BAB IV

KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

4.1 Administrasi Farmasi Rumah Sakit

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk
memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu. Kegiatan administrasi di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Abdul Wahab Sjahranie meliputi:
4.1.1 Administrasi Perbekalan Farmasi
Pencatatan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan setiap hari dan dilakukan saat
ada barang masuk dan keluar. Saat barang masuk dicatat dalam buku penerimaan
obat dan alkes, sedangkan saat barang keluar dicatat di kartu stok. Dan apabila ada
barang habis atau kosong dicatat dibuku defekta agar mempermudah pemesanan
barang. Setelah itu barang diinput dalam sistem biling bertujuan agar
mempermudah dalam pengawasan stok obat dan pelaporan obat masuk dan keluar
setiap bulannya.
Pelaporan dibuat secara periodik (bulanan atau tahunan). Laporan yang
dibuat oleh depo rawat jalan terdiri dari laporan stok obat (obat rutin, obat
program, dan obat hibah), laporan perencanaan kebutuhan, laporan penggunaan
narkotika, psikotropika dan prekursor, laporan pelayanan resep, laporan obat slow
moving dan mendekati expired date dan laporan pelayanan obat generik/non
generik, laporan kontrol suhu ruangan dan lemari pendingin obat, laporan
kesesuaian penulisan resep dengan formularium, laporan hasil survei kepuasan
pelanggan, dan laporan waktu tunggu pasien.
Laporan narkotika dan psikotropika adalah hasil laporan penggunaan
narkotika dan psikotropika dari setiap depo yang direkapitulasi dan selanjutnya
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota dan Balai Besar POM setiap bulan paling
lambat tanggal 10 setiap bulannya. Setelah dilakukan pelaporan kemudian
dilakukan penyimpanan atau pengarsipan dokumen kegiatan operasional instalasi
farmasi. Arsip disimpan paling lama 5 tahun dan setelah 5 tahun arsip dapat
dimusnahkan.
Jenis pengarsipan yang ada di Depo Farmasi Rawat Jalan RSUD Abdul
Wahab Sjahranie adalah administrasi resep. Resep yang telah diterima dari pasien
di hari sebelumnya, diarsipkan kemudian disatukan pada file pasien per ruang inap
pasien dan akan dimusnahkan dalam jangka waktu 5 tahun. Sedangkan resep pada
pasien pulang dipisahkan dengan resep pasien lainnya kemudian disimpan sebagai
arsip dan akan dikeluarkan sampai pada waktu pemusnahan. Kegiatan
pengarsipan di depo farmasi selain pengarsipan resep obat yang masuk juga
melakukan kartu stok yang penuh dan laporan-laporan yang dibuat setiap bulan.
Pengarsipan kartu stok yang telah penuh oleh catatan pengeluaran dan pemasukan
obat disimpan berdasarkan nama obat yang tercantum pada kartu stok tersebut.
Pengarsipan laporan-laporan yang dibuat setiap bulan disimpan berdasarkan bulan
dibuatnya laporan tersebut.
4.1.2 Administrasi Keuangan
Kegiatan administrasi keuangan di depo rawat jalan terdiri dari pembuatan
laporan klaim/tagihan obat kronis/sitostatika pasien BPJS, klaim CAPD pasien
BPJS, laporan penggunaan obat dan alkes pasien BPJS, laporan penggunaan obat
dan alkes pasien jamkesda, klaim inhealth, klaim pasien perusahaan, klaim
tagihan pasien KDRT, klaim tagihan pasien dinas keswan, sedangkan untuk
administrasi rawat jalan yaitu laporan penggunaan alat konservasi gigi, laporan
pelayanan resep HIV (klinik VCT), laporan stok obat ARV, laporan pelayanan
resep TB DOT anak.
4.1.3 Administrasi Penghapusan
Kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan
Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu
tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai kepada pihak terkait
sesuai dengan prosedur yang berlaku.
4.2 Depo Farmasi Rawat Jalan
Sumber daya manusia di Depo Rawat Jalan RSUD AWS terdiri dari
apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. Apoteker di depo rawat jalan yakni 6
orang, 3 orang apoteker bertugas menyerahkan obat, 2 orang apoteker bertugas
verifikasi resep, 1 apoteker sebagai koordinator depo rawat jalan. Tenaga teknis
kefarmasian di depo rawat jalan cukup banyak dan memiliki tugas masing-
masing. Beberapa diantaranya yakni menerima resep, verifikasi administratif dan
farmasetik, meracik obat, menyiapkan obat dan alkes, menulis etiket, mengemas
obat dan alkes yang akan diserahkan, mengecek obat dan alkes yang akan
diserahkan, serta tugas administratif lainnya.
