Nama Perusahaan Prosedur operasional baku Halaman 1 dari 4

PENERIMAAN
Nomor 1
Departemen/divisi/bagian/ Seksi/sub divisi/sub Tanggal berlaku
unit bagian/ sub unit
……….
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti no
Apoteker Tanggal
penanggung jawab
1. Tujuan
Menjamin kualitas barang selama proses penerimaan dan mencegah terjadinya kerugian
akibat penanganan yang tidak tepat pada saat penerimaan barang.
2. Ruang Lingkup
Penerimaan barang kiriman dari principal, gudang pusat, retur dari pelanggan, baik
secara fisik maupun sistem.
3. Tanggung Jawab
Kepala logistik bertanggung jawab atas kebenaran, kesesuaian penerimaan produk
sampai diinput di sistem.
Definisi
Produk Rantai Dingin adalah Produk Cold Chain (2-8 oC) dan Produk Beku (minus 20
oC)
4. Prosedur :
A. Pemeriksaan Fisik Barang
1. Petugas gudang menerima barang kiriman yang berasal dari :
a. Kiriman pusat
b. Kiriman dari Principal
c. Retur barang dari pelanggan
2. Kepala Logistik/petugas gudang memeriksa dokumen pengiriman/dokumen
pengembalian barang apakah alamatnya sesuai.
3. Pemeriksaan barang dilakukan dengan teliti dan benar
a. Periksa barang yang dikirim, bandingkan dengan dokumenkirim/dokumen
return. Pemeriksaan dilakukan pada jenis barang, jumlah, bets, shelf life
expired date dan kualitas kemasan produk apakah kemasannya original dan
belum pernah dibuka/rusak.
b. Bila terdapat ketidaksesuaian jenis barang, jumlah, kemasan barang rusak
dan shelf life expired date yang telah ditetapkan maka :
 Kiriman dari pusat, dari principal, dibuatkan Berita Acara yang
ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang. Berita acara tersebut dikirim
ke pengirim dan bagian pemesanan untuk mendapatkan penyelesaian
dan dimonitor oleh Kepala Logistik.
Nama Perusahaan Prosedur operasional baku Halaman 1 dari 4
PENERIMAAN
Nomor 1
Departemen/divisi/bagian/ Seksi/sub divisi/sub Tanggal berlaku
unit bagian/ sub unit
……….
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti no
Apoteker Tanggal
penanggung jawab
 . RUD (Retur ketika dalam pengiriman)/Non RUD, dilakukan koreksi pada
Form retur yang diketahui oleh pihak pengirim sesuai fisik barang yang
diterima.
c. Setelah pemeriksaan dilakukan maka dokumen kiriman/dokumen pengembalian
barang ditandatangani oleh Kepala Logistik dan diserahkan ke Adm Gudang
untuk diproses secara sistem selambatlambatnya 1 x 24 jam.
d. Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk pada area
penerimaan, pastikan tumpukan barang tidak melebihi ketentuan level tumpukan
yang diijinkan. Untuk produk rantai dingin disimpan pada ruang pendingin/
kulkas.
e. Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi penyimpanan
sesuai dengan dokumen penerimaan .
f. Produk yang menunggu keputusan apakah dapat diterima atau tidak, dikarantina di
ruang / tempat sesuai dengan tipe suhu produk yang bersangkutan (ambient, AC,
Cold Room/Chiller/Kulkas). Untuk produk rantai dingin yang tidak sesuai
suhunya disimpan pada chiller /refrigerator /cold room dengan label karantina.

Khusus untuk Produk Rantai Dingin:

a. Pastikan barang diterima menggunakan kemasan standar (styrofoam/ cold bag)
berpendingin.
b. Periksa apakah kemasannya original dan belum pernah dibuka/ rusak.
c. Periksa suhu barang, hindari thermometer kontak langsung dengan ice gel / dry
ice pada saat pemeriksaan suhu.
d. Catat suhu pada buku penerimaan.
e. Bila ada penyimpangan suhu maka : Kiriman dari pusat, principal, dibuatkan
Berita Acara. Berita acara yang ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang tersebut
dikirim APJ untuk mendapatkan keputusan dari pihak prinsipal apakah akan
ditolak atau diterima. Waktu tenggang untuk penyelesaian Berita Acara maksimal
3 hari dan dimonitor oleh Kepala Logistik diterima dan laporkan ke APJ untuk
mendapatkan keputusan dari pihak principal apakah masih layak dijual atau tidak.
f. Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk rantai
dingin disimpan pada chiller/refrigerator/cold room.
Nama Perusahaan Prosedur operasional baku Halaman 1 dari 4
PENERIMAAN
Nomor 1
Departemen/divisi/bagian/ Seksi/sub divisi/sub Tanggal berlaku
unit bagian/ sub unit
……….
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh
Mengganti no
Apoteker Tanggal
penanggung jawab
g. Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk
ke lokasi penyimpanan sesuai dengan dokumen

B. Proses Administrasi
1. Adm Gudang memastikan dokumen kirim/dokumen retur telah
ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.
2. Penerimaan barang diproses secara system sesuai dengan prosedur
berdasarkan dokumen yang telah ditandatangi oleh Kepala Logistik dan
APJ.
3. Bukti Penerimaan Barang dicetak oleh Adm Gudang untuk dicheck
apakah sesuai dengan dokumen kirim/dokumen pengembalian barang
oleh Kepala Logistik. Bila ada perbedaan maka kembalikan ke Adm
Gudang untuk diperbaiki.
4. Dokumen penerimaan ditanda tangani oleh penerima barang,
Adm.Gudang dan Kepala Logistik kemudian diarsip berdasarkan tanggal
proses secara sistem dan disimpan sesuai ketentuan pengarsipan.
Khusus untuk produk psikotropika diarsip oleh APJ.

5. Dokumentasi

6. Riwayat
Versi nomor Tanggal Alasan
perubahan
1 xxxxx Baru
2 yyyyy Tambahan

7. Distribusi
Asli : Penanggung Jawab/Kepala Bagian Pemastian Mutu
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi
 No.2 : Kepala Bagian Departemen Terkait
No.3: Kepala Bagian Logistik/Gudang

Nama Perusahaan Prosedur operasional baku Halaman 1 dari 4

PENERIMAAN
Nomor 1
Departemen/divisi/bagian/ Seksi/sub divisi/sub Tanggal berlaku
unit bagian/ sub unit
……….
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti no
Apoteker Tanggal
penanggung jawab

CHECKLIST
PENERIMAAN
DI CHECK OLEH :
( DIISI OLEH PETUGAS
PENERIMAAN)
TANGGAL CHECK :

No Aktivitas Ada Tidak Jumlah Keteranga

ada n
1 Dokumen
pengiriman
(resi ekspedisi)
2 Surat jalan
3 Jumlah koli
4 Kondisi kemasan
koli yang rusak
5 Produk rusak
6 No batch
7 Expire date

Membuat mengetahui

Petugas penerimaan kepala logistic