SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Fungsi-fungsi manajemen dalam pengelolaan

perbekalan farmasi, alkes dan PKRT dijalankan yaitu
dalam kegiatan :

– perencanaan
– penyimpanan
– distribusi
– pengawasan
– pelaporan
SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

 Perencanaan → peramalan kebutuhan akan perbekalan farmasi,

alkes dan PKRT di apotek maupun rumah sakit.

Rumah sakit : berpedoman kepada daftar obat essensial,

formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis-jenis penyakit di
rumah sakit yang bersangkutan.

Apotek : didasarkan atas prediksi kebutuhan dalam kurun

waktu tertentu, pada umumnya juga mempertimbangkan jenis
penyakit yang sering terjadi dan obat yang sering diresepkan oleh
dokter sekitar apotek

 Penyimpanan → bagaimana menjaga persediaan yang dimiliki agar

tetap dalam kondisi yang baik dan bermutu sampai tangan konsumen

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

 Pencatatan → kegiatan penyimpanan menyangkut pencatatan keluar

masuknya persediaan

 Distribusi → bertujuan untuk menyampaikan persediaan kepada

konsumen secara efektif dan efisien

 Pengawasan → berupa pengawasan di tempat ataupun pengawasan

terhadap dokumen atau pencatatan

 Pelaporan → laporan perbekalan farmasi termasuk

psikotropika dan narkotika
SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT
 Perencanaan
Pelaksanaan perencanaan harus memperhatikan ketentuan
- ketentuan di bawah ini:

- Doelmatig, artinya pengadaan persediaan berupa

perbekalan farmasi, alkes dan PKRT harus sesuai dengan
tujuan atau rencana yang sebelumnya.

- Rechtmatig, artinya pengadaan persediaan harus sesuai

dangan hak/kemampuan. Untuk persediaan obat, WHO
merekomendasikan sistem VEN (vital, essensial, non-
essensial). Pengadaan diatur mulai dari obat-obat yang masuk
kategori vital, kemudian essensial, lalu bila ada dana yang belum
teralokasikan dapat diatur untuk obat-obat kategori non essensial.

- Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya harus sesuai

dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT
 Penyimpanan dan Penyaluran

Kegiatan penyimpanan dan penyaluran terdiri atas

pekerjaan sebagai berikut:

a. menerima barang dan dokumen – dokumen

pendukungnya, antara lain Surat Pesanan/Surat Kontrak, Surat
Kiriman, Faktur barang.

b. memeriksa barang dengan dokumen-dokumen yang

bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa,
merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan.

c. menyimpan barang sesuai ketentuan, harus

memperhatikan stabilitas obat dan tempat penyimpanan agar
mudah memperoleh dan mengaturnya. Tempat penyimpanan
barang/obat dapat berdasarkan khasiat/terapi obat atau sesuai
abjad.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

d. memeriksa secara berkala dan menjaga barang dari kerusakan atau hilang.

e. memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman

barang dan menyiapkan dokumennya.

f. mengirim barang dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan

mengarsipkannya (surat permintaan barang, surat pengiriman, faktur barang).

g. mengadministrasikan keluar masuknya barang dengan tertib.

h. menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat

penyimpanan/gudang.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi penyimpanan dan
gudang adalah:

- masalah keamanan dan bahaya kebakaran

- tenaga manusia yang seefektif mungkin
- ruangan seefektif mungkin, baik dari segi besarnya
ruangan dan pembagian ruangan
- memelihara gedung dan peralatan dengan sebaik
mungkin
- menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih
memperlancar arus barang keluar-masuk.
Menggunakan metode FIFO = First In First Out dan
FEFO = First Expired First Out

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT
 Gudang Farmasi

Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat

kabupaten atau kota dilakukan sebagai berikut:

1. Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan

pendistribusian obat, alkes dan perbekalan farmasi.
2. Penyiapan penyusunan rencana pencatatan dan
pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat,
alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
3. Pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara
umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun
yang akan didistribusikan.
4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian
dan urusan dalam.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

 Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) dan BP (Balai
Pengobatan)
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT
1. Perencanaan
Didasarkan pada buku pedoman Pengobatan, Pedoman
pengelolaan Obat di Puskesmas, serta didasarkan pada Daftar
Obat Essensial (DOEN). Daftar kebutuhan obat puskesmas
dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota daftar ini menjadi masukan
penyusunan kebutuhan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

2. Pengadaan
Puskesmas tidak mengadakan obat sendiri tetapi menerima
obat-obatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai
dengan pengajuan, frekuensi penerimaan disesuaikan dengan
kemampuan daerah

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

3. Penggunaan
Dalam memudahkan monitoring pelayanan obat dilakukan
melalui satu pintu (kamar obat) baik untuk penderita umum,
gigi, dan lain-lain. Pelayanan obat menggunakan resep sesuai
jenis obat yang akan diambil di kamar obat.

