MODUL 3

THE RECEPTIONIST/RESEPSIONIS

Mata kuliah : Kesekretariatan 1

Kode Matakulaih :
Semester : 1 (satu)
SKS dan Jumlah Jam : 2 (dua) 4 jam (180 Menit)
Matakuliah Pendukung : --
Pendukung Matakuliah :-
Dosen : Parenta Ritonga, S.E.,MSi
Minggu : 5, 6 & 7 (lima, enam dan tujuh)
1. Unit Kompetensi : Resepsionis
2. Elemen Kompetensi : 1. Pengertian Resepsionis
2. Tugas-tugas dan Penampilan Resepsionis
3. Kelompok Tamu yang Berkunjung
4. Meja Resepsionis
5. Buku Refrensi dan Catatan Resepsionis
6. Tempat Resepsionis
7. Tanda Pengenal, Tanda Peringatan Bom
8. Faktor Pendukung Keberhasilan Tugas Resepsionis

3. Kreteria kinerja : Point-point elemen kompentensi dijelaskan dengan baik.

1. PENGERTIAN RESEPSIONIS
Resepsionis adalah orang yang bertugas khusus untuk menerima dan melayani
keperluan tamu yang datang berkunjung ke perusahaan, dan memberikan bantuan kepada
tamu agar tamu dapat bertemu dengan orang yang ingin dijumpainya dalam perusahaan.
Kecerian, kepribadian yang mantap, penampilan yang baik, mampu berkumunikasi
kepada semua lapisan/tingkatan, mampu menangani kesibukan switchboard – itulah hal-hal
yang harus dikuasai oleh resepsionis. Hal-hal tersebut merupakan rentetan prasyaratan yang
sering dibutuhkan untuk menduduki suatu posisi resepsionis.
Keceriaan adalah penampilan yang yang harus dipersipkan setiap hari jika kita ingin
menyambut tamu tamu yang berkunjung keperusahaan. Agar seorang resepsionis tampak
ceria harus melengkapi diri dengan baik, berpakian yang rapi, mengenakan asesoris yang
pantas, berdandan yang rapi dan yang terpenting juga adalah melepaskan semua pemikiran-
pemikiriran yang dapat menggangu ketenangan batin, sebab jika ada pemikiran yang
mengacaukan hati maka akan serta merta menghilangkan keceriaan dari raut wajah
resepsionis itu sendiri, wajah akan tampak muram atau tidak bersemangat. Biasakanlah anda
selalu ceria agar setiap orang yang bertemu dengan anda dapat merasakan keceriaan yang

37
anda miliki, dengan demikian tamu tamu yang pertama berjumpa dengan anda sebagai
resepsionis akan merasa senang dan bahagia dengan penampilan anda tersebut.
Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang mantap, dalam hal ini
resepsionis jangan mudah terpengaruh terhadap hal hal yang tidak baik, jika seorang tamu
ada yang berkunjung perlakukanlah secara adil, layanilah tamu dengan baik dan sopan,
tunjukakan bahwa anda sebagai orang yang bijaksana, berbicara yang baik dan ramah.
Kepribaian yang mantap itu adalah juga melakukan pekerjaan dengan jujur dan berpedoman
pada aturan yang berlaku jangan sampai mau untuk mengorbankan martabat atau harga diri
sebagai seorangg sekretaris hanya untuk hal-hal yang akan merusak kepribadian resepsionis
sendiri, contoh jangan sampai mau menerima sogokan hanya untuk supaya tamu dilayani
terlebih dahulu sementara tamu yang lain diabaikan padahal semestinya dia yang duluan
tiba dan harus keperluannya di dahulukan.
Penampilan yang baik merupakan hal yang sangat penting dalam berhadapan dengan
tamu yang berkunjung ke perusahaan. Tentu saja penampilan ini butuh persiapan, seorang
resepsionis sebelum menunaikan tugasnya, jauh jauh hari sudah mempersipakan agar dapat
tampil dengan baik. Penampilan yang baik itu perlu ada persiapan dalam hal pakaian pakian
yang akan dipakai pada saat tampil sebagai seorang resepsionis. Siapkanlah beberapa
pasang pakaian sebelum anda benar benar tampil sebagai seorang resepsionis, dengan
adanya perseiapan yang baik khususnya pakaian kerja resepsionis maka rasa percaya diri
akan menyempurnakan penamilan anda sebagai seorang resepsionist.
Komunikasi adalah percakapan antara seorang dengan orang lain, berkomunikasilah
dengan baik jadilah sebagai seorang pembicara yang baik disatu sisi dan pendengar yang
baik disisi yang lain, dengan demikian akan tercipta suatu komunikasi yang saling mengerti
efisien dan efektif. Disaat anda sebagai seorang yang berbicara berbicaralah dengan tenang
dan jelas, sopan dan beretika agar orang yang medengan anda bersimpati dan dengan mudah
dapat memahami maksud pembicaraan anda. Di sisi yang lain jika anda adalah sebagai
orang yang mendengar, perhatikan dan tatap orang yang berbicra dengan anda sehingga
anda tampak antusias atau perduli dan konsentrasi tentang apa yang dibicarakan agar dapat
dipahami dan dimengerti dengan mudah.
Tugas lain yang sangat penting sebagai seorang resepsionis adalah “Public relation”.
Public Relation dibutuhkan oleh seseorang dengan suatu kemampuan yang professional
agar dengan umudah dapat menjumpai orang lain dan suatu keahlian yang harus dimiliki
untuk menangani kemajuan teknologi bisnis dunia saat ini.