Pelayanan kefarmasian di depo rawat jalan meliputi pengelolaan sediaan
farmasi dan alkes dan pelayanan farmasi klinik.
4.2.1 Pengelolaan sediaan farmasi dan alkes
Pengelolaan sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan dimulai dari
tahap perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan administrasi.
Pengelolaan sediaan farmasi dan alkes dan pelayanan farmasi klinik di depo rawat
jalan sudah sesuai dengan permenkes No. 72 tahun 2016 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.
a. Perencanaan
Perencanaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan selama pelayanan agar
tidak terjadi kekosongan obat. Di depo rawat jalan perencanaan sediaan farmasi
dan alkes berjalan dengan baik. Karena memperhatikan sisa persediaan yang ada
dan berapa yang akan dipesan selanjutnya sehingga mencukupi untuk pelayanan.
b. Permintaan
Stok sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan dilakukan dengan
membuat permintaan menggunakan SPPO ke gudang farmasi. Permintaan
dilakukan untuk menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alkes di depo rawat
jalan. Ketersediaan obat dan alkes di depo rawat jalan masih terdapat kekurangan
yakni masih terjadi kekosongan obat hal ini disebabkan karena beberapa faktor
yakni meningkatnya permintaan obat lebih dari periode sebelumnya, ketersediaan
sediaan farmasi dan alkes yang kosong di gudang atau kosong dari distributor.
Sehingga untuk obat yang kosong ini, apoteker harus berkonsultasi dengan dokter
penulis resep untuk rekomendasi obat yang ada. Depo rawat jalan juga dapat
memberikan sediaan farmasi dan alkes apabila depo lain mengalami kekosongan
menggunakan SPPO yang sama dengan tujuan depo farmasi yang bersangkutan.
c. Penerimaan
Penerimaan sediaan farmasi dan alkes di depo farmasi rawat jalan telah
sesuai dengan peraturan Permenkes No.72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit. Sediaan farmasi dan alkes yang datang selalu dicek
jenisnya, jumlah, kondisi fisik dan tanggal expire date-nya. Hal ini bertujuan agar
tidak terjadi kesalahan saat penerimaan. Dokumentasi penerimaan sediaan farmasi
dan alkes tersimpan dengan baik.
d. Penyimpanan
Penyimpanan sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan telah memenuhi
syarat hal ini terbukti dengan adanya monitoring suhu di depo rawat jalan, baik
suhu ruangan, suhu sejuk, dan suhu dingin. Setiap harinya tenaga teknis
kefarmasian akan mengecek suhu di ruangan dan lemari pendingin apakah masih
dalam rentang suhu normal atau tidak. Jika suhu berada di luar suhu aman maka
harus dilakukan tindakan sesuai SPO monitoring suhu. Monitoring suhu ini
bertujuan untuk menjaga stabilitas sediaan farmasi dan alkes agar tidak rusak.
Depo rawat jalan memiliki 2 lemari pendingin untuk menyimpan obat
yang harus disimpan dengan suhu dingin. Lemari pendingin ini digunakan untuk
menyimpan obat dengan suhu 2-8 C. Penyimpanan obat sesuai bentuk
sediaannya dimana obat sirup dan cairan lain diletakkan di rak bawah, sediaan
padat dan setengah padat diletakkan di rak atas. Penyimpanan obat-obat high alert
seperti insulin, narkotika, kemoterapi, heparin, elektrolit pekat, dan obat LASA
(Look Alike Sound Alike) diletakkan di lemari terpisah yang dilokalisir warna
merah dan diberi label high alert. Narkotika dan psikotropika diletakkan dilemari
terpisah, obat-obat LASA diletakkan berjauhan minimal dua jarak obat dan diberi
label LASA. Selain itu, obat dan alkes juga disusun menurut FIFO/FEFO dan
sesuai alfabet.
e. Pendistribusian
Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai di Depo Farmasi Rawat Jalan RSUD Abdul Wahab Sjahranie di Samarinda
berdasarkan resep perorangan/pasien. Pasien yang datang ke Depo Farmasi Rawat
Jalan terdiri dari pasien BPJS, Jamkesda, Inhealth, Umum dan Perusahaan. Pasien
datang ke meja pelayanan Depo Farmasi Rawat Jalan membawa resep obat setelah
dilakukan pemeriksaan pasien oleh dokter pada bagian poli, setelah itu petugas
depo farmasi (Tenaga Teknis Kefarmasian) akan melakukan skrining atau
pengkajian resep terlebih dahulu sebelum penyiapan obat, meliputi pengkajian
persyaratan administrasi dan persyaratan farmasetik.
Sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan didistribusikan ke pasien
rawat jalan dari poliklinik yang ada di RSUD Abdul Wahab Syahranie. Sediaan
farmasi dan alkes diserahkan oleh apoteker yang bertugas. Pada saat penyiapan
obat sampai pengemasan selalu dilakukan pengecekan sediaan farmasi dan alkes
yang akan diserahkan. Apoteker di bagian penyerahan juga melakukan
pengecekan, apoteker mengecek sediaan farmasi dan alkes yang akan diserahkan
apakah sudah benar dan sesuai untuk pasien tersebut.
Setelah resep diverifikasi pada lembar pengkajian resep, pasien diberi
nomor antrian dan menunggu penyiapan obatnya. Selanjutnya, apoteker
melakukan pengkajian persyaratan klinis dan memberikan parafnya pada lembar
pengkajian resep. Setelah mendapatkan paraf dari apoteker, maka obat dapat
segera disiapkan oleh tenaga teknis kefarmasian. Untuk penyiapan obat dilakukan
menggunakan SPM (Standar Pelayanan Minimum IFRS), penyiapan obat non
racikan dapat membutuhkan waktu 30 menit, sedangkan untuk obat racikan
dapat memerlukan waktu maksimal 60 menit.
Setelah obat disiapkan dan diberi etiket sesuai aturan penggunaan, dikemas
dan dilakukan pengecekan kembali, maka selanjutnya obat dapat diserahkan oleh
apoteker yang bertugas di depo rawat jalan dengan memanggil nama pasien
berdasarkan nomor antrian, setelah itu dilakukan verifikasi ulang mengenai data
pasien kemudian obat diserahkan ke pasien disertai Pemberian Informasi Obat
(PIO).
f. Pengendalian
Pengendalian sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan bertujuan
untuk memastikan penggunaan obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit,
memastikan penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi, memastikan
persediaan efektif dan efisien, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan
sediaan farmasi dan alkes. Pengendalian dilakukan dengan melakukan evaluasi
persediaan yang jarang digunakan (slow moving), melakukan evaluasi persediaan
yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut, dan dilakukannya
stock opname secara berkala.
g. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dan pelaporan di depo rawat jalan dilakukan oleh apoteker dan
tenaga teknik kefarmasian. Pencatatan adalah suatu bentuk dokumentasi terkait
perbekalan farmasi yang dapat memudahkan pencarian apabila terjadi penarikan
obat ataupun kesalahan dalam aktifitas kefarmasian. Beberapa pencatatan yang
dilakukan seperti pengisian kartu stok, monitoring suhu dilakukan setiap harinya.
Laporan yang dibuat berdasarkan data yang sebenarnya di depo rawat jalan.
Secara garis besar, laporan di depo rawat jalan terdiri dari 4 bagian yaitu laporan
perbekalan farmasi, laporan evaluasi, laporan klaim/tagihan dan laporan farmasi
klinik.
Pelaporan adalah kumpulan catatan terkait kegiatan adninistrasi
perbekalan farmasi dan kegiatan kefarmasian yang ditujukan pada pihak yang
berkepentingan. Laporan perbekalan farmasi terdiri dari stok obat rutin, program
(Tb DOT, Tb MDR dan obat hibah) dan laporan penggunaan narkotika,
psikotropika, prekursor dan Obat Obat Tertentu (OOT) di depo rawat jalan.
Laporan evaluasi terdiri dari laporan obat dekat expired date (monitor 6 bulan ke
depan), laporan obat statis dan obat slow moving, dan laporan SPM (Standar
Pelayanan Minimal), Laporan SPM meliputi waktu tunggu pelayanan obat (obat
jadi 30 menit dan obat racikan 60 menit), Indeks Kepuasan Pelanggan 80%,
tidak ada kesalahan obat 100%, serta penulisan resep sesuai formularium 100%.
