SOP PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN ALAT KESEHATAN KLINIK

DARUSSURRUR

1. SOP Perencanaan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP).

A. Tujuan : Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan perencanaan
sediaan
farmasi dan alat kesehatan sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang sesuai kebutuhan
dan menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan di sarana pelayanan
B. Prosedur :
1. Perencanaan berdasarkan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan
kemampuan masyarakat.
2. Menyusun kompilasi penggunaan obat setiap bulan
3. Menganalisa untuk menetapkan prioritas dan jumlah sediaan farmasi, alkes,
dan BMHP yang akan diadakan.
4. Memonitoring distributor sediaan farmasi, alkes dan BMHP untuk menjamin
ke legalitas-an distributor dan menjamin bahwa sediaan farmasi, alkes dan
BMHP yang diadakan sesuai persyaratan mutu.
5. Menyusun perkiraan perencanaan kebutuhan sediaan farmasi, alkes dan
BMHP dan perkiraan pembelian ke masing-masing distributor serta frekwensi
pengadaannya.

2. SOP Pengadaan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP).

A. Tujuan : Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengadaan
sediaan farmasi dan alat kesehatan sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang sesuai
kebutuhan dan menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan di sarana
pelayanan.

B. Prosedur
1. Sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang diadakan harus telah memiliki izin
edar atau nomor registrasi.
 2. Membuat list sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang jumlah persediaan pada
TITIK PESAN.
3. Penetapan jenis dan jumlah sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang diadakan
harus disesuaikan dengan kebutuhan penggunaan obat, ketersediaan anggaran,
bisa melalui analisa Pareto, atau EOQ-ABC.
4. Pemesanan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP menggunakan Surat Pesanan
(SP) rangkap 2 lembar yang asli diberikan kepada sales sedang salinannya
disimpan sebagai arsip.
5. Untuk pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika menggunakan SP
khusus.
6. SP ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab dan diberi stempel apotek

3. SOP Penerimaan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP).

A.Tujuan : Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penerimaan sediaan
farmasi dan alat kesehatan

B.Prosedur :

1. Memeriksa legalitas faktur dan surat jalan. Antara lain mencakup: identitas
apotek pemesan dan identitas distributor.
2. Mencocokkan faktur dengan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diterima.
3. Mencakup: kesesuaian nama sediaan farmasi dan alat kesehatan, jumlah,
kebenaran harga, keutuhan kemasan, kebenaran label, tanggal kadaluwarsa.
Apabila sudah sesuai, baru disimpan.
4. Memberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan sediaan farmasi dan alat
5. kesehatan.
6. Menginformasikan kepada distributor apabila terjadi ketidaksesuaian agar
dilakukan perbaikan.
7. Mencatat jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa sediaan farmasi dan
alat kesehatan di dalam kartu stok

4. SOP Penyimpanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis
Habis Pakai (BMHP).
A. Tujuan : Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penyimpanan sediaan
farmasi dan alat kesehatan
B. Prosedur:
1. Sediaan farmasi & alkes dan BMHP yang baru diterima disimpan dalam
wadah asli dari pabrik.
2. Penyimpanan obat bedasarkan stabilitas (Suhu dingin, Sejuk) dan Bentuk
sediaan (Tablet, sirup, salep krim dan gel), lalu disimpan berdasarkan kelas
terapi dan disusun secara alfabetis.
3. Input data kedalam kartu stock meliputi:
 Tangal penerimaan barang
 Jenis dokumen (pemasukkan, pengeluaran : resep dan swamedikasi)
 Jumlah obat yang ditambahkan atau dikurangi
 Ex Date terdekat
 Keterangan
4. Pengeluaran obat memakai sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO
(First In First Out)

5. SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP) Yang Telah Kadaluwarsa.

A. Tujuan: Prosedur ini dibuat untuk melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi dan
alat kesehatan yang telah kadaluwarsa :

