BAB IV

KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

A. Kegiatan yang dilakukan

1. Diskusi terkait struktur organisasi wewenang dan tugas masing-masing, yaiu peran dan
posisi apoteker di PBF dan hubungan apoteker dengan atasan maupun bawahan.
2. Melakukan diskusi dan melakukan observasi langsung terkait prinsip-prinsip CDOB
dan penerapannya di PBF Rajawali Nusindo.
3. Diskusi dan observasi tehadap seluruh alur obat yang masuk hingga keluar dari PBF
Rajawali Nusindo.
4. Melakukan diskusi serta observasi terkait prinsip perencanaan, seleksi obat, metode
yang digunakan, serta permasalahan yang ada dalam penerapannya di PBF.
5. Melakukan diskusi serta observasi terkait monitoring suhu dan pengawasan
penyimpanan setiap hari.
6. Melakukan observasi dan verifikasi terkait pemesanan oleh outlet.
7. Melakukan diskusi mengenai pengelolaan obat rusak, kadaluarsa, dan pemusnahan
obat.
8. Menelaah, melakukan diskusi penanganan obat kembalian dan obat yang ditarik.
9. Melakukan diskusi serta observasi terkait tata kelola administrasi dan pelaporan di PBF
Rajawali Nusindo.

B. Tugas yang dikerjakan selama PKPA

1. Menyiapkan daftar pesanan masing-masing outlet, dan dibuatkan faktur oleh APJ.
2. Setelah Faktur jadi, kemudian mencatat Faktur pada buku ekspedisi meliputi : nomor
faktur, nama outlet, dan jumlah harga produk yang dipesan.
3. Membawa faktur yang sudah ditandatangani oleh Apoteker penanggung jawab dan
kepala cabang kegudang.
4. Menyiapkan dan mencatat pengeluaran obat sesuai dengan faktur pada kartu stok yang
meliputi : tanggal keluar faktur, nama outlet, nomor Batch dan jumlah produk yang
diambil.
5. Melakukan stok opname harian.
 6. Menerima, memeriksa dan menyesuaikan obat yang masuk berdasarkan faktur serta
menulis PPB (Pemberitahuan Penerimaan Barang) di buku PPB untuk dimasukkan ke
sistem.
7. Pencatatan suhu ruangan setiap pukul 10.00 – 13.00 – 15.00 perhari.
8. Melakukan pengarsipan faktur serta pengarsipan SPPB.

C. Pembahasan
Salah satu PBF yang berdiri di Indonesia adalah PT. Rajawali Nusindo. PT. Rajawali
Nusindo adalah salah satu anak perusahaan PT. Rajawali Nusantara Indonesia (Persero),
yang bergerak dibidang marketing, distribusi, dan trading mempunyai peranstrategis
dalam pembangunan nasional Indonesia dalamsektor farmasi, alat kesehatan dan distribusi
bahan-bahankomuditas. Salah satu cabang PT. Rajawali Nusindo adalah PT. Rajawali
Nusindo cabang Kendari yang berlokasi di jalan La Ode Hadi Nomor 77,Kecamatan
Kadia, Kelurahan Bende. Kendari, Sulawesi Tenggara dengan penanggung jawabnya
adalah seorang Apoteker.
PT Rajawali Nusindo telah mendapatkan sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang
Baik) sehingga seluruh kegiatan distribusi dan pengelolaan obat di PBF Rajawali sedapat
mungkin dilaksanakan sesuai dengan ketentuan pada Pedoman Cara Distribusi Obat yang
Baik (CDOB). Adapun kegiatan operasional yang dilakukan di PBF Rajawali meliputi:
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran/pengiriman dan penerimaan kembali,
Pelaksanaan kegiatan operasional tersebut memerlukan manajemen yang baik agar proses
pendistribusian maupun pengadaan produk berjalan dengan baik dan pada akhirnya dapat
memberikan kepuasan kepada pelanggan.

