LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG)

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

PUSKESMAS HALMAHERA SEMARANG TAHUN 2020

Disusun Oleh :

VIDA CANDRA PUSPITA DEWI

D22.2017.02057

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2020
 KETERANGAN PELAKSANAAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG)

Mahasiswa tersebut dibawah ini :

Nama : Vida Candra Puspita Dewi

Nim : D22.2017.02057

D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Udinus

Telah melaksanaan Praktik Kerja Lapangan (Magang)

Tentang Duplikasi Nomor Rekam Medis

Di Puskesmas Halmahera Tahun 2020

Mulai tanggal 24 Februai sampai dengan 24 Maret 2020

Di Puskesmas Halmahera Semarang

jl. Halmahera Raya No.38, Karangtempel

Kota Semarang

Pembimbing Lahan Praktik Kerja Lapangan (Magang)

(.........................................................)
 HALAMAN PENGESEHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG)

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TENTANG DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS DI

PUSKESMAS HALMAHERA SEMARANG TAHUN 2020

Disusun oleh :

VIDA CANDRA PUSPITA DEWI

D22.2017.02057

Telah disetujui

Hari :............................................................................

Tanggal :............................................................................

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

(......................................) (......................................)

Penguji Akademik

(......................................)
BUKTI PENYERAHAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan (Magang) telah diserahkan kepada

Nama Instansi : Puskesmas Halmahera Semarang

Alamat :

Kota :

Pada

Hari :

Tanggal :

Yang menerima,

(......................................)
 KATA PENGANTAR

Asalamualaikum Wr.Wb

Alhamdulillah, atas kehendak Allah Yang Maha Esa, Laporan Praktik Kerja
Lapangan (Magang) Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan tahun
2020 ini telah selesai dan tidak melebihi batas waktu yang telah ditentukan

Laporan ini dapat terselesaikan atas dorongan dan bimbingan dari berbagai
pihak. Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu pada
proses penulisan laporan ini antara lain :

1. Heri Taviyanto, SH yang telah mengijinkan kami untuk melakukan Praktik

Kerja Lapangan di Puskesmas Halmahera
2. Tiara Fani M.Kes selaku pembimbing akademik Universitas Dian
Nuswantoro Semarang yang telah membimbing pembuatan laporan Praktik
Kerja Lapangan.
3. Octa Bayu Adi D P Amd, PK selaku pembimbing lapangan yang telah
membimbing proses Praktik Kerja Lapangan di Puskesmas Halmahera.
4. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah
membantu dan mendukung dalam pembuatan laporan Praktik Kerja
Lapangan.

Demikian laporan ini kami sajikan. Kritik, saran, serta pertanyaan sangat
kami harapkan sebagai dasar peningkatan mutu laporan berikutnya.

Wassalamualaikum Wr.Wb
 BAB I

GAMBARAN PUSKESMAS

A. Gambaran Umum Institusi

1. Kondisi Lokasi Dan Situasi Di Wilayah Kerja Puskesmas

Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan
yang umum dan akrab bagi masyarakat selain rumah sakit.
Puskesmas menjadi alternatif pilihan masyarakat untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan karena biayanya yang relatif lebih murah
dibandingkan sarana pelayanan kesehatan lain.
Puskesmas Halmahera sebagai salah satu Puskesmas yang
berada di Kecamatan Semarang Timur, dan Puskesmas ini berlokasi
di jl. Halmahera Raya No.38, Karangtempel dengan luas wilayah
kerja 3.11 KM² dan jumlah penduduk, yang mempunyai wilayah kerja
4 kelurahan yaitu :
1. Kelurahan Karangturi
2. Kelurahan Karangtempel
3. Kelurahan Rejosari
4. Kelurahan Sarirejo

Dengan batas wilayah kerja :

1) Bagian Utara : Kelurahan Bugangan dan Kelurahan Kebon Agung

2) Bagian Selatan : Kecamatan Semarang Selatan
3) Bagian Barat : Kecamatan Semarang Tengah
4) Bagian Timur : Kecamatan Gayamsari

Letak Puskesmas ini sangat strategis dan mudah dijangkau

dengan kendaraan umum karena berada di tepi jalan raya dan rumah
sakit terdekat dapat ditempuh dalam waktu 10-15 menit. Sebagai Unit
Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan, puskesmas Halmahera
 bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di
wilayah kerjanya yaitu Kecamatan Semarang Timur.
Puskesmas Halmahera memberikan pelayanan kepada pasien
selama  6 hari dalam satu minggu, dengan pembagian jam kerja
sebagai berikut :
1) Senin - Kamis (07.00-16.00 WIB)
2) Jumat – Sabtu (07.00-11.00 WIB)

2. Pelayanan Kesehatan Puskesmas

a. Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)

1) UGD 24 Jam
2) Rawat Inap 24 Jam
3) Persalinan 24 Jam
4) Pelayanan Kesehatan Umum
5) Pelayanan Kesehatan Mtbs
6) Pelayanan Kesehatan Gigi
7) Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak, & Kb
8) Pelayanan Kesehatan Jiwa
9) Pelayanan Kesehatan Tbc & Kusta
10) Pelayanan Hiv, Ims, & Pdp (Pelayanan Dukungan
Pengobatan)
11) Pelayanan Laboratorium
12) Pelayanan Kefarmasian
13) Pelayanan Gizi
14) Pelayanan Kesehatan Lingkungan
15) Pelayanan Konsultasi Remaja
16) Pelayanan Iva & Krioterapi
b. Upaya Kesehatana Masyaraat (UKM)

1) Posyandu Balita
2) Posyandu Lansia
3) Posbindu
4) Penyuluhan Kesehatan
5) Kelas Ibu Hamil
6) Pemeriksaan & Pengobatan Suspek Tb
7) Pemeriksaan & Pengobatan Kusta
8) Pemeriksaan & Pengobatan Hiv / Aids
9) Inspeksi Sanitasi
10) Pembinaan Sanitasi
11) Konsultasi Sanitasi
12) Surveilance
13) Pembinaan & Pengembangan Kelurahan Siaga
14) Perkesmas
15) Pemantauan Jentik Berkala (Pjb)
16) Fogging
 c. Pelayanan Universal Health Coverage (UHC)
Per 1 November 2017  Pemerintah melalui Dinas
Kesehatan Kota Semarang telah mencanangkan program
Universal Health Coverage / UHC yaitu jaminan kesehatan bagi
seluruh warga Kota Semarang untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) dan
pelayanan di Rumah Sakit kelas 3 yang dikelola oleh BPJS
Kesehatan.