B. Prosedur:

1. Menyediakan tempat khusus untuk menyimpan sediaan farmasi dan alat

kesehatan yang telah kadaluwarsa.
2. Tempat khusus penyimpanan komoditi harus terpisah dari ruang peracikan.
3. Memberi tanda “INI KOMODITI KADALUARSA TIDAK UNTUK
DIJUAL” diamankan pada tempat khusus.
4. Menunjuk petugas yang bertanggungjawab mengelola komoditi ini.
5. Sebelum memasukkan komoditi yang telah kadaluwarsa pada tempat khusus
terlebih dahulu dicatat dalam buku.
6. Melakukan pemusnahan komoditi sesuai tata cara yang berlaku.
6. SOP Pemusnahan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP) Yang Telah Kadaluwarsa.

A. Tujuan: Prosedur ini dibuat untuk melindungi masyarakat dari bahaya yang disebabkan
oleh penggunaan sedian farmasi, alkes dan BMHP yang tidak tepat serta yang tidak memnuhi
persyaratan mutu, keamanan dan kemanfaatan.

B. Prosedur :

 Pemusnahan Sediaan Farmasi, Alkes dan BMHP

1. Pemusnahan Sediaan Farmasi, Alkes dan BMHP kadaluarsa atau rusak di
Apotek Gandapura dilakukan sesuai dengan jenis dan bentuk sediaan
2. Sediaan Farmasi kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau
psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
3. Pemusnahan sediaan farmasi selain narkotika dan psikotropika dilakukan
oleh apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat
izin praktek atau surat izin kerja.
4. Untuk pemusnahan obat dilakukan apabila obat-obat tersebut telah lewat dari
tanggal kadaluarsa, rusak, berubah warna atau memenuhi kriteria untuk
dimusnahkan.
5. Sebelum dilakukan pemusnahan obat yang rusak atau kadaluarsa, obat
dikumpulkan sesuai bentuk sediaan kemudian di catat dan dibuat daftar obat
yang telah rusak dan kadaluarsa di komputer kemudian di print selanjutnya
dibuat berita acara pemusnahan.
6. Pemusnahan dilakukan dengan cara dihancurkan, dibakar, dan dilarutkan.
7. Pemusnahan dibuat berita acara pemusnahan obat Formulir 1 (Permenkes 35
Tahun 2014), yang berisi hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan, Nama
Apoteker Penanggungjawab Apotek, Nomor SIPA, Nama Klinik, dan
Alamat Apotek, mencantumkan nama, NIP, dan jabatan untuk saksi pada
acara pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak, serta di tandatangani oleh
saksi serta apoteker yang membuat berita acara pemusnahan.

 Pemusnahan Resep
 1. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun dapat
dimusnahkan.
2. Pemusnahan Resep dilakukan oleh Apoteker Penanggungjawab
disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di Klinik dengan cara
dibakar atau cara pemusnahan lain
3. Dibuat Berita Acara Pemusnahan Resep menggunakan Formulir 2
(Permenkes 35 Tahun 2014), selanjutnya dilaporkan kepada dinas
kesehatan kabupaten/kota.