38
 Tamu-tamu yang berkunjung ke perusahaan seharusnya tidak perlu menunggu
lama, karena jika tamu harus menunggu lama maka tamu akan pergi ke tempat lain
dan tidak akan datang lagi. Perusahaan akan kehilangan kesempatan bisnis yang
berharga.
Semua perusahaan besar dan organisasi-organisasi seperti universitas, rumah sakit,
kursus-kursus dan kantor pengacara mempunyai resepsionis. Banyak perusahaan kecil
seperti agen-agen perkebunan, kantor akuntan, pengumpul dana, dokter dan dokter gigi,
juga mempunyai resepsionis karena bantuan dan pelayanan mereka sangat berguna. Pada
kenyataannya hampir setiap kantor membuat suatu sistem janji karena akan dapat
menghemat waktu orang lebih efisien.
Orang berpendapat bahwa umur yang ideal menjadi resepsionis adalah kira-kira 20
tahun atau lebih. Secara pasti dan efisen, resepsionis akan mendapatkan banyak pengalaman
yang cukup berharga pada saat mengerjakan tugasnya.
Suara resepsionis sangat penting, suara itu harus menyenangkan dan jelas.
Beberapa tamu mungkin datang dari luar negeri dan mempunyai kesulitan untuk mengerti
bahasa inggris.
Perkerjaan menjadi seorang resepsionis tidak cocok bagi orang pemalu (Shy
people). Seorang resepsionis harus mampu untuk mengatasi kesulitan-kesulitan
dengan mudah.

2. TUGAS-TUGAS DAN PENAMPILAN/DUTIES AND APPEARANCE

Tugas utama reseptionis adalah menangani/melayani tamu-tamu yang berkunjung ke
perusahaan. Resepsionis mempunyai banyak waktu sepanjang hari, apabila pengunjung
sedang tidak ada yang datang resepsionis dapat mengerjakan perkerjaan lain misalnya.
1) Mengetik.
2) Mengoperasikan switchboard.
3) Menggunakan computer.
4) Menyimpan dokumen-dokumen
5) Memberikan brosur-brosur dan buku-buku petunjuk yang diterbitkan perusahaan.
6) Membuka dan mengatur pendistribusian surat-surat, menerima barang-barang kiriman,
dan mendaftar surat-surat tercatat.
7) Menghubungi tamu dan relasi perusahaan.
8) Membantu menyediakan teh atau kopi bagi pengunjung, itulah sebab pentingnya bahwa
meja resepionis harus selalu rapi dan bersih.

39
 9) Mampu memberikan batuan pertama yang sederhana bila perlukan.
Resepsionis harus memiliki beberapa sikap yang baik seperti di bawh ini:
1) Sopan/polite.
2) Ramah/Frendly
3) Suka membantu/Helpful
4) Bijaksana/Tacful
5) Rapi/Neat
6) Tenang/Calm
7) Cerdas/Smart
8) Rapi/Well-groomed (rambut, kuku, make-up)
9) Berpengetahuan luas (Well-informed) mengenai produk perusahaannya, mengenai
layout/tata letak dan staff perusahaannya, demikian juga bahwa resepsionis dapat
langsung mengunjungi petugas-petugas kantor dan memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang mungkin ditanyakan kepadanya (resepsionis).

3. KELOPMOK TAMU/TYPES OF CALLER:

TAMU YANG TELAH MEMBUAT JANJI, mungkin terdiri dari:
1) Pelamar-pelamar yang akan diinterview untuk mengisi lowongan perkerjaan.
2) Sales repsentative/perwakilan penjualan.
3) Pengusaha dari perusahaan lain yang akan menghadiri rapat.
4) Pengunjung dari perusahaan lain dari luar negeri.
TAMU TANPA JANJI mungkin terdiri dari:
1) Orang yang ingin meminta informasi mengenai lowongan perkerjaan.
2) Langganan yang mungkin datang untuk mengklaim barang-barang yang rusak yang
mereka beli.
3) Perwakilan penjualan yang bermaksud untuk menjumpai kepala pembelian atau anggota
staffnya.
PENGUNJUNG YANG DATANG SECARA TERATUR TANPA JANJI.
1) Tukang pos.
2) Supir mobil keamanan untuk mengantar uang gaji.
3) Orang yang mengantar barang dari perusahaan lain.
4) Petugas pembersih, staff pelayan pembasmi bakteri telepon dan pemasok tanaman
hiasaan.