Syaratnya adalah:

a) Penduduk Kota Semarang yang dibuktikan foto copy KTP

dan Kartu Keluarga dengan domisili minimal 6 bulan domisili
b) Belum mempunyai kartu Jaminan Kesehatan Nasional /
Kartu Indonesia Sehat (JKN – KIS)
c) Atau peserta BPJS Mandiri kelas 1 dan 2 yang menunggak
iuran 3 bulan
d) atau Peserta BPJS Mandiri kelas 3 yang menunggak iuran 1
bulan

B. Gambaran Unit Rekam Medis

1. Struktur Organisasi Ruang Rekam Medis
2. Visi, Misi, Motto, Janji Layanan dan Nilai-nilai Puskesmas Halmahera
a. Visi
Menjadikan Puskesmas Unggulan dengan pelayanan
kesehatan yang bermutu dan profesional menuju masyarakat
mandiri untuk hidup sehat.
b. Misi
1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, mudah,
cepat, dan tepat.
2) Meningkatkan peran serta dan pemberdayaan masyarakat
untuk hidup sehat.
c. Motto
Tiada hari tanpa pelayanan prima.
d. Janji Layanan
Memberikan yang terbaik.
e. Nilai – nilai
“Hebat Oke”
1) Humanis
2) Empati
3) Berani
4) Akuntabilitas
5) Tanggap
6) Optimis
7) Kemitraan
8) Edukasi
 BAB II

HASIL PENGAMATAN

A. Pengelolaan Rekam Medis

1. Tugas pokok dan fungsi

a. Pendaftaran
1) Pendaftaran Offline :
a) Memanggil pasien berdasarkan nomor antrian, petugas
memanggil nomor antrian sebanyak 2 kali.
b) Menanyakan kepada pasien, apakah sudah pernah
berobat atau belum. Apabila belum berarti pasien baru
dan bila sudah berarti pasien lama.
c) Pelayanan kepada pasien baru (belum pernah
berkunjung) meliputi:
(1) Petugas meminta identitas pasien secara lengkap
(KTP/ KK/ KIS/ Kartu BPJS (bagi yang memiliki)).
(2) Petugas memastikan identitas pasien yang akan
berobat.
(3) Menanyakan keluhan utama pasien guna
memudahkan mengarahkan pasien pada poliklinik/
BP yang sesuai.
(4) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih
dari 7 hari maka petugas memberikan masker
kepada pasien untuk dipakai.
(5) Petugas mengentri data pasien di SIMPUS
(Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas)
dan Pcare (apabila pasien BPJS)
(6) Petugas memberikan nomor antrian ruang dan
mengarahkan pasien yang sudah selesai
melakukan pendaftaran e ruang pemeriksaan
yang dituju.
d) Pelayanan kepada pasien lama, meliputi:
(1) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau
tidak.
(2) Menanyakan syarat pendaftaran yaitu KTP/ KK/
KIS, Kartu BPJS (bagi yang memiliki)
(3) Menanyakan keluhan utama pasien guna
memudahkan mengarahkan pasien pada poliklinik/
BP yang sesuai.
(4) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih
dari 7 hari maka petugas memberikan masker
kepada pasien untuk dipakai.
(5) Bila membawa KIB, petugas mencari nomor
rekam medis pasien tersebut berdasarkan nama /
identitas pasien melalui sistem
(6) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama
dan alamatnya untuk dicari nomor rekam medis
pada sistem komputer.
(7) Petugas mengentri data pasien di SIMPUS
(Sistem Informasi dan Manajemen Puskesmas)
dan Pcare (apabila pasien BPJS)
(8) Petugas memberikan nomor antrian ruang dan
mengarahkan pasien yang sudah selesai
melakukan pendaftaran e ruang pemeriksaan
yang dituju.
e) Mempersilahkan pasien membayar di kasir untuk pasien
umum dan luar wilayah.
f) Pelayanan bagi pasien asuransi sesuai dengan
peraturan dan prosedur asuransi sebagai penanggung
biaya pelayanan kesehatan.
g) Menulis identitas pasien pada buku resep obat
 2) Pendaftaran Online ( Pustaka)

Pendaftaran Pustaka adalah pendaftaran pasien rawat

jalan dengan menggunakan fasilitas Whatsapp/SMS melalui
nomor yang sudah ditentukan.
Persyaratan:
a) Hanya berlaku untuk pasien lama (sudah pernah
berkunjung sebelumnya);
b) Hanya berlaku bagi pasien yang sudah memiliki kartu
berobat dengan barcode;
c) Pasien dapat memilih tanggal periksa sampai dengan 2
(dua) hari ke depan pada saat mendaftar;
d) Pendaftaran hanya dilayani 1 hari sebelum tanggal
periksa;
e) Hanya dapat memilih 1 (satu) poli/ruang tujuan;
Format WA/SMS:
Ketik:
DAFTAR NAMA LENGKAP#NO.REG#NIK#TGL.LAHIR
(DD-MM-YYYY)#POLI TUJUAN#TGL.KUNJUNGAN
(DD-MM-YYYY)#
Contoh:
DAFTAR
SONYWIDIYANTO#1701790501#337412303810002#2
3-03-1981#UMUM#02-02-2019#
Kirim ke 082 331 68 90 90

b. Assembling
Assembling dilakukan oleh petugas pendaftaran apabila
ditemukan pasien baru yang belum pernah berobat di
 Puskesmas Halmahera tersebut.Dan juga perakitan formulir
lanjutan misalnya lembar rekam medis pemeriksaan umum.

c. Koding
Koding dilakukan langsung oleh dokter yang menangani
pasien, kemudian setelah dokter tersebut menuliskan kode
diagnosa pada dokumen rekam medis, petugas poli akan
menginput kode diagnosa dan tindakan pasien ke dalam
SIMPUS setelah semua pelayanan di Puskesmas selesai.

d. Filling
Berdasarkan observasi wawancara kepada petugas filing di
Puskesmas Halmahera untuk sekarang ini di Puskesmas
Halmahera sudah menggunakan sistem Rekam Medis Eletronik
dan sudah paperless yaitu kebijakan untuk mengurangi
pemakaian kertas dalam kegiatan administrasi. Maka petugas
tidak perlu mencari DRM dan mengantarkan DRM ke poli – poli
kecuali untuk pasien baru karena pasien baru belum memiliki
arsip di puskesmas. Dan apabila pasien diberikan tindakan maka
untuk formulir informed consent masih diarsipkan di DRM pasien
sesuai dengan nomor family folder.
1) Formulir yang digunakan
Formulir-formulir yang digunakan di bagian Loket
Pendaftaran, sebagai berikut:
a) Formulir rekam medik
b) Kartu Berobat
c) Resep
d) Buku register
e) Buku pengendalian nomor rekam medis
2. Alur dan prosedur rekam medis
a. Alur pendaftaran pasien

1) Pasien datang mengambil nomor antrian yang sudah

tersedia
2) Pasien mengumpulkan nomor antrian, kartu BPJS (bila ada),
kartu berobat (bila ada) atau mengumpulkan kartu identitas
pasien
3) Jika pasien baru pertama kali berobat, cek di SIMPUS untuk
memastikan bahwa pasien tersebut adalah pasien baru
4) Petugas mengambil syarat pendaftaran tersebut
5) Petugas mencari DRM pasien pada rak filing
6) Setelah DRM pasien selesai dicari kemudian dibawa ke loket
pendaftaran untuk didaftarkan
7) Petugas memanggil nomor antrian
 8) Petugas menanyakan siapa yang akan berobat dan
menanyakan keluhannya untuk mengetahui poli mana yang
dituju serta menyiapkan formulir yang diperlukan
9) Setelah pasien didaftarkan kartu BPJS, kartu berobat, dan
Kartu identitas pasien dikembalikan dan mempersilahkan
pasien menunggu didepan poli yang akan dituju
10) Petugas pendaftaran menginputkan pasien ke SIMPUS dan
P-Care (untuk pasien yang menggunakan BPJS)
11) Petugas pendaftaran menuliskan pada buku register
12) Petugas mengantarkan DRM yang sudah selesai didaftarkan
ke poli yang dituju
13) Petugas poli memanggil pasien sesuai nomor urut
14) Petugas poli memeriksa pasien dan menuliskan pada
formulir yang sudah tersedia
15) Petugas poli menginputkan pada SIMPUS sesuai polinya
16) Petugas poli menginputkan pada P-Care dan mengisi form
keluhan, diagnosa, dan tenaga medis, jika pasien dirujuk
maka pilih pada status pasien pulang
17) Kemudian DRM dikembalikan pada ruang filing untuk
dikembalikan
18) Petugas mengembalikan DRM pasien sesuai urutannya

b. Alur dan prosedur di filing

Di Puskesmas Halmahera belum ada alur dan prosedur
tetap filing, selain itu petugas di bagian filing belum pernah
mengikuti pelatihan tentang rekam medis

