“Etika Menerima Tamu”

OLEH :
MULIZA SYAFIRA (192103015)
D3 KESEKRETARIATAN SD A
FAKUKTAS EKONOMI DAN BISNIS
USU
 Pengertian Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang

kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu
tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara
pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai
menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi
sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja.
Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita
ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan
dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama.
Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu,
antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d.Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan
hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja,
serta pengetahuan lainnya.
 Etika Menerima Tamu

● Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh

sekretaris antara lain :
● • Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar
kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat
(prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.
 Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang

berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
 Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

● Jangan membeda-bedakan tamu

● b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
● c) Apabila tamu datang segera sambut
● d) Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan
dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah
dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
● e) Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke
depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke
belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
● f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah
dala
● g) Tamu yang diterima biasanya
dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang
sudah disediakan oleh kantor.
Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a) Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat
b) Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang
sopan.
c) Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk
pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian
berbicara dengan orang yang dimaksud.
d) Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
e) Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan
sopan
 Cara Pelayanan Tamu Kantor

Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :

1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan,
dan maksud kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang
boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di
bawa oleh tamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang
diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu
agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang
dikehendaki tamu.
 Jenis-Jenis Tamu

Sekertaris adalah orang yang paling bertanggung jawab dengan penerimaan tamu yang berkunjung
kepada pimpinan. Jenis – jenis tamu yang berkunjung kepada pimpinan dapat dibedakan menjadi :
1. Tamu dengan perjanjian sebelumnya.
Tamu dengan perjanjian sebelunya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan. Bila
pimpinan sudah siap untuk menjumpainya, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu
masuk menemui pimpinan. Apabila si tamu berada di lobby dan dilayani oleh resepsionis,
maka sekertaris harus datang menjemputnya di looby. Setelah sekertaris mengetahui
tamunya maka sekertaris harus memperkenalkan diri. Namun, apabila ada beberapa tamu
maka sekretaris harus menyebutkan nama tamu yang akan dijemputnya. Sekretaris tidak
harus berjabat tangan lebih dahulu, namun apabila si tamu mengulurkan tangannya,
sekretaris harus menyambut dan melayani dengan sopan dan akrab.
2. Tamu tanpa perjanjian
Ada beberapa kemungkinan tamu yang datang tanpa perjanjian,
yaitu:
a) Teman atau keluarga dari pimpinan
b) Salesman yang ingin menawarkan produk
c) Tamu yang bermaksud untuk meminta sumbangan
d) Relasi atau tamu rutin

Sekretaris perlu memahami bahwa tidak mungkin setiap saat

pimpinan terus menerus menerima tamu, jadi:
1) Tamu tersebut dapat disalurkan ke pejabat lain.
2) Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan harus diberi
penjelasan secara baik dan enak oleh sekretaris agar tidak marah
atau tersinggung.
3) Tamu yang dapat menemui pimpinan pada waktu lain, segera
buatlah perjanjian temunya.
 Melayani Tamu Asing

Dalam melayani tamu asing sebaiknya waspadailah istilah yang dipakai,

jangan salah memaknainya. Dibawah ini beberapa petunjuk yang dapat dipakai
untuk melayani tamu asing yang baru dikenal:
1. Lebih baik berlaku formal daripada terlalu akrab.
2. Berbicara secara jelas dan perlahan.
3. Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi, dan rapat-rapat yang
akan diadakan.
4. Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh tamu
apabila ia menemui hambatan atau kesulitan.
5. Bila perlu sertakan seorang petunjuk jalan atau penerjemah.
 Membuat dan Membatalkan Perjanjian /
Appointment

Pembatalan perjanjian yang mungkin diadakan jangan terlambat

untuk dikomunikasikan, agar dapat memberi kesan yang baik.
Sekretaris perlu membuat catatan mengenai perjanjian yang dibuat
untuk pimpinan. Berdasrkan agenda perjanjian yang ada saekretaris
dapat mengetahui apakah tamui yang akan berkunjung menemui
pimpinan sudah sesuai dengan perjanjian sebelumnya.
THANK YOU