BAB 4

PEMBAHASAN

4.1 Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor

Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor dipimpin oleh seorang kepala Instalasi yang berada di
bawah Direktorat Medik dan Keperawatan. Dalam Pelaksanaannya Apoteker dibantu oleh
sejumlah staf penanggung jawab yaitu Tenaga Teknis Kefarmasian. Instalasi Farmasi menjadi
pusat pengadaan, distribusi, dan pengawasan perbekalan farmasi serta merupakan sarana
penunjang dalam pelayanan kesehatan rumah sakit. Standar Pelayanan Rumah Sakit, yang
menyebutkan bahwa pelayanan Farmasi Rumah Sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari
sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan
obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan pasien.
Tujuan Pelayanan Farmasi di Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor adalah pelayanan paripurna
sehingga tepat pasien, tepat dosis, tepat cara pemakaian, tepat kombinasi, tepat waktu, dan tepat
harga. Selain itu pasien diharapkan mendapatkan pelayanan yang dianggap perlu oleh farmasi
sehingga pasien perlu mendapat pengobatan efektif, efisien, aman, rasional, bermutu, dan
terjangkau. Pelayanan Kefarmasian di Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor terdiri dari pelayanan
farmasi klinik meliputi Pengkajian dan pelayanan resep, penelusuran riwayat penggunaan obat,
Aseptik Dispensing, MESO, Rekonsiliasi obat, Visite mandiri, Konseling, Pemantauan Terapi
Obat (PTO) dan Pelayanan Infomasi Obat (PIO). Sedangkan pelayanan farmasi non klinik meliputi
Pemilihan, Perencanaan, Pengadaan, Peneriman, Penyimpanan, dan Pendistribusian sediaan
farmasi. Instalasi Farmasi di RS. PMI Bogor membawahi 3 (tiga) unit yaitu Unit Perbekalan dan
Distribusi, Unit Layanan serta Unit Pengendalian Mutu.

4.2 Unit Perbekalan dan Distribusi

Perbekalan farmasi merupakan sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, obat
tradisional kosmetik, bahan kimia, alat kesehatan dan gas medis serta semua bahan dan peralatan
yang diperlukan untuk menyelenggarakan kesehatan. Sedangkan pengelolaan perbekalan sediaan
farmasi adalah suatu proses kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pendistribusian, pengawasan,
pemeliharaan, penghapusan, pemantauan, administrasi, dan pelaporan serta evaluasi yang
diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan dari pengelolaan perbekalan farmasi adalah untuk
meyediakan perbekalan faramsi yang bermutu dalam jumlah dan waktu yang tepat, sesuai
spesifikasi dan fungsi yang ditetapkan oleh Komite Farmasi dan Terapi secara berdaya guna dan
berhasil guna.
Unit Perbekalan dan Distribusi di RS. PMI Bogor dipimpin oleh Apoteker dan dibantu
beberapa Tenaga Teknis Kefarmasian serta Tenaga Administrasi yang memenuhi persyaratan
perundang – undangan yang berlaku. Perencanaan perbekalan farmasi di RS. PMI Bogor disusun
berdasarkan formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan pola konsumsi dan
epidemiologi. Pembelian obat-obatan harus ke distributor yang resmi sesuai dengan Kebijakan
Pelayanan Farmasi SK Nomor I.0051/KPTS/VI/2016. Kondisi gudang Perbekalan Farmasi di RS.
PMI Bogor sudah cukup baik dan memiliki 2 (dua) gudang perbekalan farmasi yang sudah
memenuhi persyaratan perundang – undangan yang berlaku. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di
Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor adalah sebagai berikut:
4.2.1 Perencanaan
Tujuan Perencanaan Farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi
sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan rumah sakit. Perencanaan
kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu, dan efisien. Dalam
perencanaan di Instalasi Farmasi RS.PMI Bogor dilakukan dengan cara perencanaan melalui
pembuatan formularium yang berisi lembar usulan obat dengan periode perencanaan satu kali
dalam satu tahun. Prosedur perencanaan sebagai berikut:
 Gudang Farmasi I: 1)Penyusunan Rencana Anggaran 1 tahun oleh Kepala Instalasi Farmasi
dengan rumus: RA Tahun ini = (Realisasi Tahun Lalu) X (Faktor Kenaikan Harga),
2)Pembuatan daftar kebutuhan perbekalan farmasi 1 minggu oleh pelaksan gudang, dengan
mempertimbangkan stok barang yang masih ada, permintaan barang, dan jumlah buffer stok,
3)Pembuatan rencana pembelian perbekalan farmasi 1 minggu, penanggungjawab Teknis
Gudang Farmasi 1, 4)Pemeriksaan rencana pembelian perbekalan oleh Kepala Instalasi Farmasi
 Gudang Farmasi II: 1)Penyusunan RA 1 tahun oleh Kepala Instalasi Farmasi, 2)Penyusunan
RA Triwulan oleh PJ Teknis Gudang Farmasi II, dengan melihat laporan mutasi bulan
sebelumnya, 3)Pemeriksaan RA Triwulan oleh Kepala Instalasi Farmasi ,4)Persetujuan RA
Triwulan oleh Kepala Bidang Anggaran, 5)Penyusunan RA bulanan oleh PJ Gudang Farmasi II
tiap tanggal 25, dengan mencetak laporaan mutasi sebelumnya dan menghitung stok barang
yang ada, 6)Penyusunan rencana pembelian barang kelompok B (harga mahal, volume besar)
setiap tanggal 10 dan 25 oleh PJ teknis Farmasi II, 7)Pemeriksaan dan persetujuan RA bulanan
oleh Kepala Instalasi Farmasi

