PENGELOLAAN DAN PELAYANAN

DI APOTIK

Quality Assurance atau jaga mutu

suatu konsep yang mencakup segala
aspek yang secara individual atau
bersama-sama dapat mempengaruhi
mutu suatu produk

System Quality Assurance

di bidang obat

(oleh Pemerintah)

Meliputi :
Standarisasi (produk dan sarana)
Pre market (obat sebelum beredar)
- lisensi produk/ registrasi
- lisensi sarana/ sertifikasi
Post market ( obat selama beredar)
- pemeriksaan setempat
- sampling dan pengujian
- penegakan hukum
- pengawasan promosi termasuk iklan
- monitoring efek samping obat

SYSTEM QUALITY ASSURANCE

oleh Apotik

Uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas dari

Apoteker, Asisten Apoteker dan petugas lain
Pengelolaan obat, termasuk pengadaan, persediaan,
penyimpanan dan penjualan
Dispensing obat termasuk penerimaan resep,
pemberian harga, penyiapan obat, pemberian etiket ,
copy resep (bila perlu), pengecekan ulang dan
informasi penggunaan obat
Dokumentasi, termasuk surat pesanan, faktur
pembelian, pencatatan stock, pencatatan penjualan
dan penyimpanan resep
Pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan
yang berlaku

GOOD DISTRIBUTION PRACTICES

(GDP)

Cara Distribusi Obat yang Baik

Definisi (WHO) :
Distribution :
The division and movement of
pharmaceutical products from the premises
of the manufacturer of such products, or
another central point, to the end user
thereof, or to an intermediate point by
means of various transport methods, via
various storage and/or user facilities.

KERANGKA KONSEP CARA DISTRIBUS OBAT YANG BAIK

Good Distribution Practices (GDP)

GDP
SARANA DISTRIBUSI
Sistem Jaga Mutu
Obat
Sistem Jaminan
Keabsahan Obat
Pengamanan Distribusi
Obat

PRINSIP-PRINSIP GDP

Standar

PERSONALIA
- Kompeten
- Profesional
SISTEM JAGA MUTU
- Sumber pengadaan
- Kondisi penyimpanan
- Hindari kesalahan
pemberian obat
DOKUMENTASI
- Pencatatan (mudah
telusur)

Perlindungan masyarakat atas

obat yang beredar
(khasiat, keamanan dan mutu)

TUJUAN GDP :
Terlaksananya distribusi obat dan penggunaan
obat untuk melindungi masyarakat dari
kesalahan penggunaan dan penyalah gunaan
Menjamin keabsahan dan mutu obat agar
obat yang sampai ke konsumen adalah obat
yang efektif, aman dan dapat digunakan
sesuai tujuan penggunaannya.

PRINSIP-PRINSIP DASAR GDP

Jaga mutu perlu dilakukan
Sistem jaga mutu oleh apotek meliputi :
- Kondisi penyimpanan yang sesuai
- Hindari kontaminasi dengan produk lain
- Jaminan bahwa produk yang benar
diserahkan kepada konsumen dalam waktu
yang memadai.
- Sistem penelusuran / dokumentasi yang
baik apabila terjadi suatu kesalahan pada
pengelolaan
- Prosedur penarikan yang efektif

BEBERAPA ASPEK YANG PERLU DIPERHATIKAN UNTUK

MENCAPAI TUJUAN GDP
PERSONALIA

- Memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan

- Profesional
TEMPAT PENYIMPANAN OBAT
- Sesuai dengan tujuannya dapat menghindari terjadinya
kerusakan obat (temp, RH, cahaya)
- Luasnya cukup memadai / aman
- Perlengkapan memadai
PROSEDUR OPERASIONAL YANG MANTAP, UNTUK DAPAT :
- Menjamin pelaksanaan pengelolaan obat sesuai peraturan
- Menjamin penyediaan data yang akurat
- Menjaga tingkat stock
- Melaksanakan dokumentasi/administrasi yang baik

1. Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)

2. SDM yang diharapkan bekerja di Apotek
SDM (Apoteker, AA) yang sudah di visum
Pengetahuan dan kemampuan yang cukup
Sehat
Jaminan Kesehatan
Disiplin dan dedikasi
Deskripsi kerja tertulis
Kenyamanan kerja
Gaji memadai

TENAGA AA ?