4. Pencatatan dan Pelaporan

Semua penggunaan obat dicatat sesuai dengan pedoman
pengelolaan obat pada akhir bulan penggunaan obat baik
jenisnya maupun jumlahnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kotamadya. Laporan harus dilampiri daftar resep,
nama obat, jumlah masing-masing obat serta nama dokter
yang menulis resep keluar.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

 Rumah Sakit

Pengelolaan obat di rumah sakit diwajibkan mengelola obat dengan cara:

1. Instalasi farmasi rumah sakit diwajibkan mengelola obat

rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Instalasi farmasi rumah sakit diharuskan membuat
prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan
rumah sakit.
3. Instalasi rumah sakit berkewajiban melaporkan kepada
direktur rumah sakit atas penyimpangan penulisan resep
yang dilakukan oleh dokter.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Pengelolaan di rumah sakit dapat dilakukan dengan

beberapa cara, antara lain:

1. Peresepan Perorangan
Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit swasta.
Pasien memperoleh obat dengan membeli resepnya di
apotek/unit farmasi rumah sakit.

2. Persediaan Obat di Ruangan

Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit kecil.
Sistem penyaluran obat dengan persediaan obat di ruangan
ini dijalankan dengan memberikan kebutuhan obat kepada
konsumen/pasien menggunakan persediaan-persediaan
obat yang sudah disalurkan di ruangan-ruangan dalam
rumah sakit.

Rumah sakit umum biasanya menerapkan kombinasi dua sistem

diatas.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

3. Unit Dose Dispensing (UDD)

Sistem UDD adalah dengan menyalurkan obat ke pasien sebanyak
satu dosis pemakaian setiap kali waktu minum obatnya, sehingga
sistem ini diberlakukan di rumah sakit khususnya untuk pasien
rawat inap. Di negara-negara maju, sistem ini sudah sangat
berkembang.
Dengan sistem UDD, pelayanan kefarmasian akan lebih
mendekati penderita, sehingga waktu keperawatan tidak banyak
terbuang untuk pengurusan obat dan biaya menjadi lebih efisien,
komunikasi perawat - farmasi juga lebih baik.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

 Pengawasan

Pengawasan dalam pengelolaan persediaan dapat mencakup pengawasan terhadap:

a. Harga barang persediaan yang dibeli.

b. Biaya-biaya yang dikeluarkan
c. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan
penyaluran
d. Kesesuaian barang menyangkut spesifikasi barang, kecocokan
kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah
barang
e. Kualitas barang, obat kadaluarsa, alur obat dengan metode
FIFO, penandaan terhadap barang-barang yang laku keras
ataupun laku lambat
f. Tertib pencatatan dan pelaporan

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

• Beberapa pencatatan dalam sistem pengawasan persediaan di

rumah sakit adalah:

- Permintaan pembelian.
- Surat pesanan/kontrak.
- Berita acara penerimaan barang dan laporan penerimaan
- Catatan persediaan, misalnya dalam bentuk
kartu stok, kartu kadaluarsa.
- Surat bukti pengeluaran barang, dapat berupa
berita acara penyerahan barang dan resep obat.

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

• Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek seperti di bawah

ini:

1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas

Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian
meliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barang-
barang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini
adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.

Tgl. Jumlah Nama Barang Total Uang

Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

2. Buku Penjualan Resep

Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap harinya, agar
apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai resep yang sering
masuk

No Tgl Nama obat Jumlah Nama Dokter Rupiah

obat pasien

Contoh Format Buku Pencatatan Resep

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

3. Buku Pembelian
Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian
obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua
pembelian obat dilakukan setiap harinya.

Tgl No PBF No. No. Nama Jml Harga Disc Total Jumlah
faktur Bacth Obat satuan % total

Contoh Format Buku Pembelian

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

4. Buku Pembayaran
Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua
pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:

1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo

2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal berapa
jumlah pembayaran yang harus dilakukan.

No. PBF No. Faktur Tanggal jatuh Jumlah

tempo

Contoh Format Buku Pembayaran

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

5. Buku Setoran Harian

Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua
jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya

Tgl. Jam kerja Jumlah Pendapatan

Contoh Format Buku Setoran Harian

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

6. Buku Stok Obat

Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di
apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam
persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :
a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual
b. obat-obat apa saja yang tidak laku
c. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk
pengadaan barang

No. Nama Obat Jumlah

Contoh Format Buku Stok Obat

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

7. Buku Defecta
Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang akan dipesan
pada PBF. Berisi tentang nama barang dan jumlah yang akan dipesan

No. Nama barang Sisa stok Kebutuhan

Contoh Format Buku Defecta

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika

Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk mencatat

pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika agar dapat diketahui
jumlah obat yang sering keluar dan mempunyai dokumentasi yang
lengkap mengenai pasien tersebut.

Tgl Nama dan Nama Jumlah Dokter dan

alamat Obat alamat
pasien

Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

 LAPORAN PEMAKAIAN NARKOTIKA
Laporan Narkotika dan Psikotropika
Nama Apotek : Bulan :
No. Izin Apotek : Tahun
Alamat :
No. telpon :

Nama Sediaan Jumlah Jumlah Persediaan Ket

Penambahan Pengurangan
No Sediaan Awal (3+4+5) (7+8) Akhir Bulan
bulan Pembelian Pembuatan Pembuatan R/ Lain-lain (6-9)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tempat, tanggal, bulan, tahun

Apoteker Pengelola Apotek

Laporan Pemakaian Narkotika

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG

SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG
SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG
SMK KESEHATAN WIDYA TANJUNGPINANG