Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor

ruangan kantor

Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya adalah kegiatan
penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran.
Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus
dilakukan.

Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang adalah sebagai berikut:

Penerimaan Barang
Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan
kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi
tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada penerima sebelum barang tiba.

Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan menerima barang
segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai tempat penerimaan, tempat penyimpanan
barang, panitia penerima atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses
penerimaan barang antata lain sebagai berikut:
1. Satuan kerja menerima barang memberntuk panitia penerima atau pemeriksa
barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan
diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam bidang yang
sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang ahli sulit dicari,
barang tersebut hendaknya dapat diterima setelah diadakan ujicoba.
 2. Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan
dan pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif, seperti pemeriksaan faktur
yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun pemeriksaan fisik.
3. Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan.
Berita acara tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.

1. Nomor berita acara

2. Hari, tanggal, dan tempat pembuatan berita acara
3. Nama anggota panitia pemeriksa
4. Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan
5. Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor
6. Hasil pemeriksaan tentang kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik,
kurang, hilang
7. Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan
8. Pihak yang mengetahui, misalnya kepala satuan kerja.

Apabila volumen dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak dapat ditulis
dalam lembaran berita acara, informasi dalam berita acara dapat dituliskan di
lembaran tambahan sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang,
misalnya dalam formulir yang isinya, antara lain sebagai berikut:

1. Peralatan mesin, misalnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas,
tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak,
nomor faktur, serta kondisi barang.

2. Bukan peralatan mesin, misalnya nomor urut, nomor kode barang, nama barang,
uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau
SPK, dan nomor faktur atau invoice.
4. Berita acara dibuat dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan
kepada pihak-pihak sebagai berikut.

1. Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan
2. Satu berkas laporan kepada pengirim barang
3. Satu berkas untuk urusan penyimpanan
4. Satu berkas untuk bagian tata usaha
5. Semua dokumen yang meliputi faktur dan berita acara serta barang, diserahkan
oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.

Penyimpanan Barang
Berdasarkan tembusan berita acara penerimaan dan pemeriksaan, bagian penyimpanan
segera melaksanakan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan
disimpan dapat dikelompokkan sebagai berikut.
1. Disimpan sebagai barang sediaan
 2. Disimpan dalam proses pemakaian
3. Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai
berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan.
4. Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat
yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau
penyimpanan sementara.
Bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan di mana barang-barang
akan diletakkan pada tempat penyimpanan. Penataan dapat mempertimbangkan keadaan
berikut.
1. Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang
berdekatan dengan pintu keluar.
2. Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi
bagian dalam.
3. Barang yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam
pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
4. Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun
sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau
stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih
harus disalurkan ke tempat lain. Data pada catatan juga berguna untuk mencocokan
apakah barang yang telah dikirim telah sesuai karena jika terjadi kehilangan atau
kekurangan dalam proses penyaluran, dapat digunakan untuk mengecek di gudang
transit atau satuan kerja pengiriman terakhir.
5. Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi
sebagai berikut.

1. Nomor urut yang dibuat secara kronologis

2. Nama dan alamat pengirim
3. Tanggal penerimaan
4. Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman
5. Nama dan uraian barang meliputi merek, tipe, dan ukurannya.
6. Satuan dalam buah atau unit.
7. Jumlah barang
8. Harga satuan dan jumlah barng
9. Keterangan
6. Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang.
Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut.

1. Nama barang
2. Kode barang
3. Satuan barang
4. Sediaan barang minimum
5. Sediaan barang maksimum
6. Tanggal barang diterima atau dikeluarkan
 7. Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang
8. Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan
9. Sisa barang
10. Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang
11. Keterangan

Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi
paraf sehingga sediaan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya dapat
diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di tempat penyimpanan barang yang
bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jika sudah penuh
diganti dengan kartu baru dan diberi nomor urut.

Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip.
Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang
atau kepala gudang.
7. Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang dapat dilakukan sebagai berikut
1. Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan dokumen pencatatan
barang sediaan
2. Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban
b. Pengendalian informasi
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
3. Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran
barang.
8. Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang
didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku
barang tercantum nomor kode dalam katalog tersebut.
9. Setiapgudang dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan
secara tepat dan cepat barang sediaan tertentu.

Pengeluaran Barang
Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon permintaan atau surat
perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang,
kepala gudang, atau atasan.

Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan,

perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau tempat penyimpanan lain dalam
lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja meliputi pengeluaran atas permintaan,
pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan
pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang karena kesalahan mengirim.

Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan
atau diserahkan harus disertai berita acara atau pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon
yang ditandatangani penerima barang dan yang menyerahkan barang.
Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang agar secara
cepat dapat diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya.

Asas-asas Pengadaan Peralatan Kantor

berbagai peralatan kantor

Untuk mengadakan peralatan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan peralatan.

Sebab jika pengadaan perbekalan tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan
pemborosan. Adapun asas-asas tersebut adalah sebagai berikut.

Pekerjaan dan Kegiatan

Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama
serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perabot itu
esensial. Dengan demikian penggunaan alat/perlengkapan yang tidak perlu dapat dihindari
sehingga tidak terjadi pemborosan.

Suatu analisa yang teliti perlu dilakukan untuk keperluan ini, terutama harus mempunyai
pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk melaksanakan kegiatan, sehingga dapat dipilih
alat/peralatan yang diperlukan sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat

Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda.
Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot kantor juga
berbeda. Hal ini berarti, suatu jenis peralatan kantor yang tepat atau baik untuk suatu
organisasi, belum tentu baik atau tepat untuk keperluan kantor lainnya.

Pemakaian oleh orang lain bukan merupakan alasan yang cukup untuk menerima dan
menggunakannya, oleh karena itu, dalam menetapkan pengadaan peralatan dan perabot
kantor harus disesuaikan dengan hakekat, situasi dan kondisi masing-masing serta kebutuhan
karyawan.

Fleksibilitas Kegunaan dan Biaya

Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan
untuk beberapa jenis kegiatan. Dengan demikian akan berpengaruh terhadap biaya yang
dikeluarkan misalnya: Dengan membeli peralatan yang dapat digunakan untuk beberapa
pekerjaan akan lebih murah daripada membeli dua buah peralatan yang digunakan untuk tiap
keperluan.

Demikian pula maksud fasilitas disini, mempunyai arti apabila dimasa yang akan datang
terjadi perubahan-perubahan dapat diseesuaikan dan masih dapat digunakan.

Nilai Keindahan dan Keseragaman

Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perabot kantor hendaknya dapat memberi kesan yang
baik bagi yang melihat. Nilai keindahan dari suatu kantor sangat dipengaruhi oleh rasa
senang seseorang, sehubungan dengan hal tersebut, keuntungan yang sering diperoleh adalah
dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pengadaan peralatan dan
perabot kantor.

Selain nilai keindahan, juga harus diperhatikan keseragaman peralatan tersebut. Karena
dengan keseragaman selain dapat menambah keindahan juga dapat menghemat biaya.

Standarisasi
Hal ini menunjukkan kepada pengguna peralatan dan perabot kantor harus dengan ukuran,
bentuk, warna, dan buatanya sama diseluruh organisasi. Standarisasi ini akan
menguntungkan penggunaan perabot kantor yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan
organisasi yang bersangkutan, dapat menciptakan keseragaman dan efisiensi kantor, serta
mengurangi perselisihan di antara pegawai karena perebutan peralatan yang paling bagus.

Kemampuan dan Kelayakan

Penggunaan peralatan dan perabot kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perabot
harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut, karena jika
kemampuannya kurang maka tidak akan menunjang terhadap pekerjaan kantor, sehingga
kurang efisien.
Kemampuan dari peralatan itu dapat diketahui dan ditentukan oleh pengalaman dari pemakai.
Oleh karena itu karyawan yang ada harus dipertimbangkan ketika pembelian peralatan
kantor. Pertimbangan ini sangat penting, karena unsur manusia (karyawan) menentukan
apakan peralatan dan perabotan banyak dipakai atau tidak.

Harga dan Penawaran Modal

Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga
atau nilai peralatan dan perabotan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan
keuntungan yang diperolah dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para
pelanggan.

Dengan kata lain harus dipertimbangkan kemungkinan hasil yang akan diterima dengan yang
harus dibayar. Pembelian peralatan yang berdasarkan pertimbangan yang tepat akan
mengakibatkan penghematan, sehingga akan mengurangi penanaman modal.
Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

sumber gambar: http://www.acctivate.com/Industries/OfficeSupplies/

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan
perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan
dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan
masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan
adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal,
antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga
perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan
cara berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian
biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama,
contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau
mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya
semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

 Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana

kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
 Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan.
 Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana

kegiatan.
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap
bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan
kemudian menjadi rencana tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan
efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang.
Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh
suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian
adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli
menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga
semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat
dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi

kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor. Namun jika masih bingung
ingin memilih peralatan seperti apa yang akan dibeli silahkan baca Cara Memilih Mesin-
Mesin dan Peralatan Kantor