7. SOP Pengendalian Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan Medis
Habis Pakai (BMHP).
A.Tujuan : Prosedur ini dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai
kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan
pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan,
kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta pengembalian pesanan.
B. Prosedur :
 Pencatatan Stok Barang (Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP)).
1. Pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang tersedia
pada setiap rak obat, pada saat terjadi penambahan atau pengurangan jumlah
obat serta jumlah sisa obat yang tersedia.
2. Saat obat diterima, dilakukan pencatatan pemasukkan jumlah barang yang
masuk ke dalam kartu stok begitupun saat barang keluar (pelayanan resep
ataupun non resep .
3. Pencatatan stok barang yang masuk dimasukkan pada kolom plus (+) dan
pencatatan setiap barang yang keluar dimasukkan dalam kolom minus (-) dan
hasil akhirny diisi dalam kolom jumlah sisa.
4. Hasil akhir sisa yang tertulis di kartu stok harus sesuai dengan jumlah fisik
sebenarnya.
5. Kartu stok sekurang-kurangnya memuat nama Obat, tanggal kadaluwarsa,
jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan.
  Stok Opname : Manfaat dari stok opname ini adalah untuk melihat kesesuaian antara
kartu stok, stok fisik dan stok yang ada dikomputer.
1. Stok opname bisa dilakukan setiap 3 bulan atau setiap bulan dengan cara
dilakukan penghitungan sisa perbekalan Farmasi baik di Klinik.
2. Stok opname dilakukan setelah apotek tutup tidak ada pelayanan atau sebelum
apotek buka, sebelum melakukan pelayanaan.
3. Dilakukan pengecekkan dan penghitungan jumlah persediaan barang pada
kartu stok dan stok fisik yang kemudian di cocokan dengan stok di komputer.

4. Hasil penghitungan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP dicatat pada lembar
yang telah tersedia.
5. Apabila ada sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang rusak atau kadaluarsa
disendirikan dan dilaporkan untuk dimusnahkan.
6. Apabila ada sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang menumpuk/jarang
digunakan dicatat tersendiri yang selanjutnya untuk dipisahkan
7. Apabila terdapat sediaan farmasi yang hampir kadaluarsa dicatat dan
diletakkan terpisah kemudian dipisahkan atau dikembalikan ke Distributor.
8. Apabila ada yang tidak sesuai dapat ditelusuri kehilangan atau penyebab dari
ketidaksesuaian tersebut.
9. Hasil stok opname dibuat Laporannya ditandatangani Apoteker
Penanggungjawab Klinik, dan diarsipkan yang nantinya dilaporkan kepada
PSA.
,
8. SOP Pencatatan dan Pelaporan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (ALKES) dan Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP).
1. Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi, alkes, dan
Bahan Medis Habis Pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan
(kartu stock), penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya
disesuaikan dengan kebutuhan.
2. Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan
pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen Klinik, meliputi keuangan,
barang dan laporan lainnya. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat
untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
meliputi pelaporan narkotika (menggunakan Formulir 3 sebagaimana terlampir),
 psikotropika (menggunakan Formulir 4 sebagaimana terlampir) dan pelaporan
lainnya.