a) Pengadaan Obat, Alkes, dan BMHP

Pengadaan obat di PBF Rajawali Nusindo Kendari menggunakan metode konsumsi
yang berfokus pada penggunaan konsumen sebelumnya. Pengadaan sediaan farmasi
diperuntukkan untuk kebutuhan e-catalog dan kebutuhan non e-catalog (pembelanjaan
langsung)
Perencanaan untuk pengadaan obat didasarkan pada jumlah stok minimum barang
yang terdapat di dalam database. Data keseluruhan obat tergabung di dalam satu
software aplikasi milik PBF Rajawali Nusindo, yaitu Distribution and Tranding
Management System (DTMS). Software ini terintegrasi ke seluruh perangkat komputer
 yang terdapat di kantor PBF ini, sehingga setiap unit bagian kerja dapat mengaksesnya
untuk pelaksanaan seluruh kegiatan operasional di PBF.
Perhitungan kebutuhan obat didasarkan pada rerata penggunaan selama empat bulan
sebelumnya dan dikalikan dengan waktu persediaan yaitu dua bulan. Metode ini
dugunakan agar stok efektif dan efisien serta menghindari penumpukan stok di gudang.
Di samping itu, pemesanan obat dan alkes juga dilakukan jika ada permintaan langsung
dari marketing.
Setelah memperhitungkan jumlah pesanan obat dan alkes serta ketersediaan stok di
database, Apoteker Penaggung Jawab (APJ) akan membuat Surat Pemesanan Barang
(SP), untuk pemesanan sediaan psikotropika dilakukan dengan menggunakan lembar
surat pesanan psikotropika yang ditandatangani oleh penanggung jawab dan selanjutnya
surat pesanan akan diserahkan ke PBF Pusat atau principal yang resmi dan memiliki
legalitas. Sementara untuk pengadaan dan penyaluran narkotika tidak dilakukan di PBF
Rajawali karena narkotika hanya dapat diadakan dan didistribusikan oleh distributor
PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. Hal tersebut sesuai dengan Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 199/Menkes/SK/III/1996 tentang Penunjukan PBF PT (Persero)
Kimia Farma Depot Sentral sebagai Importir Tunggal Narkotika di Indonesia.
b) Penerimaan
Penerimaan obat dan alkes yang dilakukan di PBF Rajawali Nusindo harus selalu
mengecek surat penyerahan barang dari pemasok (Delivery Order) dengan Surat
Pesanan agar tidak terjadi keselahan penerimaan barang. PBF Rajawali menggunakan
Form Checklist Penerimaan Barang untuk mengetahui kelengkapan dan kesesuaian
produk yang diterima serta kerusakan pada barang bila ada. Jika terdapat perbedaan
atau ketidaksesuaian barang yang diterima maka dilakukan retur jumlah kelebihan yang
diterima jika barang yang diterima melebihi jumlah yang ada dalam surat pesanan
dan/faktur. Namun jika barang yang dikirimkurang, maka dilakukan konfirmasi ke
supplier agar segera dikirimkan jumlah kekurangan barang. Jika barang yang diterima
keadaan fisiknya rusak, atau batch dan Expire Date tidak sesuai, maka akan dibuatkan
berita acara dan dikirim ke kantor pusat atau supplier via surat elektronik. Dokumen
penerimaan barang meliputi surat DO, PPB, FormChecklist Penerimaan Barang, dan
surat pesanan di arsipkan secara bersamaan. Setelah barang masuk dalam sistem maka
dibuatkan PPB. Barang yang sudah lengkap dokumentasinya dan telah masuk ke dalam
sistem di PBF Rajawali nusindo kemudian di simpan dan dilakukan penambahan stok
di kartu stok.
c) Penyimpanan
Obat, alkes, dan BMHP (Bahan Medis Habis Pakai) yang telah diterima kemudian
disimpan di atas rak-rak atau tempat penyimpanan khusus seperti chiller dan coldchain
untuk produk-produk tertentu.Penyimpanan produk berdasarkan jenis sediaan dan
golongan obat, suhu, dan cara penyimpanan menggunakan sistem FIFO (First In First
Out) barang yang masuk pertama makan akan dikeluarkan pertama maksudnya yaitu
barang yang pertama masuk di gudang maka akan dikeluarkan pertamadan FEFO (First
Expired First Out) barang yang memiliki ED lebih cepat ditempatkan dibagian depan.
Penyimpanan obat di PBF Rajawali juga dipisahkan berdasarkan pabrikannya dan
disusun berdasarkan abjad. Obat-obat bebas di letakkan di ruang ethical dan disusun
berdasarkan bentuk sediaan, dan dikelompokkan sesuai pabriknya secara alfabetis.
Sediaan seperti vaksin dan serum disimpan dalam Cold Chain Product. Obat-Obat
prekursor, OTT dan psikotropika diletakkan di dalam lemari dua pintu di ruangan
khusus yang terpisah dengan obat-obatan lain. Penyimpanan Alkes dilakukan diruangan
terpisah dengan obat-obatan. Obat-obat rusak atau sudah ED dilektakkan secara
terpisah di ruangan karantina.
d) Distribusi
Alur distribusi di PBF Rajawali yaitu setiap pesanan yang masuk dalam bentuk
Surat Pesanan (SP) akan dibuatkan Faktur sebanyak lima rangkap dengan lima warna
berbeda. Faktur berwarna merah muda dan biru untuk bagian pesanan, rangkap hijau
untuk gudang, rangkap kuning untuk outlet atau pemesan, rangkap putih untuk bagian
keuangan. Setelah Faktur terbit kemudian di tanda tangan oleh APJ, Kepala Cabang,
