Jl. Datuk Sulaiman No. 13 A/B. Kel. Pontap. Kec. Wara Timur. Kota palopo, 91913
Email : loka_palopo@pom.go.id, Website : www.pom.go.id, No. Hp. 08114120533
Jl. Tilangnga No. 3, Kel. Sarira, Kec. Makale Utara, Kab. Tana Toraja
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
-2-
- obat sisa yang akan diantarkan ke PKM tujuan (karena terbatas kapasitas
transportasi).
- Obat yang siap dikembalikan ke PBF (retur) sudah dikeluarkan dari stok
penyimpanan, namun masih tergabung dengan obat tersebut, belum di
simpan ke area karantina
3. Pengadaan dan penerimaan obat
Pengadaan obat
- Pengadaan dilakukan seluruhnya melalui E-catalog ke PBF resmi yang
dilakukan oleh APJ selaku Pejabat pengadaan e-catalog obat dan dilengkapi
dengan dokumen pengadaan yang diterbitkan oleh E-catalog (obat keras dan
NPP).
- Namun untuk dokumen SP manual dan faktur (obat keras dan NPP) belum
dapat ditunjukkan karena arsip dokumen tersebut berada di PPK untuk
persiapan audit
4. Pengelolaan obat
- Pengelolaan obat disalurkan sesuai ketentuan menerapkan sistem FEFO dan
terdokumentasi di kartu stok, hanya saja pada kartu stok belum melakukan
pencatatan no bets dan kedaluwarsa saat penerimaan
5. Kontrol terhadap penyaluran
- Distribusi obat dilakukan oleh pihak IFK (hanya terdapat satu mobil dan kondisi
kurang baik untuk rutin dilakukan pengiriman), tiap Gudang terdapat
penanggung jawab masing-masing yang akan menyiapkan obat sesuai LPLPO
dari PKM dan melakukan pengecekan obat baik kondisi obat ED (min. > 4
Bulan), nama obat serta jumlah obat.
6. Pengelolaan terhadap kelengkapan administratif dokumen pesanan dan
pengiriman obat kepada pelanggan serta didokumentasikan untuk kemudahan
telusur
- Pengiriman obat ke PKM tidak disertai SBBK yang telah di validasi (tanda
tangan dan stempel) (surat bukti barang keluar) namun dilakukan pengiriman
soft file SBBK ke APJ PKM.
- IFK belum membuatkan BA penolakan atau kekosongan obat untuk obat yang
diminta oleh PKM, apabila IFK menolak/ terjadi kekosongan obat di IFK. Oleh
sebab itu IFK memberikan kebijakan secara lisan dan tidak tertulis untuk
melakukan pengadaan mandiri dari dana JKN untuk tiap PKM.
7. Pengelolaan terhadap obat kembalian/diduga palsu/obat hasil penarikan untuk
mencegah masuknya obat ilegal ke jalur distribusi
- Pengelolaan obat kembalian dari PKM telah dilakukan secara baik dilengkapi
BA serah terima pengembalian obat,
- Produk retur tersebut disimpan secara terpisah dan dibuatkan BA serah terima
pengembalian obat ke PBF namun terdapat ketidaksesuaian antara jumlah
yang diterima dari PKM dengan jumlah yang dikembalikan ke PBF, dibutikan
dengan:
1. Hasil rekonsiliasi ditemukan obat produksi AFI farma yaitu ambroxol
sebanyak 177 btl belum tercatat pada BA serah terima pengembalian obat
ke PBF yang telah di validasi (TTD) oleh APJ dan expedisi PBF (surat bukti
barang
Dokumen keluar)
ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
-3-
2. Belum tersedia bukti retur yang diterbitkan oleh PBF untuk obat-obat
tersebut
- Masih terdapat 4 PKM yang belum diterima obat returannya sehingga belum
diretur ke PBF yaitu Buakayu, Ratte, Ge’tengan, dan Rano
8. Pengelolaan obat yang tidak layak jual dan obat yang harus dimusnahkan untuk
mencegah penyalahgunaan dan pendistribusian obat tersebut ke masyarakat
- Terdapat ruangan ED dan rusak namun belum tersedia inventarisir obat
tersebut
9. Pengelolaan Khusus CCP
- Belum melakukan kualifikasi berkala untuk chiller dan kulkas (oxytocin dan
methyl ergometrin) serta belum di kalibrasi alat penunjuk suhunya.
- Belum melakukan pencatatan monitoring suhu penyimpanan vaksin dan CCP
untuk chiller dan kulkas, yang sesuai SOP penyimpanan seharusnya dilakukan
2x sehari
- Pengiriman menggunakan coldbox dilengkapi cool pack, namun belum
dilakukan validasi pengiriman terutama PKM yang jarak tempuhnya jauh
- Pengiriman CCP dan vaksin dilengkapi dengan freeze tag, namun tidak
dilengkapi data logger atau termometer sehingga tidak dilakukan monitoring
selama pengiriman
10. Pengelolaan Khusus NPP dan OOT
- Pengadaan melalui E-catalog dan belum dapat menujukkan SP yang dibuat
manual dan faktur NPP yang diterima
BAB I
MANAJEMEN MUTU
B. SISTEM MUTU
1.2. Sistem pengelolaan mutu harus mencakup struktur organisasi, prosedur,
proses dan sumber daya, serta kegiatan yang diperlukan untuk memastikan
bahwa obat dan/atau bahan obat yang dikirim tidak tercemar selama
penyimpanan dan/ atau transportasi. Totalitas dari tindakan ini digambarkan
sebagai sistem mutu.