SOP PELAYANAN FARMASI KLINIS di APOTEK TRIO HEILKRAFT MEDIZIN

A. PELAYANAN RESEP

1. Terima pasien dengan senyum sapa salam

2. APJ/TTK bertanya mengenai kebutuhan pasien.
3. Resep diterima oleh APJ/TTK, pasien diberikan nomor antrian resep
4. Dilakukan pengkajian resep meliputi aspek:
a. Kajian Administratif
 nama pasien, umur, jenis kelamin dan berat badan
 Nama dokter, nomor Surat Izin Praktik (SIP), alamat, nomor telepon
dan paraf
 Tanggal penulisan Resep.
b. Kajian kesesuaian farmasetik meliputi:
 bentuk dan kekuatan sediaan
 Stabilitas
 Kompatibilitas (ketercampuran Obat).
c. Pertimbangan klinis meliputi:
 ketepatan indikasi dan dosis Obat
 Aturan, cara dan lama penggunaan Obat
 Duplikasi dan/atau polifarmasi
 Reaksi Obat yang tidak diinginkan (alergi, efek samping Obat,
manifestasi klinis lain)
 Kontra indikasi
 Interaksi.
5. Pemeriksaan Ketersediaan Obat Untuk resep racikan, hitung dahulu jumlah
obat yang dibutuhkan Jika obat tidak tersedia / habis, maka hendaknya pasien
diberi alternatif dengan obat yang mempunyai kandungan yang sama dengan
nama
dagang yang berbeda.
6. Pemberian Harga
7. Dispensing
 a. Menyiapkan Obat sesuai dengan permintaan Resep
 menghitung kebutuhan jumlah Obat sesuai dengan Resep
 mengambil Obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan dengan
memperhatikan nama Obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik
Obat.
b. Melakukan peracikan Obat bila diperlukan
c. Memberikan etiket sekurang-kurangnya meliputi
 warna putih untuk Obat dalam/oral
 warna biru untuk Obat luar dan suntik
 menempelkan label “kocok dahulu” pada sediaan bentuk suspensi atau
emulsi.
d. Memasukkan Obat ke dalam wadah yang tepat dan terpisah untuk Obat
yang berbeda untuk menjaga mutu Obat dan menghindari penggunaan
yang salah.
e. Buatlah salinan resep jika memang diperlukan atau pasien memintanya
8. Penyerahan Resep
a. Sebelum Obat diserahkan kepada pasien harus dilakukan pemeriksaan
kembali mengenai penulisan nama pasien pada etiket, cara penggunaan
serta jenis dan jumlah Obat (kesesuaian antara penulisan etiket dengan
Resep)
b. Memanggil nama dan nomor tunggu pasien
c. Memeriksa ulang identitas dan alamat pasien
d. Menyerahkan Obat yang disertai pemberian informasi Obat
e. Memberikan informasi cara penggunaan Obat dan hal-hal yang terkait
dengan Obat antara lain manfaat Obat, makanan dan minuman yang harus
dihindari, kemungkinan efek samping, cara penyimpanan Obat dan lain-
lain
f. Penyerahan Obat kepada pasien hendaklah dilakukan dengan cara yang
baik, mengingat pasien dalam kondisi tidak sehat mungkin emosinya tidak
stabil
g. Memastikan bahwa yang menerima Obat adalah pasien atau keluarganya
h. Membuat salinan Resep sesuai dengan Resep asli dan diparaf oleh
Apoteker (apabila diperlukan);
9. Resep yang sudah dikerjakan kemudian diparaf dan dan disimpan.
B. PELAYANAN NON RESEP

1. Terima pasien dengan senyum sapa salam

2. APJ/TTK bertanya mengenai kebutuhan pasien.
3. Mendengarkan keluhan dan atau permintaan obat dari pasien.
4. Menggali informasi dari pasien meliputi antara lain :
 Untuk siapa obat tersebut
 Tempat timbulnya gejala penyakit
 Seperti apa rasanya gejala penyakit
 Kapan mulai timbul gejala dan apa yang menjadi pencetusnya
 Sudah berapa lama gejala dirasakan
 Ada tidaknya gejala penyerta
 Pengobatan yang sebelumnya telah dilakukan
 Obat lain yang dikonsumsi untuk pengobatan penyakit lainnya.
 Informasi lain sesuai kebutuhan
5. Buatlah keputusan profesional : merujuk ke dokter/RS, atau memberikan
terapi obat dsb.
6. Memilihkan obat sesuai dengan kerasionalan dan kemampuan ekonomi pasien
dengan menggunakan obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek.
7. Memberikan informasi tentang obat yang diberikan kepada pasien meliputi :
nama obat, tujuan pengobatan, cara pakai, lamanya pengobatan, efek samping
yang mungkin timbul, cara penyimpanan serta hal-hal lain yang harus
dilakukan maupun yang harus dihindari oleh pasien untuk menunjang
pengobatan. Bila sakit berlanjut/lebih dari 3 hari, supaya menghubungi dokter.
Atau menghubungi apoteker apabila ada keluhan selama penggunaan obat.
8. Melayani obat untuk pasien, setelah pasien memahami hal-hal yang
diinformasikan
9. Mendokumentasikan data pelayanan swa medikasi yang telah dilakukan pada
PMR, bila diperlukan
10. Menjaga kerahasiaan data pasien