1. Sistem-sistem setiap alur rekam medis

a. Pendaftaran
1) Sistem Penomoran
Pada Puskesmas Halmahera menerapkan sistem
penomoran Unit Numbering System (UNS), pada sistem
penomoran ini setiap pasien yang datang berobat
 mendapatkan satu nomor rekam medis yang digunakan
untuk satu kepala keluarga dan digunakan selamanya untuk
kunjungan berikutnya di Puskesmas Halmahera.

2) Penamaan
Sistem penamaan di Puskesmas Halmahera
menggunakan nama asli pasien sesuai identitasnya, seperti
KTP, KK, SIM, Pasport. Sehingga mempermudah dalam
memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang
datang berobat kePuskesmas Halmahera.

3) Antrian
Sistem nomor antrian pada Puskesmas Halmahera
adalah pasien yang datang terlebih dahulu mendapat
pelayanan lebih dulu juga sesuai dengan urutan nomor
antrian untuk mempermudah pelayanan rekam medis di
bagian pendaftaran Puskesmas Halmahera. Pada loket
pendaftaran terdapat nomor antrian 2 lembar, 1 lembar
dibawa pasien dan satunya lagi di clip dengan kartu berobat
dan BPJS (bila ada), kemudian diletakkan pada rak yang
tersedia. Di loket pendaftaran terdapat 2 rak yaitu rak lansia
dan rak umum, rak lansia untuk pasien lansia usia 60 tahun
ke atas, sedangkan rak umum untuk pasien kurang dari 60
tahun.
Di puskesmas Halmahera sudah terdapat pendaftaran
online PUSTAKA, tetapi dalam melayani pasien, sistem
antrian PUSTAKA tidak digunakan, hanya menggunakan
antrian biasa.

b. Filing
1) Sistem penjajaran
Pada Puskesmas Halmahera menerapkan metode
nomor langsung Straight Numerical Filing (SNF) yaitu suatu
sistem penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak
 dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis
secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam
medisnya baik DRM dalam wilayah maupun DRM luar
wilayah, untuk DRM dalam wilayah menggunakan map DRM
berwarna bening, sedangkan untuk DRM luar wilayah
menggunakan map berwarna biru dan pada nomor Rekam
Medisnya di angka depan terdapat angka 9 yang berarti
DRM tersebut adalah DRM luar wilayah, penyimpanan DRM
luar wilayah tidak digabung dengan DRM dalam wilayah,
DRM luar wilayah memiliki rak sendiri untuk menyimpan
DRM.

2) Sistem penyimpanan
Dalam penyimpanan DRM, Puskesmas Halmahera
menggunakan sistem penyimpanan secara Family
Folder.Sistem penyimpanan Family folder yaitu, suatu
sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir
rekam medis milik pasien kedalam map Family Folder yang
didalamnya berisi DRM pasien satu kepala keluarga.
Dokumen rekam medis yang disimpan kedalam rak
penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri
sejajar satu dengan yang lain. Dengan menggunakan
sistem ini, para petugas tidak terlalu sulit untuk mencari
DRM pasien yang berkunjung. Dapat mempermudah dan
mempercepat pelayanan pasien.

3) Retensi
Tidak ada retensi untuk mengurangi DRM lama tetapi di
Puskesmas Halmahera untuk pasien baru menggunakan
DRM sementara sampai pasien tersebut berobat 3 kali
setelah itu baru dibuatkan DRM
 4) Pemusnahan
Di Puskesmas Halmahera tidak pernah dilakukan
pemusnahan untuk DRM lama

5) Koding & Indeksing

Di Puskesmas Halmahera pengkodingan dilakukan di
poli langsung oleh dokter yang menangani pasien dan
menuliskan pada DRM pasien, kemudian setelah dokter
tersebut menuliskan kode diagnosa pada dokumen rekam
medis, petugas poli akan menginput kode diagnosa dan
tindakan pasien ke dalam SIMPUS setelah semua
pelayanan di Puskesmas selesai.

6) Assembling
Assembling dilakukan di bagian pendaftaran oleh
petugas pendaftaran

2. Standar mutu pelayanan Rekam Medis

Berdasarkan observasi di Puskesmas Halmahera terdapat SOP
tentang pendaftaran. Dari SOP tersebut dibuat standar tentang
pendaftaran, standar terlampir

3. Evaluasi kepatuhan dan kinerja pendaftaran

Berdasarkan hasil observasi di Pusskesmas Halmahera tentang
kepatuhan dan kinerja petugas pendaftaran didapat sebagai berikut
Table 2.1 kepatuhan dan kinerja pendaftaran

No Pengamatan Hasil Keterangan

1 Kepatuhan 30 Kepatuhaan petugas
x 100 %=100 %
30 pendaftaran terhadap
SOP adalah 100%
2 Ketidak patuhan 0 Ketidakpatuhaan
x 100 %=0 %
30 petugas pendaftaran
terhadap SOP adalah
0%
4. Analisa koding di Puskesmas Halmahera
Berdasarkan analisa koding 30 DRM di Puskesmas Halmahera
didapat :
Table 2.2 analisa koding

No Pengamatan Hasil Keterangan

1 Keakuratan 16 Berdasarkan analisa
x 100 %=53.3 %
30 koding 30 DRM didapat
16 koding akurat atau
53.3%
2 Ketidak 14 Berdasarkan analisa
x 100 %=46.7 %
akuratan 30 koding 30 DRM didapat
14 koding tidak akurat
atau 46.7%

5. Manajemen dan pengelolaan kebutuhan sarana rak filing

workflow/workspace dan aspek pemeliharaan
a. Pengelolaan sarana bagian filing
1) Tipe rak filing yang digunakan di puskesmas Halmahera
adalah rak besi
2) Bahan rak filing yang digunakan terbuat dari bahan
besi/statis
3) Tata letak rak penyimpanan
a) Ruang penyimpanan dengan ketinggian atap kurang
lebih 300 cm
b) Tidak ada jarak dari rak filing ke tembok
c) Jarak antar baris rak yang satu dan yang lain 80 cm
4) Analisa desain rak filing rawat jalan dan rawat inap
berdasarkan antropometri
Table 2.3 ukuran rak

No Bagian dimensi Bagian

sarana antropometri/ DRM

1. Tinggi rak 215 cm

2. Panjang rak 242 cm

3. Lebar rak 100 cm

4. Tinggi sub rak 42 cm

5. Lebar sub rak 40 cm

6. Panjang sub rak 100 cm

7. Jarak antar rak 74 cm

5) Desain dokumen rekam medis di Puskesmas Halmahera

berbentuk landscape dengan ukuran sebagai berikut .

