LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG)

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

PUSKESMAS HALMAHERA SEMARANG TAHUN 2020

Disusun Oleh :

VIDA CANDRA PUSPITA DEWI

D22.2017.02057

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2020

KETERANGAN PELAKSANAAN
 PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG)

Mahasiswa tersebut dibawah ini :

Nama : Vida Candra Puspita Dewi

Nim : D22.2017.02057

D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Udinus

Telah melaksanaan Praktik Kerja Lapangan (Magang)

Tentang Kesalahan Petugas Pada Saat Mengidentifikasi Pasien Pada

Penggunaan Simpus Diruang Pendaftaran Puskesmas Halmahera Tahun 2020

Mulai tanggal 24 Februai sampai dengan 24 Maret 2020

Di Puskesmas Halmahera Semarang

jl. Halmahera Raya No.38, Karangtempel

Kota Semarang

Pembimbing Lahan Praktik Kerja Lapangan (Magang)

(.........................................................)
 HALAMAN PENGESEHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (MAGANG)

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TENTANG KESALAHAN PETUGAS DALAM PENGGUNAAN APLIKASI

SIMPUS UNTUK PENDAFTARAN PASIEN PUSKESMAS HALMAHERA
TAHUN 2020

Disusun oleh :

VIDA CANDRA PUSPITA DEWI

D22.2017.02047

Telah disetujui

Hari :............................................................................

Tanggal :............................................................................

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

(......................................) (......................................)

Penguji Akademik

(......................................)
BUKTI PENYERAHAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan (Magang) telah diserahkan kepada

Nama Instansi : Puskesmas Halmahera Semarang

Alamat :

Kota :

Pada

Hari :

Tanggal :

Yang menerima,

(......................................)
 KATA PENGANTAR

Asalamualaikum Wr.Wb

Alhamdulillah, atas kehendak Allah Yang Maha Esa, Laporan Praktik Kerja
Lapangan (Magang) Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan tahun
2020 ini telah selesai dan tidak melebihi batas waktu yang telah ditentukan

Laporan ini dapat terselesaikan atas dorongan dan bimbingan dari berbagai
pihak. Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu pada
proses penulisan laporan ini antara lain :

1. Heri Taviyanto, SH yang telah mengijinkan kami untuk melakukan Praktik

Kerja Lapangan di Puskesmas Halmahera
2. Tiara Fani M.Kes selaku pembimbing akademik Universitas Dian
Nuswantoro Semarang yang telah membimbing pembuatan laporan Praktik
Kerja Lapangan.
3. Octa Bayu Adhi D P Amd, PK selaku pembimbing lapangan yang telah
membimbing proses Praktik Kerja Lapangan di Puskesmas Halmahera.
4. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah
membantu dan mendukung dalam pembuatan laporan Praktik Kerja
Lapangan.

Demikian laporan ini kami sajikan. Kritik, saran, serta pertanyaan sangat
kami harapkan sebagai dasar peningkatan mutu laporan berikutnya.

Wassalamualaikum Wr.Wb
 BAB I

GAMBARAN PUSKESMAS

A. Gambaran Umum Institusi

1. Kondisi Lokasi Dan Situasi Di Wilayah Kerja Puskesmas

Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan
yang umum dan akrab bagi masyarakat selain rumah sakit.
Puskesmas menjadi alternatif pilihan masyarakat untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan karena biayanya yang relatif lebih murah
dibandingkan sarana pelayanan kesehatan lain.
Puskesmas Halmahera sebagai salah satu Puskesmas yang
berada di Kecamatan Semarang Timur, dan Puskesmas ini berlokasi
di jl. Halmahera Raya No.38, Karangtempel dengan luas wilayah
kerja 3.11 KM² dan jumlah penduduk, yang mempunyai wilayah kerja
4 kelurahan yaitu :
1. Kelurahan Karangturi
2. Kelurahan Karangtempel
3. Kelurahan Rejosari
4. Kelurahan Sarirejo

Dengan batas wilayah kerja :

1) Bagian Utara : Kelurahan Bugangan dan Kelurahan Kebon Agung

2) Bagian Selatan : Kecamatan Semarang Selatan
3) Bagian Barat : Kecamatan Semarang Tengah
4) Bagian Timur : Kecamatan Gayamsari
 Letak Puskesmas ini sangat strategis dan mudah dijangkau
dengan kendaraan umum karena berada di tepi jalan raya dan rumah
sakit terdekat dapat ditempuh dalam waktu 10-15 menit. Sebagai Unit
Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan, puskesmas Halmahera
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di
wilayah kerjanya yaitu Kecamatan Semarang Timur.
Puskesmas Halmahera memberikan pelayanan kepada pasien
selama  6 hari dalam satu minggu, dengan pembagian jam kerja
sebagai berikut :
a. Jam pendaftaran
1) Senin - Kamis (07.00-16.00 WIB)
2) Jumat (07.00 – 14.00 WIB)
3) Sabtu (07.00 – 11.00 WIB)
b. Jam pelayanan
1) Senin - Kamis (07.00-17.00 WIB)
2) Jumat (07.00 – 15.00 WIB)
3) Sabtu (07.00 – 12.00 WIB)

2. Pelayanan Kesehatan Puskesmas

a. Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)

1) UGD 24 Jam
2) Rawat Inap 24 Jam
3) Persalinan 24 Jam
4) Pelayanan Kesehatan Umum
5) Pelayanan Kesehatan Mtbs
6) Pelayanan Kesehatan Gigi
7) Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak, & Kb
8) Pelayanan Kesehatan Jiwa
9) Pelayanan Kesehatan Tbc & Kusta
10) Pelayanan Hiv, Ims, & Pdp (Pelayanan Dukungan
Pengobatan)
11) Pelayanan Laboratorium
12) Pelayanan Kefarmasian
13) Pelayanan Gizi
14) Pelayanan Kesehatan Lingkungan
15) Pelayanan Konsultasi Remaja
16) Pelayanan Iva & Krioterapi
b. Upaya Kesehatana Masyaraat (UKM)

1) Posyandu Balita
 2) Posyandu Lansia
3) Posbindu
4) Penyuluhan Kesehatan
5) Kelas Ibu Hamil
6) Pemeriksaan & Pengobatan Suspek Tb
7) Pemeriksaan & Pengobatan Kusta
8) Pemeriksaan & Pengobatan Hiv / Aids
9) Inspeksi Sanitasi
10) Pembinaan Sanitasi
11) Konsultasi Sanitasi
12) Surveilance
13) Pembinaan & Pengembangan Kelurahan Siaga
14) Perkesmas
15) Pemantauan Jentik Berkala (Pjb)
16) Fogging
c. Pelayanan Universal Health Coverage (UHC)
Per 1 November 2017  Pemerintah melalui Dinas
Kesehatan Kota Semarang telah mencanangkan program
Universal Health Coverage / UHC yaitu jaminan kesehatan bagi
seluruh warga Kota Semarang untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) dan
pelayanan di Rumah Sakit kelas 3 yang dikelola oleh BPJS
Kesehatan.

