BAB III

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Baptis Kediri

Rumah Sakit Baptis Kediri berlokasi di Jalan Brigjen (pol) I. B. H. Pranoto 1- 7

Kediri.Pemilik Rumah Sakit Baptis adalah Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia

(YRSBI), dengan akreditasi paripurna KARS versi 2012. Saat ini di Rumah Sakit

Baptis Kediri dipimpin oleh dr. Andreas Andoko, M.Kes., M.Th sebagai direktur

Rumah Sakit Baptis Kediri.

Pada tahun 1951, badan misi Amerika dating ke Indonesia untuk tujuan

menyatakan cinta kasih Yesus Kristus di bidang kesehatan dalam rangka mengisi

kemerdekaan Republik Indonesia. Pada September 1954, Rumah Sakit Baptis dirintis

oleh Miss Ruth L. Ford bersama Miss Everly Hayes dengan membuka sebuah klinik

kesehatan di de Desa Semampir Kediri. Pada Februari 1955, Rs Baptis Kediri mulai

operasional dan diresmikan oleh dr. Saiful Anwar selak Kepala IKES JAwa Timur.

Pada Februari 1957, dibukalah klinik baru di Desa Bangsal kecamatan Pesantren

kemudian peristiwa ini ditetapkan sebagai kelahiran Rumah Sakit Baptis Kediri.
1. Visi, Misi, Nilai Dasar, dan Motto Rumah Sakit Baptis Kediri

a. Visi

Menjadi rumah sakit pilihan dan rujukan utama dengan kasih Kristus.

b. Misi

1) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik yang

berlandaskan kasih Kristus kepada setiap orang tanpa

membedakan status sosial, golongan, suku, dan agama.

2) Memberikan pelayanan kesehatan berstandar akreditasi terbaik.

c. Nilai Dasar

1) Iman

Insan Rumah Sakit melayani atas dasar iman dan panggilan

hidupnya.

2) Penghargaan

Insan Rumah Sakit memiliki hidup berpengharapan didalam

Tuhan yang termanifestasi dalam hidup dan pelayanan.

3) Kasih

Insan Rumah Sakit memiliki Kasih Tuhan yang termanifestasi

dalam hidup dan pelayanan.

d. Motto

Sahabat Terpercaya Menuju Sehat.

B. Gambaran Rekam Medis di RS Baptis Kediri

Terdapat dua tempat pendaftaran di Rumah Sakit Baptis Kediri yaitu, tempat

pendaftaran yang berada di IGD dan tempat pendaftaran pasien rawat jalan. Untuk

Tempat pendaftaran pasien rawat jalan dipisah antara bagian pendaftaran pasien baru

dan pasien lama, pasien rawat jalan baru yang memakai asuransi diarahkan ke loket 2

dan 3 untuk melengkapi persyaratan asuransi terlebih dahulu, setelah persyaratan

terpenuhi pasien diarahkan kembali ke loket 6 untuk registrasi pendaftaran dan dibuat

KIB pasien lalu diarahkan ke poli, sedangkan untuk pasien rawat jalan baru yang

menggunakan pembayaran umum langsung didaftarkan di loket 6 untuk registrasi

pendaftaran dan dibuatkan KIB setelah itu pasien diarahkan ke poli.

Pasien rawat jalan yang menggunakan asuransi langsung diminta

mengumpulkan persyaratan asuransilalu dipanggil sesuai urutan pengumpulan untuk

diregistrasi pendaftaran pasien lalu diarahkan ke poli. Sedangkan untuk pendaftaran

pasien rawat jalan lama yang menggunakan pembayaran umum langsung ke loket 1

untuk meregister pendaftaran pasien dan diarahkan ke bagian poli. Untuk pasien yang

menggunakan asuransi BPJS langsung diarahkan ke loket 2 dan 3, sedangkan pasien

yang menggunakan asuransi selain BPJS langsung diarahkan ke loket 4, dan untuk

loket 5 digunakan sebagai pasien rawat jalan yang mau melanjutkan ke rawat inap

tetapi juga bisa buat pasien yang berasuransi BPJS.Pendaftaran pasien rawat inap bisa

di bagian pendaftaran rawat jalan pasien lama ataupun gawat darurat yang disertai

dengan surat pengantar rawat inap.

