AGENDA KERJA PIMPINAN DAN AGENDA

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Upita PrananingrumSeptember 11, 2017

Pengertian dari Agenda Kerja Pimpinan adalah susunan seluruh kegiatan pimpinan yang
memerlukan kehadirannya diluar kegiatan sehari-hari yang dilakukan di balik meja kerjanya.

Agenda kerja pimpinan tidak sama dengan agenda perjalanan dinas pimpinan. Meskipun
agenda perjalanan dinas merupakan bagian dari agenda kerja pimpinan. Hal ini karena
jadwal kerja pimpinan adalah berupa susunan kegiatan perjalanan ke suatu tempat yang
dilakukan oleh pimpinan/karyawan /pegawai yang berkaitan dengan tugas suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, siswa biasanya masih melakukan secara
manual, atau ditulis secara satu persatu sesuai dengan kegiatan yang rutin dilakukan atau
terjadwal. Padahal, jika terdapat penambahan diantara kegiatan yang terjadwal, maka
siswa akan menghapus atau mengulang menulis dari awal lagi.

Pada perkembangan selanjutnya, beberapa siswa telah menggunakan penyusunan Agenda

Kerja Pimpinan secara komputerisasi. Hal ini masih dimungkinkan jika terjadi kesalahan
atau penambahan kegiatan disela hari yang sudah terisi jadwal rutin, masih bisa diedit dan
cetak ulang.

Pada kenyataannya seiring dengan majunya teknologi, penyusunan agenda kerja pimpinan
sudah tidak lagi menggunakan cara manual ataupun diketik menggunakan komputer lalu di
print. Sekretaris sebagai seseorang yang bertugas dalam menyusun jadwal pimpinan
menyusun agenda kerja pimpinannya melalui aplikasi di gadget mereka. Saat ini telah
banyak sekali aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan dalam menyusun agenda kerja.

Dalam penyusunan Agenda Kerja Pimpinan, ada 2 (dua) hal yang diprioritaskan, yaitu:

1. Berdasarkan Urutan Surat Masuk

Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan
surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan
tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi
dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat
lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :
Pada jadwal kegiatan telah tercantum kegiatan pimpinan untuk peresmian cabang baru,
kemudian ada surat masuk lain yang isinya tentang suatu kegiatan rapat dinas dengan unit kerja
Pemasaran, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Dapat membatalkan acara peresmian cabang baru dengan menunjuk pejabat lain sebagai
wakilnya.
Atau,
- Pimpinan dapat tetap hadir pada peresmian cabang baru, sementara kegiatan rapat dengan unit
kerja pemasaran dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya

2. Berdasarkan Tingkat Urgensi (kepentingannya)

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun
berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan
akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan
yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan
kepada pejabat lain.

Untuk memudahkan mengingat dan mengetahui kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
pimpinan, sekretaris dapat menyusun kegiatan sesuai dengan jangka waktu tertentu, baik
itu harian, mingguan atau bulanan.

Sebagai langkah dasar dalam mempelajari bagaimana menyusun jadwal kerja pimpinan,
siswa dapat melakukannya dengan cara mengetik pada komputer dan mencetaknya.
Berikut ini contoh soal menyusun agenda kerja pimpinan

1. Pada tanggal 28 Februari 2017 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat REI di

Semarang Lt 3.  Hotel Santika, ruang Sanjay.
2. Sabtu, 25-26  Februari 2017 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk
melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI, Kegiatan hari I dimulai
jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Bima Sakti, yang
beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00
pada hari Kamis, 22 Februari 2016.
4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Larasati, yang
beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan  agenda penjajagan untuk melakukan
kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada Jumat, 17 Februari 2017.
5. Selasa, 21 Februari 2017, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan  Bpk.
Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
6. Pimpinan  Cabang REI Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber
pada acara  Program  Green House  hotel  Saphir, Jl Solo, Yogyakarta pada hari Sabtu 11
Februari 2017, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui
sekretarisnya melalui telepon.
7. Selasa, 6 Februari 2017 mengikuti Rakernas  REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Ibis,
Jl. Monginsidi 23,     Surabaya. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Bugenvil.  Hari berkutnya
melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri, Surabaya.
8. Senin, 27 Februari 2017 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00
untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari Kamis,  16 Februari 2017Melakukan  MOU dengan PT Buana Sakti, yang
beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di  Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3, pada jam
09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, Kamis, 16 Februari 2017 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di
kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00.