Tabel 2.4 ukuran DRM

No Desain DRM Ukuran

1. Panjang DRM 35 cm

2. Lebar DRM 24 cm

3. Rata-rata tebal DRM 1 cm

6) Kebutuhan sarana rak filing

Table 2.5 kebutuhan rak filing
 Tahun Jumlah DRM X XY X²
(Y)
2015 8.354 -2 -16.708 4
2016 6.587 -1 -6.587 1
2017 9.465 0 0 0
2018 9.956 1 9.956 1
2019 7.412 2 14.824 4
Total 41.774 1.485 10

a = ∑Y : n b = ∑XY : ∑X2
= 41.774 : 5 = 1.485 : 10
= 8.345,8 = 148,5
Y 2019 = a ± b .x

= 8.345,8 + (148,5 x 6)

= 9236.8

Diketahui Y2020 (Jumlah berkas Rekam Medis tahun 2020)

= 9.236
7) Dimensi rak filing di puskesmas Halmahera
Jenis rak : rak roll o pack
Jumlah rak :1
Panjang subrak : 100 cm
Jumlah subrak :5

8) Ekspansi dan Retensi DRM

Ekspansi = 0.15
Jumlah DRM yang di retensi = 2.500

9) Panjang pengarsipan tersedia

Panjang subrak x jumlah subrak
100 x 5 = 500 cm²
10) Panjang pengarsipan dibutuhkan
(Jumlah DRM – Jumlah Retensi) x (Tebal DRM + Jumlah
Ekspansi)
 = (9.236 - 2.500) x (1 + 0,15)
= 6.736 x 1,15
= 7.746 cm²
11) Kebutuhan rak filing
PP dibutuhkan : PP tersedia
= 7.746 : 500
=
= rak
Menurut hasil perhitungan rak, kebutuhan rak filing
berjumlah 6 rak, berdasarkan hasil observasi jumlah rak
filing berjumlah 5 rak

12) Work flow dan work space

Tidak terdapat meja maupun kursi karena di ruang filing
puskesmas Halmahera tidak cukup tempat, hanya terdapat
kursi jongkok untuk meningkatkan produktivitas kerja dan
juga berpengaruh terhadap kekurangan kelelahan kerja yang
dapat disebabkan dari sikap dan tata kerja seseorang misal
seperti posisi duduk pada saat bekerja didukung dengan
peralatan dan dan tata letak yang tidak dirancang secara
ergonomik.

13) Aspek pemeliharaan DRM (Paper dan Elektronik)

1) Aspek pemeliharaan DRM paper meliputi suhu ruangan
harus ideal, tidak terlalu panas dan tidak terlalu dingin
untuk menjaga suhu ruangan tetap ideal agar DRM
tetap terjaga dan terhindar dari jamur, selain itu ruangan
filing harus tetap bersih agar DRM tidak berdebu.
2) Aspek pemeliharaan DRM Elektronik meliputi perawatan
software yang ada di komputer filing meliputi backup
data dan pencegahan virus pada komputer agar data
yang ada di komputer tidak hilang.
6. Konsep Manajemen Risiko di Pendaftaran dan Filing
Tabel 2.6 manajemen resiko di pendaftaran dan filing

No Pekerjaan Resiko Pengendalian

1. Pendaftaran a. Kelelahan mata a. Penempatan
b. Tension neck komputer yang
c. Carpal tunnel tepat (jarak
visual,
ketinggian dsb)
b. Istirahat sambil
gerakkanleher.
c. Posisi jari
sejajar
keyboard
2 Penyimpanan a. Gangguan ISPA a. Pengaturan
b. Dermatitis. jarak antar rak
c. Kelelahan mata. b. Menggunakan
d. Suhu panas masker.
e. kebakaran. c. Menggunakan
a. Keb sarung tangan
ak d. Pencahayaan
n yang cukup
(300 Lux).
e. Ventilasi/AC/Fa
n.
f. Penyediaan
APAR yang
sesuai.
 7. Teknologi informasi
Berdasarkan observasi dan wawancara kepada petugas di
Puskesmas Halmahera setiap komputer memiliki username dan
password untuk menjaga keamanan data, tetapi username dan
password tersebut hanya untuk 1 komputer, sehingga kurang
informasi jika petugas salah memasukan data karena 1 komputer
digunakan lebih dari 1 petugas. Sistem informasi juga dapat
melakukan backup data yang memungkinkan data tidak hilang ketika
terjadi error.Setiap unit telah memiliki UPS (Uninteruptible Power
Suppy) berfungsi untuk memberikan suplai listrik selama beberapa
menit ketika tegangan listrik utama terhenti/ padam.

A. Bagian Sistem Informasi dan Analizing Reporting

1. SIMPUS (Sistem Informasi Puskesmas)

a. Loket Pendaftaran
1) Produk SIMPUS : SIMPUS DKK Semarang
2) Sumber Data : Pasien yang mendaftar dibedakan menjadi
pasien dalam wilayah (berdasarkan administrasi kependudukan),
luar wilayah, kunjungan baru, kunjungan lama.kartu identitas
pasien, kartu berobat.
3) Data Input :
a) No registrasi
b) Nama pasien
c) Nama KK (nama Kepala Keluarga)
d) Kode kelurahan (karekter awal 00 untuk kode didalam
wilayah dan karakter awal 90 untuk kode pasien luar wilayah)
e) Unit yang dituju
f) Cara pembayaran
4) Proses :
a) Buka browser SIMPUS DKK kemudian akan muncul tampilan
seperti dibawah
 Halaman Utama SIMPUS
b) Pilih Info pasien untuk melihat apakah pasien sudah pernah
datang sebelumnya atau belum sama sekali dengan cara
memasukkan nomor Registrasi, lalu klik kunjungan untuk
menginput poli yang akan dituju.

c) Jika sudah pernah maka kita inputkan poli yang akan dituju.
Kemudian disimpan.
 Halaman input poli tujuan pasien
d) Jika pasien belum pernah datang sama sekali maka kita pilih
menu Reg Pasien. Maka akan muncul tampilan seperti ini.