40
TAMU YANG TIDAK DIHARAPKAN TANPA JANJI.
Tamu ini secara sopan meminta untuk menulis pesan kepada seseorang dan mereka
tidak mau pergi sebelum menulis pesan, resepsionis akan menelepon sekretaris dan
menanyakan apakah orang yang ingin mereka jumpai dapat membuat janji.
Kadang-kadang ada tamu meminta secara memaksa untuk menjumpai orang yang
mereka inginkan tanpa membuat janji terlebih dahulu dan tidak bersedia menunggu.
Keadaan seperti inilah yang harus dihadapi resepsionis secara bijaksana dan sabar.
Resepsionis dapat menegaskan kepada tamu bahwa orang yang akan mereka jumpai
tidak bersedia menerima tamu tanpa membuat janji terlebih dahulu dan tidak dapat diganggu
dalam beberpa jam atau dengan alternatip yang lain merka harus menjumpai orang yang lain
dalam perusaahaan.
Jika tamu tetap tidak mau untuk membuat janji, resepsionis dapat menelepon polisi
keamanan perusahaan dan mereka akan segera datang dan mengantarkan tamu tersebut
keluar, ini adalah tindakan terakhir, jika resepsionis mengetahui bahwa tujuan tidak penting
atau mencurigakan.
Tamu yang harus menunggu karana tak dapat dihindarkan harus disediakan tempat
menunggu di ruang resepsionis, berikan minum kopi atau teh dan mereka harus tenang
selama mereka harus menuggu.

MENYAMBUT TAMU DAN MENGORGANISIR KARTU TAMU.

Sebutkan nama orang secara akrab dan buatlah tamu merasa diperhatikan. Nama
resepsionis lebih baik ditempelkan di kemeja atau di depan meja, sehingga tamu dapat
melihat namanya dengan cepat dan menyebutkannya. Yang pertama ditanyakan rsepsionis
kepada tamu adalah nama tamu dan kemungkinan menyebutkannya. Banyak pengusaha
mempunyai kartu nama dan memberikannya satu kepada resepsionis. Pada kartu nama
pengusaha ini tercetak nama panggilan mereka, nama perusahaan, alamat perusahaan,
nomor telephone dan kadang-kadang di dalam kartu nama juga dicatatkan informasi tentang
produk perusahaan.
Kartu nama pengusaha ini disimpan oleh resepsionis agar dapat digunakan untuk
mamberikan informasi jika ada pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan pemilik
kartu. Kartu nama juga dapat membantu resepsionis untuk memperkenalkan tamu kepada
seseorang dalam perusahaan yang ingin mengenalnya.
Biasanya kartu nama (Callers’s cards) diberikan pada resepsionis dan resepsionis
menyimpannya dengan cara menyusunnya secara abjad untuk memudahkan memberikan

41
 petunjuk nama-nama perusahaan. Sehingga jika pada suatu saat seorang pengunjung
datang, maka dapat melihat kembali kartu namanya dan menghubungkannya dengan
informasi yang ada.
Satu kotak kartu index dapat digunakan untuk menyimpan kartu-kartu nama. Kartu
akan dilem atau diselotip pada sebuah kartu index, dengan maksud agar lebih mudah
ditangani dan ditemukan. Formulir kartu nama dapat digunkan secara bermanfaat sebagai
alamat utnuk mengirim materi-materi iklan.

4. MEJA RESEPSIONIS.
Dalam beberapa perusahaan, resepsionis mungkin mempunyai satu switchboard untuk
dijaga dan mempunyai dua nomor telephone – satu untuk panggilan ke dalam dan satu lagi
untuk panggilan keluar. Saluran telephone keluar dan ke dalam dimasukkan dalam satu
instrument/alat. Resepsionis mungkin juga mempunyai sebuah mesin ketik, satu filing
kabinet dan satu komputer. Resepsionis juga memiliki beberapa catatan yang terdiri dari:
1) Daftar kartu pengunjung.
2) Catatan kunjungan (buku janji dan keterangan kunjungan)
3) Buku catatan staff yang masuk dan keluar.
Resepsionis memiliki satu rencana perusahaan yang ditempelkan di dinding sebelah
belakang resepsionis. Resepsionis juga mempunyai satu gambar struktur organisasi yang
digantungkan pada dinding.
Maja resepsionis dekat dengan pintu masuk perusahaan, sehingga tamu-tamu dengan
mudah dapat menjumpainya.
Nama resepsionis mungkin diletakkan di atas mejanya atau di tempelkan di kemeja.

5. BUKU REFERENSI RESEPSIONIS

Resepsionis, sering memerlukan buku referensi untuk memberikan bantuan atas
keperluan pengunjung. Banyak buku-buku referensi yang berguna bagi resepsionis, yang
dapat membantu keperluan para tamu adalah:
1) Petunjuk daerah setempat.
2) Peta daerah setempat.
3) Jadwal Bis dan Kereta Api setempat.
4) Brosur mengenai aktivitas perusahaan sebagai informasi kepada pengunjung.
5) Petunjuk makanan yang murah.