PT MAESTRO JANE
Jalan Terubuk  No. 21 Telp. 0761 28795
Pekanbaru – 28732

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Bulan Februari 2017

No Hari/tanggal Pukul Kegiatan Tempat Keterangan
 Senin, Rencana
1 5 Februari 2017 08.00-10.00 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan pengembangan usaha
Hari ke-1 Rakernas
REI, Hari ke-2 -
Hotel Ibis, Jl. Kunjungan ke
Monginsidi 23, beberapa pemukiman
Selasa – Rabu, Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya, ruang perumahan Surabaya
2 6 - 7 Februari 2017 16.00- 21.00 Surabaya Bugenvil Asri
Hotel  Saphir, Jl. Solo -
Sabtu, Menjadi  nara sumber pada Yogyakarta ruang Permintaan pimpinan
3 11 Februari 2017 19.00-21.00 acara Program Green House Arjuna cabang REI Surabaya
Senin, Rencana
4 13 Februari 2017 08.00-10.00 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan pengembangan usaha
Novotel Hotel -
Melakukan MOU dengan PT Yogyakarta , ruang
5 09.00-12.00 Buana Sakti Merpati, Lt. 3
Kamis,  Memimpin rapat koordinasi Kantor PT Maestro Jane,
6 16 Februari 2017 13.00-15.00 dengan para staf ruang 3
Menerima  kunjungan dari
Jumat, anak cabang perusahaan, PT Penjajagan untuk
7 17 Februari 2017 Larasati Kantor PT Maestro Jane melakukan kerjasama
Senin, Rencana
8 20 Februari 2017 08.00-10.00 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan pengembangan usaha
Selasa, Meeting dengan  Bpk. Kantor Walikota - Membahas Green City
9 21 Februari 2017 10.00-12.00 Walikota Yogyakarta Yogyakarta Yogyakarta
PT Bima Sakti Jl.
Kamis, Kunjungan ke perusahaan Simanjuntak 56,
10 23 Februari 2016 10.00-14.00 anak cabang, PT Bima Sakti Yogyakarta
Sabtu - Minggu,  Perjalanan dinas ke Jakarta Hari ke-1 temu ramah,
25-26  Februari 08.00- Kontrak kerjasama dengan Hari ke-2 penanda-
11 2017 Selesai Kantor Pemerintahan DKI tanganan kontrak
Senin, Rencana
12 27 Februari 2017 08.00-10.00 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan pengembangan usaha
Selasa, Menghadiri  rapat REI di Hotel Santika, ruang
13 28 Februari 2017 09.00-12.00 Semarang Sanjay, lt. 3

A.  Agenda Kegiatan Pimpinan

              Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai
mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat
seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen
penyelesaian pekerjaan manajemen.
 Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan
semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan
bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan
dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal
ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada
kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.

Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan
dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat
kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.
            Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak
menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal.
Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas
pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.
              Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan -
kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen
organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.
            Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara
benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :

1.      Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,

2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,

3.      Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan
pimpinan,

4.      Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,

5.      Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu :

1.      Jadwal acara harian,

2.      Jadwal acara mingguan,

3.      Jadwal acara bulanan.

Contoh Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan

No Hari / Tgl Kegiatan Tempat Waktu Ket.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang
sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu
 sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan
untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.       Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau
dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan
diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian
surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang
dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

         Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

         Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda
dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2.      Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan,
pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa
yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan ditinggalkan atau
didelegasikan kepda pejabat lain.

B.  Membuat Perencanaan Kerja

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat
perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan sekretaris untuk
menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.

Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :

1.      Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

2.      Menentukan berbagai alternative,

3.      Mengatur sumber daya yang diperlukan,

4.      Menentukan organisasi, metode, dan prosedurr,

5.      Menentukan pelaksanaan kerja.

 Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

      Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :

1. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan,
tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan
dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku
tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan
2. Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait
kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan
kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat
berdasarkan date line and reminder.
3. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan
pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and
reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan
dinas/ bisnis

C.  Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga
sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya
sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white
board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga
mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara
kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut: 

1.      Menerima dan menghimpun surat.

2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

3.      Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.

4.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

5.      Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

 D. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA
SATU MINGGU

JADWAL ACARA KEGIATAN PIMPINAN

PT SURYA KENCANA

Jadwal Acara / Kegiatan Pimpinan

No Hari/Tanggal Acara Kegiatan Jam Tempat Keterangan

1 Senin, 27 Meeting Antar Devisi 08.00- Ruang Serbaguna
Februari 2012 09.00

Menjenguk Bapak 11.00- RS Mitra Keluarga Makan siang di

Ramli 12.00 Restoran Indah

Kembali ke Kantor 13.30

2 Selasa, 28 Undangan 14.00 Gedung Dirgantara

Februari 2012 s/d
selesai

3 Rabu, 29 Presentasi pada 10.00- Ruang  Serbaguna Evaluasi

Februari 2012 acara Workshop 16.00 Pencapaian Target
Market periode
Juli-Desember
2011. Dihadiri
seluruh staf, devisi,
dan sub devisi
berjumlah 25
orang

4 Kamis, 1 Maret Bertemu Ibu Leni 08.00- PT CIPTA AGUNG Membicarakan

2012 Direktur PT CIPTA 11.00 perluasan usaha di
Menara Gading
AGUNG dan makan Jakarta  ( di wakili
Rest
siang sekretaris)

Bapak Handoyo 08.30- Ruang Pimpinan

melaporkan hasil 10.00
monitoring dan
evaluasi cabang
Jakarta

Rapat Direksi 10.30- Ruang Rapat di Misi dan Visi

12.00 lantai 7 Perjalanan Bisnis

Konfirmasi ulang 13.30 Untuk

mengenai kunjungan Keberangkatan
ke kantor cabang di Minggu Pagi
Surabaya dan
memesan tiket
pesawat Garuda
Indonesia Airlines

Menemui Bapak 14.00- PT Mutiara Indah Jl.

Surahman 16.00 Pal Merah No. 15
Kantor Bapak
Surahman
5 Jum’at, 2 Pertemuan dengan 10.00 Kontrak Kerja
Maret 2012 Bapak Faris, Franchise
Marketing PT KID
( di wakili
Com
sekretaris)

Menyiapkan -
dokumen untuk
ekspor ke Jepang

Menemui Bapak 10.00- Kantor Peperindag

Kakanwil Peperindag 11.30

Pertemuan dengan 12.30 PT CIPTA INDAH Membicarakan

Ibu Setya Direktur PT kerja sama
Jl. H M Thamrin No.
CIPTA INDAH transportasi ke
V Jakarta Selatan
Bandara Halim
Perdana Kusuma

6 Sabtu, 3 Maret Menghadiri 19.00 Krakatau Ball Room Pesta Perkawinan

2012 Undangan Horison Hotel Putri Bapak Ardi
Jakarta Martono