Halaman Registrasi Pasien Baru

e) Inputkan data pasien sesuai dengan identitas pasien.kemudian
pilih proses dan jangan lupa pilih poli yang akan dituju oleh
pasien.
f) Data pasien baru yang diinput :
a) Masukkan nomor registrasi
b) Nama pasien
 c) Nama KK
d) Alamat ( nama jalan , Rt/RW , kode kel, telp)
e) Kode pos
f) Tempat tanggal lahir
g) Jenis kelamin
h) Golongan darah
i) Status pasien
j) Cara bayar
k) Pekerjaan
l) Petugas
5) Data Output
a) Mecetakkan KIB untuk pasien baru
b) Laporan kunjungan per kelompok umur
c) Laporan kunjungan semua pasien
d) Laporan kunjungan pasien bayar
e) Laporan kunjungan pasien gratis
f) laporan kunjungan pasien askes
g) Laporan kunjungan pasien Jamkeskot

b. Poli Umum
a. Produk Simpus: Simpus DKK Semarang
b. Sumber Data: DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input:
1) Nama pasien
2) Anamsesa
3) Kode keperawatan
4) TB (tinggi badan)
5) BB (berat badan)
6) Tensi
7) Nama dokter / perawat yang menangani pasien
8) Obat

d. Proses :
1) Buka browser SIMPUS DKK
 2) Pilih Catatan Medik kemudian masukkan tanggal, dan pilih poli
yang sesuai. Jika di BP Umum maka kita pilih BP Umum
kemudian klik CM.
3) Klik nama pasien yang akan di input ke SIMPUS kemudian
inputkan Diagnosa Pasien dan Pilih nama Petugas.
4) Simpan.
5) Pasien yang sudah dilayani dan diinput maka, nama pasien
akan berubah menjadi merah
6) Jika kita ingin menginputkan pasien di poli KIA maka pada menu
Masukkan Catatan medis kita pilih KIA. Begitu juga dengan Gigi.
Halaman Pilihan Catatan Medik
e. Output :
1) Laporan kunjungan pasien

c. Poli Gigi
a. Produk Simpus : Simpus DKK Semarang
b. Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) Anamnesa
3) Kode diagnosa
4) Kode tindakan
5) Obat
6) Nama dokter / perawat yang melayani
d. Proses :
1) Memilih nama pasien yang akan dientry datanya pada
simpus
2) Mengisi anamnesa pasien dan riwayat alergi
3) Mengisi kode diagnosis penyakit pasien
4) Mengisi kode tindakan
5) Mengisi obat
6) Mencentang no. gigi yang dilakaukan tindakan
7) Mengisikan dokter / nama perawat yang menangani pasien
8) Simpan
 e. Output :
Laporan kasus penyakit pasien.

d. Poli KIA (Kesehatan Ibu dan Anak)

a. Merk Simpus : Simpus DKK Semarang
b. Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) TB (bayi/anak/ibu)
3) BB (bayi/anak/ibu)
4) Lingkar kepala (bayi dan anak)
5) Lingkar lengan (bayi dan anak)
6) Tensi (ibu)
7) Diagnosa
8) Nama dokter, perawat, dan bidan yang menangani pasien
d. Proses :
a. Login simpus
b. Pada tampilan menu simpus pilih catatan medik
c. Pilih nama pasien
d. Pilih jenis pelayanan

e. MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit)

a. Merk Simpus : Simpus DKK Semarang
b. Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) TB (bayi/anak/ibu)
3) BB (bayi/anak/ibu)
4) Lingkar kepala (bayi dan anak)
5) Lingkar lengan (bayi dan anak)
6) Tensi (ibu)
7) Diagnosa
8) Nama dokter, perawat, dan bidan yang menangani pasien
d. Proses :
 1) Login simpus
2) Pada tampilan menu simpus pilih catatan medik
3) Pilih nama pasien
4) Pilih jenis pelayanan :
a) MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) seperti
imunisasi anak, campak, polio, dll
b) MTBM (Manajemen Terpadu Balita Muda)
c) Status gizi pada anak-anak
d) Pemeriksaan kehamilan
e) Kunjungan nifas
f) Catin (Calon Pengantin)
5) Isi identitas sesuaijenis pelayanan
6) Dalam pilihan yang menangani pilih semua (Dokter, Bidan,
dan Perawat)
7) Simpan
e. Output :
Laporan kasus penyakit pasien

f. Farmasi
a. Produk SIMPUS : SIMPUS DKK Semarang
b. Sumber Data : Resep Dokter
c. Data Input :
1) Kode obat
2) No register
3) Nama obat
4) Jumlah dosis
5) Sumber
6) Nama petugas
d. Proses :
1) Login simpus
2) Pada tampilan menu simpus pilih LPLPO (Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)
3) Pilih penerimaan dan pemakaian obat
4) Pilih transaksi obat
 5) Masukkan no. registrasi pasien
6) Pilih daftar obat, yang isinya ; kode obat, nama obat, isi,
satuan, harga, expired, no batch.
7) Nama obat dan sumber obat akan otomatis keluar jika
mengisi daftar obat
8) Mengisi Jumlah dosis
9) Pilih sumber obat
10) Simpan
e. Data Output
LPLPO

g. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh SIMPUS

Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas antara lain:
a. Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit
tertentu
b. Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang
sedang ditanggulangi
c. Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progaram.
Laporan jenis ini ada 4 jenis yaitu :
1) LB1, berisi data kesakitan
2) LB2, berisi data obat/LPLPO
3) LB3, berisi data program gizi, KIA, KB, dll
4) LB4, berisi tentang kegiatan puskesmas
d. Pihak-Pihak yang memanfaatkan data SIMPUS
1) Petugas catatan medic
2) Dinas Kesehatan Kota dengan tujuan pemantauan.
3) Pihak puskesmas itu sendiri, dengan maksud dapat
mengevaluasi dan merencanakan kegiatan ditahun
selanjutnya.

2. SP3 ONLINE
a. Alur Pencatatan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:
 1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan
2) analisis
3) pemanfaatan.

b. Cara Pengolahan Data

Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-
buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data
tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3
yang sudah dibukukan.Koordinator SP3 di puskesmas menerima
laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu
untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di
Dinas Kesehatan Kabupaten.Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan
Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di
Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten,
setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas
Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk
pemanfaatannya.

c. Sumber Data
Data bersumber dari buku register yang dipegang dan diisi oleh
pemegang program dari masing-masing jenis pelayanan.

d. Jenis Data
1) UKP
2) Pelayanan Puskesmas
3) Kesakitan Umum
4) Kesehatan Gigi dan Mulut
5) Kesakitan Terbanyak
6) Kematian
7) LPLPO
8) UKME
9) Promosi Kesehatan
10) Kesehatan Lingkungan
11) Program Gizi
 12) Kesehatan Ibu
13) Kesehatan Anak
14) Usaha Kesehatan Sekolah
15) Immunisasi
16) Penyakit Menular
17) Penyakit Tidak Menular
18) Perkesmas
19) UKMP
20) Kesehatan Kerja,Olahraga dan Tradisional
21) Pelayanan Lansia
22) SPM
23) Pencapaian SPM

e. Laporan yang dihasilkan :

1) Laporan FKTP kegiatan pelayanan usila ( usia lanjut )
2) Laporan bulanan UKP 1 pelayanan puskesmas.
3) Laporan bulanan puskesmas program perbaikan gizi
4) Laporan Surveilance Gaky (NHI)
5) Laporan Surveilance Gaky ibu hamil ( TER )
6) Promosi kesehatan umum
7) Promosi kesehatan penyakit menular
8) Promosi kesehatan lingkungan
9) Promosi kesehatan KIE dan remaja
10) Promosi kesehatan pelayanan kesehatan
11) Promosi kesehatan penyakit tidak menular
12) Kampanye PHBS
13) Pelayanan laboraturium
14) Pelayanan farmasi
15) Laporan pelayanan
16) Kunjungan pasien per poli
17) Kunjungan pasien berdasar cara bayar
18) Rujukan
19) Hepatitis
20) Kusta
 21) Frambusia
22) Typoid
23) Tb paru
24) HIV AIDS
25) Diare
26) Ispa
27) Laporan bulanan URM esensial 3 kesehatan anak

f. Pihak-Pihak yang memanfaatkan data SP3 Online/SIP Online

1) Petugas catatan medik
2) Dinas Kesehatan Kota dengan tujuan pemantauan.
Pihak puskesmas itu sendiri, dengan maksud dapat
mengevaluasi dan merencanakan kegiatan ditahun selanjutnya

