Resepsionis sering dijumpai di lobi utama suatu perusahaan dan ditempatkan di meja paling

depan. Sayangnya, profesi resepsionis kerap dianggap ringan karena terlihat santai dan hanya
berdiam diri di satu tempat.

Padahal, untuk menjadi seorang resepsionis harus melalui beberapa tes, persyaratan. tugas
resepsionis juga cukup menarik karena akan menghadapi tantangan yang berbeda tiap harinya
dari berbagai macam orang. 

Misalkan ada seorang tamu yang memaksa untuk bertemu dengan pihak perusahaan padahal
tamu tersebut belum memiliki jadwal bertemu. Dalam kasus ini, resepsionis menjadi orang
pertama yang menerima ocehan dan kekecewaan dari tamu tersebut.

Kasus ini hanya sebagian kecil dari hal yang harus dihadapi resepsionis. Dari kasus tersebut,
dapat dibayangkan bahwa resepsionis memiliki tanggung jawab, syarat, dan tugas yang tak kalah
penting dalam suatu perusahaan. 

Apa itu Resepsionis? 

Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan
informasi kepada pengunjung, klien atau stakeholder suatu perusahaan terkait dengan tujuan dan
informasi yang dikehendaki.

Seorang resepsionis harus melayani dengan informatif mengenai semua informasi yang diberikan
kepada tamu. Dapat dikatakan bahwa resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen
perusahaan dengan tamu.  

Tugas Resepsionis Hotel

Ada banyak tugas yang harus dipenuhi. Rangkaian tugas tersebut bersifat kontinu setiap harinya.
Berikut tugas resepsionis setiap harinya : 

1. Menjembatani informasi antara manajemen hotel dan tamu

2. Melayani tamu hotel yang berkunjung 
3. Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi hotel
4. Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
5. Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak terduga

Tanggung jawab Resepsionis

Berdiri di garis depan membuat resepsionis mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir
semuanya berkaitan dengan orang lain.

Walau terlihat sederhana, tanggung jawab dari pekerjaan ini tidak semudah yang dikira, loh!
Tanggung jawab seorang resepsionis yaitu : 

1. Menerima panggilan telepon dan menghubungkan ke bagian terkait

2. Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya mengenai hotel tempat ia
bekerja
3. Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang terkait
dengan kunjungan
4. Mendengarkan keluhan tamu
5. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu yang keluar masuk  
6. Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju

  

Persyaratan menjadi Resepsionis

Dengan sederet tanggung jawab penting yang diemban seorang resepsionis, maka untuk
mendapatkan pekerjaan ini pun harus melewati beberapa persyaratan terlebih dahulu. Berikut ini
beberapa syaratnya:

Gigih dan Rajin

Seorang resepsionis mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Rasa bosan bisa
saja mendera tiba-tiba.

Kebosanan bisa membuat seseorang teledor dalam pekerjaannya. Oleh sebab itu, seorang
resepsionis harus tetap gigih dan rajin sepanjang shift yang ia jalani.

Ramah dan Murah Senyum

Hampir setiap hari resepsionis menemui berbagai macam orang dari berbagai macam latar
belakang. Layanan terbaik berupa sikap ramah dan senyuman yang tulus harus diberikan kepada
semua orang, sekalipun orang tersebut merupakan pihak eksternal perusahaan.

Sikap ramah dan murah senyum juga mencerminkan citra perusahaan. Jika seorang resepsionis
ramah dan murah senyum, maka turut membangun citra baik kepada perusahaan.  

 
Berkepribadian Baik

Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan dan senantiasa
siap membantu tamu bila diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan
orang lain.

Sigap dan Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
dalam menghadapi situasi. Termasuk bagaimana menghadapi kondisi gawat darurat, client yang
memaksa, dan pihak-pihak tertentu yang tak terduga.  

Informatif 

Seorang resepsionis yang informatif harus mampu menjelaskan atau memaparkan sesuatu
dengan cara yang sederhana, efisien dan ramah, sehingga tamu cepat memahami informasi yang
dibutuhkan. Dengan demikian, hubungan tamu dan manajemen perusahaan dapat terjalin dengan
baik pada tahap awal. 

Mampu Bekerja sama

Resepsionis diharuskan menjalin kerjasama baik dengan atasan, rekan kerja, bawahan dan pihak
lain untuk bekerja dengan lancar. Untuk ini resepsionis harus memiliki rasa untuk saling
membantu dan menghormati, tidak hanya di tempat kerja tetapi juga di luar tempat kerja.

Teliti

Ketelitian menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang
menangani informasi keluar masuk mengenai tamu yang datang. Sehingga ia dituntut untuk
selalu teliti dalam mengecek informasi keluar masuk dari orang yang datang.

Tampil Manarik

Karena bertemu dengan banyak orang, pekerjaan ini dituntut tampil menarik. Penampilan harus
selalu bersih, rapi, dan terawat dengan baik.
Penampilan yang baik menjadikan tamu atau client yang berkunjung merasa lebih nyaman ketika
berinteraksi. Selain penampilan, meja tempat kerja harus di tempatkan juga dalam keadaaan rapi
dan tertata rapi dan baik. 

Menguasai Bahasa Asing

tentunya wajib bagi seorang resepsionis untuk menguasai lebih dari satu bahasa. Jika memiliki
permasalahan dengan hal tersebut, paling tidak seorang resepsionis bisa dengan lancar berbahasa
Inggris, baik itu dalam bentuk tulisan ataupun ucapan. Hal itu dikarenakan sebagai seseorang
yang menyambut tamu untuk pertama kali, resepsionis harus menyiapkan diri jika sewaktu-
waktu terdapat tamu asing yang datang berkunjung atau ingin menginap dihotel. Dengan
dimilikinya kemampuan berbahasa asing ini, tentunya tamu asing tersebut dapat terlayani dengan
baik, dan citra hotel tidak menjadi buruk.

Bayangkan saja jika seorang resepsionis tersebut tidak memiliki kemampuan berbahasa lain, dan
hanya sanggup berbahasa Indonesia, sedangkan tamu itu pun tak memiliki kemampuan bercakap
dalam Indonesia. Tentunya hal itu akan memberikan nilai negatif bagi resepsionis dan hotel
tersebut. Adapun, meski telah menguasai bahasa Inggris, ada baiknya juga seorang resepsionis
mulai belajar bahasa lain sebagai suatu keahlian. Hal itu menimbang apabila suatu waktu, datang
tamu asing yang tak bisa berbicara bahasa Indonesia ataupun Inggris.