Posisi rekam medis saat ini berada dibawah naungan wakil direktur umum dan

keuangan.Karena menurut pihak rumah sakit, rekam medis lebih condong kearah

administrasi.Rekam medis di RS Baptis terpisah antara admisi dan medical

record.Bagian admisi bertugas untuk menerima pasien di tempat pendaftaran pasien

 baik rawat jalan lama, rawat jalan baru, maupun IGD dan membuat Surat Elegibilitas

Peserta (SEP).Bagian medical record dibagi menjadi empat bagian yaitu:

1. Assembling

2. Filling

3. Koding Indeksing

4. Pelaporan Statistik

C. Sistem Pelayanan di Rumah Sakit Baptis Kediri

1. Identifikasi Pasien

Identifikasi pasien di RS Baptis dapat dilakukan dengan cara penamaan,

tanggal lahir,nomor rekam medis, dan alamat. Identifikasi akan digunakan pada saat

pasien daftar maupun berkunjung kembali untuk membedakan pasien satu dengan

yang lain. Proses Identifikasi bisa dijumpai pada saat pengisian formulir pendaftaran

yang selanjutnya akan diinput ke system.

2. Identifikasi Berkas Rekam Medis

Identifikasi berkas rekam medis dapat dilihat di sampul depan map dokumen

rekam medis. Identifikasi akan dilakukan dengan mencantumkan nomor rekam

medis, nama pasien dan ditambahkan tahun kunjungan.

3. Sistem Penamaan

a. Sistem Penamaan di Rumah Sakit Baptis Kediri

Penulisan nama di Rumah Sakit Baptis Kediri menggunakan sapaan pada

system, akan tetapi untuk penamaan pada map tidak diberikan sapaan.
4. Sistem Penyimpanan

a. Sistem Penjajaran di Rumah Sakit Baptis Kediri

Sistem penjajaran di Rumah Sakit Baptis Kediri yaitu menggunakan sistem

SNF (serial numbering filling) yaitusuatu sistem penyimpanan dokumen rekam

medis dengan menjajarkan urutan folder dokumen berdasarkan urutan nomor

rekam medis pada dua angka kelompok awal. Di Rumah Sakit Baptis Kediri juga

sudah tidak menggunakan pita warna untuk dua angka yang sama disetiap section..

5. Sistem Retensi, Penyusutan, dan Pemusnahan

a. Sistem Retensi

Sistem retensi di RS BAptis Kediri dilakukan pada dokumen yang tidak

berkunjung dalam 5 tahun terakhir. Apabila dalam 5 tahun pasien tidak

berkunjung, maka akan diretensi. Tidak ada rak inaktif di RS Baptis Kediri, jadi

apabila dalam 5 tahun pasien tidak berkunjung maka akan diretensi.

b. Sistem Penyusutan

Sistem penyusutan RS Baptis Kediri dilakukan pada dokumen yang sudah

diretensi.Penyusutan dilakukan secara berkala dikarenakan jumlah dokumen

yang banyak.

c. Sistem Pemusnahan

Pemusnahan dalam berkas rekam medis dalam RS Baptis Kediri

rencananya akan dialkukan tahun depan. Pemusnahan dilakukan secara berkala.

Untuk pemusnahan tidak semua berkas akan dimusnahkan, ada lembar yang

akan tetap dipelihara untuk kebutuhan arsip rumah sakit.

6. Sistem peminjaman dan pengembalian dokumen

a. Sistem peminjamandan pengambilan dokumen untuk keperluan periksa

Peminjaman dokumen dilakukan ketika perawat atau tenaga medis lain

yang datang ke bagian filling dengan membawa list nomor dan nama

dokumen yang akan dipinjam, kemudian oleh petugas akan dicarikan dan

dibuatkan tracer. Peminjam kemudian harus mengisi buku peminjaman

sebagai penelusur dokumen.

Sistem peminjaman dokumen di RS Baptis Kediri dilakukan ketika

fillingmendapakan tracer yang otomatis tercetak ketika ada pasien yang

mendaftar. Kemudian petugas filling akan menempelkan tracer ke outget

untuk kemudian dicarikan dokumen yang diminta, kemudian akan ditulis

di buku registrasi filling dan dikelompokkan di masing masing blok dan

dikirim.

b. Sistem Pengembalian dokumen

Sistem pengembalian dokumen di RS Baptis Kediri dilakukan ketika

petugas poli mengirim dokumen ke kantor filling kemudian akan

diasembling dan dikoding dan petugas yang mengantar menulis tanggal

kembali, jam, . Apabila sudah di koding maka akan dikembalikan ke rak

dan mengambil tracer yang ada di rak.