3. P-CARE
a. Alur P-care:
1) Login ke alamat P-Care, setelah itu akan muncul gambar
dengan tulisan untuk memasukan ussername dan password
faskes. Ussername dan password faskes sudah dibuatkan
pada puskesmas tersebut.
2) Setelah itu akan masuk kehalaman utama P-Care.
3) Buka aplikasi P-care maka nanti akan muncul tampilan entri
pendaftaran pasien
4) Pada saat kita memilih menu entri pendaftaran pasien
makaakan tampil form seperti berikut ini

a. Sumber Data
1) BPJS
2) Untuk menulis nomor asuransi
3) Sebagai syarat membuat rujukan ke fasilitas kesehatan
yang lebih tinggi

b. Jenis Data
BPJS
c. Cara Pengolahan P-Care
1) Klik no pencarian
2) Masukan no BPJS
3) Klik cari
4) Muncul data pasien
5) Pilih poli tujuan
6) Lalu simpan

d. Laporan yang dihasilkan

1) Jumlah pesertaterdaftar
2) Daftar kunjungan peserta sakit
3) Daftar kunjungan peserta sehat
4) Daftar 10 diagnosa terbanyak
5) Daftar kegiatan kelompok
6) Tagihan non kapasitas
7) Daftar tagihan meliputi pembuatan FPK dan detail data
FPK

e. Pihak-pihak yang memenfaatkan data P-Care

1) BPJS
2) Praktek dokter

f. Langkah-langkah pengisian Form Entri data Kunjungan

Pasien adalah sebagai berikut :
1) Pilih Jenis Peserta, apakah peserta umum atau peserta
BPJS
2) Pilih Jenis Kartu Apakah No Kartu atau NIK
3) Masukan No Kartu
4) Klik Tombol Cari
5) Maka detail dari data yang kita cari otomatis akan tampil
6) Pilih jenis pelayanan
 7) Pilih Poli tujuan
8) Isi Keluhan pasien
9) Kemudian tekan simpan

4. PELAYANAN BPJS DAN UHC

1. Alur Pendaftaran BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
a. Menjadi peserta BPJS merupakan kewajiban bagi seluruh
Warga Negara Indonesia, maka dari itu bagi anda yang belum
mendaftar maka segera mendaftarkan diri dan anggota
keluarga untuk mendapatkan jaminan kesehatan dari BPJS.
Pendaftaran BPJS dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu daftar
melalui situs online atau datang langsung ke Kantor BPJS
Kesehatan dengan membawa persyaratan yang diperlukan.
Syarat daftar bpjs  yaitu : Fotocopy KK, Fotocopy KTP, Fotokopi
Buku Tabungan, Pasfoto berwarna 3×4 1 Lembar.
1) Mengisi Formulir Pendaftaran
Setelah datang ke kantor BPJS dan membawa semua
persyaratan untuk mendaftar BPJS maka anda selanjutnya
mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan. Isi formulir
dengan benar, seperti nama lengkap, tanggal lahir, alamat,
sampai memilih Faskes 1.

2) Bayar Iuran Pertama 

Setelah mengajukan pendaftaran baik Online maupun
Offline di kantor BPJS maka anda akan mendapatkan nomor
virtual account atau kode bank untuk pembayaran iuran
pertama, pembayaran iuran pertama dapat dilakukan setelah
14 hari sejak hari pendaftaran.
Pembayaran iuran BPJS bisa dilakukan melalui ATM
atau bank terdekat yang saat ini sudah bekerjasama yaitu
bank BRI, BNI dan Mandiri. Iuran yang harus dibayar sesuai
dengan kelas yang dipilih dikali dengan jumlah anggota
keluarga yang didaftarkan (jika anda mendaftarkan keluarga).
 Adapun biaya iuran peserta berdasarkan kelas yaitu
untuk kelas 1 sebesar Rp80.000 per orang perbulan, untuk
kelas 2 sebesar Rp51.000 perorang perbulan dan untuk kelas
3 sebesar Rp25.500 perorang perbulan.
Jika anda mendaftar sebagai peserta dari perusahaan
(PPU) maka besar iurannya adalah sebesar 5 persen dari gaji
pokoknya, 2 persen dibayarkan oleh yang bersangkutan dan 3
persen dibayarkan oleh perusahaan tempat pekerja bekerja.

3) Mendapat kartu BPJS Kesehatan yang berlaku di seluruh

Indonesia
Setelah membayar iuran pertama atau premi bpjs
berdasarkan kelas yang dipilih, maka nantinya akan mendapat
kartu BPJS Kesehatan yang menjadi bukti bahwa telah
terdaftar peserta JKN yang dibawa saat akan berobat.

b. Alur Pendaftaran UHC

1) Peserta datang membawa persyaratan UHC
a) FC KK
b) FC KTP
c) Materai 6000
d) Surat pengalaman kerja
e) FC rekening BNI Sehat
f) Kartu BPJS Lama (Untuk yang sudah punya BPJS
sebelumnya)
2) Petugas mengecek NIK peserta melalui aplikasi P-Care
3) Petugas memberikan formulir kepada peserta untuk diisi
a) Peserta Baru: Formulir A
b) Peserta punya BPJS dari perusahaan dan tidak aktif
karena ada tunggakan: Formulir A + B
c) Peserta memiliki BPJS dan tidak aktif karena tunggakan:
A+C
 d) Setelah formulir diisi dan ditanda tangani, kemudian
petugas mengecek apakah persyaratan sudah lengkap
atau belum
e) Setelah lengkap, formulir tersebut diserahkan ke petugas
verifikator UHC DKK Kota Semarang.

2. Assembling dan Koding sampai grouping BPJS

a. Assembling
Di Puskesmas Halmahera Assembling tidak berkaitan
dengan grouping BPJS
b. Koding
Koding di Puskesmas Halmahera dilakukan di poli,
petugas menginputkan kode penyakit pasien pada system P-care
untuk mengajukan klaim ke BPJS
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

1. Sistem Penamaan
Sistem penamaan di Puskesmas Halmahera sudah sesuai dengan
teori yaitu menggunakan nama asli pasien berdasarkan Kartu
Identitas yang dimiliki pasien, seperti: KTP, KK, SIM, Pasport.
Namun, terkadang petugas kurang lengkap dalam mengidentifikasi
identitas pasien, sehingga petugas mengalami kesulitan dalam
mencari identitas pasien bila pasien tidak membawa Kartu berobat.
Solusinya petugas mencari berdasarkan nama KK pasien tersebut.

2. Sistem Penomoran
Di Puskesmas Halmahera menggunakan sistem UNS (Unit
Numbering System) secara famliyfolder, sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, setiap KK yang
datang berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali
pasien datang ke puskesmas dan digunakan selamanya untuk
kunjungan berikutnya. Keuntungan dari sitem penomoran ini adalah
Informasi medis dapat berkesinambungan dan semua rekam medis
penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu
map/folder.Penomoran pada pasien baru menggunakan buku
pengendalia rekam medis.Selain itu, belum ada kebijakan/Protap
tentang sistem penomoran di Puskesmas Halmahera.

