Antara ciri-ciri penyambut tetamu dalam majlis formal ialah mengetahui peradaban, etika sosial

bersama tetamu, penampilan diri, memperkenalkan diri dalam penampilan yang lebih efektif. Selain
itu, menjadi kewajiban dalam mengetahui protokol dalam sesuatu majlis yang formal, separa formal
dan tidak formal. Beberapa perkara harus diberi perhatian terutamanya di dalam majlis formal
antaranya ialah panggilan hormat dan susunan tempat duduk bagi tetamu kehormat yang hadir. Dari
segi pemakaian pula haruslah mematuhi tema dan istiadat tertentu mengikut kesesuaian majlis yang
akan berlangsung.

Memiliki paras rupa yang indah dan berperwatakan menarik adalah ciri bonus bagi seseorang
penyambut tetamu. Hal ini memainkan peranan penting dan memberikan keyakinan kepada sesuatu
individu tersebut untuk menghadapi dan menyambut tetamu yang hadir terdiri dari pelbagai latar
belakang terutamanya di majlis formal.

Selain itu, penyambut tetamu perlulah mengenali tetamu yang bakal hadir dari segi nama, gelaran
dan paras rupanya supaya lebih bersedia untuk menghadapi tetamu tersebut. Hal ini amat penting
kerana tetamu yang hadir berkemungkinan mempunyai pelbagai darjat, pangkat dan keturunan.
Pengetahuan mengenai protocol majlis formal juga diperlukan kerana ini membantu dan
memudahkan tugas penyambut tetamu tersebut seperti mahir mengiringi tetamu dari tetamu tiba,
berjalan, menunjukkan tempat duduk dan memberikan buku aturcara majlis.

Penyambut tetamu juga perlulah bertubuh sihat dan sempurna supaya tidak membatasi pergerakan
semasa menyambut tetamu yang hadir. Buku aturcara majlis hendaklah sentiasa dibawa bersama
semasa majlis berlangsung untuk memberikan kepada tetamu jika perlu. Penyambut tetamu perlu
berdedikasi dan berdisiplin serta datang awal supaya dapat membuat persiapan terlebih dahulu.

Tetamu yang hadir mestilah mempunyai pelbagai kerenah dan ragamnya. Justeru itu, penyambut
tetamu mestilah mempunyai sikap peramah, sabar dan bertolak ansur semasa melayani tetamu.
Tindakan memohon maaf perlu dibiasakan sekiranya ada kesalahan yang ditegur oleh tetamu. Walau
apapun keadaan,wajah penyambut tetamu mestilah sentiasa senyum dan ceria kerana ekspresi
wajah mempengaruhi ‘mood’ tetamu yang hadir.

Seterusnya adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seseorang penyambut tetamu di dalam sesuatu
majlis. Perkara pertama, seorang penyambut tetamu mestilah mempersiapkan diri dan bersedia dari
segi mental dan fizikal. Pakaian yang dipakai mestilah mengikut kesesuaian majlis tersebut seperti
memakai pakaian yang tidak terlalu terang warnanya dan tidak menjolok mata.Pakailah pakaian
yang lembut warnanya dan selesa dipakai. Adab berpakaian perlulah dijaga dan sekiranya majlis
tersebut mempunyai tema, pakaian yang dipakai juga perlu mematuhi tema supaya majlis tersebut
Nampak kemas, teratur dan menceriakan suasana.
Penyambut tetamu juga perlu mengambil tahu senarai tetamu yang hadir sebelum majlis
berlangsung. Di samping itu, memantau tempat duduk tetamu terutamanya tetamu khas supaya
tempat duduk tersebut tidak diisi oleh orang lain. Jika ada tetamu yang tidak dapat hadir,
penyambut tetamu perlulah terlebih dahulu ketepikan tempat duduk berkenaan. Apabila
menyambut tetamu jemputan, penyambut tetamu mestilah bersedia dan peka.

Pada masa yang sama, buku-buku aturcara majlis perlu diedar dan mengiringi tetamu tersebut ke
tempat duduk yang di khas kan. Masalah-masalah yang timbul di sewaktu majlis berlangsung perlu
diatasi dengan baik sepereti kehadiran tetamu jemputan yang kadangkala terlewat datang, jadi
menjadi tanggungjawab penyambut tetamu untuk menyambut tetamu tersebut tanpa menganggu
perjalanan majlis tersebut.

Di samping itu, terdapat juga tetamu yang datang terlalu awal, jadi penyambut tetamu perlulah
memaklumkan kepada tetamu tersebut berkenaan aturcara majlis dan mengiringi tetamu tersebut
ke bilik rehat ataupun ruang menuggu. Mereka dibenarkan duduk sekiranya majlis hendak bermula.
Penyambut tetamu yang baik perlulah tahu tugas yang perlu dilakukan dari masa ke semasa.
Tindakan seterusnya adalah mempersilakan tetamu duduk di tempat yang disediakan.

Penyambut tetamu perlulah memanggil dengan gelaran tetamu tersebut seperi Tan Sri, Dato Sri’,
Dato’,Tuan puan, Encik dan sebagainya. Jika diajukan soalan atau pertanyaan oleh tetamu,perlulah
menjawab dengan terang, jelas dan penuh sopan santun. Adab bercakap dengan tetamu
merupakan aspek dan ciri penting yang perlu ada pada penyambut tetamu. Selain itu,jika para
tetamu memerlukan sesuatu, penyambut tetamu perlulah menghulurkan bantuan ke atas apa-apa
yang diperlukan oleh tetamu.

Beberapa perkara yang perlu dititik-beratkan oleh penyambut tetamu adalah mengawal
ketenteraman dan keselamatan tetamu yang datang serta memberikan keselesaan sebelum, semasa
dan selepas majlis sedang berlangsung. Penyambut tetamu juga perlu bijak untuk mengawal
keadaan sekiranya berlaku kejadian yang tidak dijangka. Penyambut tetamu perlu bersiap sedia dan
peka terhadap keadaan sekeliling supaya majlis dapat berlangsung dengan lancar tanpa sebarang
gangguan.

Semua perkara di atas merupakan ciri-ciri penting yang perlu ada di dalam diri seorang penyambut
tetamu ketika mengendalikan sesuatu majlis yang rasmi, separa rasmi dan tidak rasmi. Penyambut
tetamu memainkan peranan yang penting di dalam sesebuah majlis. Penyambut tetamu yang
berkaliber, berketerampilan serta bijak mengawal keadaan dalam apa jua situasi dapat melancarkan
perjalanan sesuatu majlis.