Syaratnya adalah:

a) Penduduk Kota Semarang yang dibuktikan foto copy KTP

dan Kartu Keluarga dengan domisili minimal 6 bulan domisili
b) Belum mempunyai kartu Jaminan Kesehatan Nasional /
Kartu Indonesia Sehat (JKN – KIS)
c) Atau peserta BPJS Mandiri kelas 1 dan 2 yang menunggak
iuran 3 bulan
d) atau Peserta BPJS Mandiri kelas 3 yang menunggak iuran 1
bulan
B. Gambaran Unit Rekam Medis
1. Struktur Organisasi Ruang Rekam Medis

2. Visi, Misi, Motto, Janji Layanan dan Nilai-nilai Puskesmas Halmahera

a. Visi
Menjadikan Puskesmas Unggulan dengan pelayanan
kesehatan yang bermutu dan profesional menuju masyarakat
mandiri untuk hidup sehat.
b. Misi
1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, mudah,
cepat, dan tepat.
2) Meningkatkan peran serta dan pemberdayaan masyarakat
untuk hidup sehat.
3) Meningatkan kerjasama lintas sektoral
c. Motto
 Tiada hari tanpa pelayanan prima.

d. Janji Layanan
Memberikan yang terbaik.
e. Nilai – nilai
“Hebat Oke”
1) Humanis
2) Empati
3) Berani
4) Akuntabilitas
5) Tanggap
6) Optimis
7) Kemitraan
8) Edukasi
 BAB II

HASIL PENGAMATAN

A. Pengelolaan Rekam Medis

1. Tugas pokok dan fungsi

a. Pendaftaran
1) Pendaftaran Offline :

a) Petugas pendaftaran memanggil nomor antrian pasien

dengan mendahulukan pasien lansia, untuk loket 1 yaitu
antrian pasien Lansia antrian pasien Balita dan Ibu hamil
dan loket 2 yaitu antrian pasien Umum dan Gigi.
b) Petugas memanggil nomor antrian sebanyak 2x.
c) Petugas menanyakan kepada pasien sudah pernah
berkunjung ke puskesmas atau belum.
d) Petugas menanyakan syarat pendaftaran berupa
KK/KTP/KIS
e) Petugas mencocokan kevalidan data pasien di SIMPUS
dengan kartu identitas yang dibawa pasien.
f) Petugas menanyakan keluhan utamanya guna
memudahkan mengarahkan pasien ke ruang
pemeriksaan yang sesuai.
g) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk maka
petugas memberikan masker kepada pasien untuk
dipakai.
 2) Pendaftaran Online ( Pustaka)

Pendaftaran Pustaka adalah pendaftaran pasien rawat

jalan dengan menggunakan fasilitas Whatsapp/SMS melalui
nomor yang sudah ditentukan.

a) Pada saat pasien mendaftar Pustaka

(1) Petugas menerima pesan berupa SMS atau
whatsapp dari pasien yang akan mendaftar
melalui Pustaka.
(2) Petugas memberi balasan berupa format
Pustaka untuk di isi pasien yang akan mendaftar
sebagai berikut :
NIK#No.KartuBerobat#Nama#TanggalLahir#Alamat
#Ruang Pemeriksaan yang dituju#Tanggal
Kunjungan#Keluhan#Cara Bayar
(3) Setelah pasien mengisi format Pustaka petugas,
memberi jawaban berupa nomor antrian ke ruang
pemeriksaan yang akan dituju dan memberi
estimasi pelayanan agar pasien datang tepat
waktu.
b) Pada saat pasien sudah datang di Puskesmas dan
akan melalukan daftar ulang.
Pasien datang ke Petugas pendaftaran untuk
verifikasi bahwa pasien tersebut sudah melakukan
pendaftaran melalui Pustaka dengan menunjukkan
bukti SMS ataupun whatsapp. Petugas
Mempersilahkan pasien menuju Poli yang dituju.

b. Assembling
Di Puskesmas Halmahera tidak adanya bagian
assembling karena sudah menggunakan paperless.
c. Koding
Koding dilakukan langsung oleh dokter setelah pasien
tersebut mendapatkan anamnesa di meja Askep. Setelah dokter
mengisi kode diagnosa lalu dokter menigisi resep di SIMPUS.

d. Filling
Berdasarkan observasi wawancara kepada petugas filing di
Puskesmas Halmahera untuk sekarang ini di Puskesmas
Halmahera sudah menggunakan sistem Rekam Medis Eletronik
dan sudah paperless yaitu kebijakan untuk mengurangi
pemakaian kertas dalam kegiatan administrasi. Maka petugas
tidak perlu mencari DRM dan mengantarkan DRM ke poli – poli
kecuali untuk pasien baru karena pasien baru belum memiliki
arsip di puskesmas. Dan apabila pasien diberikan tindakan maka
untuk formulir informed consent masih diarsipkan di DRM pasien
sesuai dengan nomor family folder.
1) Formulir yang digunakan
Formulir-formulir yang digunakan di bagian Loket
Pendaftaran, sebagai berikut:
a) Formulir rekam medik
b) Kartu Berobat
c) Resep
d) Pengkajian awal klinis
e) Buku kendali nomor rekam medis
f) Buku Ekspedisi Rekam Medis Rawat Inap dan Rawat
Bersalin
2. Alur dan prosedur rekam medis
a. Alur pendaftaran pasien

1) Pasien datang mengambil nomor antrian yang sudah

tersedia (umum/gigi, balita/KIA, lansia)
2) Pasien menunggu sampai nomor antrian dipanggil.

3) Petugas pendaftaran memanggil nomor antrian pasien

didahlukan oleh pasien lansia, petugas memanggil nomor
antrian sebanyak 2 kali.
4) Menanyakan kepada pasien, apakah sudah pernah berobat
atau belum. Apabila belum berarti pasien baru dan bila
sudah berarti pasien lama.
5) Pelayanan kepada pasien baru (belum pernah berkunjung)
meliputi:
a) Petugas meminta identitas pasien secara lengkap
(KTP/ KK/ KIS/ Kartu BPJS (bagi yang memiliki)).
b) Petugas memastikan identitas pasien yang akan
berobat.
c) Menanyakan keluhan utama pasien guna
memudahkan mengarahkan pasien pada poliklinik/
BP yang sesuai.
d) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih
dari 7 hari maka petugas memberikan masker
kepada pasien untuk dipakai.
e) Petugas mengentri data pasien di SIMPUS (Sistem
Informasi dan Manajemen Puskesmas) yang sudah
terbridging dengan Pcare (apabila pasien BPJS)
f) Petugas memberikan nomor antrian ruang dan
mengarahkan pasien yang sudah selesai
melakukan pendaftaran di ruang pemeriksaan yang
dituju.
6) Pelayanan kepada pasien lama, meliputi:
a) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau
tidak.
b) Menanyakan syarat pendaftaran yaitu KTP/ KK/
KIS, Kartu BPJS (bagi yang memiliki)
c) Menanyakan keluhan utama pasien guna
memudahkan mengarahkan pasien pada poliklinik/
BP yang sesuai.
d) Jika ada keluhan pasien dengan sakit batuk lebih
dari 7 hari maka petugas memberikan masker
kepada pasien untuk dipakai.
e) Bila membawa KIB, petugas mencari nomor rekam
medis pasien tersebut berdasarkan nama / identitas
pasien melalui sistem
 f) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama
dan alamatnya untuk dicari nomor rekam medis
pada sistem komputer.
g) Petugas mengentri data pasien di SIMPUS (Sistem
Informasi dan Manajemen Puskesmas) yang sudah
terbridging dengan Pcare (apabila pasien BPJS)
h) Petugas memberikan nomor antrian sesuai ruang
pemeriksaan yang dituju dan mengarahkan pasien
yang sudah selesai melakukan pendaftaran ke
ruang pemeriksaan yang dituju.
7) Mempersilahkan pasien membayar di kasir untuk
pasien umum dan yang tidak ber KTP Semarang.
8) Pelayanan bagi pasien asuransi sesuai dengan
peraturan dan prosedur asuransi sebagai penanggung
biaya pelayanan kesehatan.

b. Alur dan prosedur di filing

Petugas filing di Puskesmas Halmahera untuk sekarang ini
sudah menggunakan sistem Rekam Medis Eletronik dan sudah
paperless yaitu kebijakan untuk mengurangi pemakaian kertas
dalam kegiatan administrasi. Maka petugas tidak perlu mencari
DRM dan mengantarkan DRM ke poli – poli kecuali untuk pasien
TB dan HIV. Namun setiap pasien yang akan dilakukan tindakan
harus mengisi inform consent terlebih dahulu setelah dilakukan
pemeriksaan, inform consent tersebut dikembalikan ke rekam
medis untuk di filling sesuai dengan nomor rekam medis family
folder.

