OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran dapat diarttikan sebagai penggunaan sebuah system

informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun informal
bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Otomatisasi perkantoran berarti
pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga
manusia kepada fungsi-fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya komputer.

Waluyo (2000), menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara

bersamaan dengan perkembangan teknologi informasi, dimana digunkannya
perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efesiensi

kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang
menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan
fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatisasi sudah menjadi
keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses
manual dan memangakas tenaga kerja, sebanyak aspek-aspek lain yang harus
menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi di kantor.

A. Tujuan Otomatisasi Perkantoran adalah sebagai berikut

1. Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat
menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan
tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan
lebih baik dalam memecahkan masalah.
3. Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap
informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
4. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk
memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam

Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 1

 perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era
globalisasi .
5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office
automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien
6. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik
dan lebih cepat
B. Adapun manfaat dari penerapan otomatisasi perkantoran sebagai
berikut:
1. Merealisasikan pekerjaan kantor menjadi lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan staf dalam jumlah besar
3. Hanya memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Data yang disimpan dapat diorg

5. Anisir dengan baik

C. Pengotomatisan perkantoran merupakan sebuah upaya yang dilakukan

dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada dengan tujuan
sebagai berikut:
1. Penggabungan penerapan teknologi
2. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk
memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam
perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya teknologi di era
globalisasi.
3. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor, produk office
outomation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efesien
4. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
5. Meningkatkan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik
dan lebih cepat.

Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 2

D. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor, pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna otomatisasi kantor
yaitu:
1. Manager, orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya
perusahaan, terutama SDM.
2. Professional, professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan
keahlian khususnya. Misalnya; pembeli, wiraniaga, dan asistentaff khusus
menejer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pengawal administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen.

E. Jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran;

1. Wordprocessing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang
secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk
membuat dokumen ketik atau cetak.
2. Electronicmail / E-mail
Electronic mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang
terdapat pada telepon konvesional.
3. Voicemail
Voice mail hampir sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika
akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui
telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk
memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4. Electronic Calendaring
Electronic calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk
menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 3

 5. Audio conferencing
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis
untuk tujuan melakukan konferensi.
6. Video conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang
berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang
yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
7. Computerconferencing
Merupakan penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama
proses terjadinya konferensi.
8. Facsimiletransmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. Video text
Merupakan penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar crt.
10. Imagestorage and retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan
untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah.
11. Desktop publishing
Desktop publishing merupakan pembuatan output tercetak yang
kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 4