BAB. I
PENDAHULUAN
B. Glosarium
1. Welcome callers pleasantly : Ucapan selamat datang secara ramah
2. Pay attention: Memberi Perhatian
3. Obtain relevant information : Menanyakan tujuan tamu
4. Help clients wait: Memberikan kenyamanan menunggu
5. Care for the reception area: Menata Rang tunggu Tamu
6. Establish an executive file : Menghubungi Pimpinan Pengganti
7. Not Distinguish Guest : Tidak Membedakan Tamu
8. Deal with problems: Berurusan dengan masalah
9. Satisfy visitor’s needs: Memenuhi kebutuhan pemanggil
10. Say goodbye : Memberi salam perpisahan
11. Keep an accurate appointment records : Memelihara catatan perjanjian
tamu secara tepat
12. follow up :mengkuti, memperbaharui.
13. stakeholders : pemegang/pemangku wewenang.
C. Tujuan Akhir
Kriteria unjuk kerja yag diharapkan setelah Anda mempelajari modul ini,
diharapkan Anda mampu:
1. Mendeskripsikan penanganan tamu kantor bagi pimpinan;
1
Pengangan Tamu Di Kantor
D. Standar Kompetensi
Menangani Tamu
1. Mengidentifikasi jenis-jenis tamu
2. Melayani tamu sesuai dengan kepentingannya
3. Menata ruang tunggu tamu
4. Membuat buku daftar tamu
2
Pengangan Tamu Di Kantor
BAB II
PENANGANGAN TAMU KANTOR
A. Tujuan Pembelajaran
Kriteria unjuk kerja yag diharapkan setelah Anda mempelajari modul ini,
diharapkan anda mampu:
1. Mengidentifikasi jenis-jenis tamu
2. Melayani tamu sesuai dengan kepentingannya
3
Pengangan Tamu Di Kantor
2. Jenis-Jenis Tamu:
Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap penerima tamu
a. Tamu dengan perjanjian
b. Tamu tak dikenal.
c. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya.
d. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian
4
Pengangan Tamu Di Kantor
5
Pengangan Tamu Di Kantor
5. Pelayanan Tamu
Menurut Sedarmayanti, hal–hal yeng perlu dipahami dan dilaksanakan
dalam melayani tamu, antara lain:
6
Pengangan Tamu Di Kantor
7
Pengangan Tamu Di Kantor
8
Pengangan Tamu Di Kantor
berulang kali. Berika saran agar tamu menelpon dan membuat janji
terlebih dahulu sebelum datang ke perusahaan.
j. Say goodbye
Misalnya: “sampai jumpa, terima kasih atas kunjungan Anda.”
9
Pengangan Tamu Di Kantor
10
Pengangan Tamu Di Kantor
11
Pengangan Tamu Di Kantor
12
Pengangan Tamu Di Kantor
13
Pengangan Tamu Di Kantor
Menurut Ursula Ernawati, etika penerima tamu tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan
jelek, seperti menggigit kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu
panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap
14
Pengangan Tamu Di Kantor
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu
15
Pengangan Tamu Di Kantor
C. Rangkuman
Salah satu tugas penerima tamu adalah mengatur pertemuan antara pimpinan
dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat
janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang
penerima tamu harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar
para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap
perusahaan karena seorang penerima tamu membawa nama baik perusahaan
dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang
penerima tamu harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-
hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.
D. Tugas
1. Apakah pengertianTamu ?
4. Diskusikan dengan kelompok jenis, tujuan dan cara pelayanan tamu sesuai dengan
Model Problem Base Learning, Lengkap dengan instrumen penilaian yang digunakan.
Daftar Pustaka
Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Bandung: Kanisius.
16