1. Sistem-sistem setiap alur rekam medis

a. Pendaftaran
1) Sistem Penomoran
System penomoran yang digunakan di Puskesmas
Halmahera menggunakan Unit Numbering System dimana 1
 nomor rekam medis digunakan untuk 1 keluarga. Nomor
rekam medis terdiri dari 6 digit nomor dengan ketentuan
sebagai berikut :

00 123456 00

Kode Wilayah Nomor Rekam Medis Kode Keluarga

Keterangan :
a) Kode Wilayah
Kode wilayah yang digunakan di Puskesmas Halmahera
terdapat 2 jenis yaitu :
00 : Kode dalam wilayah (Karangturi, Karangtempel,
Rejosari, dan Sarirejo)
90 : kode luar wilayah
b) Nomor Rekam Medis
Terdiri dari 6 digit angka dengan pemberian nomor
langsung atau Straight Numerical Filing
c) Kode Keluarga
Kode keluarga terdiri dari 2 digit angka dengan ketentuan
sebagai berikut :
00 : Kepala keluarga
01 : Istri
02 : Anak pertama
03 : Anak kedua, dst.
System penomoran untuk pasien baru baik pasien yang
masuk ke dalam wilayah maupun luar wilayah masih
dilakukan secara manual dengan mengentrykan nomor
rekam medis ke SIMPUS. Untuk meminimalisir terjadinya
nomor ganda pada pasien baru maka sebelum
mengentrykan nomor petugas pendaftaran akan mencatat
nomor rekam medis di buku kendali nomor rekam medis
yang dibedakan menjadi dalam wilayah dan luar wilayah.
.
2) Penamaan
 System penamaan pasien di Puskesmas Halmahera
yaitu dengan menuliskan nama lengkap sesuai dengan kartu
identitas pasien menggunakan huruf capital tanpa diberi
keterangan Bp, Ny, dan An. Untuk penamaan pada bayi,
apabila bayi belum diberi nama maka masih diberi
keterangan By. Ny. jika sudah diberi nama maka yang
dituliskan hanya nama bayi tanpa keterangan By.

3) Antrian
Sistem nomor antrian pada Puskesmas Halmahera
adalah pasien yang datang terlebih dahulu mendapat
pelayanan lebih dulu juga sesuai dengan urutan nomor
antrian untuk mempermudah pelayanan rekam medis di
bagian pendaftaran Puskesmas Halmahera. Pada loket
pendaftaran terdapat nomor antrian 2 lembar nomor antrian,
yang pertama lembar untuk nomor antrian di pendaftran dan
yang ke dua untuk nomor antrian di ruang pemeriksaan
poliklinik yang dituju dan di puskesmas Halmahera sudah
terdapat pendaftaran online PUSTAKA.

b. Filing
1) Sistem penjajaran
Pada Puskesmas Halmahera menerapkan metode
nomor langsung Straight Numerical Filing (SNF) yaitu suatu
sistem penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak
dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis
secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam
medisnya baik DRM dalam wilayah maupun DRM luar
wilayah, untuk DRM dalam wilayah menggunakan map DRM
berwarna bening, sedangkan untuk DRM luar wilayah
menggunakan map berwarna biru dan pada nomor Rekam
Medisnya di angka depan terdapat angka 9 yang berarti
DRM tersebut adalah DRM luar wilayah, penyimpanan DRM
luar wilayah tidak digabung dengan DRM dalam wilayah,
 DRM luar wilayah memiliki rak sendiri untuk menyimpan
DRM.

2) Sistem penyimpanan
Dalam penyimpanan DRM, Puskesmas Halmahera
menggunakan sistem penyimpanan secara Family
Folder.Sistem penyimpanan Family folder yaitu, suatu
sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir
rekam medis milik pasien kedalam map Family Folder yang
didalamnya berisi DRM pasien satu kepala keluarga.
Dokumen rekam medis yang disimpan kedalam rak
penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri
sejajar satu dengan yang lain. Dengan menggunakan
sistem ini, para petugas tidak terlalu sulit untuk mencari
DRM pasien yang berkunjung. Dapat mempermudah dan
mempercepat pelayanan pasien.

3) Retensi
Di Puskesmas Halmahera sudah dilakukan retensi pada
tahun 2019

4) Pemusnahan
Di Puskesmas Halmahera sudah pernah dilakukan
pemusnahan untuk DRM inaktif pada Tahun 2019.

5) Koding & Indeksing

Di Puskesmas Halmahera pelaksaan koding
dilaksanakan oleh dokter atau apabila ada kesulitan
diserahkan ke petugas rekam medis.

6) Assembling
Di Puskesmas Halmahera tidak adanya bagian
assembling karena sudah menggunakan paperless.
2. Standar mutu pelayanan Rekam Medis
Berdasarkan observasi di Puskesmas Halmahera terdapat SOP
tentang pendaftaran. Dari SOP tersebut dibuat standar tentang
pendaftaran, standar terlampir

3. Evaluasi kepatuhan dan kinerja pendaftaran

Berdasarkan hasil observasi di Pusskesmas Halmahera tentang
kepatuhan dan kinerja petugas pendaftaran didapat sebagai berikut
Table 2.1 kepatuhan dan kinerja pendaftaran

No Pengamatan Hasil Keterangan

1 Kepatuhan 30 Kepatuhaan petugas
x 100 %=100 %
30 pendaftaran terhadap
SOP adalah 100%
2 Ketidak patuhan 0 Ketidakpatuhaan
x 100 %=0 %
30 petugas pendaftaran
terhadap SOP adalah
0%

4. Analisa koding di Puskesmas Halmahera

Berdasarkan analisa koding 30 DRM di Puskesmas Halmahera
didapat :
Table 2.2 analisa koding

No Pengamatan Hasil Keterangan

1 Keakuratan 30 Berdasarkan analisa
x 100 %=100 %
30 koding 30 DRM didapat
30 koding akurat atau
100%
2 Ketidak 0 Berdasarkan analisa
x 100 %=0 %
akuratan 30 koding 30 DRM didapat
0 koding tidak akurat
atau 0%
5. Manajemen dan pengelolaan kebutuhan sarana rak filing dan aspek
pemeliharaan
a. Pengelolaan sarana bagian filing
1) Tipe rak filing yang digunakan di puskesmas Halmahera
adalah rak besi dan rak roll o pack
2) Bahan rak filing yang digunakan terbuat dari bahan
besi/statis
3) Tata letak rak penyimpanan
a) Ruang penyimpanan dengan ketinggian atap kurang
lebih 300 cm
b) Tidak ada jarak dari rak filing ke tembok
c) Jarak antar baris rak yang satu dan yang lain 80 cm

4) Analisa desain rak filing rawat jalan dan rawat inap

berdasarkan antropometri
Table 2.3 ukuran rak

No Bagian dimensi Bagian

sarana antropometri/ DRM

1. Tinggi rak 215 cm

2. Panjang rak 242 cm

3. Lebar rak 100 cm

4. Tinggi sub rak 42 cm

5. Lebar sub rak 40 cm

6. Panjang sub rak 100 cm

7. Jarak antar rak 74 cm

5) Desain dokumen rekam medis di Puskesmas Halmahera

berbentuk landscape dengan ukuran sebagai berikut .

Tabel 2.4 ukuran DRM

No Desain DRM Ukuran

 1. Panjang DRM 35 cm

2. Lebar DRM 24 cm

3. Rata-rata tebal DRM 1 cm

6) Dimensi rak filing di puskesmas Halmahera

Jenis rak : rak roll o pack dan rak besi
Jumlah rak :3
Panjang subrak : 100 cm
Jumlah subrak :8

7) Ekspansi dan Retensi DRM

Ekspansi = 0.15
Jumlah DRM yang di retensi = 2.500

8) Panjang pengarsipan tersedia

Panjang subrak x jumlah subrak
100 x 8 = 800 cm²
9) Panjang pengarsipan dibutuhkan
(Jumlah DRM – Jumlah Retensi) x (Tebal DRM + Jumlah
Ekspansi)
= (8.236 - 2.500) x (1 + 0,15)
= 5.736 x 1,15
= 6.596,4 cm²
10) Kebutuhan rak filing
PP dibutuhkan : PP tersedia
= 6.596,4 : 800
= 8,2
 = 8 rak
Menurut hasil perhitungan rak, kebutuhan rak filing
berjumlah 8 rak, lalu berdasarkan hasil observasi jumlah rak
filing berjumlah 8 rak jadi di ruang filling tidak membutuhkan
penambahan rak.