dan Kepala Gudang dan dicatat di buku ekspedisi.
Pesanan yang masuk akan langsung disiapkan oleh staf gudang dengan
memperhatikan nama obat, nomor batch dan ED serta prinsipalnya agar tidak terjadi
kesalahan pengambilan barang. Obat-obat yang telah disiapkan kemudian dilakukan
double check oleh Kepala Gudang untuk memastikan bahwa barang yang disiapkan
sudah sesuai dengan faktur.
Pesanan yang sudah melalui tahapan double check kemudian dikemas. Pengemasan
obat harus memperhatikan jenis produk yang akan dikirim agar dapat menjaga
keamanan produk dari kerusakan selama proses pengantaran. Pengemasan obat pesanan
dapat menggunakan karton/kardus atau plastik, disesuaikan dengan lokasi pengiriman
apakah dalam kota atau luar kotaserta keadaan cuaca pada saat pengiriman.
 Distribusi produk vaksin fakturnya terpisah dari faktur pesanan barang lainnya serta
dilengkapidenganform yang berisi data suhu pada saat vaksin dikirim dari PBF serta
suhu pada saat vaksin tersebut diterima. Jarak antara kedua suhu tersebut tidak boleh
menyimpang dari rentang suhu yang tertera pada kemasan vaksin. Untuk pengontrolan
suhu saat pengiriman, vaksin akan disimpan di dalam boks penyimpanan khusus(Cool
Box)Box tersebut dilengkapi dengan alat pengatur suhu, sehingga memungkinkan
produk yang dibawa tetap berada di dalam lingkungan suhu yang sesuai. Pengiriman
vaksin dilengkapi dengan laporan check list produk rantai dingin.
Setelah proses pengemasan, Obat dan faktur pesanan kemudian diserahkan kepada
looper untuk diantarkan kepada masing-masing outlet. untuk outlet diluar kota dapat
dikirim melalui ekspedisi setempat.
Pesanan yang telah dikirim kemudian akan dilakukan pengecekan ulang oleh
pemesan. Jika barang sesuai maka APJ outlet akan menandatangai faktur sebagai bukti
bahwa barang telah diterima.
e) Pemusnahan
Proses pemusnahan obat tidak dilakukan di PBF Rajawali, untuk produk yang rusak
atau ED akan dikembalikan ke kantor pusat atau prinsipal, dan jika harus dimusnahkan
maka akan dilakukan pemusnahan berdasarkan tahapan-tahapan sesuai dengan
perundang-undangan yang berlaku.
f) Retur dan Recall
Retur adalah pengembalian produk atas permintaan outlet yang biasa disebabkan
karena barang rusak, salah kirim, batch number tidak sesuai atau sudah mendekati ED,
dan jumlah barang yang tidak sesuai, yang bertanggung jawab dalam penanganan
produk kembalian adalah petugas gudang yang ditunjuk oleh kepala gudang, petugas
tersebut harus memahami kriteria produk retur dan memeriksa dengan teliti obat atau
produk yang diretur serta surat pengiriman barang dari sarana yang mengembalikan
serta jumlah dan identifikasi obat dan bahan obat kembalian. Jika telah ada kesepakatan
antara outlet dan sales tentang ED barang yang akan dikirim dekat ED nya maka barang
tidak dapat diretur.
Selain istilah retur, dikenal pula istilah recall, Penarikan kembali (recall) dilakukan
atas instruksi instansi pemerintahan yang berwenang seperti Badan POM atau principal
karena produknya tidak sesuai standar, dan dibuatkan Surat Penarikan ke outlet, disertai
Surat Pernyataan kekosongan bila produknya habis, dan form Penarikan Produk bila
produknya masih tersedia. Proses recall dilakukan dengan melampirkan bukti perintah
 penarikan serta NDB (Nota Debit Barang) dan NKB (Nota Kredit Barang). Semua
produk yang ditarik kemudian ditempatkan secara terpisah di ruang khusus yang aman
dan terkunci serta diberi label dengan jelas.
g) Dokumentasi dan Pelaporan
Dokumentasi dilakukan untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan
untukmemudahkan penulusuran.Dokumentasi dilakukan dari semua aspek kegiatan
meliputi pengadaan, penyimpanan,penyaluran, dan pelaporan. Semua fisik dokumentasi
kegiatan diarsipkan dan disimpan dengan baik.
Pelaporan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Kendari dilakukan secara rutin dan
berkala kepada pihak yang berwenang. Adapun pelaporan di PT. Rajawali Nusindo
adalah sebagai berikut:
1. Laporan Bulanan
Laporan ini mencakup data keluar masuknya obat golongan psikotropika dan
prekursor selama satu bulan. Laporan ini ditujukan kepada Badan POM secara
online melalui SI ODIE (Sistem Informasi Obat Dengan Ijin Edar). Tujuan
pelaporan ini dikirim secara online melalui SI ODIE adalah agar lebih ramah
lingkungan (Go Green) karena tidak menggunakan kertas untuk membuat
laporannya. Pelaporan tersebut kemudian dikirimkan ke Balai Besar POM,
tujuannya adalah untuk mengontrol pengeluaran psikotropika dan obat prekursor
untuk setiap bulannya.

2. Laporan Triwulan
Laporan ini berisikan data pengeluarandan pemasukan semua produk selama
kurun waktu 3 bulan. Laporan dikirim secara online menggunakan e-report.
Pelaporan ditujukan kepada Kementrian Kesehatan.