3. Sistem Penyimpanan
Dalam penyimpanan DRM, Puskesmas Halmahera menggunakan
sistem penyimpanan secara Family Folder.Sistem penyimpanan
 Family folder yaitu, suatu sistem penyimpanan dengan cara
menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam map Family
Folder yang didalamnya berisi DRM pasien satu kepala keluarga.
Dengan ini, sistem penyimpanan yang ada di Puskesmas Halmahera
sudah sesuai dengan apa yang ada di teori. Hal itu dikarenakan
menurut teori sistem penyimpanan yang baik adalah sistem
penyimpanan secara sentralisasi, dengan menggunakan
penyimpanan secara Sentralisasi data dan informasi hasil-hasil
pelayanan dapat berkesinambungan.

4. Sistem Penjajaran
Pada Puskesmas Halmahera menerapkan metode nomor
langsung Straight Numerical Filing (SNF) yaitu suatu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak dengan
mensejajarkan berkas dokumen rekam medis secara berurutan
sesuai dengan urutan nomor rekam medisnya baik DRM dalam
wilayah maupun DRM luar wilayah.Belum ada kebijakan/protap
mengenai sistem penjajaran di Puskesmas Halmahera.

5. Unit Rekam Medis

a. Loket Pendaftaran
Petugas loket pendaftaran telah melaksanakan tugas
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

b. Filing
Petugas filing telah melaksanakan tugas sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya masing-masing.Namun, petugas
terkadang salah dalam mengambil DRM karena terdapat duplikasi
nomor Rekam Medis.

6. Alur Prosedur Rekam Medis

a. Pendaftaran Pasien
 Pendaftaran pasien di Puskesmas Halmahera tidak lagi
menggunakan KIUP karena sudah menggunakan SIMPUS,
sehingga semua data langsung di input dan disimpan di komputer.
Jika pasien yang tidak membawa kartu berobat maka akan
diwawancarai identitas pasien dan alamat pasien setelah itu
dicarikan pada SIMPUS. Sering terjadi penumpukan DRM salah
satu faktornya adalah petugas harus teliti dalam menentukan
warna resep dan menulis identitas pada resep obat.Pendaftaran
pasien di Puskesmas Halmahera telah memiliki SOP sebagai
pedoman pelayanan pendaftaran pasien.

b. Filing
Pengambilan DRM di bagian Filing Puskesmas Halmahera
tidak menggunakan tracer sehingga petugas kesulitan dalam
pelacakan DRM apabila DRM tersebut tidak
ditemukan.Pengembalian DRM juga tidak dicek apakah sudah
lengkap DRM yang dikembalikan. Pengendalian DRM yang masih
kurang ini dapat menghambat proses pendaftaran apabila pasien
tersebut berobat.

7. Evaluasi Standar Mutu Pelayanan Pendaftaran

Dari standar yang dibuat masih ada langkah-langkah atau proses
yang dihilangkan karena bukan proses dari petugas pendaftaran yaitu
pasien datang ke loket pendaftaran bukan merupakan proses dari
petugas pendaftaran.

Berdasarkan tingkat kepatuhan petugas pendaftran kepada SOP

didapat 100% atau petugas sudah melakukan alur prosedur sesuai
SOP.
8. Analisa Koding di Puskesmas Halmahera
Di Puskesmas Halmahera tidak ada petugas khusus untuk koding,
semua pelaksanaan koding dilaksanakan oleh dokter atau perawat di
masing-masing ruang perawatan.Dari hasil analisa koding 30 kasus,
pelaksanaan koding belum sesuai dengan teori yang ada di ICD-10
dan ICD-9 karena tidak menggunakan kode akhir atau kode
keempat.Selain itu dokter yang merawat tidak menuliskan diagnosa
pasien secara lengkap pada DRM, hanya menulis kode ICD 10.

9. Manajemen Risiko di Pendaftaran dan Filing

a. Resiko di Pendaftaran dan Filing
1) Kelelahan mata pada petugas pendaftaran rawat jalan karena
sering melihat layar komputer
2) Suhu panas di bagian pendaftaran menyebabkan petugas
kurang nyaman dalam melakukan tugasnya
3) Banyaknya dokumen yang disimpan terlalu lama dan berdebu
dapat menyebabkan gangguan ISPA dan dermatitis
4) Jarak antar rak yang kurang lebar menyebabkan petugas
kurang nyaman dalam melaksanakan tugasnya

b. Upaya yang dilakukan untuk mengurangi resiko

1) Penempatan komputer yang tepat (jarak visual, ketinggian
dsb)
2) Menyediakan kipas angin dan ventilasi yang cukup
3) Menggunakan masker dan hand-spoon.
4) Mengatur jarak antar rak filing
 10. Teknologi Informasi
Di puskesmas Halmahera menggunakan roled-based acces
control setiap komputer memiliki user dan password yang berbeda
setiap ruang nya sehingga kemanan data dapat terjaga dengan baik.
Puskesmas Halmahera juga memiliki genset untuk membangkitkan
listrik ketika listrik padam, namun penggunaannya belum optimal
karena genset tidak kuat untuk menunjang pelayanan puskemas
ketika listrik padam, tetapi komputer pelayanan pasien tetap menyala
untuk mencegah penumpukan pasien, sehingga petugas harus
mematikan beberapa aliran listrik yang ada di puskesmas terlebih
dahulu, contoh AC, kipas angin, tv, dispenser.

B. SIMPUS (Sistem Informasi Puskesmas)

C. Penggunaan SIMPUS di loket pendaftaran kurang optimal,
petugas terkadang kurang lengkap dalam mengidentifikasi pasien sehingga
informasi yang dihasilkan SIMPUS menjadi kurang akurat. Pencatatan beberapa
identitas pasien, seperti nama, alamat, nama KK, tidak sesuai dengan kartu
identitas pasien sehingga petugas mengalami kesulitan mencari pasien apabila
pasien tersebut tidak membawa kartu berobat.

C. SP3 ONLINE
D. SP3 ONLINE adalah salah satu media penyampaian pelaporan
kegiatan puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kota (DKK) secara online melalu
SP3 ONLINE di harapkan dapat terjalin komunikasi pelaporan secara cepat dan
efisien sehingga proses analisa data dapat dilakukan sesegera mungkin oleh
pemegang program di Dinas Kesehatan untuk menciptakan proses pengambilan
keputusan terhadap penangan kasus-kasus kesehatan dapat dilaksanakan
secara maksimal.
Tata cara pengisian SP3 ONLINE:
1. Input data SP3 sesuai dengan form – form yang tersedia, berdasarkan
tanggal pelaporan yang akan di entry
2. Lakukan penyimpanan dengan cara klik tombol simpan
 3. Apabila ada perbaikan data laporan, lakukan penambah atau
pengurangan terhadap data laporan yang telah di entry sesuai dengan
perubahannya.
4. Lakukan penyimpanan dengan cara klik tombol simpan

D. P-CARE
Jenis pelayanan dan rujukan untuk peserta BPJS
a. Jenis Pelayanan untuk peserta BPJS di Puskesmas Halmahera
adalah sebagai berikut:
1) Poli Umum
2) Poli Gigi
3) Poli Kesehatan Ibu dan Anak
b. Cara pembuatan rujukan dari Puskesmas Halmahera adalah sebagai
berikut :
1) Login ke sistem primary care BPJS dengan user dan password
yang dimiliki Puskesmas Halmahera.
2) Pilih menu entri data kemudian pilih pelayanan pasien.
3) Lalu cari data pasien menggunakan nomor BPJS pasien.
4) Setelah data pasien yang dimaksud muncul, masukkan diagnose
dan data sosial pasien (tinggi badan, berat badan, tekanan darah,
respiratory rate, dan heart rate).
5) Kemudian pilih rumah sakit dan poli yang tersedia dan disetujui
pasien, lalu simpan.
6) Jika sudah tersimpan, cetak rujukan dan berikan stempel serta
tanda tangan dokter pada tempat yang tersedia.
7) Rujukan sudah dapat digunakan pasien di rumah sakit yang dituju.