11) Aspek pemeliharaan DRM (Paper dan Elektronik)

a) Aspek pemeliharaan DRM paper meliputi suhu ruangan
harus ideal, tidak terlalu panas dan tidak terlalu dingin
untuk menjaga suhu ruangan tetap ideal agar DRM
tetap terjaga dan terhindar dari jamur, selain itu ruangan
filing harus tetap bersih agar DRM tidak berdebu.
b) Aspek pemeliharaan DRM Elektronik meliputi perawatan
software yang ada di komputer filing meliputi backup
data dan pencegahan virus pada komputer agar data
yang ada di komputer tidak hilang.

6. Konsep Manajemen Risiko di Pendaftaran dan Filing

Tabel 2.6 manajemen resiko di pendaftaran dan filing

No Pekerjaan Resiko Pengendalian

1. Pendaftaran a. Kelelahan a. Penempatan komputer
mata yang tepat (jarak
b. Tension neck visual, ketinggian dsb)
c. Carpal tunnel b. Istirahat sambil
gerakkan leher.
c. Posisi jari sejajar
 keyboard
2 Penyimpanan a. Gangguan a. Pengaturan jarak antar
ISPA rak
b. Dermatitis. b. Menggunakan masker.
c. Kelelahan c. Menggunakan sarung
mata. tangan
d. Suhu panas d. Pencahayaan yang
e. kebakaran. cukup (300 Lux).
e. Ventilasi/AC/Fan.
f. Penyediaan APAR yang
sesuai.

7. Teknologi informasi
Berdasarkan observasi dan wawancara kepada petugas di
Puskesmas Halmahera setiap komputer memiliki username dan
password untuk menjaga keamanan data. Sistem informasi juga
dapat melakukan backup data yang memungkinkan data tidak hilang
ketika terjadi error.Setiap unit belum semuanya memiliki UPS
(Uninteruptible Power Suppy) berfungsi untuk memberikan suplai
listrik selama beberapa menit ketika tegangan listrik utama terhenti/
padam.

A. Bagian Sistem Informasi dan Analizing Reporting

1. SIMPUS (Sistem Informasi Puskesmas)

a. Loket Pendaftaran
1) Produk SIMPUS : SIMPUS DKK Semarang
2) Sumber Data : Pasien yang mendaftar dibedakan menjadi
pasien dalam wilayah (berdasarkan administrasi
kependudukan), luar wilayah, kunjungan baru, kunjungan
lama.kartu identitas pasien, kartu berobat.
3) Data Input :
 a) No registrasi
b) Nama pasien
c) Nama KK (nama Kepala Keluarga)
d) Kode kelurahan (karekter awal 00 untuk kode didalam
wilayah dan karakter awal 90 untuk kode pasien luar
wilayah)
e) Unit yang dituju
f) Cara pembayaran
4) Proses :
a) Buka browser SIMPUS DKK kemudian akan muncul
tampilan seperti dibawah

Halaman Utama SIMPUS

b) Pilih Kunjungan untuk melihat apakah pasien sudah
pernah datang sebelumnya atau belum sama sekali
dengan cara memasukkan nomor Registrasi.
c) Lalu klik kunjungan untuk menginput poli yang akan
dituju sudah pernah maka kita inputkan poli yang akan
dituju. Kemudian disimpan.

Halaman input poli tujuan pasien

d) Jika pasien belum pernah datang sama sekali maka
kita pilih menu Reg Pasien. Maka akan muncul
tampilan seperti ini.
 Halaman Registrasi Pasien Baru
e) Inputkan data pasien sesuai dengan identitas
pasien.kemudian pilih proses dan jangan lupa pilih poli
yang akan dituju oleh pasien.
f) Data pasien baru yang diinput :
a) Masukkan nomor registrasi
b) Nama pasien
c) Nama KK
d) Alamat ( nama jalan , Rt/RW , kode kel, telp)
e) Kode pos
f) Tempat tanggal lahir
g) Jenis kelamin
h) Golongan darah
i) Status pasien
j) Cara bayar
k) Pekerjaan
l) Petugas
5) Data Output
a) Laporan kunjungan per kelompok umur
b) Laporan kunjungan semua pasien
c) Laporan kunjungan pasien bayar
d) Laporan kunjungan pasien gratis
e) laporan kunjungan pasien askes
 f) Laporan kunjungan pasien Jamkeskot

b. Poli Umum
1) Produk Simpus: Simpus DKK Semarang
2) Sumber Data: DRM (Dokumen Rekam Medis)
3) Data input:
a) Nama pasien
b) Anamsesa
c) Kode keperawatan
d) TB (tinggi badan)
e) BB (berat badan)
f) Tensi
g) Nama dokter / perawat yang menangani pasien
h) Obat

4) Proses :
a) Buka browser SIMPUS DKK
b) Pilih Catatan Medik kemudian masukkan tanggal, dan pilih
poli yang sesuai. Jika di BP Umum maka kita pilih BP
Umum kemudian klik CM.
c) Klik nama pasien yang akan di input ke SIMPUS kemudian
inputkan Diagnosa Pasien dan Pilih nama Petugas.
d) Simpan.
e) Pasien yang sudah dilayani dan diinput maka, nama
pasien akan berubah menjadi merah
f) Jika kita ingin menginputkan pasien di poli KIA maka pada
menu Masukkan Catatan medis kita pilih KIA. Begitu juga
dengan Gigi.
Halaman Pilihan Catatan Medik
5) Output :
a) Laporan kunjungan pasien

c. Poli Gigi
1) Produk Simpus : Simpus DKK Semarang
 2) Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
3) Data input :
a) Nama pasien
b) Anamnesa
c) Kode diagnosa
d) Kode tindakan
e) Obat
f) Nama dokter / perawat yang melayani
4) Proses :
a) Memilih nama pasien yang akan dientry datanya pada
simpus
b) Mengisi anamnesa pasien dan riwayat alergi
c) Mengisi kode diagnosis penyakit pasien
d) Mengisi kode tindakan
e) Mengisi obat
f) Mencentang no. gigi yang dilakaukan tindakan
g) Mengisikan dokter / nama perawat yang menangani pasien
h) Simpan
5) Output :
Laporan kasus penyakit pasien.

d. Poli KIA (Kesehatan Ibu dan Anak)

1) Merk Simpus : Simpus DKK Semarang
2) Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
3) Data input :
a) Nama pasien
b) TB (bayi/anak/ibu)
c) BB (bayi/anak/ibu)
d) Lingkar kepala (bayi dan anak)
e) Lingkar lengan (bayi dan anak)
f) Tensi (ibu)
g) Diagnosa
h) Nama dokter, perawat, dan bidan yang menangani pasien
4) Proses :
 a) Login simpus
b) Pada tampilan menu simpus pilih catatan medik
c) Pilih nama pasien
d) Pilih jenis pelayanan

e. MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit)