42
CATATAN RESEPTIONIS
1) BUKU TAMU
Buku catatan yang lain yang ditangani resepsionis adalah Buku Tamu, semua tamu
perusahaan membubuhkan tanda tangan pada buku tamu, kecuali tamu tukang pos dan
orang yang mengantar barang.
Buku tamu berisikan: nama tamu, alamat rumah atau perusahaan, siapa yang akan
dijumpai dalam perusahaan dan kemudian resepsionis mambuat janji dalam suasana yang
terbaik. Pada halaman berikut dapat dilihat contoh buku tamu yang menunjukkan tamu
perusahaan pada tanggal 21 November 2015 pagi.
Dibawah judul “Action Taken” (tindakan yang dilakukan) dijelaskan tentang
pengunjung yang tiba tanpa janji. Bawa di dalam kolom ditunjukkan sebagai cara biasa
untuk manghadapi tamu-tamu seperti menyuruh mereka menulis suatu janji.
Kadang-kadang seorang tamu menolak untuk pulang sebelum bertemu dengan
orang yang mereka inginkan. Dalam kasus seperti ini resepsionis akan menelephone
sekretaris untuk menanyakan apakah janji dapat dibuat.

2) BUKU JANJI/Appointment book

Buku janji digunakan untuk mencatat semua janji-janji yang pada waktu yang
akan datang dan dapat digunakan oleh resepsionis untuk melihat siapa yang diharapkan
datang tiap hari dan juga untuk memberikan janji selanjutnya kepada tamu-tamu yang
tiba tanpa janji atau yang harus membuat tambahan janji yang ditinggalkan pada
perusahaan. Informasi tentang janji datang dari sekretaris. Satu halaman dari buku janji
tanggal 21 November 200- adalah sperti dibawah ini. Pada kantor electronic buku janji
dapat disusun dengan menggunakan komputer.
Monday 21 November 2015-
TIME OF
NAME OF CALLER FIRM TO SEE
ARRIVAL
Mr.L.M.Parkins J mann r Co 09.00 Mr K Patel
Mr.B.N.Vines Canson Egineering 09.50 Personal Manajer
Miss K. Lyons 2.19 Lake Avenue 10.30 Personal Manajer
Mr. F. Perkins Peterson’s Export Co 10.35 Accounts
Wilchester Technical
Mrs. A. Drew 11.00 Personel manajer
College
Office Equipment Miss B.buton Typing
Mrs. W. Moxon 11.30
Supplies Pool
Mr. BM. Towngend Bellevue Captive 12.30 Transport Officer

43
3) BUKU CATATAN KELUAR DAN MASUK STAFF/staff ‘in and out’ book
Buku catatan yang penting lainnya yang menjadi tanggung jawab resepsionis
adalah buku catatan keluar dan masuk staff. Dalam buku ini semua staff yang berkerja
dalam perusahaan dicatat apa alasannya keluar peruasahaan selama jam kerja, ditulis juga
nama mereka, tanggal dan lamanya meninggalkan kerja. Mereka juga menandatangani
kembali bila mereka sudah kembali, mencatat waktu kembali. Buku ini memberikan
suatu catatan staff yang tidak hadir, juga resepsionis dapat menjelaskan secara sepintas
siapa yang pergi keluar perusahaan.
Contok buku catatan keluar dan masuk staff:
Date Name Dept Time out Time in reason

4) MESSAGE/PESAN
Tugas resepsionis termasuk menangani pesan dan pesan mereka secara lisan segera
ditulis. Hal ini penting karena pesan-pesan ditinggalkan dengan segera. Satu formulir
pesan yang khusus dapat membantu mengingatkannya, jangan lupa untuk menanyakan
suatu jenis informasi penting sebelum tamu pergi.

MESSAGES FORM

Date ............................time.......................................for..............................
From.............................................................................................................
Address........................................................................................................
Telephone No.......................................Extention No..................................
Message (telephone/personal-cross out whichever does not apply)
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
.....................................................................................................................
Taken by......................................................................................................

44
 5) MENYAMPAIKAN PESAN/PASSING ON MESSAGES
Pesan harus diantar sesegera mungkin. Resepsionis tidak dapat meninggalkan
mejanya, dia harus meminta bantuan asisten mengantarkan pesan atau resepsionis
mungkin dapat menyuruh kurir untuk mengambil pesan. Kurir adalah setingkat sekolah
tingkat lanjutan atas atau pesuruh dapat juga yang lebih tua, orang pensiunan atau bekas
tukan reprasi. Tugas mereka mengambil pesan, surat-surat dan lain-lain diseputar kantor.
Jika di perusahaan tidak ada pengantar pesuruh, resepsionis harus menelephone melalui
sekretaris minta pendapat manajer dan meminta seseorang di utus untuk menambil pesan.
Catatan setiap pesan akan difile dalam urutan tanggal, setiap pesan harian disusun
berurutan secara alphabetical/abjad daripada nama keluarga (surename). Hal ini jika
seandainya ada pertanyaan kemudian hari. Catatan dapat dibuat (diketik atau ditulis)
atau setiap pesan penting difoto copy.

