PRODUKTIF ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Kunci Jawaban soal-soal teori Produktif
Teks yang berwarna merah adalah jawaban yang benar
2.Surat lamaran kerja yang dibuat oleh seorang pelamar,dinyatakan berhasil apabila pelamar…
A. dipanggil untuk datang
B. mendapat jabatan yang dikehendaki
C. mendapat surat panggilan untuk test
D. dipanggil untuk wawancara
E. mendapat balasan surat
4.Berkas file atau arsip yang perlu disimpan karena kegunaannya akan habis setelah Selesai dibaca,maka arsip
demikian digolongkan …
A. vital record
B. use full record
C. non essential record
D. non vital record
E. non use full record
5.Suatu arsip dapat dimanfaatkan untuk menentukan kebijakan organisasi,maka arsip tersebut berarti mempunyai
nilai guna …
A. sejarah organisasi
B. haluan organisasi
C. informatoris
D. yuridis
E. ilmiah
7.Lembaran yang dipergunakan oleh pimpinan untuk menuliskan tentang tindak lanjut Dan siapa
yang ditunjukmelakukan tindak lanjut atas suatu surat
masuk,disebut …
A. Lembar Tunjuk Silang
B. Lembar Pengantar
C. Lembar Pengiriman
D. Lembar Disposisi
E. Lembar Follow Up
8.Dua sistem kearsipan yang biasa disebut sebagai „sistem universal‟ karena selalu Dipergunakan dalam sistem
-sistem yang lain adalah sistem…
9.Penyimpanan surat menurut sistem nomor Desimal Dewy,untuk surat bernomor kode 473 disimpan dalam laci
…, dibelakang guide …, dalam folder …
A. 473, 470, 400
B. 400, 470, 473
C. 470, 400, 473
D. 400, 473,470
E. 473, 400, 470
10.Jika arsip disimpan menurut sistem nomor Terminal Digit,surat bernomor kode 1324 Dapat diketemukan dalam
folder nomor …
A. 20 29
B. 24
C. 132
D. 24/13
E. 24/31
11.Suatu angka yang menunjukan seberapa lama arsip disimpan sebelum dimusnahkan Atau disingkarkan
disebut…
A. angka pemakaian
B. angka kecermatan
C. angka penilaian
D. angka penggunaan
E. angka penyusutan
12.Dalam kegiatan penyusutan arsip,untuk arsip yang harus diserahkan ke ARNAS RI Adalah arsip yang bernilai …
A. yuridis
B. vital
C. sementara
D. edukasi
E. permanen
15.”By separate post we are sending you our latest price list of …..”By separate post we Are sending you our latest
price list of….”This sentence is usually used in …
A. reply to inquiry letter
B. confirmation of order letter
C. order letter
D. inquiry letter
E. letter of order
16.Dari sekian tamu yang telah hadir,mereka yang diprioritaskan dipertemukan terlebih Dahulu dengan pimpinan
adalah …
A. staf ahli pimpinan
B. relasi perusahaan
C. teman dekat pimpinan
D. setiap keluarga pimpinan
E. tamu yang sudah membuat perjanjian sebelumnya
17.Langkah yang anda lakukan jika kedatangan tamu,sedangkan pimpinan tidak Menerima tamu tersebut,adalah
A. meminta untuk pulang
B. meminta untuk meninggalkan pesan
C. menangani dengan baik
D. menyalurkan kepejabat lain
E. ditangani sendiri
18.Tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block adalah…
A. Disebelah kanan atas
B. Disebelah kiri bawah
C. Disebelah tengah
D. Disebalah kiri atas
E. Disebelah kanan bawah
19. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti tersendiri,seperti c/o (care of) artinya
adalah …
A. Per alamat
B. Atas nama
C. Dengan alamat
D. Carbon copy
E. idem
20.Salah satu istilah penyerahan barang yang biasa digunakan adalah free on station (FOS) yang mengandung arti..