1) Merk Simpus : Simpus DKK Semarang
2) Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
3) Data input :
a) Nama pasien
b) TB (bayi/anak/ibu)
c) BB (bayi/anak/ibu)
d) Lingkar kepala (bayi dan anak)
e) Lingkar lengan (bayi dan anak)
f) Tensi (ibu)
g) Diagnosa
h) Nama dokter, perawat, dan bidan yang menangani pasien
4) Proses :
a) Login simpus
b) Pada tampilan menu simpus pilih catatan medik
c) Pilih nama pasien
d) Pilih jenis pelayanan :
(1) MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) seperti
imunisasi anak, campak, polio, dll
(2) MTBM (Manajemen Terpadu Balita Muda)
(3) Status gizi pada anak-anak
(4) Pemeriksaan kehamilan
(5) Kunjungan nifas
(6) Catin (Calon Pengantin)
e) Isi identitas sesuaijenis pelayanan
f) Dalam pilihan yang menangani pilih semua (Dokter, Bidan,
dan Perawat)
g) Simpan
5) Output :
 Laporan kasus penyakit pasien

f. Farmasi
1) Produk SIMPUS : SIMPUS DKK Semarang
2) Sumber Data : Resep Dokter
3) Data Input :
a) Kode obat
b) No register
c) Nama obat
d) Jumlah dosis
e) Sumber
f) Nama petugas
4) Proses :
a) Login simpus
b) Pada tampilan menu simpus pilih LPLPO (Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)
c) Pilih penerimaan dan pemakaian obat
d) Pilih transaksi obat
e) Masukkan no. registrasi pasien
f) Pilih daftar obat, yang isinya ; kode obat, nama obat, isi,
satuan, harga, expired, no batch.
g) Nama obat dan sumber obat akan otomatis keluar jika
mengisi daftar obat
h) Mengisi Jumlah dosis
i) Pilih sumber obat
j) Simpan
5) Data Output
LPLPO

g. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh SIMPUS

Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas
antara lain:
1) Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit
tertentu
 2) Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang
sedang ditanggulangi
3) Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progaram.
Laporan jenis ini ada 4 jenis yaitu :
a) LB1, berisi data kesakitan
b) LB2, berisi data obat/LPLPO
c) LB3, berisi data program gizi, KIA, KB, dll
d) LB4, berisi tentang kegiatan puskesmas
4) Pihak-Pihak yang memanfaatkan data SIMPUS
a) Petugas catatan medic
b) Dinas Kesehatan Kota dengan tujuan pemantauan.
c) Pihak puskesmas itu sendiri, dengan maksud dapat
mengevaluasi dan merencanakan kegiatan ditahun
selanjutnya.

2. SIP ( Sistem Informasi Puskesmas)

a. Data untuk pelaporan (SIP) Sistem Informasi Puskesmas
didapatkan dari setiap pemegang program di Puskesmas. Laporan
tersebut nantinya akan dikirim oleh pihak Puskesmas ke DKK
semarang baik melalui online maupun print out. Setiap bulan
tanggal 20 koordinator SIK membagikan formulir laporan ke
masing-masing pemegang program untuk diisi dan dikumpulkan
maksimal tanggal 26 setelah itu koordinator SIK yang
menginputkan ke aplikasi SIP. .
b. Berikut ini adalah alur prosedur pelaporan (SIP) Sistem Informasi
Puskesmas :
1) Petugas membuka Web (SIP) Sistem Informasi Puskesmas
Dinas Kesehatan Semarang.
2) Kemudian Login dengan memasukan username, password,
dan nama Puskesmas seperti tampilan di bawah ini :
3) Petugas menginput data (SIP) Sistem Informasi Puskesmas
sesuai form-form yan tersedia, sesuai dengan tata cara
 pengisian (SIP) Sistem Informasi Puskesmas yang sudah ada
di Web (SIP) Sistem Informasi Puskesmas.
4) Petugas menyimpan data- data yang sudah di inputkan.
5) Secara otomatis akan tersimpan dan terkirim ke Dinas
Kesehatan Kota semarang.
6) Selain dikirim secara online, laporan tersebut juga dikirim ke
Dinas Kesehatan Kota Semarang dalam bentuk print out yang
dikirim paling lambat tanggal 27 setiap bulannya..

3. P-CARE
a. Alur P-care:
1) Login ke alamat P-Care, setelah itu akan muncul gambar
dengan tulisan untuk memasukan ussername dan password
faskes. Ussername dan password faskes sudah dibuatkan
pada puskesmas tersebut.
2) Setelah itu akan masuk kehalaman utama P-Care.
3) Buka aplikasi P-care maka nanti akan muncul tampilan entri
pendaftaran pasien

4) Pada saat kita memilih menu entri pendaftaran pasien maka

akan tampil form seperti berikut ini
b. Sumber data
1) SIMPUS
c. Cara Pengolahan P-Care
1) Klik no pencarian
2) Masukan no BPJS
3) Klik cari
4) Muncul data pasien
5) Pilih poli tujuan
6) Lalu simpan
Untuk pengisian p-care di pusesmas kota semarang sudah tidak
menginputkan manual lagi karena simpus seluruh puskesmas kota
semarang sudah ter bridging dengan p-care.

d. Laporan yang dihasilkan

1) Jumlah peserta terdaftar
2) Daftar kunjungan peserta sakit
3) Daftar kunjungan peserta sehat
4) Daftar 10 diagnosa terbanyak
5) Daftar kegiatan kelompok
6) Tagihan non kapitasi
7) Daftar tagihan meliputi pembuatan FPK dan detail data FPK

e. Pihak-pihak yang memenfaatkan data P-Care

1) BPJS
2) Rumah Sakkit untuk membuat rujukan
3) Puskesmas untuk membuat rujukan
f. Langkah-langkah pengisian Form Entri data Kunjungan Pasien
adalah sebagai berikut :

i.
i.
ii.
iii.
iv.

1) Pilih Jenis Peserta, apakah peserta umum atau peserta

BPJS
2) Pilih Jenis Kartu Apakah No Kartu atau NIK
3) Masukan No Kartu
4) Klik Tombol Cari
 5) Maka detail dari data yang kita cari otomatis akan tampil
6) Pilih jenis pelayanan
7) Pilih Poli tujuan
8) Isi Keluhan pasien
9) Kemudian tekan simpan

4. Pelayanan BPJS DAN UHC

a. Alur Pendaftaran BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
1) Menjadi peserta BPJS merupakan kewajiban bagi seluruh Warga
Negara Indonesia, maka dari itu bagi anda yang belum mendaftar
maka segera mendaftarkan diri dan anggota keluarga untuk
mendapatkan jaminan kesehatan dari BPJS.
Pendaftaran BPJS dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu daftar
melalui situs online atau datang langsung ke Kantor BPJS
Kesehatan dengan membawa persyaratan yang diperlukan.
Syarat daftar bpjs  yaitu : Fotocopy KK, Fotocopy KTP, Fotokopi
Buku Tabungan, Pasfoto berwarna 3×4 1 Lembar.
a) Mengisi Formulir Pendaftaran
Setelah datang ke kantor BPJS dan membawa semua
persyaratan untuk mendaftar BPJS maka anda selanjutnya
mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan. Isi
formulir dengan benar, seperti nama lengkap, tanggal lahir,
alamat, sampai memilih Faskes 1.

b) Bayar Iuran Pertama 

Setelah mengajukan pendaftaran baik Online maupun
Offline di kantor BPJS maka anda akan mendapatkan nomor
virtual account atau kode bank untuk pembayaran iuran
pertama, pembayaran iuran pertama dapat dilakukan setelah
14 hari sejak hari pendaftaran.
Pembayaran iuran BPJS bisa dilakukan melalui ATM
atau bank terdekat yang saat ini sudah bekerjasama yaitu
bank BRI, BNI dan Mandiri. Iuran yang harus dibayar sesuai
 dengan kelas yang dipilih dikali dengan jumlah anggota
keluarga yang didaftarkan (jika anda mendaftarkan keluarga).
Adapun biaya iuran peserta berdasarkan kelas yaitu
untuk kelas 1 sebesar Rp80.000 per orang perbulan, untuk
kelas 2 sebesar Rp51.000 perorang perbulan dan untuk kelas
3 sebesar Rp25.500 perorang perbulan.
Jika anda mendaftar sebagai peserta dari perusahaan
(PPU) maka besar iurannya adalah sebesar 5 persen dari gaji
pokoknya, 2 persen dibayarkan oleh yang bersangkutan dan
3 persen dibayarkan oleh perusahaan tempat pekerja
bekerja.

c) Mendapat kartu BPJS Kesehatan yang berlaku di seluruh

Indonesia
Setelah membayar iuran pertama atau premi bpjs
berdasarkan kelas yang dipilih, maka nantinya akan
mendapat kartu BPJS Kesehatan yang menjadi bukti bahwa
telah terdaftar peserta JKN yang dibawa saat akan berobat.

b. Alur Pendaftaran UHC

1) Peserta datang membawa persyaratan UHC
a) FC KK
b) FC KTP
c) Materai 6000
d) Surat pengalaman kerja
e) FC rekening BNI Sehat
f) Kartu BPJS Lama (Untuk yang sudah punya BPJS
sebelumnya)
2) Petugas mengecek NIK peserta melalui aplikasi P-Care
3) Petugas memberikan formulir kepada peserta untuk diisi
a) Peserta Baru: Formulir A
b) Peserta punya BPJS dari perusahaan dan tidak aktif karena
ada tunggakan: Formulir A + B
 c) Peserta memiliki BPJS dan tidak aktif karena tunggakan: A +
C
d) Setelah formulir diisi dan ditanda tangani, kemudian petugas
mengecek apakah persyaratan sudah lengkap atau belum
e) Setelah lengkap, formulir tersebut diserahkan ke petugas
verifikator UHC DKK Kota Semarang.

