CARA MENANGANI TAMU KANTOR

Tamu kantor merupakan seseorang atau pun sekelompok orang yang datang / mendatangi sebuah
kantor / perusahaan yang bertujuan untuk kepentingan tertentu .

Etika dalam menerima tamu :

1. Tunjukkan profesionalisme dan keramahan
Tunjukkanlah profesionalisme di hadapan tamu. Jaga sikap, gaya bicara dan penampilanmu.
Jangan lupa juga untuk menjabat tangan tamu. Tidak lupa juga untuk berikan sambutan
kepada mereka seperti ucapan selamat pagi/siang/sore. Selain itu, jika tamu hendak masuk
atau keluar ruangan, bukakan pintu untuk mereka.
2. Sapa tamu dengan suara yang jelas
Dengan menggunakan suara yang terdengar jelas, kamu akan dianggap sebagai seseorang
dengan kepercayaan diri tinggi. Selain itu, hal ini juga mencegah terjadinya penyampaian
informasi yang salah karena tamu tidak mendengar dengan jelas apa yang kamu katakan.
3. Tanyakan informasi tamu
Menanyakan informasi dari tamu yang datang harus dilakukan, misalnya tentang informasi
umum seperti nama, perusahaan asal, dan siapa yang ingin mereka temui. Selain untuk
masalah keamanan, hal ini juga dapat mencegah kamu menyinggung perasaan mereka,
seperti salah menyebut namanya. Selain itu, koordinasikan juga dengan rekan kerjamu yang
akan ditemui oleh tamu. Supaya mencegah tamu bertemu orang yang salah.
4. Informasikan tamu mengenai orang yang akan ditemui
Hal yang harus anda lakukan setelah mengetahui siapa yang akan ditemui oleh tamu, berikan
informasi mengenai orang yang bersangkutan. Anda mengkonfirmasi berapa lama tamu akan
menunggu dan mengarahkannya ke ruangan untuk menunggu. Jangan lupa juga untuk
menghubungi dan mengingatkan orang tersebut agar tidak membuat tamu menunggu lama.
5. Tawarkan minuman
Menawarkan minuman seperti kopi atau teh adalah salah satu etika ketika menerima tamu di
kantor. Meskipun terkesan sederhana, tapi dapat berdampak besar karena tamu merasa
diapresiasi sepanjang menunggu orang yang akan ditemuinya.Selain itu, hal ini juga akan
membuat tamu merasa rileks dan nyaman.
6. Berikan arahan dengan jelas
Memberikan arahan yang jelas termasuk dalam etika saat menerima tamu di kantor.Misalkan
jika ada tamu yang bertanya mengenai ruangan rapat, selalu berikan arahan yang mudah
dimengerti. Oleh karena itu, agar bisa memberikan arahan yang jelas, tentunya kamu pun
perlu mengetahui tata letak setiap ruangan di kantor.
7. Tetap tenang
Jika kamu sedang merasa stres atau emosi dan ada tamu yang bertanya kepadamu tentang
berbagai hal, tetaplah tenang dan jawab dengan baik. Tamu tidak tahu keadaan yang sedang
kamu alami. Oleh karena itu, jika mereka meminta bantuan, bantulah mereka dengan ramah
dan sikap terbuka. Jika anda bersikap sinis atau tidak menyenangkan tamu , tentu akan
berdampak pada citra perusahaanmu juga.
8. Pastikan seluruh peralatan yang diperlukan siap dipakai
Jika tamu yang datang memiliki tujuan untuk meeting, pastikan seluruh peralatan yang
diperlukan sudah siap dipakai.Tentunya ketika kamu mengundang tamu untuk
melakukan meeting, peralatan yang tidak siap pakai akan memberi kesan kurang profesional.
Pastikan proyektor dan adapter telah berfungsi, lalu tawarkan tamu untuk
mengirimkan file presentasinya ke kamu melalui email sebagai backup. Hal ini akan
menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang sigap dan selalu mengambil inisiatif, tentunya
ini menjadi citra baik untukmu.

TATA CARA MENERIMA TAMU DI KANTOR :

1. Tata cara Pelayanan Tamu
a. Saat tamu datang, penerima tamu harus menghentikan sejenak pekerjaannya dan
memberi perhatian kepada tamu. Segera sambut, terima, dan persilakan tamu untuk
duduk.
b. Jangan biarkan tamu untuk menunggu terlalu lama. Jika penerima tamu sudah tahu ada
tamu yang datang, segera temui dengan sopan santun dan berwibawa.
c. Selain itu, penerima tamu perlu mengenali identitas dan mengetahui maksud kedatangan
tamu dengan meminta tamu untuk mengisi buku tamu. Hal ini penting untuk menghindari
adanya keinginan terselubung dari seorang tamu.
 d. Basa-basi dengan tamu boleh dilakukan, tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak
karuan. Jika tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke tujuan yang sebenarnya
dengan sikap yang ramah dan bijak.

2. Identifikasi Tamu
Mengingat banyaknya tamu yang ingin menemui pimpinan, maka seorang sekretaris atau
resepsionis harus pandai mengidentifikasi. Mana tamu yang dapat ditangani sendiri, harus
dengan pimpinan, atau disalurkan ke pejabat lain.
Berikut adalah cara melayani berbagai jenis tamu:
a. Tamu dengan Perjanjian
Sekretaris atau resepsionis harus segera melapor atau menelepon pimpinan ketika tamu
telah datang. Jika pimpinan sudah siap menerima tamu, antarkan tamu ke tempat
pimpinan ingin menemuinya.
b. Tamu tanpa Perjanjian
Sekretaris atau resepsionis harus meminta tamu untuk mengisi buku tamu dan segera
menanyakan kesediaan pimpinan untuk menemuinya. Jika pimpinan tidak bersedia
menemuinya karena suatu hal, sampaikan kepada tamu secara sopan agar tamu tidak
tersinggung atau salah paham.Namun, apabila pimpinan bersedia menerima tamunya
kembali pada lain waktu, buatkan perjanjian. Jika tamu disalurkan kepada pejabat/unit
lain, segera beritahu yang bersangkutan.
c. Tamu Keluarga atau Teman Pimpinan
Segera lapor ke pimpinan jika ada keluarga atau kerabat atau teman pimpinan datang ke
kantor. Apabila pimpinan siap menerima, sekretaris atau resepsionis tersebut harus
mengantar tamu menemui pimpinan.
d. Tamu Rutin
Bila sedang tidak ada tamu lain, penerima tamu dapat segera mempersilahkan tamu untuk
menemui pimpinan. Namun, apabila sedang ada tamu lain, minta tamu tersebut untuk
menunggu atau menjadwal ulang pertemuan.
 Tamu VIP (Very Important Person)
 Penerima tamu harus segera melapor ke pimpinan. Sebab, khusus tamu VIP, pimpinan
sendirilah yang akan menemui dan menyambut secara langsung di lobby atau ruang
tamu.

Prosedur dalam menerima tamu :

1. Ucapkan selamat datang atau salam kepada tamu
2. Menyambut tamu dengan senyuman
3. Berpenampilan rapi dan berpakaian sopan
4. Persilahkan tamu untuk duduk
5. Perhatikan kebersihan dan kerapihan
6. Bersikap ramah dan sopan
7. Hormati privasi tamu
8. Menjamu tamu dengan baik
9. Mengantarkan tamu sampai ke pintu keluar

Tugas :
Buatlah skenario dalam menerima tamu mulai dari tamu datang sampai pulang berdasarkan
etika, tata cara dan prosedur dalam menerima tamu. Skenario tersebut dipraktekkan minggu
depan.