4.2.2 Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui. Pengadaan Perbekalan Farmasi di Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor dilakukan
melalui pembelian langsung ke distributor resmi yaitu dua kali dalam seminggu untuk Gudang
Farmasi I, sedangkan untuk Gudang Farmasi II (logistik) dilakukan dua kali dalam satu bulan.
Sedangkan untuk pengadaan atau produksi bahan-bahan obat tertentu seperti formalin dan
pengenceran alkohol dilakukan oleh bagian logistik dengan disediakan ruangan khusus. Berikut
prosedur pengadaan di RS. PMI Bogor:
 Gudang Farmasi I: 1) Pencatatan dalm buku pesanan stok barang yang hampir habis oleh
pelaksana gudang, 2) Pembuatan Surat Pesanan oleh PJ Teknis Gudang Farmasi I; narkotika,
psikotropika, obat-obat tertentu, dan prekursor farmasi menggunakan SP blanko khusus, 3)
Penandatanganan SP oleh Kepala Instalasi Farmasi dan Kepala Bidang PPSPRS, 4) Penyerahan
SP ke distributor oleh PJ Teknis Gudang Farmasi I
 Gudang Farmasi II: 1) Pencatatan dalm buku pesanan stok barang yang hampir habis oleh
pelaksana gudang, 2) Pembuatan SP oleh Bidang Pengadaan Pemeliharaan Sarana dan
Prasarana Rumah Sakit, 3) Penandatanganan SP oleh Kepala Bidang PPSPRS dan Direktur, 4)
Penyerahan SP ke distributoroleh bidang PPSPRS

4.2.3 Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, penunjukkan langsung dan lelang.
Penerimaan barang di Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor dilakukan oleh Apoteker dan Tenaga
Teknis Kefarmasian di Gudang Farmasi I dan Gudang Farmasi II, dengan syarat barang yang
diterima mempunyai masa kadaluarsa minimal 1 tahun, kecuali barang-barang tertentu (vaksin ed
pendek) dan barang-barang yang sedang sulit didapat di pasaran. Penerimaan melakukan kegiatan
untuk menjamin kesesuaian jenis (sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai),
jumlah, spesifikasi, mutu, pengecekan expired date, dan harga yang tertera dalam kontrak atau
surat pemesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang
harus tersimpan dengan baik.
Berikut prosedur penerimaan barang di RS. PMI Bogor: 1) Menerima barang dari distributor oleh
pelaksana gudang dengan memperhatikan kondisi barang (kemasan asli, bentuk, warna) baik,
kadaluarsa jauh (>1 tahun), jenis dan jumlah barang sesuai dengan surat pesanan dan faktur PBF ,
2) Mengembalikan barang dan tulis retur pada faktur PBF bila barang tidak sesuai, 3) Tanda
tangan faktur oleh PJ Teknis Gudang Farmasi, 4) Beri nomor dan simpan faktur masing-masing
satu lembar untuk arsip gudang dan pembukuan (gudang farmasi I), 5) simpan faktur masing-
masing satu lembar untuk arsip gudang dan pembukuan (gudang farmasi II), 6) Catat barang yang
diterima ke dalam komputer dan kartu stok oleh pelaksana gudang, 7) Buat laporan penerimaan
barang oleh staf administrasi, ditandatangani oleh PJ Teknis Gudang Farmasi, disetujui oleh
Kepala Instalasi Farmasi.

4.2.4 Penyimpanan
Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai disimpan
berdasarkan bentuk sediaan, sistem alfabetis, suhu penyimpanan dan kelembaban. penyimpanan
sesuai dengan suhu yang ditetapkan sesuai dengan sediaan farmasi. Suhu kamar di tempat
penyimpanan berada pada 230c, sedangkan suhu lemari berada pada 40c Untuk mengontrol keluar
masuknya barang dari gudang, penyimpanan berdasarkan kelompok barang (generik dan paten)
serta sistem FIFO dan FEFO untuk menghindari terjadinya barang kadaluarsa. FIFO (First In First
Out) yaitu barang yang keluar lebih dahulu adalah barang yang lebih dahulu masuk, sedangkan
FEFO (First Expired First Out) yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa cepat maka obat
tersebut pula yang paling pertama keluar. Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai di gudang Perbekalan RS. PMI Bogor yang penampilan dan penamaan yang
mirip tidak ditempatkan berdekatan dan diberi tanda khusus (LASA yaitu Look Alike Sound
Alike) untuk mencegah terjadinya keselahan pengambilan obat. Untuk obat tertentu yang harus
diwaspadai diberi penandaan khusus (Higt Alert) pada kemasan terkecil dan ditempatkan dilemari
yang khusus. Untuk obat Narkotika, Psikotropika, dan ARV disimpan dilemari khusus terpisah
dari obat – obat yang lain. Obat Narkotika dan Psikotropika disimpan dilemari yang terbuat dari
besi yang lengkapi dengan 2 (dua) pintu besi beserta kuncinya agar terhindar dari penyalahgunaan
dan pencurian. Penyimpanan perbekalan farmasi khusus sesuai dengan SPO masing-masing, yaitu
SPO penyimpanan obat emergensi, produk nutrisi parenteral, obat kewaspadaan tinggi high alert,
SPO penyimpanan dan penanggulangan aceton, SPO penyimpanan dan penanggulangan alkohol,
amonia, formalin, hidrogen peroksida, wash bensin, perak nitrat.

4.2.5 Produksi/Pengemasan Kembali

Pembuatan buffer formalin netral dan alkohol 70% dilakukan oleh pelaksana gudang.

4.2.6 Distribusi
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit dari gudang
farmasi ke masing-masing depo ataupun ruangan pasien sebagai bentuk pelayanan individu pasien
dalam proses terapi dan untuk menunjang pelayanan kesehatan. Distribusi perbekalan farmasi di
RS. PMI Bogor ada 3 yaitu sistem floor stock, unit dose, dan resep individu. Sebagai contoh
distribusi perbekalan farmasi ke ruang rawat inap dengan sistem floor stock. Sistem persediaan
Floor Stock meliputi semua persediaan obat dan alat kesehatan yang dibutuhkan di ruangan.
Pelayanan dalam sistem persediaan ruangan salah satunya adalah penyediaan kotak obat darurat
(emergency kit) yang digunakan untuk keperluan gawat darurat.
Berikut prosedur distribusi obat dari gudang farmasi ke masing-masing depo:
 Penulisan daftar permintaan barang pada buku amprahan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian,
shift 2 untuk rawat jalan dan shift 1 untuk rawat inap, berdasarkan jumlah kebutuhan barang
per hari dimasing-masing depo farmasi
 Tanda tangan daftar permintaan barang oleh PJ Teknis Depo Farmasi
 Pengeluaran barang gudang farmasi oleh pelaksana gudang
 Pelaksan gudang menuliskan jumlah pengeluaran barang pada masing-masing kartu stok dan
menginput data ke komputer.

4.2.7 Pengawasan
Kegiatan pengawasan yaitu melakukan pengawasan perbekalan farmasi sesuai dengan SPO
masing-masing, yaitu: 1) SPO Inspeksi Berkala Penyimpanan Perbekalan Farmasi, 2) SPO
Pengawasan masa kadaluarsa perbekalan farmasi, 3) SPO pengawasan stok perbekalan farmasi di
ruang rawat inap, IGD,IBS, dan poliklinik, 4) SPO pengawasan suhu kulkas, shu ruangan, dan
kelembaban ruangan, 5) SPO persediaan obat/ obat kosong, 6) SPO pergantian obat emergency
yang terpakai, 7) SPO penggantian obat

4.2.8 Pemusnahan dan Penarikan

Unit Perencanaan dan Perbekalan melakukan pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan cara melakukan supervisi stock keruangan.
Pemusnahan dan penarikan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai apabila: 1) Produk tidak memenuhi persyaratan mutu. 2) Produk telah kadaluarsa /
Expire Date telah dekat. 3) Produk tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan. 4) izin edar produk telah dicabut.
Tahapan pemusnahan terdiri dari: 1) Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai yang akan dimusnahkan. 2) Menyiapkan berita acara pemusnahan. 3)
Mengkoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait. 4) Menyiapkan
tempat pemusnahan. 5) Melakukan pemusnahan sesuai jenis dan bentuk sediaan serta peraturan
yang berlaku.

4.2.9 Administrasi
Administrasi di Instalasi Farmasi RS. PMI Bogor dilakukan secara tertib dan
berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu. Kegiatan
administrasi terdiri dari:
1. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan,
dan bahan medis habis pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan,
pendistribusian, pengendalian, pengembalian, pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Pencatatan dan pelaporan sediaan narkotika dan
psikotropika wajib dibuat karena untuk mengaudit kepada BPOM RI guna untuk pengawasan
obat narkotika dan psikotropika.
2. Administrasi Penghapusan
Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu
 tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
3. Pengarsipan Faktur
Administrasi pengarsipan faktur merupakan kegiatan penyimpanan data sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang telah dilakukan pemesanan dan dikirim oleh
PBF disertai dengan faktur. Pengarsipan faktur dilakukan untuk apabila terdapat
ketidaksesuaian barang yang dikirim maka petugas penerimaan akan mengembalikan atau
menolak barang yang dikirim (retur). Faktur dikumpulkan setiap hari sebagai data arsip faktur.
Pengarsipan faktur disimpan berdasarkan nama PBF, perbulan datangnya barang, dan disimpan
disatu tempat yang sama upaya mempermudah jika sewaktu – waktu diperlukan.

4.3 Unit Layanan

Unit Layanan di RS. PMI Bogor dipimpin oleh Apoteker dan dibantu beberapa Tenaga
Teknis Kefarmasian serta Tenaga Administrasi yang memenuhi persyaratan perundang – undangan
yang berlaku.

4.3.1 Alur resep pasien reguler

Setelah resep diterima oleh bagian Administrasi Depo Rawat Jalan atau Rawat Inap RS.
PMI Bogor. Resep mulai di cek ketersediaan obatnya melalui data persediaan yang terdapat pada
komputer, setelah dilakukan pengecekan, obat diberi harga. Jika terdapat kejanggalan seperti resep
tidak terbaca, terdapat interaksi antar obat, ataupun obat tidak tersedia, maka bagian pelayanan
menghubungi dokter yang bersangkutan terlebih dahulu. Setelah resep selesai dibagian
administrasi, selanjutnya obat disediakan sesuai resep (dispending). Penyediaan obat tersebut
dibagi kedalam dua bagian yaitu, obat jadi dan obat racikan. Setelah obat selesai disediakan dan
diberi etiket, kemudian obat dilakukan pengecekan atau pemeriksaan ulang oleh Apoteker. Setelah
pemeriksaan selesai, obat diberikan ke bagiaan pelayanan Depo Rawat Jalan atau Depo Rawat
Inap untuk penyerahan obat dan pemberian informasi obat kepada pasien. Jika pasien ingin lebih
mengetahui tentang obat yang diberikan, maka pasien di arahkan untuk melakukan konseling
diruangan yang telah disediakan.

4.3.2 Alur resep pasien Jaminan Kesehatan Nasional (BPJS)

Setelah resep diterima oleh bagian Administrasi Depo Rawat jalan atau Depo Rawat Inap
RS. PMI Bogor. Untuk resep pasien reguler harus memenuhi syarat yang ditetapkan diantaranya :
1) SEP (Surat Egibilitas Peserta), dengan adanya Surat Egibilitas Peserta (SEP) peserta BPJS bisa
daftar sediri untuk mendapatkan pelayanan di fasilitas kesehatan lanjutan. BPJS Kesehatan
meluncurkan Surat Egibilitas Peserta untuk memudahkan memperoleh pelayanan kesehatan. 2)
Lembar verifikasi BPJS Lembar verifikasi BPJS ini digunakan untuk pemeriksaan meliputi
kelengkapan berkas, isian berkas, dan biaya yang dianjurkan. 3) Hasil Lab (Jika Ada) Jika terdapat
hasil Lab maka hasil Lab tersebut wajib dilampirkan untuk memenuhi persyaratan sehingga obat
yang diberikan sepenuhnya sesuai dengan yang tertera pada resep.
Setelah persyaratan yang ada sudah terpenuhi maka proses selanjutnya adalah Skrining Resep,
dimana proses ini meliputi persyaratan administrasi dalam skrining Resep:
 Nama, SIP, dan Alamat dokter penulis Resep
 Tanggal Penulisan Resep
 Tanda Tangan atau Paraf dokter
 Nama, Alamat, Umur, Jenis Kelamin, dan Berat Badan pasien
  Aturan pemakaian obat yang jelas dari obat yang ditulis dalam Resep dan informasi lainnya
Proses selanjutnya adalah melakukan pengecekan ketersediaan obat. Proses ini meliputi ACC
BPJS dimana obat yang digunakan merupakan obat - obat yang terdapat pada formularium BPJS
(Obat-obatan yang dijamin oleh Pemerintah). Setelah proses pengecekan ketersediaan obat selesai
maka proses selanjutnya adalah Dispensing, terdiri dari obat jadi dan obat racikan. Setelah obat
selesai disediakan dan diberi etiket, barulah obat dilakukan pengecekan atau pemeriksaan ulang
oleh Apoteker. Setelah pemeriksaan selesai, obat diberikan ke bagiaan pelayanan Depo Rawat
Jalan atau Depo Rawat Inap untuk penyerahan obat dan pemberiaan edukasi kepada pasien. Jika
pasien ingin lebih tau tentang obat yang diberikan, maka pasien di arahkan untuk melakukan
konseling diruangan yang telah disediakan.

Unit Layanan RS.PMI Bogor memiliki 4 (empat) Depo yaitu sebagai berikut:
1. Pasien Rawat Jalan Jaminan Kesehatan Nasional (BPJS) Reguler (Umum), dan IGD (Instalasi
Gawat Darurat).
Pedoman pelayanan farmasi untuk pasien rawat jalan di RS. PMI Bogor mencakup
Formularium Nasional BPJS (Fornas) dan Formularium Rumah Sakit PMI. Sistem distribusi obat
yang digunakan untuk pasien rawat jalan adalah sistem resep perorangan yaitu cara distribusi obat
pada pasien secara individu berdasarkan resep dokter. Di depo rawat jalan terdapat 3 pembagian
obat yaitu:1) Obat jadi yang banyak (J) terdiri dari obat jantung, neuro, dan ginjal, obat ini
memerlukan waktu tunggu sekitar ± 45 menit, 2) Obat jadi yang dikit (P) terdiri dari obat mata,
kulit, bedah, gigi, kandungan, dll memerlukan waktu tunggu sekitar ±1-2 jam, 3) Obat racikan
untuk semua poli (R) memerlukan waktu tunggu ± 2 jam. Untuk depo ini obat disiapkan
berdasarkan maksimal rawat jalan yaitu 7 hari, dan kredit khusus selama 1 bulan. Untuk pasien
BPJS diharuskan membawa buku catatan obat pada saat berobat di RS.PMI Bogor karena sangat
penting untuk memantau kondisi pasien lewat obat-obatan yang telah digunakan.
Alur resep di rawat jalan sebagai berikut: diawali dari pasien datang berobat, kemudia
kasir melakukan verifikasi terhadap pasien dengan tujuan untuk mengetahui pasien tergolong
rawat jalan jenis apa. Ada 4 skrinning pasien untuk rawat jalan antara lain: BPJS Rawat Jalan,
Umum, Perusahaan contohnya PT.KAI, BPJS ketenagakerjaan, dan Karyawan Khusus. Khusu
pasien dari perusahaan harus mempunyai surat ataupun berupa formulir dari perusahaan. setelah
pasien diverifikasi, maka dilakukan penyiapan obat, dietiket, kemudian obat diberikan kepada
pasien dan harus diberikan informasi mengenai obat karena pasien sendiri yang akan bertanggung
jawab atas pemakaian obat tanpa adanya pengawasan dari tenaga kesehatan. Apoteker juga harus
bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien. Terkait masalah rujukan, untuk obat JKN sepanjang
nama obat tersebut ada di Formularium Nasional maka obat tersebut bisa dirujuk di Apotik
ataupun Kimia Farma yang menerima BPJS. Sedangkan untuk perusahaan, pemberian obat tidak
boleh melebihi biaya pengobatan yang ditanggung oleh perusahaan. Apabila biaya pengobatan
lebih, maka Pihak Rumah Sakit akan konfirmasi lagi ke perusahaan sebagai wujud kerjasama
untuk pengobatan pasien.

2. Pasien Rawat Inap Pasien Jaminan Kesehatan BPJS dan Reguler (Umum)
Hal terpenting yang harus diperhatikan dalam pelayanan farmasi untuk pasien rawat inap
di RS. PMI Bogor adalah berkembangnya suatu proses yang menjamin pemberian sediaan farmasi
dan alat kesehatan yang benar dan tepat kepada pasien, sesuai dengan yang tertulis pada resep atau
kertas RM11B serta dilengkapi dengan informasi yang cukup. Ada 3 (tiga) macam sistem
pendistribusian rawat inap, yaitu: a) Resep perorangan (resep individual) merupakan cara distribusi
obat dan alat kesehatan berdasarkan permintaan dalam resep atau kartu obat pasien rawat inap. b)
Sistem Unit Dose didefenisikan sebagai obat yang disiapkan dan diberikan kepada pasien dalam
 dosis tunggal yang berisi obat untuk sekali minum dalam satu hari. Unit Dose merupakan
tanggung jawab farmasi yang tidak dapat berjalan tanpa kerja sama dengan perawat dan staf
kesehatan. Pemberian obat menggunakan sistem distribusi Unit Dose dilakukan dengan cara
Tenaga Teknik Kefarmasian datang ke ruang rawat inap untuk menyiapkan obat yang di butuhkan
pasien setiap harinya. Apabila terjadi pergantian obat oleh dokter maka bagian farmasi dapat
segera mengetahui dan menganti obat yang lama dengan yang baru, c) Floor Stock system yaitu
penyediaan alat kesehatan langsung ke ruang rawat pasien.

3. Depo Afiat
Alur distribusi obat untuk depo ini diawali dengan resep masuk kemudian diidentifikasi
oleh kasir. identifikasi pasien untuk depo ini terdiri dari 3 yaitu pasien umum, pasien
asuransi/perusahaan (dengan catatan harus mempunyai provider dari perusahaan), dan pasien
inhealth (harus mempunyai form khusus contohnya SJP).
 Untuk pasien Umum: Obat dihargai oleh kasir, dicek ketersediaan obat dan disiapkan ,dibuat
etiket, diperiksa lagi kelengkapan obatnya, kemudian obat diberikan kepada pasien oleh
apoteker dengan melakukan PIO. kemudian resep diverifikasi oleh Apoteker
 Untuk pasien Asuransi/Perusahaan: Pasien langsung diberi nomor antrian, obat distruk dulu
atau dibilling dan dihargai oleh kasir. Kemudian obat disiapkan berdasarkan ketentuan dari
asuransinya karena ada beberapa obat yang tidak bisa dijamin dari Rumah Sakit contohnya
obat tradisional, suplemen, dll, dan dari pihak Rumah Sakit harus konfirmasi terlebih dahulu
ke pasien bahwa ada beberapa obat yang tidak dijamin oleh perusahaan kecuali jika pasien
ingin membeli obat tersebut. Kemudian obat disiapkan, dietiket dan diberikan oleh apoteker
kepada pasien dengan melakukan PIO
 Untuk pasien Inhealth: Obat yang diberikan harus sesuai dengan FOI (Formularium Obat
Inhealth). Alur pemberian obat diawali dengan mencek kelengkapan resep yaitu ada tidaknya
SJP (Surat Jaminan Pelayanan), ada tidaknya diagnosa, dan adanya tandatangan dokter.
Setelah itu dilakukan cek kepesertaan yang dibagi atas dua jenis yaitu Lain-lain dan Good
Year atau Garuda. Untuk pasien yang tergolong jenis asuransi lain-lain hanya diperbolehkan
mendapat obat dari FOI saja, sementara untuk vitamin dan suplemen tidak dijamin.
Sedangkan untuk pasien yang berasal dari asuransi Good Year atau Garuda pemberian obat
lebih diutamakan untuk obat-obatan yang terdaftar di FOI baik generik maupun paten,
menggunakan obat non FOI apabila obat generik maupun paten tidak ada di FOI. Untuk
pemberian vitamin dan suplemen diberikan khusus obat yang teregistrasi di BPOM sebagai
suplemen dan vitamin lokal dan bukan impor.
Di depo Afiat harga obat sama hanya saja ada beberapa obat yang tidak dijamin oleh
perusahaan terkait sehingga harus dibeli ke apotik dan biaya ditanggung sendiri.

4. Depo OK atau Farmasi Bedah Sentral

Depo OK melayani pasien di ruang operasi, Rawat Inap NICU (bayi) dan FECA (kamar
bersalin), HCU (anak), dan Hemodialisa (cuci darah). Berbeda dengan depo lain, depo OK
menyediakan alkes dan cairan yang diambil langsung dari gudang logistik. Untuk stok barang
(tiap hari Rabu). Selain alkes, depo OK juga menyediakan obat-obatan yang diamprah dari
gudang farmasi I. untuk stok obat dilakukan sebulan sekali. Ada dua sistem distribusi obat di depo
OK, yang pertama floor stock system (desentralisasi) yaitu alkes dari gudang lagistik, disimpan
dulu ke depo OK, kemudian ke ruangan pasien. Yang kedua Resep individu yaitu dilakukan
berdasarkan instruksi dokter untuk per pasien. Berikut prosedur penyiapan obat dari farmasi bedah
ke ruang operasi: 1) Diminta jadwal operasi, 2) Menulis data di buku operasi, terdiri dari nama
pasien, nama dokter, dan alat yang disediakan, 3) Disiapkan alkes yang diperlukan untuk operasi.
Untuk alkes yang tidak dipakai akan dikembalikan ke OK dan dicoret dari buku rencana operasi,
4) Untuk tahap operasi biasanya dokter memberikan tiga resep yaitu resep RR Roveryrum) dan
resep Anestesi. Obat dari kedua resep ini harus disiapkan terlebih dahulu dan digunakan sebelum
operasi. Sedangkan resep yang ketiga yaitu resep Operator. Obat-obat dari resep operator
digunakan setelah selesai operasi. Dari depo OK akan disiapkan obatnya kemudian diambil suster
untuk diberikan kepada pasien, 5) Ketiga resep tersebut disalin di formulir permintaan dan
penyerahan obat atau alkes dan dilakukan proses billing.

4.3.2 Penyimpanan Persediaan Obat di Unit layanan

Penyimpanan persediaan obat di Unit Layanan RS. PMI Bogor dari beberapa faktor,
diantaranya :
 Berdasarkan Farmakologinya, terdiri dari 1. Antibiotik 2. Analgetik Antipiretik 3.
Antidiabetik 4. Anti Hipertensi 5. Psikiatri 6. Obat TBC.
 Berdasarkan bentuk sediaan : 1. Hormon Insulin, 2. Sediaan Steril, 3. Cairan, 4. Padat,
5. Semi Padat.
 Alfabetic
 Menurut Penggolongan Obat (ARV, OKT, LASA, High Alert dan Narkotika)

4.3.3 Pengelolaan Obat Kadaluarsa di Unit Layanan

Pengolahan Obat-obat kadaluarsa di Unit Layanan RS. PMI Bogor dilakukan dengan di
retur kembali ke Unit Perencanaan dan Distribusi. Langkah-langkah pengelolaan obat-obatan
kadaluarsa, diantaranya : 1) Pendataan obat dan alat kesehatan, 6 bulan sebelum tanggal
kadaluarsa. 2) Setelah diketahui obat-obatan yang mendekati tanggal kadaluarsa, maka obat dan
alat kesehatan tersebut diberi lebel berwarna kuning beserta tanggal kadaluarsa oleh Unit
Pengendalian Mutu, Untuk menandakan obat atau alat tersebut agar segera dikembalikan ke Unit
Perencanaan dan Distribusi. 3) kemudian obat dan alat kesehatan yang sudah diberi label dipilih
terlebih dahulu, untuk mengetahui obat mana saja yang masih bisa dipakai, atau di retur. 4) Jika
obat atau alat kesehatan tidak bisa digunakan kembali, maka obat atau alat kesehatan tersebut
harus segera dikarantina.

4.3.4 Dokumentasi Resep Obat

Penyimpanan Resep di Unit Layanan RS. PMI Bogor dilakukan dengan cara merekap
ulang resep dimana perekapan ini dilihat berdasarkan : 1. Tanggal Resep, 2. Nomor Resep, 3. Jenis
Resep

4.3.5 Permintaan Obat ke Unit Perencanaan dan Distribusi

Prosedur yang dilakukan oleh Unit Layanan dalam melakukan pengadan perbekalan
farmasi ke Unit perencanaan dan Distribusi. Langkah pertama yang dilakukan Unit Layanan
adalah melihat buffer stok untuk mengetahui obat atau alat kesehatan mana saja yang
ketersediaannya tinggal sedikit. Langkah selanjutnya kepala Unit Layanan melakukan konfirmasi
ke Unit Perencanaan dan Distribusi untuk memastikan ketersediaan obat atau alat kesehatan yang
akan dipesan. Kemudian kepala Unit Layanan membuat surat pesanan dan dikirim ke Unit
Perencanaan dan Distribusi melalui internet, surat pemesanaan ini dibuat satu hari sebelum obat
atau alat kesehatan yang dipesan akan dikirim.

4.3.6 Penerimaan Obat Dari Unit Perencanaan dan Distribusi

 Setelah surat pemesanan diterima oleh Unit Perencanaan dan Distribusi, pada saat hari
pengiriman perwakilan dari Unit Perencanaan dan Distribusi mengantarkan obat atau alat
kesehatan yang dipesan. Proses selanjutnya adalah pihak dari Unit Layanan melakukan
pengecekan atau penyesuaian surat mutasi dengan barang yang diterima. Jika terjadi kesalahan
atau terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang dikirim (jumlah
belebih atau kurang) maka keputusan diambil sesuai kesepakatan antara pihak Unit Perencanaan
dan Distribusi dengan Unit Layanan.

4.4 Unit Pengendalian Mutu

Unit Pengendalian Mutu memiliki beberapa program kerja yang rutin dilaksanakan,
diantaranya :

4.4.1 Observasi Pelayanan Kefarmasian

Observasi Pelayanan Kefarmasian dilakukan dengan mengamati langsung aktivitas atau
proses kefarmasian dengan menggunakan cek list atau perekaman. Observasi dilakukan
berdasarkan hasil monitoring terhadap seluruh proses pelayanan kefarmasian. Observasi
Pelayanan Kefarmasian dilakukan setiap bulan di dua tempat yaitu Unit Layanan serta Unit
Perbekelan dan Perencanaan. Yang kemudian dievaluasi dan diberi feedback jika terdapat
pelaksanaaan kefarmasian yang belum sesuai standar.

