BAB III

GAMBARAN UMUM PENGAMBILAN DATA

3.1 Profil Rumah Sakit “X”

3.1.1 Sejarah Rumah Sakit “X”

Rumah Sakit “X” adalah salah satu rumah sakit swasta terkemuka di Jakarta yang

dilengkapi dengan berbagai fasilitas berbasis teknologi terkini, seperti MSCT Scan 64

Slice, Green Light Prostat (Laser Prostat), ESWL, Ruang Perawatan Intensif untuk Bayi

(NICU), anak (PICU), dewasa (ICU) serta berbagai tindakan bedah minimal invasive. RS

Pluit memperoleh Sertifikasi Akreditasi Rumah Sakit dan Sertifikat ISO 9001:2008 untuk

Instalasi Gawat Darurat dan Radiologi.

Pada tahun 2017, Rumah Sakit “X” berhasil mencapai penilaian PARIPURNA yang

diberikan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). Hal ini membuktikan bahwa kami

selalu berusaha untuk menyediakan pelayanan kesehatan terbaik berorientasi pada mutu

dan keselamatan pasien.

Instalasi farmasi dirumah sakit “X” terdiri dari gudang farmasi, instalasi farmasi

rawat jalan dan instalasi farmasi rawat inap, yang masing memiliki apoteker penanggung

jawab, adapun yang melayani semua pesanan obat di rumah sakit adalah gudang farmasi.

3.1.2 Lokasi Wilayah Rumah Sakit “X”

Rumah sakit “X” terletak di JL.Raya Pluit Selatan no.2 Penjaringan Jakarta Utara 14450
3.2 Visi, Misi dan Tujuan Rumah Sakit Pluit

3.2.1 Visi Rumah Sakit “X”

Menjadikan RS Pluit sebagai RS yang bermutu dan menjadi pilihan masyarakat.

3.2.2 Misi Rumah Sakit “X”

1. Memberikan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan

teknologi

2. Memberikan pelayanan yang baik dan bermutu serta berorientasi pada keselamatan

pasien

3. Mengembangkan SDM yg profesional serta sarana & prasarana yang berkualitas

3.2.3 Tujuan Rumah Sakit “X”

Meningkatkan kepuasan pasien dan kesejahteraan karyawan

3.2.4 Instalasi Farmasi Rumah Sakit “X”

Instalasi farmasi di Rumah Sakit “X” terdiri dari gudang farmasi, instalasi farmasi rawat

jalan dan instalasi farmasi rawat inap, dan masing-masing memiliki apoteker penanggung jawab,

adapun yang melayani semua pesanan obat di rumah sakit adalah gudang farmasi.

Adapun tugas Tenaga Teknis Kefarmasian di Rumah Sakit “X” adalah melakukan

Perencanaan perbekalan farmasi kemudian dilakukan pengadaan oleh petugas, selanjutnya

dilakukan penerimaan perbekalan farmasi. Setelah barang diterima dilakukan penyimpanan

perbekalan farmasi yang disimpan di ruangan harus dikelola dengan baik, untuk menjamin tidak

ada kerusakan, kekosongan sediaan, kadaluarsa dan kehilangan. Sebelum menyimpan Perbekalan

Farmasi, petugas mencatat terlebih dahulu sisa stok computer pada faktur. Perbekalan Farmasi

yang sudah diberi tanggal kedatangan dan stempel Rumah Sakit Pluit disimpan di rak masing-
masing sesuai abjad oleh petugas gudang dengan mencocokkan sisa barang dengan sisa

computer yang sudah ditulis pada faktur.

Pendistribusian obat, bahan obat dan bahan medis habis pakai dilakukan di rawat jalan

dan rawat inap. Untuk di rawat jalan, resep diterima dari pasien oleh Tenaga Teknis

Kefarmasian, kemudian dilakukan telaah resep dan pemberian harga sesuai dengan yang tertera

pada resep. Selanjutnya obat/alat kesehatan disiapkan sesuai nama dan jumlah resep kemudian

Tenaga Teknis Kefarmasian memberikan etiket dan cara pakai obat, selanjutnya Apoteker yang

akan menjelaskan dan menyerahkan kepada pasien. Sedangkan untuk pendistribusian rawat inap,

resep setiap pagi ditulis oleh dokter jaga di ruang perawatan dan diantarkan ke farmasi rawat

inap oleh petugas penunjang keperawatan dari ruang perawatan. Kemudian di farmasi form resep

dimasukkan kedalam map masing-masing pasien untuk dilakukan pengisian jumlah obat yang

akan diberikan untuk pemakaian sehari. Setelah pengimputan harga oleh petugas dilakukan

penyiapan obat / alkes dan pemberian etiket kemudian dilakukan pengecekan oleh petugas yang

bertindak sebagai penanggung jawab. Kemudian obat diantarkan ke ruang perawatan oleh

petugas farmasi.

3.2.5 Gudang Farmasi

Tugas kerja di Gudang Farmasi meliputi :

3.2.5.1 Pemilihan

Pemilihan merupakan proses menetapkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan

medis habis pakai. Persyaratan standarisasi untuk produk yang akan masuk formularium

rumah sakit yaitu memiliki rekomendasi dari dokter spesialis sesuai dengan indikasi

produknya, surat penawaran dari perusahaan dan dirapatkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi.
 Pemilihan berdasarkan buku formularium RS Pluit yang disusun oleh Panitia Farmasi dan

Terapi (PFT).

3.2.5.2 Perencanaan

Perencanaan adalah proses kegiatan pemilihan jenis danjumlah sediaan farmasi sesuai

dengan kebutuhan dan anggaran yang mengacu pada Buku Formularium RS Pluit. Farmasi

rawat inap / rawat jalan membuat perencanaan berdasarkan sediaan farmasi, alkes, dan bahan

medis habis pakai yang di resepkan / laku terjaul dan sisa stok, ditulis di formulir permintaan

sediaan farmasi, alkes, dan bahan medis habis pakai ke gudang farmasi. Selanjutnya, formulir

tersebut dievaluasi dan disetujui oleh Kepala Instalasi Farmasi, kemudian formulir

perencanaan diberikan ke bagian pembelian untuk dipesan ke supplier, untuk surat pemesanan

Narkotika (4 rangkap) dan psikotropika (3 rangkap) menggunakan surat pemesanan khusus

yang ditandatangani oleh Apoteker penanggung jawab di IFRS Pluit.

3.2.5.3 Pengadaan

Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan pengadaan sediaan farmasi, alkes, dan

bahan medis habis pakai di instalasi farmasi. Metode pengadaan meliputi :

a. Pembelian

Pembelian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai

berdasarkan surat pesanan (PO) atau buku defekta (buku yang berisi daftar pembelian

sediaan farmasi, alkes, bahan medis habis pakai yang dikelompokan perpemasok

berdasarkan formulir perencanaan pengadaan). Selanjutnya surat PO / defekta ditanda

tangani kepala seksi pengadaan, kepala instalasi farmasi, dan kepala bagian keuangan.

Pembelian dilakukan melalui telepon, sales, dan fax ke masing-masing pemasok

 b. Produksi

Produksi dilakukan Instalasi Farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan resep

dan persediaan ruang perawatan di lingkungan RS Pluit. Kegiatan produksi yang

dilakukan yaitu produksi non steril seperti pengemasan handrub.

3.2.5.4 Penerimaan

a. Penerimaan pertama

Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang dikirim oleh

distributor diterima di gudang farmasi. Barang datang diterima oleh petugas penerimaan

dan dilakukan pemeriksaan dengan buku defekta. Setelah itu dilakukan pengecekan

kesesuaian antara barang datang dengan faktur, meliputi: nama obat, jumlah, jenis

sediaan, kondisi, kemasan, dosis, expired date. Jika sesuai, maka faktur ditandatangani,

nama jelas, tanggal, dan stempel farmasi pada fraktur. Penerimaan obat narkotika dan

psikotropika diterima oleh apoteker atau asisten apoteker yang nama dan SIPA/SIKTTK

nya sudah didelegasikan dan terdaftar di distributor tersebut. Faktur ditandatangani oleh

petugas penerimaan dengan mencantumkan nama, tanggal dan stempel farmasi (jika

sesuai faktur). Faktur diambil untuk arsip farmasi dan bagian keuangan. Jika pesanan

tidak sesuai maka sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai akan

diretur dan dikembalikan ke distributor. Penerimaan gas medis langsung diserahkan ke

bagian teknik kemudian bagian teknik memeriksa kesesuaian antara barang datang dengan

faktur. Faktur diserahkan ke bagian gudang farmasi untuk dokumentasi.

b. Penerimaan kedua dengan petugas yang berbeda

Tahap selanjutnya dilakukan penerimaan kedua dengan petugas administrasi

gudang yang berbeda. Kegiatan penerimaan kedua meliputi : cek buku defekta, cek
 kesesuaian faktur, nama obat, jumlah, bentuk sediaan, dosis, expired date, nomor batch,

label LASA, label High Alert, diberikan penandaan (tanggal barang datang) dan stempel

RS Pluit. Copy faktur yang sudah diperiksa di input ke komputer untuk di sesuaikan

dengan faktur sebelumnya.

3.2.5.5 Penyimpanan

Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai disimpan

sesuai dengan sistem FIFO (First In First Out)/ FEFO (First Expired First Out).

Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dibedakan

menurut:

a. Bentuk sediaan dan jenisnya

b. Suhu penyimpanan :

 < 2C beku

 2 – 8C di lemari pendingin (supositoria, ovula, vaksin, injeksi dan insulin)

 15 – 30C suhu kamar (apabila tidak dinyatakan lain maka disimpan pada suhu kamar)

c. Obat Narkotika disimpan di lemari besi dengan 2 pintu dan kunci yang berbeda

d. Obat psikotropik di simpan di rak tersendiri

e. Obat high alert disimpan di rak dengan label segi tiga merah dengan huruf putih

f. Obat prekursor disimpan di rak tersendiri

g. B3 (Bahan beracun dan berbahaya) disimpan di gudang yang berbeda sesuai kondisi

penyimpanan masing-masing sediaan.

Untuk pemantauan suhu dan kelembaban ruangan dan suhu lemari pendingin,

dilakukan setiap hari oleh petugas masing-masing unit dan dipantau satu bulan sekali oleh

petugas farmasi.
3.2.5.6 Pendistribusian

Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan

menggunakan formulir permintaan ke gudang. Kemudian pelaksana administrasi gudang

mencatat jumlah yang diberikan, sisa gudang dan konversi, serta menulis nama pada kolom

pengambilan. Pendistribusian dilakukan dengan metode desentralisasi yaitu dari gudang

sentral di distribusikan ke farmasi rawat inap dan farmasi rawat jalan sesuai dengan surat

permintaan. Setelah dilakukan serah terima sediaan farmasi, maka pelaksana administrasi

gudang farmasi dan TTK (tenaga teknis kefarmasian) menulis nama pada kolom penyerahan

dan penerimaan. Pendistribusian Farmasi Rawat Jalan untuk pasien poliklinik baik asuransi,

jaminan perusahaan dan pribadi. Pendistribusian Farmasi Rawat Inap untuk pasien rawat inap,

ruangan / floor stock, ICU, PICU / NICU dan karyawan

3.2.5.7 Pemusnahan dan Penarikan

Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis

pakai yang telah melewati batas kadaluarsa dan tidak dapat diretur ke distributor. Pemusnahan

disaksikan oleh kepala IFRS dan administrasi keuangan. Berita acara penghapusan dilaporkan

ke Direktur Medik Rumah Sakit Pluit. Penarikan dapat dilakukan oleh distributor dan industri

yang memproduksi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Penarikan

dilakukan terhadap produk yang izin edarnya habis masa berlaku / dicabut oleh BPOM / yang

ditarik oleh pabrik / suplier yang bersangkutan.

3.2.5.8 Pengendalian

Pengendalian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dilakukan

pemantauan stok setiap bulan untuk membandingkan stok yang ada di komputer dengan

barang fisik yang ada di gudang dan memantau expiredate. Stok opname dilakukan setiap 3
 bulan sekali dan stok obat emergensi dikelola setiap 1 bulan sekali oleh instalasi farmasi.

Pemantauan suhu penyimpanan dilakukan setiap hari.

3.2.5.9 Administrasi dan Pelaporan

Kegiatan administrasi dan pelaporan yang ada di RS Pluit yaitu pencatatan dan

pelaporan, administrasi keuangan dan administrasi penghapusan. Administrasi harus

dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang

sudah berlalu. Kegiatan administrasi terdiri dari:

a. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan,

pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,

pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode

waktu tertentu (bulanan dan pertahun).

b. Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai karena kadaluwarsa,

rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai kepada pihak terkait sesuai

dengan prosedur yang berlaku.