D. Pelaksanaan rekam medis di ruang lingkup rekam medis di Rumah Sakit Baptis

Kediri

1. Pelaksanaan Rekam Medis di Registrasi

Sistem penamaan yang digunakan di Rumah Sakit Baptis berdasarkan system

penamaan langsung, sedangkan untuk sistem penomoran di Rumah Sakit Baptis

Kediri menggunakanunit numbering system (UNS) yaitu sistem dimana setiap

pasien yang berkunjung ke Rumah Sakit Baptis Kediri dengan otomatis akan

mendapatkan satu nomor rekam medis, baik untuk kunjungan rawat inap, rawat

jalan maupun IGD yang digunakan selamanya.

a. Pelaksanaan Rekam Medis di IGD

Pelaksanaan rekam medis IGD pasien berkunjung tidak terlau banyak

ketika hari biasa.Tetapi pada hari sabtu dan minggu lebih ramai dari hari

senin sampai jumat dikarenakan, sebagian poli tutup ketika hari sabtu dan

tutup pada hari minggu.Petugas rekam medis di TPPGD mengerjakan

registrasi pasien baik lama maupun baru.

Register pada rumah sakit baptis sudah memakai system elektronik

yaitu memakai aplikasi Registrasi. Aplikasi ini dirasa sudah cukup karena

penomoran untuk rekam medis pasien pun dilakukan secara otomatis, jadi

lebih efisien karena meminimalisir untuk terjadinya nomor yang ganda.

b. Pelaksanaan Rekam Medis di Tempat pendaftarn pasien rawat jalan

(TPPRJ)

Sistem pelaksanaan rekam medis di TPPRJ berjalan baik, cepat dan

efektif, Karena untuk registrasi pendaftaran dan entry data pasien

menggunakan media komputer.Untuk TPPRJ sendiri terbagi menjadi 2,

yaitu TPPRJ Baru dan TPPRJ Lama.

 c. Pelaksaan Rekam Medis di Rawat Inap

Pendaftaran pasien rawat inap di Rumah Sakit Baptis Kediri yang

berasal dari poliklinik atau IGD harus menunjukan “admission note” saat

mendaftar. Penerimaan pasien gawat darurat di Rumah Sakit Baptis Kediri

yaitu pasien yang datang akan menerima pemeriksaan terlebih dahulu

sebelum melakukan pendaftaran pasien di bagian penerimaan pasien. Hal

ini dikarenakan pasien membutuhkan pertolongan segera.Selama pasien

mendapatkan pelayanan salah satu keluarga mendaftarkan pasien di loket

pendaftaran.

Pasien menunggu selanjutnya petugas akan menginput data diri

pasien dan secara otomatis tracer di bagian penerimaan akan tersambung

oleh bagian filling

2. Pelaksanaan Rekam Medis di Filing

Untuk sistem penyimpanan yaitu dengan sentralisasi, dimana

dokumen rekam medis disimpan dalam satu folder atau satu tempat yang

sama yang berisi dokumen rekam medis dari rawat inap, rawat jalan,

maupun IGD.Sistem penjajaran menggunakan SNF (serial numbering

filling) yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan

menjajarkan urutan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan

nomor rekam medis pada dua angka kelompok awal.

3. Pelaksanaan Rekam Medis di Assembling

Fungsi dan peranan Assembling itu sendiri dalam pelayanan rekam

medis adalah sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam

medis, pengendali dokumen rekam medis tidak lengkap, pengendali

penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.

Di RS Baptis Kediri perakitan dokumen dilakukan dengan sistem

terpusat (sentralisasi) dimana formulir disiapkan oleh petugas lalu

dimasukkan ke dalam dokumen rekam medis dan dikirim di masing-

masing unit.Setelah menerima dokumen rekam medis dari poli, bangsal

atau IGD dokumen-dokumen tersebut diteliti kelengkapannya dan

diurutkan sesuai urutannya berdasarkan riwayat penyakit pasien.

Dokumen yang sudah lengkap dibawa ke bagian Koding/Indeksing

untuk dikode dan diinput kedalam Indeks yang ada didalam komputer,

apabila ada dokumen yang kurang lengkap dikembalikkan dengan

menggunakan Kartu Kendali ke bagian poli atau bangsal yang

bersangkutan untuk diserahkan kepada DPJP yang menulis diagnosa.

Kebenaran data dan kelengkapan pengisian dokumen rekam medis

dapat dilihat berdasarkan penulisan dan kelengkapan dokumen. Penulisan

dapat dilakukan dengan melihat dari Identitas Pasien, Resume Poliklinik,

Ringkasan Masuk dan Keluar, Kelas Perawatan, Ruangan, Ringkasan

Pulang, discharge planning, DPJP dan Tanggal Pasien berkunjung.

Sedangkan kelengkapan dokumen dapat dilihat dari formulir-formulir

yang dibutuhkan.
4. Pelaksanaan Rekam Medis di Koding Indeksing

Pemberian kode diagnosa penyakit dan kode tindakan medis di

Rumah Sakit Baptis Kediri dilakukan dengan cara komputerisasi dan

dilakukan berdasarkan ICD-10 tahun 2010 untuk koding penyakit

sedangkan untuk tindakan atau pembedahan menggunakan ICD-9 CM.