3.15 Harus tersedia prosedur tertulis dan peralatan yang sesuai untuk
mengendalikan lingkungan selama penyimpanan obat dan/atau bahan obat.
Faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan, antara lain suhu,
kelembaban, dan kebersihan bangunan.
3.16. Area penyimpanan harus dipetakan pada kondisi suhu yang mewakili.
Sebelum digunakan, harus dilakukan pemetaan awal sesuai dengan prosedur
tertulis. Pemetaan harus diulang sesuai dengan hasil kajian risiko atau jika
dilakukan modifikasi yang signifikan terhadap fasilitas atau peralatan
pengendali suhu. Peralatan pemantauan suhu harus ditempatkan sesuai
dengan hasil pemetaan.
D.PERALATAN
3. 17. Semua peralatan untuk penyimpanan dan penyaluran obat dan/ atau
bahan obat harus didesain, diletakkan dan dipelihara sesuai dengan standar
yang ditetapkan. Harus tersedia program perawatan untuk peralatan vital,
seperti termometer, genset, dan chiller.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
-5-
BAB IV OPERASIONAL
E. PENYIMPANAN
4.20. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/ atau bahan obat harus sesuai
dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang
memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.
4.27. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa harus segera ditarik,
dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara fisik
untuk obat dan/ atau bahan obat kedaluwarsa harus dilakukan secara
berkala.
4.30. Jika diperlukan, obat dan/atau bahan obat yang mempunyai persyaratan
khusus harus disimpan di tempat terpisah dengan label yang jelas dan akses
masuk dibatasi hanya untuk personil yang berwenang. Sistem komputerisasi
yang digunakan dalam pemisahan secara elektronik harus dapat memberikan
tingkat keamanan yang setara dan harus tervalidasi.
4.31. Harus tersedia tempat khusus dengan label yang jelas, aman dan
terkunci untuk penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang ditolak,
kedaluwarsa, penarikan kembali, produk kembalian dan obat diduga
palsu.
4.32. Obat dan/atau bahan obat yang ditolak dan dikembalikan ke fasilitas
distribusi harus diberi label yang jelas dan ditangani sesuai dengan prosedur
tertulis.
6.13. Fasilitas distribusi harus menerima obat dan/atau bahan obat kembalian
sesuai dengan persyaratan dari industri farmasi/ fasilitas distribusi lain. Kedua
belahini telah
Dokumen pihak harus secara
ditandatangani bertanggung
elektronik yangjawab
diterbitkanuntuk
oleh Balaimemastikan
Sertifikasi Elektronikbahwa proses
(BSrE), BSSN
-6-
6.15. Obat dan/atau bahan obat kembalian harus disimpan terpisah dari obat
dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual dan dalam area terkunci
serta diberi label yang jelas sampai ada keputusan tindak lanjut.
6.30. Semua obat dan/atau bahan obat yang ditarik harus ditempatkan secara
terpisah, aman dan terkunci serta diberi label yang jelas
7.14. Kendaraan yang digunakan untuk pengiriman harus dalam kondisi baik
dan layak jalan. Kondisi ruang penyimpanan dalam kendaraan harus mampu
menjaga mutu produk
BAB IX DOKUMENTASI
9. 12. Dokumen pengadaan terdiri dari surat pesanan dan faktur atau surat
jalan dari pemasok. Pengarsipan faktur harus disatukan dengan surat
pesanan yang sekurang-kurangnya diurutkan berdasarkan nomor surat
pesanan untuk memudahkan dalam penelusuran, kecuali untuk dokumen
pengadaan secara elektronik.
9.19. Dokumen penyaluran terdiri dari surat pesanan dari pelanggan dan
faktur atau surat jalan/surat penyerahan barang. Pengarsipan faktur / surat
jalan/ surat penyerahan barang harus disatukan dengan surat pesanan yang
diurutkan untuk memudahkan dalam penelusuran, kecuali untuk dokumen
pengadaan secara elektronik.
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
-8-
g. Dalam hal pemesan dibawah naungan suatu badan usaha, maka nama
dan alamat tujuan pengiriman dapat mencantumkan nama dan alamat badan
usaha tersebut dengan menyertakan nama dan alamat tujuan pengiriman
obat;
C. 2. FASILITAS
11.12. Produk rantai dingin harus dipastikan disimpan dalam ruangan dengan
suhu terjaga, cold room / chiller (+2° s/ d +8°C), freezer room I freezer (-25°
s/d -15°C), dengan persyaratan sebagai berikut:
D.2. PENYIMPANAN
11.22. Suhu minimal dimonitor 3 (tiga) kali sehari setiap pagi, siang dan sore
serta harus didokumentasikan
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
-9-
D.3 PENGIRIMAN
11. 33. Chiller/cold room/ freezer dikualifikasi pada awal penggunaan atau
dalam hal terjadi perubahan kondisi sesuai dengan spesifikasinya.
E.3. PENGADAAN
G. DOKUMENTASI
Bahwa berdasarkan hal tersebut di atas dengan ini kami menetapkan dan
memberikan tindak lanjut berupa Sanksi Administratif “Peringatan Keras” kepada
Instalasi Farmasi Kab. Tana Toraja. Kami minta Saudara/i agar Segera
memperbaiki pelaksanaan pengelolaan obat sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dalam jangka waktu selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) Hari Kerja serta
melaporkan tindakan perbaikan dan pencegahan/corrective action and preventive
action (TPP/CAPA) kepada Loka POM di Kota Palopo.
Tembusan Yth :
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN