PENERIMAAN

“PEGELOLAN SEDIAAN
FARMASI”

ITKES MUHAMMADIYAH SIDRAP

 PENGERTIAAN PENERIMAAN

• Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan

farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian,
melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

• Penerimaan adalah kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,

spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang
tertera dalam kontrak/pesanan.

• Penenerimaan merupakan kegiatan verifikasi

penerimaan/penolakan, dokumentasi dan penyerahan yang
dilakukan dengan menggunakan "chrecklist" yang sudah
disiapkan.
Lanjutan…

Untuk masing-masing jenis produk yang berisi antara lain :

1. Kebenaran jumlah kemasan;
2. Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan
3. Kebenaran jumlah satuan dalam tiap kemasan;
4. Kebenaran jenis produk yang diterima;
5. Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan;
6. Kebenaran identitas produk:
7. Penerapan penandaan yang jelas pada label, bungkus dan
brosur;
8. Tidak terlihat kelainan warna, bentuk, kerusakan pada isi
produk,
 Lanjut…
Menurut CDOB (BPOM, 2019) Penerimaan barang bertujuan
untuk memastikan bahwa kiriman obat, bahan obat maupun alat
kesehatan yang diterima benar, berasal dari pemasok yang
disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama
transportasi.

Pada saat obat atau produk alat kesehatan diantar ke Pedagang

Besar Farmasi atau biasa disebut dengan PBF, personil yang
bertugas di gudang akan memeriksa terlebih dahulu obat tersebut.
Pemeriksaan yang dilakukan antara lain, obat tidak boleh
diterima jika sudah atau mendekati kadaluwarsa.
 Lanjut…
Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat, bahan obat dan alat
kesehatan harus dicatat pada saat penerimaan, untuk
mempermudah penelusuran. Selain itu, kesesuaian jumlah, jenis
dan bentuk sediaan obat tersebut juga diperiksa dan dilakukan
pemeriksaan berupa data pada Surat Pesanan (SP), faktur serta
kondisi fisik barang tersebut.
Jika ditemukan obat,bahan obat, dan alat kesehatan diduga palsu,
bets tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi
berwenang, dan ke pemegang izin edar. Pengiriman obat,bahan
obat, dan alat kesehatan yang diterima dari sarana transportasi
harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap keutuhan
kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta label
kemasan.
 Lanjut…
Tetapi jika seluruh obat dan alat kesehatan yang diantar telah sesuai
dengan faktur, kondisi yang baik dan tidak mendekati kadaluwarsa,
maka produk tersebut selanjutnya akan dibawa ke gudang
penyimpanan. Faktur yang dibawa oleh kurir tersebut pada saat
mengantar barang akan ditandatangani oleh petugas gudang sebagai
pihak penerima, kemudian tanggal penerimaan barang juga harus di
tulis dengan jelas pada faktur tersebut. Faktur yang sudah
ditandatangan kemudian di stempel dengan stempel PBF yang
bersangkutan. Lembar copy faktur dari pihak supplier akan di
terima oleh PBF, data dari faktur tersebut kemudian di input. Data
yang di input berupa data nomor faktur, nama obat pesanan, jumlah
pesanan dan harga yang di peroleh untuk pembelian produk
tersebut.
Lanjut…

Data lain yang juga terdapat dalam faktur adalah

tanggal jatuh tempo. Lamanya tempo yang akan
diberikan masing-masing penyalur untuk PBF
melakukan pembayaran obat pesanannya dapat
berbeda-beda, yaitu antara 7 sampai 60 hari dari
sejak barang tersebut diatarkan ke pihak PBF.
Tanggal jatuh tempot yang telah disesuaikan
oleh PBF kemudian di tulis di dalam faktur
tersebut.
Lanjut…
Berikut prosedur penerimaan produk Menurut (BPOM RI 2015) :
 Pemeriksaan Fisik Barang

 Petugas gudang menerima barang kiriman yang berasal dari:

 Kiriman pusat

 Kiriman dari principal

 Retur barang dari pelanggan

 Kepala logistik/petugas gudang memeriksa dokumen

pengiriman/dokumen pengembalian barang apakah alamatnya

sesuai.
 Pemeriksaan barang dilakukan dengan teliti dan benar
 Lanjut…

 Periksa barang yang dikirim, bandingkan

dengan dokumen kirim/dokumen return.
Pemeriksaan dilakukan pada jenis barang,
jumlah, bets, shelf life expired date dan
kualitas kemasan produk apakah kemasannya
original dan belum pernah dibuka/rusak.
 Lanjut…

Bila terdapat ketidaksesuaian jenis barang,

jumlah, kemasan barang rusak dan shelf life
expired date yang telah ditetapkan maka:
Kiriman dari pusat, dari principal, dibuatkan
berita acara yang ditandatangani oleh ekspedisi
dan gudang yang kemudian dikirim ke pengirim
dan bagian pemesanan untuk mendapatkan
penyelesaian dan dimonitor oleh kepala logistik.
Lanjut…
RUD (Retur ketika dalam pengiriman)/Non RUD,
dilakukan koreksi pada form retur yang diketahui oleh
pihak pengirim sesuai fisik barang yang diterima.

Setelah pemeriksaan dilakukan maka dokumen

kiriman/dokumen pengembalian barang
ditandatangani oleh kepala logistik dan diserahkan ke
Adm Gudang untuk diproses secara sistem selambat-
lambatnya 1 x 24 jam.
Lanjut…

Sebelum dokumen diproses secara sistem maka

simpan produk pada area penerimaan, pastikan
tumpukan barang tidak melebihi ketentuan level
tumpukan yang diijinkan. Untuk produk rantai
dingin disimpan pada ruang pendingin/kulkas.
 Lanjut…

Setelah diproses secara sistem maka segera simpan

produk ke lokasi penyimpanan sesuai dengan
dokumen penerimaan.
Produk yang menunggu keputusan apakah dapat
diterima atau tidak, dikarantina di ruang/tempat
sesuai dengan tipe suhu produk yang berdangkutan
(ambient, AC, Cold Room/Chiller/Kulkas). Untuk
produk rantai dingin yang tidak sesuai suhunya
disimpan pada chiller/refrigerator/cold room dengan
label karantina.
 Lanjut…
Khusus untuk Produk Rantai Dingin:
 Pastikan barang diterima menggunakan kemasan standar (styrofoam/cold bag)
berpendingin.
 Periksa apakah kemasannya original dan belum pernah dibuka/rusak.
 Periksa suhu barang, hindari thermometer kontak langsung dengan ice gel / dry
ice pada saat pemeriksaan suhu.
 Catat suhu pada buku penerimaan.
 Bila ada penyimpangan suhu maka: Kiriman dari pusat, principal, dibuatkan
berita acara dan ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang tersebut dikirim APJ
untuk mendapatkan keputusan dari pihak principal apakah akan ditolak atau
diterima. Waktu tenggang untuk penyelesaian berita acara maksimal 3 hari dan
dimonitor oleh kepala logistik diterima dan laporkan ke APJ untuk mendapatkan
keputusan dari pihak principal apakah masih layak dijual atau tidak.
 Lanjut…
 Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk rantai dingin disimpan
pada chiller/refrigerator/cold room.
 Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi penyimpanan sesuai
dengan dokumen.
 Proses Administrasi
 Adm Gudang memastikan dokumen kirim/dokumen retur telah ditandatangani oleh
Kepala Logistik dan APJ.
 Penerimaan barang diproses secara sistem sesuai dengan prosedur berdasarkan dokumen
yang telah ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.
 Bukti Penerimaan Barang dicetak oleh Adm Gudang untuk dicheck apakah sesuai
dengan dokumen kirim/dokumen pengembalian barang oleh Kepala Logistik. Bila ada
perbedaan maka kembalikan ke Adm Gudang untuk diperbaiki.
 Dokumen penerimaan ditandatangani oleh penerima barang, Adm. Gudang dan
Kepala Gudang kemudian diarsip berdasarkan tanggal proses secara sistem dan
disimpan sesuai ketentuan pengarsipan. Khusus untuk produk psikotropika
diarsip oleh APJ.
TERIMA KASIH