A. Barang diserahkan diatas kapal
B. Barang dibeli digudang penjual
C. Barang diserahkan digudang penjual
D. Barang diserahkan digudang stasiun kereta
E. Barang dibeli pada gudang stasiun kantor
23.Penempatan pesawat telepon yang paling tepat pada meja kerja sekretaris,ada pada sebelah…
A. Tengah meja kerja
B. Meja lain
C. Kanan meja kerja
D. Kiri meja kerja
E. Mana saja
26.Apabila anda melakukan hubungan langsung/telepon ke luar negeri,dengan cara menekan/memutar nomor…
A. Kode negeri + kode awal + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
B. Kode awal + kode negara + kode wilayah + nomor pelepon yang dituju
C. Kode awal internasional + kode negara + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
D. Kode wilayah + kode negara+kode awal + nomor telepon yang dituju
E. Kode negara + nomor telepon yang dituju
27.Anda sebagai sekretaris menerima telepon masuk dari salah satu klien perusahaan anda,yang ingin
bicaradengan atasan anda,tetapi atasan anda tidak ditempat,apa yang anda lakukan …
A. Tunggu ya sebentar
B. Maaf bapak sedang tidak ada ditempat,ini nomor HP nya,telepon saja
C. Dioper pada bagian lain
D. Diminta menunggu karena akan dicari dahulu
E. Maaf bapak Broto sedang menghadiri rapat,dapatkah anda meninggalkan pesan?
29.Mengetik dengan menggunakan jari kelingking kanan,telunjuk kiri,kelingking kiri,tengah kanan,manis kiri dan
tengah kanan menghasilkan kata …
A. Praktik
B. Praktek
C. Praksi
D. Prakata
E. Prakarsa
B.
C.
D.
E.
31.Bentuk surat yang pengetikannya setiap alenia isi surat masuk lima
karakter,adalah …
A. Full block style
B. Block style
C. Semi block style
D. Hanging paragraph
E. Indented style
32.You have booked us on the Stratford tour,but I asked… on the Edinburgh tour.
A. To booking
B. For booking
C. Booked
D. To book
E. In booking
33.Kindly make the correct booking and let me have your …by return.
A. To confirm
B. To confirmation
C. Confirmation
D. Confirm
E. For confirmation
38. Pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana tetap,adalah sebesar…
A. Jumlah yang tetap setiap bulan
B. Jumlah yang sama dengan pengeluaran kas kecil yang telah dikeluarkan
C. Jumlah yang sama dengan pada saat pembentukannya
D. Jumlah yang sama dengan saldo awalnya
E. Jumlah yang sama dengan kebutuhan pengeluaran pada hari itu
41.Hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi disebut …
A. Risalah
B. Laporan
C. Notulen
D. Notulis
E. Rangkuman
42.Seseorang yang bertugas membuat catatan selama berlangsungnya rapat disebut…
A. Notulen
B. Nomaden
C. Notulis
D. Sekretaris
E. Notaris
44.Function Base Classification adalah klasifikasi arsip yang digunakan dalam filing system, kecuali…
A. Alphabetical
B. Numeric
C. Subject
D. Date
E. Geographic
47.Dalam sistem kearsipan pola lama untuk pendistribusian surat masuk ke unit kerja sarana yang digunakan
adalah…
A. Buku agenda masuk
B. Buku agenda keluar
C. Kartu kendali
D. Kartu indek
E. Buku ekspedisi intern
56.Dibawah ini yang termasuk kedalam faktor keberhasilan proses komunikasi adalah…
A. Komunikator
B. Isi ide yang disampaikan
C. Media atau lambang yang digunakan
D. Terjadinya distorsi dalam komunikasi
E. Feedback dari si penerima ide
58.Ada 2 macam konsep pengembangan diri (kepribadian)yaitu konsep diri yang lebih dan baik,salah satu konsep
diri yang di bawah ini adalah…
A. Cepat tangkap terhadap situasi sekelilingnya
B. Sulit mengikuti kesalahannya
C. Cepat mengenel orang disekitarnya
D. Bekerja dengan baik dan tekun
E. Bersahaja dengan penuh harapan
60.Ketrampilan merupakan kepandaian menggunakan anggota badan dengan efisien,keterampilan merupakan hal
yang …
A. Menjadi dasar pengetahuan seseorang
B. Menjadi bakat seseorang yang dapat dipelajari oleh orang lain