PENIMBANGAN

PENYERAHAN OBAT

KETENAGAAN

TENAGA AA ?

PENGEMASAN

PENYERAHAN OBAT

Persyaratan Bangunan Apotek :

Lokasi
Lingkungan
Konstruksi dan bahan bangunan
Pemeliharaan

RUANGAN RUANGAN YANG ADA DI APOTIK

R. T U N G G U

R. ADMINISTRASI

PENERIMAAN RESEP, KASIR &

PENYERAHAN OBAT

R. ADMINISTRASI

R. PERACIKAN

G U D A N G

Persyaratan Kelengkapan Peralatan :

1. Jenis dan Jumlah
2. Kondisi
3. Kalibrasi Alat Timbang dan Alat Ukur
4. Bahan Pembuat Alat Peracikan
5. Pemeliharaan kebersihan peralatan

KELENGKAPAN
PERALATAN

PENCUCIAN PERALATAN
PERALATAN YANG

DILAKUKAN CARA DAN

SAMA DIPAKAI

PROSEDUR YG BENAR ?

UNTUK MEMBUAT
RACIKAN ORAL &
OBAT LUAR ?

TIMBANGAN DITERA ?

Upaya menjaga kebersihan Apotek :

1. Meminimalkan cemaran dari luar Apotek
2. Meminimalkan cemaran di dalam Apotek
3. Menjaga kebersihan akibat aktivitas di Apotek
4. Budaya bersih

KEBERSIHAN
RUANG TUNGGU
1

1. PLAFOND BERSIH ?
2. TEMPAT PENYIMPANAN OBAT BEBAS
BERSIH ?

3. LANTAI DAN BANGKU RUANG TUNGGU

BERSIH

4. BAK CUCI DILENGKAPI SABUN ATAU

DETERJEN DAN ALAT-ALAT PENGERING ?

5. PERALATAN KERING TERSIMPAN DALAM

KEADAAN BERSIH ?

4. LANTAI GUDANG DALAM KEADAAN

BERSIH ?
5. RAK GUDANG DAN OBAT-OBAT
TERSIMPAN DALAM KEADAAN BERSIH ?

1. SELALU MEMAKAI ALAS TIMBANG

YANG BERSIH ?
2. SENDOK PENIMBANG TIDAK MENYE
BABKAN KONTAMINASI SILANG KRN
SELALU DIPAKAI DALAM KEADAAN
BERSIH ?
3. LAP YANG DIPAKAI SELALU DALAM
KEADAAN BERSIH ?

TUJUAN PENGELOLAAN OBAT DAN

ADMINISTRASI

Pengelolaan Obat

Tepat Pasien, Tepat

Obat, Tepat Dosis,
Tepat Informasi
Kebenaran Pengelolaan
Pencegahan
kontaminasi silang

Administrasi

Orientasi Quality
Assurance (Jaga Mutu
Obat)

Quality Assurance
Kehadiran dan
kemampuan SDM
Pengelolaan
Obat Bebas
Obat Resep Dokter

Pencatatan
Dokumentasi

Informasi
untuk Pasien
dan Tenaga
Kesehatan

Pengadaan Obat
Hal yang perlu diperhatikan :
1.

Pengadaan Obat dilakukan dengan menggunakan

SP Apotek yang ditanda tangani oleh APA

2.

Pengadaan Obat dilakukan oleh sarana yang

berhak dan sah

3.

Dilakukan pemeriksaan atas fisik dan mutu obat

pada penerimaan obat

4.