6. TEMPAT RESEPSIONIS/THE RECEPTIONIST AREA

a) BERIKAN SUATU KESAN YANG BAIK/Giving a good impression
Tempat resepsionis harus dapat memberikan kesan yang baik, di sini pengunjung
perusahaan harus menunggu. Alasan lain karena pengunjung tiba terlalu cepat untuk
suatu janji atau orang yang mereka panggil untuk dijumpai tanpa diduga-duga terlambat
datang.
Adalah satu hal yang penting bahwa tempat resepsionis dapat memberikan kesan
yang baik bagi pengunjung karena kesan yang baik itu sungguh sering merupakan bagian
yang pertama yang mereka lihat dalam perusahaan dan jika tempat itu tidak bersahabat
dan tidak menyenangkan, mereka mungkin mengambil keputusan memindahkan
usaha/bisnis mereka ke perusahaan lain.

b) KESAN PERTAMA PERLU DIPERHITUNGKAN

Karyawan mendambakan/mengharapkan resepsionis mereka bertindak adil dan
ramah. Keadilan dan penampilan sangat penting bagi resepsionis karena mereka adalah
orang yang pertama menerima tamu, yang pertama menunjukkan kesan dari suatu kantor.
Apapun pikiran pengunjung waktu pertma adalah mengingat anda sebagai resepsionis
dan ini akan mempengaruhi sikap mereka kepada perusahaan anda.
Semua penampilan (gambaran) anda secara pokok didasarkan pada jenis pakaian
dan kecakapan bersikap disebut seorang yang bijaksana tentang anda sebelum suatu kata
disebutkan. Berikut ini adalah beberapa petunjuk yang akan membantu anda menyusun
lemari pakaian untuk kerja.

45
 c) MENGATUR SUATU TEMPAT RESEPSIONIS
Mencari perbandingan model tempat resepsionis, seperti karpet, kehangatan, penerangan
hampir tidak ada ditemukan. Item-item dibawah ini akan membantu untuk membuat tempat
resepsionis lebih menyenangkan dan lebih menarik bagi pengunjung/tamu yang harus menunggu
sementara waktu.
Foto copy gambar dibawah ini dan potong-potonglah gambar tersebut dan susunlah pada
tempat yang tersedia dengan menggunkan lem. Setelah anda tempelkan semua yang terbaik
menurut anda, kemudian berilah warna. Selanjutnya pada sebagian lembar kertas buat daftar
yang dianggap perlu ditempat resepsionis, dengan judul yang ideal (cocok).

d) SUATU DESAIN YANG MENYENGKAN BAGI PENGUNJUNG/A comfort-able

design for the visitor.
Kehangatan dalam musim dingin dan kesejukan dalam musim panas secara harfiah
baik dan dikemas secara menarik, tempat resepsionis harus mempunyai tempat duduk
yang menyenagkan bagi pengunjung dan tempat itu boleh juga memberikan kesenangan/
kenikmatan seperti adanya mesin-mesin pendingin makanan, telephone kartu, mesin
penukar uang logam (koin), mesin stempel dan masih banyak lagi yang dapat
memberikan kesenangan-kesenangan dan fasilitas wifi.

e) JAGA KERAPIAN/KEEPING TIDY

Catatan pemikiran pertama pengunjung setelah tiba mungkin kerapian meja dan
peralatan milik anda. Di halaman berikut ada satu gambar yang menunjukkan suatu
keadaan yang tidak rapi. Dapatkah anda melihat dan bagaimana keadaanya?

7A TANDA PENGENAL/IDENTIFYING PERSONNEL

Banyak perusahaan besar tidak mengijinkan orang yang tidak dikenal berjalan
sendirian di sekitar tempat resepsionis. Mereka diantar oleh seorang kurir, seorang
komisaris atau seorang sekretaris.
Dalam beberapa perusahaan tanda pengenal (badges) diberikan kepada semua
pengunjung/tamu dengan tulisan “Visitor”/Tamu yamg telah disediakan. Tanda pengenal
ini harus dikembalikan kepada resepsionis sebelum tamu meninggalkan perusahaan.
Dengan demikian resepsionis dapat menentukan secara cepat keadaan seseorang
apakah dia sebagai karyawan atau seorang tamu, kartu tanda pekerja diberikan kepada
karyawan, kartu tanda pekerja ini mempunyai gambar karyawan yang bersangkutan sebagai
tanda pengenal dan ditandatangani oleh yang bersangkutan dan terdapat tanggal masa
berlaku.

46
 Karyawan dapat ditanyakan tanda pengenal waktu masuk san wakti meninggalkan
pekerjaan oleh petugas keamanan (satpam) atau komisaris. Kartu tanda pengenal bisanaya
diperbaharui setiap tahun.