Dalam pelaksanaannya membuat rujukan akan dikerjakan perawat

dipoli saat pasien diperiksa oleh dokter. Sehingga pasien keluar poli
sudah membawa surat rujukan dari dokter, hal ini dilakukan untuk
mempersingkat waktu pelayanan agar pasien tidak lama menunggu lalu
dimintakan stempel.
E. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan serta pengamatan
yang telah dilaksanakan di Puskesmas Halmahera telah dihasilkan data-
data sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Puskesmas
Halmahera terdapat permasalahan sebagai berikut :
a. Tidak adanya pengendalian nomor Rekam Medis menggunakan
komputerisasi
b. Masih ditemukan misfile
c. Belum ada SOP/ Protap yang mengatur tentang semua pelayanan
di Filing yang dapat digunakan sebagai pedoman

2. Berdasarkan masalah diatas, penulis mengambil permasalahan

tentang duplikasi nomor Rekam Medis di Puskesmas Halmahera.

3. Analisis 5M
a. Man
Berdasarkan teori, Man adalah petugas yang melakukan
kegiatan pengelolaan dan keamanan dokumen rekam medis.Di
Puskesmas Halmahera terdapat 4 petugas. 3 petugas sama sekali
belum pernah mendapatkan pelatihan tentang rekam medis,
bahkan hanya 1 petugas merupakan lulusan D3 Rekam Medis,
sehingga petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang
rekam medis hanya memiliki pengetahuan tentang rekam medis
dasar seperti mengambil dan mengembalikan DRM.

b. Material
Dari hasil pengamatan di Puskesmas Halmahera pengendalian
nomor Rekam Medis masih menggunakan buku catatan nomor
Rekam Medis, belum menggunakan komputerisasi.

c. Methods
Di Puskesmas Halmahera belum ada SOP/ Protap yang
mengatur tentang penggunaan nomor Rekam Medis pasien baru
 sehingga petugas sering lalai terhadap penggunaan buku
pengendalian nomor Rekam Medis. Di Puskesmas Halmahera
masih ada kejadian duplikasi nomor rekam medis, yang dimana
satu nomor rekam medis dipunyai dua map dengan nama KK yang
berbeda.

d. Machine
Pengendalian nomor Rekam Medis di Puskesmas Halmahera
belum menggunakan komputerisasi, masih menggunakan buku
pengendalian nomor Rekam Medis. Ketidaktelitian petugas dalam
pengisian informasi di buku pengendalian nomor Rekam Medis
menyebabkan terjadinya duplikasi nomor Rekam Medis.

e. Money
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk
mencapai pelaksanaan suatu sistem di Puskesmas agar
terciptanya pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang
diharapkan pasien. Apabila dana di puskesmas tidak memenuhi
dalam pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya duplikasi
nomor Rekam Medis semakin tinggi. Begitu pula sebaliknya.Jika
petugas membutuhkan barang, petugas membuat laporan dan
melaporkannya kepada petugas pengadaan.
Beberapa masalah yang terjadi di unit Rekam Medis Puskesmas
Halmahera yaitu terjadinya duplikasi nomor Rekam Medis pada
unit filing.duplikasi nomor Rekam Medis terjadi karena beberapa
hal, antara lain karakteristik dari petugas yang berbeda-beda,
karakteristik tersebut yaitu pengetahuan petugas tentang sistem
penomoran di Filing. Dari hasil pengamatan penulis mengamati
bahwa pengendalian nomor Rekam Medis masih menggunakan
buku, sehingga menyebabkan terjadinya penomoran ganda, di
Puskesmas Halmahera tedapat beberapa family Folder yang
mempunyai nomer sama.

4. Penyebab masalah berdasarkan 5M

 a. Petugas sama sekali belum pernah mendapatkan pelatihan
tentang Rekam Medis
b. Pengendalian nomor Rekam Medis masih menggunakan buku
catatan nomor Rekam Medis, belum menggunakan komputerisasi
c. Di Puskesmas Halmahera belum ada SOP/ Protap yang mengatur
tentang penggunaan nomor Rekam Medis yang dapat digunakan
sebagai pedoman
d. Tidak ada pengadaan untuk pengendalian nomor Rekam Medis
menggunakan komputerisasi

F. Solusi dan Langkah Pemecahan Masalah

1. Pengendalian nomor Rekam Medis secara elektronik
Berdasarkan hasil observasi di Puskesmas Halmahera pengendalian
nomor Rekam Medis masih menggunakan buku pengendalian nomor
Rekam Medis sehingga masih terjadi duplikasi nomor Rekam Medis.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah perlu adanya pengendalian
nomor rekam medis secara komputerisasi untuk meminimalisir
terjadinya duplikasi nomor Rekam Medis

2. Pembuatan SOP/ Protap tentang pengendalian nomor Rekam Medis

Standar operasional prosedur adalah pedoman standar operasinal
dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang
terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.Monitoring dan evalusai
berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi kualitas,
kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus.
Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam
siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal.

BAB IV

KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan selama magang di Puskesmas
Halmahera yang dilaksanakan pada tanggal 24 Februari sampai tanggal
24 Maret 2020 didapatkan kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Penamaan harus nama asli pasien sendiri yang sesuai
dengan KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku.
2. Sistem penomoran Unit Numbering System (UNS)
3. Penyimpanan DRM menggunakan sistem penyimpanan secara family
folder
4. Sistem penjajaran SNF (Serial Numeric Filing) baik dokumen rekam
medis dalam wilayah maupun dokumen rekam medis luar wilayah
5. Unit Rekam Medis hanya loket pendaftaran dan penyimpanan (Filing)
6. Pendaftaran pasien tidak lagi menggunakan KIUP karena sudah
menggunakan SIMPUS, sehingga semua data langsung di input dan
disimpan di komputer
7. Pemberian nomor rekam medis secara manual mengakibatkan
terjadinya satu nomor untuk beberapa kepala keluarga
8. Puskesmas sudah menggunakan Simpus, P-care dan SP3 Online
untuk menunjang pelayanan.
9. Pelaksanaan koding belum sesuai teori ICD 10 dimana petugas tidak
mencantumkan karakter keempat untuk kespesifikan diagnosa

B. Saran
1. Membuat SOP/Protap pengendalian DRM di Filing, seperti
peminjaman, pengembalian, retensi.
2. Pengadaan tracer,buku ekspedisi, buku bon pinjam, untuk
mengurangi tingkat kejadian missfile.
3. Dilakukan retensi untuk mengurangi beban rak dan mengembalikan
kapasitas rak.
4. Menambah pelatihan petugas tentang rekam medis