 Laporan farmasi klinik di depo rawat jalan ada berupa laporan harian
seperti laporan PIO, laporan bulanan misal laporan konseling, laporan skrining
resep, laporan DRP (Drug Related Problem), dan konsultasi resep dokter. Semua
pelaporan diserahkan kepada kepala instalasi farmasi rumah sakit. Segala
dokumentasi pencatatan dan laporan tersimpan dengan baik sesuai dengan
persyaratan yang berlaku.
4.2.2 Pelayanan Farmasi Klinik
Pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan meliputi pengkajian dan
pelayanan resep, konseling, dan laporan efek samping obat.
a. Pengkajian dan Pelayanan Resep
Pelayanan dimulai dari penerimaan resep. Resep diterima dan diverifikasi
oleh apoteker, verifikasi resep yang dilakukan di depo farmasi rawat jalan yakni
persyaratan administrasi, persyaratan farmasetik, dan persyaratan klinis. Apabila
ada resep yang tidak memenuhi persyaratan maka apoteker akan berkonsultasi
dengan dokter penulis resep. Penyiapan obat di depo rawat jalan dikerjakan oleh
tenaga teknis kefarmasian. Obat dan alkes yang keluar selalu dicatat di kartu stok.
Dalam tahap penyiapan sediaan farmasi dan alkes, petugas yang menyiapkan atau
meracik obat, menulis etiket dan label, mengemas obat dan memverifikasi obat
dan alkes adalah tenaga teknis kefarmasian yang berbeda-beda. Hal ini bertujuan
agar setiap petugas dapat mengecek sediaan farmasi dan alkes yang disiapkan
sehingga terjadi multiple check. Semakin banyak yang mengecek obat yang
disiapkan maka semakin sedikit terjadi kesalahan sehingga meningkatkan patient
safety.
Setiap tahap penyiapan obat selalu dilakukan pengecekan, sebelum
penyerahanpun apoteker juga melakukan verifikasi akhir. Verifikasi bertujuan
untuk menghindari kesalahan pada saat penyiapan dan penyerahan obat yang tidak
sesuai. Sementara penyerahan obat dikerjakan oleh apoteker, dimana apoteker
menyerahkan obat disertai informasi yang tepat dan mudah dipahami pasien.
Penyerahan dan pemberian informasi obat dapat diserahkan oleh tenaga teknis
kefarmasian dengan pengawasan dari apoteker.
b. Konseling
 Konseling obat merupakan suatu aktivitas pemberian nasehat atau saran
terkait obat dari apoteker kepada pasien atau keluarga pasien. Depo rawat jalan
memiliki ruang konseling obat. Ruang konseling terpisah dengan ruangan yang
lain dan dibuat sangat nyaman untuk pasien. Konseling dilakukan oleh apoteker
kepada pasien yang memenuhi kriteria untuk menerima konseling. Konseling
yang dilakukan di depo rawat jalan adalah pasien yang mendapat obat
menggunakan alat khusus seperti inhaler dan insulin maka pasien akan dijelaskan
bagaimana cara menggunakan dan menyimpan alat tesebut.
c. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Pelayanan Informasi obat merupakan kegiatan penyediaan dan pemberian
informasi, serta rekomendasi obat yang dilakukan oleh Apoteker. Di depo rawat
jalan pelayanan informasi obat dilakukan oleh apoteker dengan memberi
informasi langsung dari pasien. Pelayanan Informasi Obat dapat dilakukan secara
aktif dan pasif. PIO secara aktif dilakukan dengan cara memberikan informasi
kepada pasien tanpa menunggu adanya pertanyaan dari pasien. Di Depo rawat
jalan PIO secara aktif dilakukan sambil penyerahan obat dengan memberikan
informasi tentang cara pakai dan indikasi obat. Selain itu dapat dilakukan dengan
cara menyebarkan brosur, leaflet ataupun buetin . PIO secara pasif dilakukan
dengan cara memberikan informasi apabila ada pertanyaan dari pasien ataupun
tenaga kesehatan lain. Di Depo Rawat Jalan PIO secara pasif dilakukan pada saat
penyerahan obat, apabila pasien mengajukan pertanyaan terkait obat.
Pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan telah memenuhi Permenkes
No. 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit.
Pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan sangat mengutamakan patient safety.
Tujuannya agar semua pasien di depo rawat jalan mendapat obat yang aman dan
sesuai untuk penyakitnya.