7B TANDA PERINGATAN BOMB/BOMB WARNINGS

Dalam kota seperti di jakarta, Bandung, Medan, dan kota-kota lainnya di Indonesia
sering terjadi bomb, semua tas termasuk tas tangan wanita mungkin dibuka dan
diselidiki/digeladak di ruang resepsionis sebagai suatu tindakan pencegahan kekacauan
khususnya jika disana baru saja ada tindakan/kegiatan teroris.
Resepsionis akan mengetahui apa tindakan prosedur perusahaan jika disana ada tanda
melalui telephone bahwa sebuah bomb telah ditinggalkan dalam gedung. Biasanya gedung
dibersihkan dari orang segera (sekalipun orang yang dicurigai itu suatu tanda cerita bohong,
tidak ada kesempatan dapat dibiarkan) dan resepsionis menginformasikan pada petugas
keamanan dengan segera.
Surat-surat bomb telah menjadi lebih sering tahun-tahun terahir dan jika suatu
bingkisan atau surat yang ada semua dicurigai, perusahaan akan mempunyai suatu kebisaan
yang mana resepsionis mengikutinya/menurutinya.
Polisi metropolitan di London telah mengeluarkan daftar/petunjuk sebagai berikut,
yang telah dicetak pada suatu kartu dan digantungkan di depan meja orang yang menerima
atau mensortir surat masuk:
LOOK FOR (PERHATIKAN)
SEALING (SEGEL)
SHAPE-BENTUK
WRAPPING (BAHAN PEMBUNKUS)
SIZE (UKURAN)
WRITING (TULISAN)
THICKNESS (LAPIS/KETEBALAN)
SPELLING (EJAAN)
WRONG NAME OR ADDRESS (ALAMAT DAN NAMA YANG SALAH)
GREASEMARKS (TANDA/BEKAS MINYAK)
SIGN OF WIRE OR BATTERIES (TANDA-TANDA WAYAR ATAU BATTERAI)
POSTMARK (STEMPEL POS)
UNSOLICITED MAIL (SURAT YANG TIDAK DIHARAPKAN)
Jika bingkisan menunjukkan ada alasan kecurigaan, kirim kepada petugas keamanan
segera, dia akan menghubungi 999:
47
 DONT/JANGAN
-Dibuka
-Ditekan/dipeluk/mendorongnya
-Meletakkannya dalam air
-Meletakkan ke dalam
suatu jenis kotak/kaleng
DO/LAKUKAN
-Awasi/jaga dengan tenang
-Cari nama pengirim pada bungkus
-Periksa pengirimnya
-Periksa alamat

Kemudian jika bingkisan masih mencurigakan:

-Tinggalkan bingkisan
-Tinggalkan ruangan
-Kunci pintu dan simpan kuncinya
Beberapa perusahaan tidak mengizinkan pekerja pembawa kamera atau tas besar ke
dalam perusahaan, meraka harus menitipkannya pada resepsionis. Tas besar akan
digunakan untuk menyeludupkan keluar barang curian dan kamera dapat digunakan
mengambil gambar pekerjaan yang dirahasiakan yang mugkin dapat digunakan mambantu
menyaingi hasil pabrik. Tas besar akan diamankan/ disimpan pada kotak/lemai
penyimpanan, jangan terlalau dekat dengan resepsionis, barangkali tas-tas itu berisi bahan
peledak.
Yang bertanggung jawab pada harta benda yang terdapat di tempat resepsionis adalah
pemiliknya, bukan resepsionis atau perusahaan. Tentu saja tidak dimaksudkan bahwa
penjagaan yang dilakukan resepsionis atas tas pengunjung sesuatu yang tidak masuk akal,
harta kekayaan dan segala yang terdapat di tempat resepsionis akan dijaga sampai pemilik
mengambilnya kembali.

8 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN TUGAS RESEPSIONIS:

a) “KESAN PERTAMA MERUPAKAN HAL YANG PENTING”.
Resepsionis menyambut tamu-tamu mereka yang datang ke tempat kerja seperti ke
kantor, Dokter, Dokter Operasi Gigi, Periklanan, Agen-agen Perjalanan, Hotel, Motel
dan Jasa Organisasi. Kesan pertama dilakukan dengan perhitungan/ pertimbangan dan
cara penerimaan tamu serta penampilan dari ruang resepsionis akan menunjukkan suatu
pendekatan yang profesional dari perkerjaan anda sebagai resepsionis

b) “TAMU ADALAH BISNIS ANDA”.

Resepsionis sedia terus menerus berjumpa dengan tamu-tamu baru baik langsung
maupun melalui telepon. Kesan pertama resepsionis dapat mempengaruhi perasaan tamu
tentang organisasi. Seorang pengunjung mungkin mempertimbangkan organisasi anda

