalam ruang gudang
• Pencatatan yang akurat secara manual atau
komputerisasi
• Pengawasan oleh Apoteker :
- Sewaktu-waktu (insidentil)
- Stok opname (periodik).
10. JAMINAN MUTU

1. Jaminan ketersediaan untuk :

o Menjaga jangan sampai kehabisan
o Menjaga kepercayaan kepada sistem
o Mengurangi unit cost
o Meminimalkan biaya order
o Meminimalkan biaya transport
2. Jaminan mutu, untuk :
o Menjamin mutu perbekalan farmasi dari
kerusakan selama penyimpanan
o Menjaga kadaluarsa perbekalan farmasi
o Menjaga sterilitas perbekalan farmasi