Pengadaan Obat dicatat pada Buku Pembelian

1. PEMBUATAN, PENGOLAHAN, PERACIKAN ,

PERUBAHAN BENTUK, PENCAMPURAN,
PENYIMPANAN DAN PENYERAHAN.
2. PENGADAAN , PENYALURAN
3. PELAYANAN INFORMASI KE :
- DOKTER
- TENAGA KESEHATAN LAIN
- MASYARAKAT
TENTANG : KHASIAT
KEAMANAN
MUTU
EFEK SAMPING

4. APA BERKEWAJIBAN :
MENYEDIAKAN , MENYIMPAN DAN
MENYERAHKAN PERBEKALAN FARMASI YG
BERMUTU BAIK DAN KEABSAHANNYA TERJAMIN
5. PERBEKALAN FARMASI YANG RUSAK :
- DISENDIRIKAN
- DIMUSNAHKAN DG SAKSI
- DIBUATKAN BERITA ACARA
6. NARKOTIKA DAN PSIK0TROPIKA :
- PENYIMPANAN
- PENYERAHAN
- YG RUSAK
SESUAI PERUNDANGUNDANGAN YG BERLAKU

Penyimpanan Obat
Hal yang perlu diperhatikan pada Penyimpanan Obat
1. Produk disimpan sesuai dengan persyaratan
2. Produk disimpan dengan menggunakan kaidah
penyimpanan obat yang benar (alfabetis, FIFO,
FEFO, suhu)
3. Narkotika harus disimpan di tempat yang sesuai
dengan ketentuan
4. Produk biologi (vaksin/sera) disimpan sesuai
prinsip cold chain
5. Obat jadi disimpan dalam kemasan primernya
6. Bahan baku obat harus disimpan sesuai ketentuan
7. Arus keluar masuk obat harus dicatat pada kartu
stok obat

PELAYANAN OBAT
Hal-hal yang perlu perhatian :
Dilakukan oleh orang yang berkompeten
Identitas pelaksana masing-masing kegiatan :
H-T-K-P
Penanganan Resep
Penimbangan bahan
Penyiapan obat
Penyerahan obat

1. Penanganan resep dilakukan oleh orang yang

berkompeten.
Penanganan resep dilakukan setelah APA atau AA
telah berada di apotik.
2. Setiap penanganan resep atau tahap penanganan
resep harus diberi identitas yang melaksanakan,
untuk kejelasan tugas dan tanggungjawab yang
jelas dari setiap pelaksana, terutama bila terjadi
suatu kesalahan dalam pelayanan.

3. Penimbangan setidak-tidaknya dilakukan oleh

seorang AA.
4. Pengambilan obat atau bahan obat untuk diracik,
setidak-tidaknya dilakukan oleh seorang AA.
5. Penyerahan obat racikan kepada pasien, setidaktidaknya dilakukan oleh seorang AA.

Quality Assurance

Administrasi
Sistem
Perlengkapan dan
kelengkapan

ADMINISTRASI
PERLENGKAPAN DAN KELENGKAPAN
1. SURAT PESANAN DENGAN IDENTITAS APOTIK
2. KARTU STOK ATAU KARTU STELING
3. KOPI RESEP DENGAN IDENTITAS APOTIK
4. BON BEBAS DENGAN IDENTITAS APOTIK
5. KWITANSI DENGAN IDENTITAS APOTIK
6. BUKU ATAU CATATAN PEMBELIAN
7. BUKU ATAU CATATAN PENJUALAN

ADMINISTRASI

1.

SURAT PESANAN DENGAN IDENTITAS APOTIK

1.1. Disimpan oleh petugas yang berwenang
1.2. Mempunyai nomor urut
1.3. Mempunyai tembusan sebagai bukti pemesanan
1.4. Pembubuhan stempel dan tandatangan dilakukan
setelah pengisian pesanan dilakukan.

2. KARTU STOK ATAU KARTU STELING

2.1.

Nama obat dan kemasan

2.2.

Sumber pembelian

2.3.

Tgl dan jumlah penambahan / pengurangan

2.4.

Nomor bets barang / obat yang keluar atau masuk

2.5.

Nomor resep atau bon penjualan yang

berhubungan

ADMINISTRASI

3. KOPI RESEP DENGAN IDENTITAS APOTIK

Kopi resep baru ditandatangani dan dibubuhi stempel
setelah diisi
4. BON BEBAS DENGAN IDENTITAS APOTIK
Mempunyai nomor urut dan tembusan sebagai bukti
bahwa pernah dilakukan pengeluaran barang atau obat
5. KWITANSI DENGAN IDENTITAS APOTIK
5.1. Mempunyai nomor urut
5.2.