48
atas yang anda buat. Tugas resepsionis adalah membantu tamu-tamu dan menunjukkan
sikap baik organisasi.
Pada suatu kantor besar tugas penyambutan tamu mungkin dilakukan secara penuh.
Resepsionis melayani keperluan/kebutuhan para tamu dan pelanggan mereka dengan
berbagai macam informasi yang mereka perlukan atau yang ada hubungannya dengan
tamu yang dapat membantu mereka. Resepsionis mungkin mengawasi buku catatan-
catatan janji dan membuat pesan-pesan apabila ada yang tidak dapat dibantu.
Bagian tugas lain yang harus ditangani resepsionis adalah pengoperasian
swicthboard. System swicthboard harus ditangani secara lembut sebab semua penelepon
harus dilayani dengan cara sebaik mungkin. Perubahan yang cepat dalam teknologi telah
mempengaruhi kemajuan peralatan dan telah membuat nilai yang baru dalam pelayanan-
pelayanan.
Resepsionis harus mengantisipasi/memelihara perubahan-perubahan tersebut
dalam pelayanan guna keefektipan alat-alat tersebut. Resepsionis harus dapat menjaga
ketenangan dalam situasi bila mana beberapa panggilan telepon, pengunjung dan
kejadian-kejadian lain yang harus ditangani dalam waktu yang bersamaan.
Dalam suatu kantor kecil, tugas-tugas administrasi dan resepsionis mungkin
dijadikan satu, resepsionis perlu untuk mengetahui lebih banyak apa yang sedang terjadi
di dalam organisasi. Beberapa resepsionis membuka dan menyortir surat-surat,
mengumpulkan dan mendistribusian pesanan-pesanan. Resepsionis yang lain melakukan
pembukuan sederhana atau melakukan kegiatan-kegiatan perbankan seperti
mempersiapkan atau mengisi bukti-bukti perkiraan dan tagihan-tagihan serta cacatan-
catatan (bukti-bukti) pembayaran. Mereka mungkin juga mengetik surat-surat atau
laporan-laporan. Pengetahuan filling mungkin diperlukan.
Anda akan lebih banyak meliputi/mengkoper tentang tugas-tugas tersebut
sebagaimana yang akan anda kerjakan/pelajari dalam buku ini.
Resepsionis mungkin diperlukan untuk membantu tamu-tamu pada suatu
tempat/lokasi yang menarik atau restoran-restoran untuk melayani keperluan lain atau
mengatasi suatu masalah yang sedang terjadi. Hal ini berarti mereka memerlukan
pengetahuan umum yang baik, dengan cara banyak membaca dan yang menarik dalam
urusan-urusan yang tengah ditekuni, mereka akan menjadi lebih baik dapat membantu
tamu. Resepsionis juga harus mengetahui bagaimana menggunakan refrensi buku yang
sangat luas dan petunjuk-petunjuk, kemampuan untuk mengetahui anggota perkumpulan
dan menangani keadaan darurat.
49
 Seorang resepsionis dijabarkan sebagai seorang yang dapat secara sensitip
(tanggap) untuk membantu tamu, memiliki kemampuan berorganisasi yang baik, mampu
dengan cepat menemukan/mendapatkan informasi dan menggunakan technologi-
technologi yang ada hubungannya dengan tugasnya sebagai seorang yang berfikir cepat
dan mengetahui tanda-tanda dalam penanganan tanpa suatu kekacauan.
Tanggung jawab utama pekerjaan seorang resepsionis adalah untuk meyakinkan
langganan dan rekan-rekan bisnis sebagai kesan terakhir dari kesopan-santunan dan
eficiency.
c) PAKAIAN KERJA
Pililah pakaian yang dapat membantu/menciptakan suatu kesan yang sesuai dan
yang akan membiarkan anda bekerja secara nyaman. Banyak pakaian yang anda miliki
sekarang mungkin dapat disesuikan ke dalam situasi lingkungan kantor. Ingatlah bahwa
apakah yang baik untuk sekolah, disco atau ke kolam renang dan paling penting
sesuaikanlah juga untuk kekantor.
Anda dapat membuat suatu daftar dari semua pakaian-pakaian anda. Pilih pakaian-
pakaian yang cocok untuk kerja dan lakukan atau buat catatan tentang sesuatu yang anda
butuhkan untuk keperluan pengembangan lemari pakaian anda.
Rencanakan pembelian-pembelian pada waktu yang akan datang untuk
memadukan/menyesuaikan pakaian-pakaian yang sedang anda miliki. Tempatkan 5 atau
6 gantungkan pakaian yang dilengkapi dengan pembungkus di dalam lemari pakaian
anda. Kemudian anda dapat menyusun pada lemari tersebut untuk memberikan berbagai
macam/variasi dan kenyamanan pakaian, dengan menekankan pada keserasian dari
pakaian anda terhadap dunia bisnis/situasi bisnis.

a) MEMILIH PAKAIAN UNTUK MEMBUAT SUATU PERNYATAAN

PROFESIONAL
Catat pakaian/baju yang lain di dalam lingkungan kantor anda. Bahwa sesuatu
model dapat diterima di dalam sutu kantor atau organisasi mungkin tidak cocok/tidak
tepat ditempat lain. Karyawan-karyawan di pabrik adalah memikirkan keuntungan dan
perkumpulan berhasil dengan penerimaan masyarakat dan juga biasanya tidak menarik
dalam bentuk-bentuk sifat individu yang tinggi. Bagaimanapun juga di dalam suasana
ketetapan bisnis anda, anda dapat mengembangkan model kepribadian yang anda miliki.
Model berarti mengenakan pakaian/barang yang menyatkan/menyuarakan sesuatu
tentang anda.