C. Menjadi bakat seseorang yang sulit dipelajari oleh orang lain
D. Menjadi khusus milik seseorang yang menjabat jabatan tersebut
E. Menjadi warisan dari orang tua
62.Dengan memperhatikan arti kata sekretaris,maka seorang yang memangku jabatan sekretaris harus mempunyai
sifat …
A. Dapat memimpin bawahan
B. Dapat bekerja tanpa pertolongan orang lain
C. Dapat dipercaya dalam melaksanakan tugas
D. Dapat bebas mengemukakan pendapat sesuai dengan selera pribadinya
E. Dapat mempengaruhi bawahan
64.Sekretaris yang menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk satu orang atasan adalah
A. Junior secretary
B. Senior secretary
C. Private secretary
D. Administrative assistant
E. Excecutif secretary
66.Perihal yang harus diperhatikan oleh sekretaris dalam etika kerja adalah …
A. Bekerja cepat
B. Fasih berbahasa asing
C. Dapat menyimpan rahasia
D. Tekun
E. Rajin
67.Seorang sekretaris dapat mengembangkan dirinya secara baik dalam suatu lingkungan kerja apabila melakukan
hal-hal dibawah ini kecuali…
A. Cepat tanggap terhadap sekelilingnya
B. Dapat mengenal dengan cepat orang sekitarnya
C. Mempunyai motivasi yang tinggi terhadap pekerjaan
D. Sulit mengakui kesalahan
E. Mengatasi pekerjaan dengan baik dan tekun
68.Sistem untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu yang meliputi latar belakang dan uraian dasar yang
bersifat luas,maka seorang sekretaris mendapatkannya pada buku…
A. Ensiklopedia
B. Dictionary
C. Handbock
D. Biographical dictionary
E. Document
69.Program aplikasi merupakan tipe program yang pertama kali digunakan setelah sistem operasi dimuat
(loaded).Program aplikasi yang paling tepat digunakan di bagian keuangan yang berhubungan dengan angka-
angka adalah…
A. Speadsheet
B. Word processing
C. Microsoft access
D. Microsoft Power Point
E. Lotus
70.Untuk memudahkan membuka kembali wesite yang sering digunakan dan merupakan web paling
disenangi,maka kita simpan web tersedbut dalam fasilitas ini.Fasilitas internet yang digunakan adalah…
A. Home
B. Search
C. Favorites
D. Mail
E. Discuss
71.Isi addres dengan http://www.yahoo.com, klik pada E-mail,klik sign up now,pilih free edition.Langkah di ats
merupakan cara-cara
A. Membuat password baru
B. Membuka internit
C. Membuka program aplikasi wordproccesing
D. Membuka program aplikasi speadsheet
E. Membuka E-mail baru
72.Fasilitas ini dapat diakses dengan menggunakan browser dan memungkinkan anda dapat berdiskusi mengenai
topik atau yang menarik dengan orang-orang di seluruh dunia.Fasilitas yang dimaksud adalah …
A. E-mail
B. LAN
C. Web Server
D. WWW
E. Newsgroups
73.Klick attack files pada e-mail,masukan file,pilih file dengan cara klik browse.langkah di atas merupakan cara-cara
….
A. Membuat E-mail baru
B. Mengirim E-mail dengan disertai lampiran
C. Membuka E-meil yang masuk
D. Mengirim E-mail ke alamat tertentu
E. Mengirim E-mail ke beberapa alamat yang berbeda
74.Tugas dan fungsi sekretaris sering kali mempunyai kesamaan dengan tugas dan fungsi (public
relation),kesamaan ini adalah…
A. Membuat ruangan-ruangan kantor tetap rapi
B. Mempertahankan citra perusahaan
C. Menyiapkan alat-alat kantor
D. Menerima telephone
E. Mengatur agenda pimpinan
79.Bentuk surat yang seluruh pengetikannya dimulai dari margin kiri adalah bentuk…
A. Lurus penuh
B. Lurus
C. Lekuk
D. Sederhana
E. Setengah lurus
80.Pada sistem kearsipan pola baru,surat masuk yang tergolong penting akan dicatat pada …
A. Lembar pengantar
B. Lembar disposisi
C. Lembar khusus
D. Kartu kendali
E. Kartu index
83.Pada perusahaan yang besar dan mempunyai cabang serta klien yang tersebar diberbagai daerah,maka untuk
penanganan kearsipan yang baik,lebih tepat menggunakan sistem…
A. Abjad
B. Nomor
C. Masalah
D. Wilayah
E. Tanggal
84.Pada MS.Excel untuk memperoleh hasil rata-rata angka dari suatu nilai dalam kolom a,b,c,dan d,digunakan
rumus…
A. Auto sum
B. Tanda =
C. Function wizard
D. Function all
E. Function all wizard
85.Tentukan 6 sel (kolom a,b,c,d,e, dan f),klik format,pilih colom,pilih width,ketik angka 12,langkah ini adlah untuk…
A. Menentukan tinggi kolom
B. Menentukan lebar kolom
C. Menentukan lebar kolom dengan ukuran sama
D. Menentukan tinggi kolom dengan ukuran sama
E. Menentukan lebar kolom 12
86.Pilih data,tentukan range-nya,klik copy,tempatkan cursor pada posisi range yang diinginkan,klik paste,langkah ini
digunakan pada saat …
A. Memilih data
B. Memindahkan data dengan toolbar
C. Membatalkan aksi
D. Menyalin data
E. Memindahkan data menggunakan bar baru
87.Clik file,pilih print,klik panah ke bawah dibelakang nama printer untuk melihat printer yang tersedia,tentukan
jumlah lembar yang akan dicetak.klik OK bila semua tahapan telah benar benar untuk mencetak
dokumen.lengkapilah urutan penting yang tertinggal pada proses ini dengan pilihan di bawah ini …
A. Menentukan jumlah halaman
B. Menentukan page range yang diingingkan
C. Menentukan pages
D. Menentukan copys
E. Menentukan print what
90.Dibawah ini yang harus dihindari oleh seorang sekretaris,yang paling baik dan sesuai dengan aktivitas kerjanya
adalah di …
A. Sebelah kanan
B. Sebelah kiri meja
C. Depan sekretaris
D. Dekat meja komputer
E. Di sekitar meja
91.Penempatan pesawat telepon pada meja kerja sekretaris,yang paling baik dan sesuai dengan aktivitas kerjanya
adalah di …
A. Sebelah kanan
B. Sebelah kiri meja
C. Depan sekretaris
D. Dekat meja komputer
E. Di sekitar meja
92.Dana kas kecil yang setiap bulan diberikan dalam jumlah tertentu secara tatap,sistem pengisian data seperti ini
disebut dengan sistem dana…
A. Fluktuasi
B. Imprest
C. Bantuan
D. Rutin
E. Mutualis
95.Jenis blanko/formulir yang paling banyak dicetak dan digunakan oleh perusahaan/instasi/organisasi adalah…
A. Notulen
B. Absensi
C. Surat dan sampul berkop
D. Surat kontrak
E. Tanda terima
97.Faslitas yang dapat diacces dengan menggunakan browser dan memungkinkan anda dapt berdiskusi mengenai
topik atau informasi yang menarik dengan orang-orang diseluruh dunia disebut………
A. E-Mail
B. Lan
C. Wb Server
D. Www
E. New Group
98.Rapat dengan para pimpinan cabang dari berbagai kota yang berjauhan dapat dilakukan tanpa harus duduk
dalam satu ruang rapat.Hal ini dilakukan dengan cara ….
A. Teleconference
B. Facimile
C. Telepon
D. E-mail
E. Internet
99.Untuk melancarkan dan memudahkan penempatan seseorang di dalam upacara kenegaraan dan mencegah
agar masing-masing pejabat tidak mengatur dan menentukan tempat duduknya,maka diperlukan adanya peran
seorang…
A. Penerima tamu
B. Pendamping tamu
C. Protokol
D. Pengatur tata letak
E. Pembawa acara
100.”Etika”atau kode “etik” disebut sebagai kesusilaan.Kata etika berasal dari bahasa latin yaitu…
A. Ethics
B. Ethicus
C. Ethicos
D. Ethic
4. Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas
yang berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah….
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Edaran
D. Brosur
E. Lampiran
5. Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian dari…
A. Literal
B. Korporal
C. Privat
D. Cliping
E. Surat
9. Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya adalah….
A. Surat Panggilan
B. Surat Penawaran
C. Surat Pesanan
D. Surat Ucapan Hari Lebaran
E. Surat Ucapan Ulang Tahun
10. Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara internal adalah….
A. Nota
B. Edaran
C. Undangan
D. Memorandum
E. Handphone
11. Surat yang diterima oleh lembaga/instansi /organisasi yang berasal dari pihak lain
disebut ....