4.4.2 Laporan Kepatuhan Penulisan Resep

Kepatuhan penulisan Resep oleh Dokter dievaluasi setiap satu bulan sekali,
pengevaluasian resep tersebut dilakukan sesuai standar Formularium Nasional. Apabila terjadi
kejanggalan maka resep yang bersangkutan harus dikarantina terlebih dahulu. Persyaratan laporan
ini ditentukan dengan kepatuhan penulisan Resep di atas 90%.

4.4.3 Survey Kepuasan Pelanggan

Untuk mengetahui kepuasaan pelanggan dalam menerima pelayanan di RS. PMI Bogor
maka Unit Pengendalian Mutu melakukan survey kepuasan pelanggan dalam enam bulan sekali
dengan memberikan lembar quisioner kepada pasien.

4.4.4 Supervisi Trolly Emergency

Supervisi Trolly Emergency dilakukan setiap satu minggu sekali. Dan satu bulan sekali
dibuat laporan kesesuaian jumlah sediaan yang tersedia di lemari Trolly Emergency dengan yang
tertera di kartu stok trolly Emergency. Trolly Emergency terdapat pada beberapa ruangan yaitu :
OK (Operatie Kamer), IGD (Instalasi Gawat Darurat), ICU (Intensive Care Unit)

4.4.5 Supervisi Floor Stock

Supervisi Floor Stock dilakukan oleh Tenaga Teknik Kefarmasian dibawah kendali Unit
Pengendalian Mutu. Supervisi Floor Stock merupakan tatanan kegiatan distribusi sediaan obat
oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) di ruangan untuk memberikan pelayanan kefarmasian
secara cepat dengan menyediakan obat dan alat kesehatan dengan jenis spesifik dan jumlah
tertentu sesuai kebutuhan pasien untuk tiap ruangan. Perbekalan farmasi yang tersedia di ruangan
antara lain emergency kit dan alkes.

4.4.6 Visite
 Visite Apoteker merupakan kunjungan rutin yang dilakukan Apoteker terhadap pasien
diruang rawat. dalam rangka mencapai hasil terapi (clinical outcome) yang lebih baik. Untuk saat
ini kegiatan visite dilakukan di ruang Dahlia oleh apoteker

4.4.8 Rekonsialisasi Obat

Apoteker menelaah obat yang digunakan pasien sebelum dan saat di rawat inap melalui
visite dengan memperhatikan kesesuaian obat yang digunakan oleh pasien.

4.4.9 Telusur MESO

MESO (Monitoring Efek Samping Obat) merupakan kegiatan pemantauan setiap respon
terhadap obat yang merugikan atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis yang digunakan untuk
tujuan diagnosa dan terapi.

4.5 Kendala-kendala di Instalasi Farmasi

Pada umumnya sarana dan prasarana di RS. PMI Bogor sudah sesuai standar. Namun masih
ada beberapa kendala-kendala yang terjadi, diantaranya :

4.5.1 Unit Perencanaan dan Distribusi

Kadang-kadang pada saat pemesanan barang tidak datang tepat waktu, misalnya pada saat
tanggal merah ataupun dari distributornya lama sehingga solusinya harus mencari obat di tempat
lain dengan merk yang berbeda. Selain itu sistem FIFO-FEFO yang ditetapkan, kurang terawasi.
Hal ini menyebabkan obat yang sudah dekat tanggal kadaluarsanya, tidak didistribusikan terlebih
dahulu.

4.5.2 Unit Layanan

Terdapat pekerjaan karyawan yang tidak sesuai dengan jadwal yang sebelumnya sudah
ditentukan. Terdapat karyawan yang melakukan double job. Sulitnya menginput data dikarenakan
server yang lambat atau eror sehingga pada saat billing perlu dicek lagi apakah sudah masuk atau
belum. Buffer stok obat yang kurang terkontrol, sehingga pada saat dibutuhkan terdapat beberapa
obat yang sudah habis karena sebelumnya tidak dilakukan penyetokan obat terlebih dahulu.

4.5.3 Unit Pengendalian Mutu

Dalam pengunaan obat di stok opname maupun stok Trolly Emergency terkadang tidak
disertai penulisan di kartu stok, hal ini menjadi akan masalah karena jumlah obat yang terdapat di
lemari Trolly Emergency ataupun stok opname menjadi tidak sesuai dengan jumlah yang ada di
kartu stok. Survey kepuasan pelanggan masih dilakukan oleh internal rumah sakit terhadap pasien
dan keluarga pasien sehingga penilaian kurang objektif.