B. Pelayanan BPJS
Sitem pembiayaan di Puskesmas Halmahera terdapat dua jenis
sistem pembiayaan pelayanan kesehatan yang bersumber dari
kapitasi dan non kapitasi (umum) :
1. Sistem Kapitasi
Sistem pembiayaan pasien JKN di Puskesmas Halmahera
menggunakan system kapitasi. Pembiayaan dengan system
kapitasi dihitung per jumlah pasien terdaftar sebesar Rp
6.000/kapita yang dibayarkan tiap pertengahan bulan. Biaya
kapitasi akan dibayarkan sesuai dengan pencapaian indikator-
indikator yang telah ditetapkan oleh BPJS Kesehatan menurut
penerapan KBK (Kapitasi Berbasis Kinerja). Jumlah Peserta yang
terdaftar di Puskesmas Halmahera pada bulan Februari 2020
sebanyak 18.774 peserta. Ketercapaian indikator-indikator KBK di
Puskesmas Halmahera mencapai 95%.
Alur pembiayaan system kapitasi yaitu penginputan hasil
pemeriksaan pada SIMPUS yang telah terbridging ke Primary
Care sehingga petugas tidak menginputkan hasil pemeriksaan
secara manual kecuali jika system sedang down. Pembayaran
dari BPJS Kesehatan ke Puskesmas Halmahera di kirim via
rekening bank ke rekening milik Puskesmas Halmahera.

2. Input Pendaftaran dan Pelayanan di Primary Care

Input pendaftaran maupun pelayanan di Primary Care
hanya dilakukan apabila system sedang down yaitu dengan
mengisikan jenis poli, nomor antrian, diagnosis, tinggi badan,
 berat badan, lingkar perut, tekanan darah, heart rate dan
respiratory rate. Apabila system sedang berjalan normal tidak
dilakukan input di Primary Care karena telah terbridging dengan
SIMPUS Puskesmas Halmahera.

3. Sistem Non Kapitasi (Umum)

Pasien umum di Puskesmas Halmahera dibedakan menjadi
2 jenis yaitu Pasien Umum Gratis untuk yang memiliki kartu tanda
penduduk Kota Semarang dan Pasien Umum Bayar untuk yang
memiliki kartu tanda penduduk luar Kota Semarang atau yang
tidak membawa kartu identitas apapun. Pasien Umum Gratis tidak
diwajibkan membayar biaya pendaftaran/retribusi, namun
membayar jika dilakukan tindakan dan pemeriksaan laboratorium.
Sedangkan untuk Pasien Umum Bayar diwajibkan membayar
biaya pendaftaran/retribusi sebesar Rp 5.000,00 dan membayar
jika dilakukan tindakan. Apabila perlu dilakukan pemeriksaan
penunjang, maka Pasien Umum Gratis dan Pasien Umum Bayar
harus membayar biaya retribusi pemerikasaan penunjang tersebut
dengan tarif sesuai Peraturan Wali Kota Semarang Nomor 133
tahun 2016 tentang tarif pelayanan BLUD.

No Parameter Jumlah (Rp)

A HEMATOLOGI
Darah Lengkap
1 Haemoglobin manual 4.500
2 Eritrosit 4.500
3 Trombosit 8.000
4 Lekosit 8.000
5 Hematrokit 4.000
6 Hitung Jenis Lekosit 4.000
7 Golongan Darah 6.000
8 LED (Laju Endap Darah) 4.500
9 Darah lengkap analyser >6 parameter 28.000
B URINALISA (Rutin)
1 Reduksi Urin 2.500
2 Protein Urin 2.500
3 Urin Rutin 9.000
C URINALISA (Canggih)
1 Urin Lengkap 20.000
2 Tes kehamilan 10.000
D IMUNOSEROLOGI
1 Widal 18.000
2 Hbs Ag 20.000
3 HIV Gratis
4 Siphilis Gratis
E KIMIA KLINIK
1 Gula darah 10.000
2 Cholesterol 16.000
3 Trigliserid 16.000
4 Asam Urat 16.000
F MIKROBIOLOGIS
1 Pewarna BTA Gratis

Jika pasien yang memiliki KTP Kota Semarang meminta surat

keterangan sehat maka pasien dikenakan tarif Rp 10.000,- dan
jika pasien tersebut berasal dari luar Kota Semarang maka
dikenakan biaya Rp 15.000,-.
Alur pembiayaan system non kapitasi (umum) dimulai dari
pendaftaran pasien kemudian pasien melakukan pemeriksaan di
poliklinik. Setelah pasien mendapatkan pemeriksaan oleh dokter
poli, apabila pasien mendapat perintah untuk dilakukan tindakan
medis yang diperlukan, maka pasien harus membayar biaya
tindakan di loket pendaftaran karena bagian loket pendaftaran
juga merangkap sebagai kasir. Setelah melakukan pembayaran di
loket, pasien kembali lagi ke poliklinik atau laboraturium untuk
dilakukan tindakan medis.
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

1. Sistem Penamaan
Sistem penamaan di Puskesmas Halmahera sudah sesuai dengan
teori yaitu menggunakan nama asli pasien berdasarkan Kartu
Identitas yang dimiliki pasien, seperti: KTP, KK, SIM, Pasport.
Namun, terkadang petugas kurang lengkap dalam mengidentifikasi
identitas pasien, sehingga petugas mengalami kesulitan dalam
mencari identitas pasien bila pasien tidak membawa Kartu berobat.
Solusinya petugas mencari berdasarkan nama KK pasien tersebut.

2. Sistem Penomoran
Di Puskesmas Halmahera menggunakan sistem UNS (Unit
Numbering System) secara famliyfolder, sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, setiap KK yang
datang berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali
pasien datang ke puskesmas dan digunakan selamanya untuk
kunjungan berikutnya. Keuntungan dari sistem penomoran ini adalah
Informasi medis dapat berkesinambungan dan semua rekam medis
penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu
map/folder.Penomoran pada pasien baru menggunakan buku
pengendalia rekam medis.Selain itu, belum ada kebijakan/Protap
tentang sistem penomoran di Puskesmas Halmahera.

3. Sistem Penyimpanan
Dalam penyimpanan DRM, Puskesmas Halmahera menggunakan
sistem penyimpanan secara Family Folder. Sistem penyimpanan
Family folder yaitu, suatu sistem penyimpanan dengan cara
 menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam map Family
Folder yang didalamnya berisi DRM pasien satu kepala keluarga.
Dengan ini, sistem penyimpanan yang ada di Puskesmas Halmahera
sudah sesuai dengan apa yang ada di teori. Hal itu dikarenakan
menurut teori sistem penyimpanan yang baik adalah sistem
penyimpanan secara sentralisasi, dengan menggunakan
penyimpanan secara Sentralisasi data dan informasi hasil-hasil
pelayanan dapat berkesinambungan.