Rumah Sakit Baptis Kediri dibagi dua tempat untuk mengkode yaitu

antara koding rawat jalan dan koding rawat inap. Apabila dokumen datang

dari poliklinik maupun dari bangsal maka dilihat tanggal dan diagnosa

pada lembar masuk keluar rumah sakit dan ringkasan pulang kemudian

mencari leadterm pada ICD-10 tahun2010 dan ICD-9 CM dengan mencari

berdasarkan indeks alfabetik. Namun jika tulisan diagnosa akhir pasien

tulisannya tidak jelas petugas mengkonfirmasi ulang kepada DPJP, akan

tetapi di Rumah Sakit Baptis Kediri melakukan konfirmasi ulang kepada

perawat DPJP. Dokumen siap untuk dikode apabila sudah lengkap dan

terisi diagnosa penyakit atau tindakannya di lembar ringkasan pulang

untuk rawat inap dan untuk rawat jalan melihat dari resume poliklinik

akan tetapi tidak semua diagnosa akhir memiliki kode tindakan.

Di dalam komputer sudah ada ICD-10 dan ICD-9 CM yang disimpan

dalam bentuk file, jadi petugas koding tinggal mencari kode di dalam

komputer. Setelah mendapatkan kode yang sudah sesuai diagnosis pasien,

maka kode langsung ditulis pada lembar ringkasan pulang dan masuk

keluar rumah sakit untuk dokumen rekam medis pasien rawat inap, lalu

data pasien dengan diagnosanya di indeks di dalam komputer.Setelah itu

dokumen rekam medis pasien dikembalikan dan disimpan kembali ke

filing.
E. Alur dan prosedur pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Baptis Kediri

1. Prosedur dan Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap, dan Gawat Darurat
a. Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Inap dari Gawat Darurat
1) Pasien datang di lobi IGD

2) Perawat melakukan Triase

3) Melakukan pendaftaran

4) Pasien baru, buatkan KIB (Kartu Identitas Pasien) untuk mendapkan

nomor rekam medis dan buat dokumen baru

5) Pasien lama, minta KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk melakukan

pendaftaran

6) Tanyakan pasien menggunakan pembayaran ,UMUM, BPJS atau

ANSURANSI lain.

7) Dokter melakukan pemeriksaan

8) Terima admission note dari dokter

9) Melakukan registrasi pasien untuk rawat inap.

10) Menjelaskan tarif kamar, mengkonfirmasi ke Bangsal, Melengkapi

persyaratan untuk pasien ansuransi.

11) Jika Dokter memberi resep obat, diarahkan pasien ke kasir dan

keruangan farmasi.

12) Jika tdak langsung arahkan pasien ke kasir.

 LOBI IGD

TRIASE

PENDAFTARAN

BARU

BUAT KIB & PINJAM KIB

DRM BARU

UMUM BPJS ASURANSI LAIN

PEMERIKSAAN DOKTER

ADMISSION NOTE

 MENJELASKAN TARIF
REGISTRASI RI
KAMAR
 KONFIRMASI
DBERI OBAT
IYA TIDAK
BANGSAL
 MELENGKAPI
PERSYARATAN
UNTUK PASIEN KASIR KASIR
ASURANSI

FARMASI

b. Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dari Gawat Darurat

RUANG RI
2. Pasien datang di lobi IGD

3. Perawat melakukan Triase

4. Melakukan pendaftaran

5. Pasien baru, buatkan KIB (Kartu Identitas Pasien) untuk mendapkan nomor rekam

medis dan buat dokumen baru

6. Pasien lama, minta KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk melakukan pendaftaran

7. Tanyakan pasien menggunakan pembayaran ,UMUM, BPJS atau ANSURANSI

lain.
8. Dokter melakukan pemeriksaan

9. Terima admission note dari dokter

10. Melakukan registrasi pasien untuk rawat inap.

11. Menjelaskan tarif kamar, mengkonfirmasi ke Bangsal, Melengkapi persyaratan

untuk pasien ansuransi.

12. Jika Dokter memberi resep obat, diarahkan pasien ke kasir dan keruangan farmasi.

13. Jika tdak langsung arahkan pasien ke kasir.

LOBI IGD

TRIASE

PENDAFTARAN

BARU

BUAT KIB & PINJAM KIB

DRM BARU

UMUM BPJS ASURANSI LAIN

PEMERIKSAAN DOKTER

ADMISSION NOTE

 MENJELASKAN TARIF
REGISTRASI RI
KAMAR
 KONFIRMASI
DBERI OBAT
IYA TIDAK
BANGSAL
 MELENGKAPI
PERSYARATAN
UNTUK PASIEN KASIR KASIR
ASURANSI

FARMASI

RUANG RI