Mencantumkan dengan jelas komoditas yang

dijual dengan informasi nomor resep yang terkait.

5.3.

Dibubuhi stempel hanya setelah kwitansi selesai

diisi.

ADMINISTRASI

6. BUKU ATAU CATATAN PEMBELIAN

6.1. Tanggal transaksi
6.2.
6.3.

Nomor faktur atau nomor bon pembelian

Sumber pembelian

6.4.
6.5.

Nama obat atau nama barang

Jumlah obat atau barang yang dibeli

6.6.
6.7.

Harga satuan dan total harga

Nomor bets

6.8.

Tanggal kadaluwarsa

7. BUKU ATAU CATATAN PENJUALAN

7.1. Tanggal penjualan
7.2.
7.3

Nomor resep / bon penjualan

Nama obat atau barang yang dijual

7.4.

Harga satuan dan harga total

1. PELAYANAN RESEP TANGGUNG JAWAB A.P.A.

2. OBAT GENERIK YG DITULIS DI RESEP TIDAK BOLEH
DIGANTI DG OBAT PATEN.
3. JIKA PASIEN TIDAK MAMPU MENEBUS OBAT YG
TERTULIS DI RESEP
KONSULTASI DOKTER PENULIS
RESEP
4. A.P.A. WAJIB : MEMBERIKAN INFORMASI
5. JIKA ADA KEKELIRUAN DLM PENULISAN RESEP MAKA
HARUS MEMBERI TAHU KPD DOKTER PENULIS RESEP.
6. SALINAN RESEP HARUS DITANDA TANGANI A.P.A.
7. RESEP HARUS DIRAHASIAKAN DAN DISIMPAN MINIMAL
SELAMA 3 TAHUN
8. YG BOLEH MELIHAT RESEP / SALINAN RESEP : DOKTER
PENULIS R/ ATAU YG MERAWAT, PASIEN YBS, PETUGAS

A.P.A TURUT BERTANGGUNG JAWAB ATAS

PELAKSANAAN KEGIATAN OLEH :
APOTEKER PENDAMPING
APOTEKER PENGGANTI
ASISTEN APOTEKER
P.S.A.
JURU RESEP

KRITERIA OBAT YG DPT DISERAHKAN TANPA RESEP

(PERMENKES NO.919/MENKES/PER/X/1993)
1. TIDAK DIKONTRA INDIKASIKAN UNTUK WANITA
HAMIL, ANAK DIBAWAH USIA 2 TAHUN DAN ORANG
TUA DIATAS 65 TAHUN.
2. PENGOBATAN SENDIRI DG OBAT DIMAKSUD TDK
MEMBERIKAN RESIKO PD KELANJUTAN PENYAKIT.
3. PENGGUNAANNYA TIDAK MEMERLUKAN PERALATAN
KHUSUS YG HARUS DILAKUKAN OLEH TENAGA MEDIS.
4. PENGGUNAANNYA DIPERLUKAN UTK PENYAKIT YG
PREVALENSINYA TINGGI DI INDONESIA
5. OBAT MEMILIKI RASIO KHASIAT KEAMANAN YG DAPAT
DIPERTANGGUNG JAWABKAN UNTUK PENGOBATAN
SENDIRI

1. MEMENUHI KETENTUAN BATASAN TIAP JENIS

OBAT PER PASIEN
2. MEMBUAT CATATAN PASIEN SERTA OBAT YG
TELAH DISERAHKAN
3. MEMBERIKAN INFORMASI (KIE) TENTANG :
- DOSIS
- ATURAN PAKAI
- KONTRAINDIKASI
- EFEK SAMPING
- LAIN-LAIN YANG DIPERLUKAN PASIEN

KOMODITAS

KOMODITI DI APOTEK
Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas
Obat Keras
Obat Anmaakt (Obat Racikan)
Perbekalan Farmasi lain
Hal yang perlu diperhatikan pada komoditi adalah :
Sumber pembelian
Cara penyimpanan
Dokumentasi
Pengawasan mutu internal.