4. Sistem Penjajaran
Pada Puskesmas Halmahera menerapkan metode nomor
langsung Straight Numerical Filing (SNF) yaitu suatu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak dengan
mensejajarkan berkas dokumen rekam medis secara berurutan
sesuai dengan urutan nomor rekam medisnya baik DRM dalam
wilayah maupun DRM luar wilayah.

5. Unit Rekam Medis

a. Loket Pendaftaran
Petugas loket pendaftaran telah melaksanakan tugas
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

b. Filing
Petugas filing telah melaksanakan tugas sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya masing-masing.

6. Alur Prosedur Rekam Medis

a. Pendaftaran Pasien
Pendaftaran pasien di Puskesmas Halmahera tidak lagi
menggunakan KIUP karena sudah menggunakan SIMPUS,
sehingga semua data langsung di input dan disimpan di komputer.
Jika pasien yang tidak membawa kartu berobat maka akan
diwawancarai identitas pasien, nama KK, Tanggal lahir dan alamat
 pasien setelah itu dicarikan pada SIMPUS. Pendaftaran pasien di
Puskesmas Halmahera telah memiliki SOP sebagai pedoman
pelayanan pendaftaran pasien.

b. Filing
Puskesmas Halmahera sudah menerapkan sistem
paperless sehingga untuk semua data telah di simpan elektronik,
dan tidak lagi dilakukan penyimpanan/distribusi dokumen rekam
medis. Tetapi untuk dokumen yang sudah ada tetap disimpan di
ruang Filling. Petugas tidak perlu mencari DRM dan
mengantarkan DRM ke poli – poli kecuali untuk pasien TB dan
HIV. Namun setiap pasien yang akan dilakukan tindakan harus
mengisi inform consent terlebih dahulu setelah dilakukan
pemeriksaan, inform consent tersebut dikembalikan ke rekam
medis untuk di filling sesuai dengan nomor rekam medis family
folder.

7. Evaluasi Standar Mutu Pelayanan Pendaftaran

Puskesmas Halmahera sudah menggunakan papperless / RME
yang berarti di rak filling hanya ada Family folder yang berisikan
Inform Consent dan tidak memakan banyak tempat seperti saat
menggunakan DRM kertas.

Berdasarkan tingkat kepatuhan petugas pendaftran kepada SOP

didapat 100% atau petugas sudah melakukan alur prosedur sesuai
SOP.
8. Analisa Koding di Puskesmas Halmahera
Di Puskesmas Halmahera tidak ada petugas khusus untuk koding,
semua pelaksanaan koding dilaksanakan oleh dokter di masing-
masing ruang perawatan.Dari hasil analisa koding 30 kasus,sudah
sesuai dengan teoris yang ada di ICD 10 dan ICD 9 pelaksanaan
koding belum sesuai dengan teori yang ada di ICD-10 dan ICD-9
karena tidak menggunakan kode akhir atau kode keempat.

9. Manajemen Risiko di Pendaftaran dan Filing

a. Resiko di Pendaftaran dan Filing
1) Kelelahan mata pada petugas pendaftaran karena sering
melihat layar komputer
2) Suhu panas di bagian pendaftaran menyebabkan petugas
kurang nyaman dalam melakukan tugasnya
3) Banyaknya dokumen yang disimpan terlalu lama dan berdebu
dapat menyebabkan gangguan ISPA dan dermatitis
4) Jarak antar rak yang kurang lebar menyebabkan petugas
kurang nyaman dalam melaksanakan tugasnya

b. Upaya yang dilakukan untuk mengurangi resiko

1) Penempatan komputer yang tepat (jarak visual, ketinggian
dsb)
2) Menyediakan kipas angin dan ventilasi yang cukup
3) Menggunakan masker dan hand-spoon.
4) Mengatur jarak antar rak filing
 10. Teknologi Informasi
Di puskesmas Halmahera menggunakan roled-based acces
control setiap komputer memiliki user dan password yang berbeda
setiap ruang nya sehingga kemanan data dapat terjaga dengan baik.
Puskesmas Halmahera juga memiliki genset untuk membangkitkan
listrik ketika listrik padam, namun penggunaannya belum optimal
karena genset tidak kuat untuk menunjang pelayanan puskemas
ketika listrik padam, tetapi komputer pelayanan pasien tetap menyala
untuk mencegah penumpukan pasien, sehingga petugas harus
mematikan beberapa aliran listrik yang ada di puskesmas terlebih
dahulu, contoh AC, kipas angin, tv, dispenser.

B. SIMPUS (Sistem Informasi Puskesmas)

Penggunaan SIMPUS di loket pendaftaran kurang optimal, petugas
terkadang kurang lengkap dalam mengidentifikasi pasien sehingga
informasi yang dihasilkan SIMPUS menjadi kurang akurat. Pencatatan
beberapa identitas pasien, seperti nama, alamat, nama KK, tidak sesuai
dengan kartu identitas pasien sehingga petugas mengalami kesulitan
mencari pasien apabila pasien tersebut tidak membawa kartu berobat.

C. SIP ( Sistem Informasi Puskesmas)

Sistem Informasi Puskesmas / SIP adalah suatu tatanan yang
menyediakan informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan
dalam melaksanakan manajemen Puskesmas untuk mencapai sasaran
kegiatannya.

Sistem Informasi Puskesmas dalam Permenkes No.75 tahun 2014

pelayanan kesehatan adalah upaya yang diberikan Puskesmas kepada
masyarakat, mencakup perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pencatatan,
pelaporan dan dituangkan dalam suatu sistem. Sistem Informasi
Puskesmas terintegrasi dengan kegiatan Akreditasi Puskesmas serta
Pelaksanaan Manajemen Puskesmas sebagai bagian dari kelengkapan
 dokumen / data dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang ada baik di
dalam gedung maupun di luar gedung. Puskesmas dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat haruslah sesuai standar Permenkes No.
75 tahun 2014 tentang Puskesmas. Sistem Informasi Puskesmas minimal
mencakup :

1. Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan Puskesmas dan jaringannya

2. Survei Lapangan
3. Laporan Lintas Sektor terkait
4. Laporan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya.

Sistem Informasi Puskesmas merupakan bagian dari Sistem

Informasi Kesehatan Kabupaten/Kota. Puskesmas wajib menyampaikan
laporan kegiatan Puskesmas secara berkala ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.

D. P-CARE
Jenis pelayanan dan rujukan untuk peserta BPJS

1. Jenis Pelayanan untuk peserta BPJS di Puskesmas Halmahera

adalah sebagai berikut:
1) Poli Umum
2) Poli Gigi
3) Poli Kesehatan Ibu dan Anak
2. Cara pembuatan rujukan dari Puskesmas Halmahera adalah sebagai
berikut :
1) Login ke sistem primary care BPJS dengan user dan password
yang dimiliki Puskesmas Halmahera.
2) Pilih menu entri data kemudian pilih pelayanan pasien.
3) Lalu cari data pasien menggunakan nomor BPJS pasien.
4) Setelah data pasien yang dimaksud muncul, masukkan diagnose
dan data sosial pasien (tinggi badan, berat badan, tekanan darah,
respiratory rate, dan heart rate).
 5) Kemudian pilih rumah sakit dan poli yang tersedia dan disetujui
pasien, lalu simpan.
6) Jika sudah tersimpan, cetak rujukan dan berikan stempel serta
tanda tangan dokter pada tempat yang tersedia.
7) Rujukan sudah dapat digunakan pasien di rumah sakit yang dituju.

Dalam pelaksanaannya membuat rujukan akan dikerjakan perawat

dipoli saat pasien diperiksa oleh dokter. Sehingga pasien keluar poli
sudah membawa surat rujukan dari dokter, hal ini dilakukan untuk
mempersingkat waktu pelayanan agar pasien tidak lama menunggu lalu
dimintakan stempel.

E. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah

Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan serta pengamatan
yang telah dilaksanakan di Puskesmas Halmahera telah dihasilkan data-
data sebagai berikut :
1. Man
Di Puskesmas Halmahera terdapat 4 petugas. 3 petugas sama
sekali belum pernah mendapatkan pelatihan tentang rekam medis,
bahkan hanya 1 petugas merupakan lulusan D3 Rekam Medis,
sehingga petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang
rekam medis. Dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kondisi
faktor man dalam penggunaan aplikasi SIMPUS untuk pelayanan
pendaftaran pasien yang sudah baik adalah pengalaman dan
penerimaan yang baik terhadap penerapan aplikasi SIMPUS,
sebaliknya pengetahuan petugas terhadap aplikasi SIMPUS masih
rendah. Kurangnya pelatihan dan bimbingan teknis adalah faktor
penyebab rendahnya pengetahuan petugas mengenai aplikasi
SIMPUS. Jadi terkadang petugas salah dalam mengisi identitas
pasien masih ada kesalahan atau bahkan tidak di isi yaitu dalam
penulisan nama pasien, nama KK, NIK, dan tanggal lahir.
2. Material
Dari hasil pengamatan di Puskesmas Halmahera meja loket
sudah sesuai dengan antropometri akan tetapi jarak kursi ke
komputer terlalu jauh, akibatnya mata cepat lelah, dan jadi
petugas terkadang kesusahan membaca dan berakibat salah
memasukkan data pasien.
Jaringan internet di Puskesmas Halmahera masih memiliki
beberapa kendala yaitu sering mengalami error dan proses
loading yang lama pada saat digunakan, dan berakibat hilangnya
data pasien yang sudah terisi dan petugas tidak mengetahuinya

3. Methods
Di Puskesmas Halmahera sudah ada SOP / Protap yang
mengatur tentang pendaftaran pasien sehingga petugas sudah
melakukan SOP dengan baik dan benar. Akan tetapi kelalaian
petugas dalam mengisi identitas pasien masih kurang teliti atau
bahkan salah total akibatnya terjadi kesalahan dalam identitas
pasien dan bisa berakibat dalam kesalahan memasukkan
poliklinik, riwayat penyakit, diagnosa atau bahkan pengambilan
obat.

4. Machine
Di Puskesmas Halmahera terdapat 4 komputer, 3
diantaranya sudah menggunakan UPS, dan 1 komputer belum
menggunakan UPS, jadi akibatnya jika terjadi pemadaman
komputer langsung mati. Dan genset di puskesmas masih
berkapasitas kecil, dan belum cukup
5. Money
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk
mencapai pelaksanaan suatu sistem di Puskesmas agar
terciptanya pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang
diharapkan pasien. Di Puskesmas Halmahera belum adanya
anggaran khusus untuk membeli machine yang kurang.
 1. Penyebab masalah berdasarkan 5M
a. Petugas sama sekali belum pernah mendapatkan pelatihan
tentang Rekam Medis khususnya untuk mengoprasionalkan
apilkasi SIMPUS.
b. Jarak antara kursi dan komputer terlalu jauh.
c. Ketidaktelitian petugas dalam mengisi data pasien ke dalam
SIMPUS.
F. Solusi dan Langkah Pemecahan Masalah
1. Memberi pelatihan Rekam Medis khususnya untuk aplikasi SIMPUS
kepada petugas pendaftaran, untuk pengembangan petugas sangat
dibutuhkan, salah satunya dengan memberikan pelatihan karena
pelatihan memiliki pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja
petugas. Pemberian pelatihan sangat bermanfaat untuk meningkatkan
pengetahuan petugas. Hal ini akan berdampak positif bagi
terpenuhinya standart shingga dapat berperan dalam meningkatkan
mutu pelayanan rumah sakit.
2. Pelatihan komputer dilakukan untuk meningkatkan kemampuan
petugas dan mengikuti perkembangan zaman dengan tuntutan
menggunakan teknologi informatika.
3. Petugas pendaftaran harus lebih jeli dalam mengidentifikasi atau
mengisi data pasien agar tidak terjadi kesalahan penulisan dan tidak
diisinya data.
 BAB IV

KESIMPULAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan selama magang di Puskesmas
Halmahera yang dilaksanakan pada tanggal 24 Februari sampai tanggal
24 Maret 2020 didapatkan kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Penamaan harus nama asli pasien sendiri yang sesuai
dengan KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku.
2. Sistem penomoran Unit Numbering System (UNS)
3. Penyimpanan DRM menggunakan sistem penyimpanan secara family
folder
4. Sistem penjajaran SNF (Serial Numeric Filing) baik dokumen rekam
medis dalam wilayah maupun dokumen rekam medis luar wilayah
5. Unit Rekam Medis hanya loket pendaftaran dan penyimpanan (Filing)
6. Pendaftaran pasien tidak lagi menggunakan KIUP karena sudah
menggunakan SIMPUS, sehingga semua data langsung di input dan
disimpan di komputer
7. Pemberian nomor rekam medis secara manual mengakibatkan
terjadinya satu nomor untuk beberapa kepala keluarga
8. Puskesmas sudah menggunakan Simpus, P-care dan SIP Online
untuk menunjang pelayanan.
9. Pelaksanaan koding belum sesuai teori ICD 10 dimana petugas tidak
mencantumkan karakter keempat untuk kespesifikan diagnosa

B. Saran
1. Dilakukan retensi untuk mengurangi beban rak dan mengembalikan
kapasitas rak.
2. Menambah pelatihan petugas tentang rekam medis
3. Menambah pelatihan komputer bagi petugas.
LAMPIRAN
STANDAR
Topik : Tempat Pendaftaran Pasien
Subtopik : Pendaftaran Pasien

Input Proses Output

1. Man 1. Petugas pendaftaran 1. Wakt
- Memiliki ijazah D3 u
memanggil nomor
RMIK pend
- Mampu antrian pasien dengan aftara
mengoperasikan ms n
mendahulukan pasien
office dan SIMRS pasie
2. Money lansia, untuk loket 1 n
- Rencana anggaran baru
yaitu antrian pasien
untuk instansi TPP ± 10
3. Material Lansia (nomor antrian menit
- Buku pengendalian .
warna biru), antrian
nomor RM 2. Wakt
- Register rawat jalan pasien Balita dan Ibu u
- Formulir pendaftaran pend
hamil (nomor antrian
identitas pasien aftara
- Resep warna merah) dan loket n
- Meja loket sesuai pasie
2 yaitu antrian pasien
antropometri dan n
lubang bicara (sesuai Umum dan Gigi (nomor lama
muk2) ±5
antrian warna hijau).
- Kursi sesuai menit
 ergonomi(sesuai muk2) 2. Petugas memanggil 3. Tidak
- ATK ada
nomor antrian
- Jaringan internet keluh
4. Method sebanyak 2x. an/ko
- Kebijakan tetag standar mplai
3. Petugas menanyakan
prosedur pendaftaran n dari
- Kebijakan kepada pasien sudah pasie
Penggunakan SIMPUS n
pernah berkunjung ke
5. Machine (kom
- Komputer untuk puskesmas atau plain
penggunaan SIMPUS 0%)
belum.
dan P-Care 4. Kelen
- Print 4. Petugas menanyakan gkap
an
syarat pendaftaran
berka
berupa KK/KTP/KIS s
BPJS
5. Petugas mencocokan
100%
kevalidan data pasien 5. Tidak
ada
di SIMPUS dengan
pasie
kartu identitas yang n
yang
dibawa pasien.
beres
6. Petugas menanyakan iko
jatuh/
keluhan utamanya
darur
guna memudahkan at di
bagia
mengarahkan pasien
n
ke ruang pemeriksaan TPP
yang sesuai.
7. Jika ada keluhan
pasien dengan sakit
batuk maka petugas
memberikan masker
kepada pasien untuk
dipakai.
8. Petugas mengentry
data pasien ke
SIMPUS yang sudah
terbridging dengan
aplikasi Primary Care
BPJS.
Petugas mengarahkan
pasien yang sudah
selesai melakukan
pendaftaran ke ruang
tunggu terdekat dengan
ruang pemeriksaan yang
dituju.