50
 Lemari pakaian anda merefleksikan sikap anda selanjutnya tentang diri anda
sendiri dan hidup anda. Kemauan untuk mencoba/mengalami dan menyatakan
kepribadian anda, tetapi bukan/tidak mengikuti semua penampilan terakhir yang
menceritakan secara bulat. Anda tidak memerlukan uang yang banyak atau lemari
pakaian yang penuh dan pakaian-pakaian yang baru untuk membangun suatu model.
Anda melihat banyak profesional, pikiran/image masyarakat yang lebih baik adalah
anda mempunyai/memiliki dan anda dapat diterima publik/masyarakat itulah yang
terpenting tampak profesional dalam bisnis.

b) MUTU BUKAN JUMLAH/QUALITY NOT QUANTITY

Jangan bingung dengan mutu suatu model atau fasion. Mutu adalah sepanjang
hidup dan klasik, mode adalah sesuatu yang aneh dan sering dibesar-besarkan, jangan
memberikan uang pada pakaian yang tidak bermanfaat (iseng) . sebab hari ini berguna
tapi besok tidak berguna. Bagaimana semata-mata menghindarkan dari sifatnya
fungsional.

5. Materi latihan
THE RESEPTIONIST AND HER DUTIES
Write these notes in your folder, filling in the missing words and phrases.
1. The reseptionist main job is to_______________ after callers at a firm.
2. When there are no callers, the receptionist may have other duties such as:
a. ________________________________
b. ________________________________
c. ________________________________
d. ________________________________
3. The recepsionist may be given a caller’s card from which she can learn
the ____________________
4. Other information on a caller’s card may be ___________________
5. The receptionist will file caller’s cards (business visiting cards) in alphabetical order
of________________ names.

CALLER’S REGISTER
Copy bagian halaman buku janji di atas dan kosongkan isi kolom nama dan data-data
yang lain, kemudian isikanlah data-data kunjungan dari soal yang terdapat di bawah ini.

51
 Now rule up a copy of the callers’ register page, leaving it blank except for heading
and fill in with-the following information. Use today’s date.
1. Mr. Raj Krishman of S & J Electroniks came at 1030 to see Nr H Ellis, managing director.
He made another appointment on his way out for the same time and day next week.
2. Mr. S Holmes, Mr. A Simpson and Miss l Patel arrived at 1130. They all had appointments
to see mr. H Long, the sales manajer. All three calles were from Twist, Swindle & Dunnem,
Chartered accountants, Wordsworth Avenue, Champton
3. Miss T Taplow, Office Equipment Supplies Ltd, Bladcking, arrived to see Mr. Jones the
buyer at 1200, by appointment
4. Mr. C Vernon, Cast Iron Casting Co Ltd called at 1215 in the hope of seeing Mr G Kerr,
Production manajer. He is writing in for an appointment.

STAFF’IN AND OUT’ BOOK

Following is a page from a staff ‘in and out’ 1 March 200- Rule up a similar page and
complete it correctly from the following information:
Date Name Dept Time out Time in reason

1. Miss R Rhodes, wages, went out to the bank at 0930 and returned at 10.00
2. Miss V Marr, mail room, went to the Post office at 11.00 and returned at 11.20
3. Mr C Ojukwu, buying, left at 14.30 to fly to Germany.
4. Mrs W Thomson, Personel, went home ill at 16.00
5. Miss B Crowle, Typing pool, left at 16.35 for a doctor’s appointment.

MENULIS PESAN/WRITING MESSAGE

Gunakan formulir pesan menceritakan laporan lengkap dibawah ini:
D knowles called to see Miss Burton, typing Supervisor. On an important matter. Mrs.
Knowles Would not make an appointment, but she would like Miss Burton to telephone her at
home after 7 pm to day. Mrs Knowles’ address is: 226 Astree Aveue, Sign the message form
yourself, and date it for today, adding the time at which you are writing the message.

52
6. Materi test
QUESTIONS ON THE RECEPTIONIST AND HER DUTIES
1. Why is a receptionist important to a firm?
2. What effect might a’couldn’t-care-less attitude have on callers?
3. Why is it important that a receptionist is well informed about her firm’s layout, products
and staff?
4. What are the three different types of caller?
5. What sort of callers who call at a firm regulary would not normally have appointments?
6. Where should a receptionist have her name displayed?
7. why is it important to use a person’s name as soon as possible?
8. what is the the correct procedure for dealing with a caller who arrives without an
appointment?
9. What are the two important uses of business siting cards?
10. What information does an organisation chart give?
11. Reseptionist are employed by doctors, dentists, hotels, colleges, opticians and
veterinaries. What is the ideal age for a receptionist and what type of person should she
be?
12. Where should the receptionist’s desk be situated?
13. What is the correct way to look after a caller who may have to wait in the receptionist
area for a rather long time?
14. Look at the advertisement below and aswer the questionist about it

WANTED: RECEPTIONIST/TELEPHONIST for large firm manufacturing domestic goods.

Training will be given on a switchboard. Experience not essential but applicant must be
able to type and have a pleasent personality and good telephone manner. Apply in writing
to: Personnel Manajer, Willis and Lever Ltd, 185 The Parade, Cricksvile.

a. Would this vacancy appeal to you if you were looking for a job?
b. Do you think you would be suitable beforehaving had some experience?
c. What do you think is menat by a’good telephone manner?
d. What sort of typing do you think the receptionist would do?

53
54