PENGERTIAN TAMU

• Tamu Agung : orang yg berkedudukan tinggi yg sedang berkunjung

• Tamu Negara : pemimpin tertinggi suatu negara yg berkunjung resmi ke negara lain
• Artis Tamu : artis terkenal yg ikut dl pertunjukan drama dsb sbg tamu dan dl pertunjukan yg
terbatas
• Dosen Tamu : tenaga pengajar dr perguruan tinggi lain yg diundang oleh suatu perguruan
tinggi untuk mengajar dl jangka waktu tertentu
• Penerima Tamu : orang yg bertugas menerima dan melayani tamu pd waktu pertama kali
tamu masuk hotel; menerima pemesanan kamar, baik langsung maupun tidak langsung, spt
melalui telepon, telegram, atau alat komunikasi lainnya
• Tamu Kantor : seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu
• Buku Tamu : buku yg berisi nama tamu yg hadir dl pertemuan (rapat, resepsi, kantor, dsb)
Tugas Sekretaris dalam menerima tamu
• Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan
dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari
membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu
pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima
tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima
tamu. 
• Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk
menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut
agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan
kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan
memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang
datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan
dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui
tamu :

• Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.

• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
• Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu
meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang
dituju.
• Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang
menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
• Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang
disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu.
Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu
Merencanakan Dan Menyusun Jadwal
Penerimaan Tamu
• Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan
secermat mungkin, perlu dibuat catatan
khusus.
• Buku tamu harus berisi No, Nama, Alamat, No.
Telp, Tanggal, Waktu, dan tujuan bertamu.
Untuk membantu mengingatkan pimpinan,
buatlah perjanjian atau pembatalan dengan
tamu apabila ada perubahan sampaikanlah
secepatnya
Kesalahan Yang Dihindari
• Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah:
– Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika
menerima tamu.
– Jangan duduk saat menerima tamu, hendaklah
berdiri.
– Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
– Jangan makan pada saat menerima tamu.
– Kurang sabar dalam melayani tamu.
– Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada
pimpinan tentang tamu
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal
yang harus dilakukan antara lain :
• Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya
ditempat yang paling jauh dengan pintu.
• Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk
yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas
tidaklah baik.
• Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya
mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu
terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
• Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang
dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
• Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan
ramah dan sopan

Berpenampilan rapi, bersih dan segar
Berperilaku sopan dan ramah
Ekspresi wajah yang hangat
Menghafal nama tamu
Senang bergaul dan luwes
Menjadi pendengar yang baik
Menjaga sikap tubuh agar tidak
melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek,
seperti menggigit kuku
Menurut Ursula Ernawati, etika
sekretaris menerima tamu
kantor antara lain :
Bersikap hormat kepada tamu
Memiliki semangat kerja yang tinggi
Nada suara yang enak dan jelas
Tenang dan menangani complain
secara profesional
Tidak menginterupsi pembicaraan
tamu
Tulus melayani tamu
 Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak
sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang
bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal
berikut :
– Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
– Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar
terjalin goodwill yang baik.
– Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan
memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
– Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
– Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu,
sesuai dengan kebijkan kantor.
– Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
– Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh
tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
– Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu
Melayani tamu menurut kepentingannya
Tamu yang datang untuk minta dana atau
sumbangan:
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin
bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan,
cara terbaik untuk mengatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan
sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi
oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau
maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu
merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu
memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lain
yang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan
pimpinan.
• Tamu yang datang untuk menawarkan
barang atau jasa

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan

menyenangkan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihan ketrampilan dalam
membuat barang atau jasa, namun tak jarang
para penjual ini meminta bertemu langsung
dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu
mengatur taktik dan strategi dalam melayani
tamu tersebut
Tamu yang ingin membeli barang
Tamu yang ingin membeli barang
biasanya banyak bertingkah. Mereka
minta untuk diperhatikan, diistimewakan,
bahkan ingin diperhatikan dengan
pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu
ke bagian pembelian. Jangan lupa
tawarkan minum kepada tamu yang ingin
membeli barang.
Tamu aparat pemerintah
• Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara
rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan
tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin
pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai
peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari
bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan

• Tamu yang bersifat kunjungan khusus

Biasanya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus
siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress
lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata
upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan
makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus
dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu,
supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan
Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau
kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi,
atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini
sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun
begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan
apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang atau
tidak. Bila pimpinan sedang sibuk, persilakan ia untuk
menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan
kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpinan,
sekedar kangen, atau ada urusan bisnis penting.
Formulir kedatangan Tamu
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan
formulir penerimaan dan panggilan telpon,
informasi tentang tamu yang datang harus di catat
lengkap untuk kepentingan data dan informasi
selanjutnya. Secara garis besar, form tamu berisikan
data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke
perusahaan. Untuk lebih lengkapnya, form
kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh
penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.
Bertamu
• Bertamu adalah berkunjung ke rumah orang lain dalam rangka
mempererat silaturrahim. Maksud orang lain disini bisa tetangga,
saudara (sanak family), dan teman sebaya. Bertamu tentu ada
maksud dan tujuannya, antara lain menyambung persaudaraan
atau silaturrahim, menjenguk orang yang sedang sakit, ngobrol-
ngobrol biasa, membicarakan masalah keluarga, atau membahas
tentang musyawarah lingkungan.
• Dengan mempererat tali silaturrahim pada sesama, berarti kita
telah membina hidup rukun, menumbuhkan rasa kasih sayang,
tolong menolong dan saling membantu antara sesama manusia.
Selain itu, bertamu tidak saja menghubungkan tali persaudaraan
tetapi juga akan banyak menambah wawasan ataupun
pengalaman
Cara Bertamu
• Meminta ijin masuk
• Jangan mengintip ke dalam rumah
• Berpakaian yang rapi dan pantas
• Memperkenalkan diri sebelum masuk
• Masuk dan duduk dengan sopan
• Menerima jamuan tuan rumah dengan
senang hati
• Memilih waktu yang tepat untuk bertamu
Daftar Pustaka
• Rumsari Hadi Sumarto & Lukas Dwi Antara, 2003, Sekretaris Profesional untuk
SMK Kelompok Bisnis Manajemen: Berdasarkan Kurikulum Berbasis
Kompetensi, Jakarta: Balai Pustaka.
• Badri Munir Sukoco, 2005, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Jakarta: Erlangga.
• Drs. Ignatius Wursanto, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta:
Andi Offset
• Irra Chrisyanti Dewi, S.Pd., M.SM., 2011, Manajemen Kesekretariatan: Untuk
SMK, Perguruan Tinggi dan Praktisi, Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher
• Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E., S.S., M.M., QWP, 2014, Kesekretarisan:
Profesional Berkompeten Trampil Cerdas Melayani, Bandung: Alfabeta.
• http://kamusbahasaindonesia.org/tamu/mirip (KamusBahasaIndonesia.org),
diakses: 5 September 2016
Terimakasih