A. Surat Masuk
B. Surat Keluar
C. Surat Pribadi
D. Surat Niaga
E. Surat Dinas
14. Yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah....
A. Konseptor
B. Juru Ketik
C. Sekretaris
D. Pimpinan
E. Agendaris
15. Di bawah ini yang bukan merupakan jenis pengiriman surat...
A. Kurir instansi perusahaan
B. Kurir kantor pos
C. email (surel) perusahaan
D. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FedeX )
E. Diantar direktur perusahaan langsung
16. Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat
adalah....
A. HVS
B. Buram
C. Duplicator
D. Stensil sheet
E. Dorslag
17. Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk
yang bersangkutan disebut....
A. Taklik
B. Disposisi
C. Verbal
D. Ekspedisi
E. Memo
18. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar
kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna....
A. Putih
B. Hijau muda
C. Merah
D. Biru
E. Merah muda
19. Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah tau sendiri-
sendiri adalah buku....
A. Buku agenda tunggal
B. Buku agenda berpasangan
C. Buku klaper
D. Buku agenda kembar
E. Buku ekspedisi
21. Orang yang mengantar atau mengelola surat dengan buku ekspedisi disebut….
A. Agendaris
B. Verbalis
C. Arsiparis
D. Ekspeditur
E. Taklik
22. Suatu bagian atau unit yang melaksanakan tugas pengiriman surat-surat keluar adalah
….
A. Verbal
B. Ekspedisi
C. Agenda
D. Kartu Kendali
E. Lembar Pengantar
23. Bagian-bagian yang tidak tercantum dalam kolom buku ekspedisi intern adalah ….
A. Cap pos setempat
B. Tanggal surat
C. Nomor surat
D. Nama penerima
E. Paraf dan tanggal taklik
24. Pengiriman surat-surat keluar yang disampaikan keluar lingkungan kantor adalah
pengertian dari ….
A. Ekspedisi Intern
B. Ekspedisi
C. Ekspedisi Ekstern
D. Verbal
E. Agenda
25. Salah satu tugas bagian ekspedisi adalah mengantar surat ke kantor pos dan dapat
sekaligus …
A. Menyelenggarakan kelancaran pengiriman
B. Membubuhkan stempel
C. Menempelkan perangko
D. Meneliti kelengkapan surat
E. Mengambil surat-surat yang ada di kotak pos
26. Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat. Bagian-bagian buku
pos tercatat adalah ….
A. Tujuan surat dinas
B. Dikirim kepada
C. Tanggal surat
D. Nama penerima
E. Paraf
27. Mencatat surat-surat dalam buku ekspedisi intern dan ekstern adalah tugas dari ….
A. Ekspedisi
B. Agendaris
C. Verbalis
D. Arsiparis
E. Taklik
33. E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu E-mail berbasis SMTP dan ….
A. E -mail berbasis POP
B. E-Mail Berbasis WEB
C. Ms Outlook Express
D. Pegasus
E. Netscape Communicator
35. Menggunakan peramban web dan menggunakan program pengakses surat elektronik
(e-mail client) merupakan ….
A. Jenis e-mail
B. Cara mengakses e-mail
C. Langkah-langkah membuat e-mail
D. Macam-macam e-mail
E. Langkah-langkah pengiriman e-mail
39. Perangkat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi spam yang masuk
dan virus email. Dibangun menggunakan platfor .net 2.0 dan di desain untuk bekerja sama
dengan software spamassasin dan clamav merupakan pengertian dari ….
A. ClamAV/ClamD
B. SpamAssassin
C. Message Sniffer
D. MXScan
E. MSSca
40. Tombol Reply yang ada saat membuka e-mail, digunakan untuk ... e-mail.
A. Menghapus
B. Men-download
C. Menutup
D. Mengembalikan
E. Membalas
Kunci Jawaban
1) A
2) C
3) D
4) B
5) B
6) E
7) D
8) E
9) A
10) D
11) A
12) B
13) C
14) D
15) E
16) E
17) B
18) C
19) D
20) B
21) C
22) B
23) A
24) C
25) E
26) A
27) A
28) D
29) C
30) B
31) C
32) C
33) B
34) B
35) B
36) D
37) B
38) A
39) E
40) E