MODUL 5

MANAJEMEN WAKTU/TIME MANAGEMENT

Mata kuliah : Kesekretariatan 1

Semester : I (satu)
SKS dan Jumlah Jam : 2 SKS 4 jam/minggu
Matakuliah Pendukung : --
Pendukung Matakuliah :
Minggu : ke 13 - 15
1. Unit Kompetensi : Memahami manajemen waktu
2 . Elemen Kompetensi : 1. Pengertian Kegunaan waktu
2. Pentingnya Perencanaan waktu kerja yang baik
3. Sistem Penentuan Skala Prioritas Pekerjaan
4. Pedoman Menetapkan Prioritas Mengerjakan suatu
Pekerjaan.
5. Batas waktu pengerjaan suatu Pekerjaan
6. Lama Waktu Pengerjaan Suatu Pekerjaan
7. Urutan Proses Mengerjakan Suatu Pekerjaan
8. Prioritas Pekerjaan Bagi Sekretaris
9. Mengorganisir Pertemuan
10. Merencanakan Waktu Pertemuan
11. Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengatur Suatu Janji
(Appointment)
12. Diaries/Buku Harian dan The Three Diaries/Tiga Catatan
Harian
13. Pengaturan Waktu Libur
13.Tipe-tipe pekerjaan
14.Sifat Pekerjaan
15.Jadwal Kerja Rutin dan Jadwal Kerja Temporer
16.Jam Kerja Flexible
3. Kreteria kinerja : Mampu menjelaskan point-point elemen kompentensi
dengan benar
4. Materi Pembelajaran

1. KEGUNAAN WAKTU
Sebagai seorang sekretaris harus juga menghargai waktu sehingga setiap
pekerjaan yang dilakukan akan produktif. Kemampuan untuk menggunakan waktu
secara efektif adalah salah satu kemampuan terbaik yang dimiliki seorang sekretaris
dan sekretaris harus memiliki kemampuan untuk menetapkan prioritas dan rencana
kerja secara efektif dan cermat.
2. PENTINGNYA RENCANA KERJA YANG BAIK
Rencana kerja adalah suatu aktivitas pekerjaan yang akan dilakukan pada
waktu yang akan datang. Dengan rencana kerja yang baik diharapkan akan dapat:

84
 a) Membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang tepat.
b) Mengurangi kerja lembur.
c) Menangani pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya mendadak seperti panggilan
telepon.
d) Memanfaatkan waktu istirahat dengan baik.
e) Menghindari ketegangan dan memperkecil tingkat kesalahan kerja.
Penggunaan waktu yang lebih efektif akan ditentukan oleh rencana kerja yang
dibuat. Buatlah rencana kerja di atas kertas, sehingga dapat diketahui efesiensi waktu
kerja yang dicapai. Agar ”daily organizer” dapat digunakan dengan tepat maka perlu
diperhatikan cara penggunaanya. Berapa hal yang perlu dilakukan adalah:

3. SISTEM PENENTUAN SKALA PRIORITAS

Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan rencana kerja
adalah menentukan prioritas pekerjaan. Sebenarnya tujuannya hanya untuk
menentukan mana yang lebih dahulu dan mana yang kemudian. Namun, justru di
sinilah permasalahannya.
Penentuan prioritas harus dapat dilakukan secara tepat. Penentuan prioritas
pekerjaan yang kurang tepat dapat menimbulkan berbagai permasalahan.
Permasalahan tersebut diantaranya tidak terselesaikannya pekerjaan dengan baik,
memerlukan waktu yang lebih lama, pekerjaan yang lain terganggu, akan mendapat
teguran dari atasan, atau mungkin dapat menjadikan pekerja frustasi.

4. PEDOMAN MENETAPKAN PRIORITAS MENGERJAKAN SUATU PEKERJAAN

Dalam menetapkan prioritas waktu pengerjaan suatu pekerjaan ada beberapa

yang dapat dijadikan pedomani:
A. PIMPINAN
Pimpinan atau atasan biasanya akan meminta untuk mengerjakan suatu pekerjaan
yang harus diselesaikan pada suatu waktu tertentu. Jika hal ini dilakukan oleh
pimpinan, sekretaris tinggal memperkirakan waktu yang diperlukan untuk
mengerjakannya, kemudian kapan mulai melaksanakannya.
Misalkan pada suatu hari pimpinan meminta untuk mengetik memo dan surat;
biasanya pimpinan akan menetukan baik secara langsung maupun tidak langsung.
Contoh; ” Tolong ketikkan memo ini untuk Pak manto (Personalia) dan langsung
diserahkan nanti; lalu surat untuk Pak Dolok Martimbang dikirimkan dengan

85
 facsimile nanti siang.” Dari sini jelas bahwa yang harus dikerjakan terlebih
dahulu adalah memo, baru kemudian surat.
Namun demikian ada baiknya juga sekretaris mengecek terlebih dahulu waktu
pengerjaan yang telah ditentukan oleh pimpinan. Hal ini untuk memastikan
bahwa waktu tersebut tidak ada pekerjaan lain yang mungkin lebih penting untuk
dikerjakan.

B. BATAS WAKTU PENGERJAAN SUATU PEKERJAAN

Batas waktu pengerjaan suatu pekerjaan juga dapat dipergunakan sebagai penentu
prioritas. Maksudnya, dengan mengetahui batas waktu pengerjaan kita akan dapat
menetukan kapan pekerjaan tersebut dilakukan. Sudah barang tentu dengan
terlebih dahulu mengetahui lamanya waktu yang diperlukan untuk
mengerjakannya.
Misalnya suatu hari kita mempunyai pekerjaan membuat undangan rapat intern
untuk minggu depan dan memesan konsumsi untuk tamu besok siang. Undangan
untuk rapat intern minggu depan paling tidak sudah dibagikan 3 hari sebelum
rapat. Untuk membuat undangan diperlukan waktu skitar 20 menit. Sedangkan
memesan konsumsi untuk besok siang, harus sudah selesai hari ini, waktunya
sekitar 15 menit. Dengan mengadakan perbAndingan seperti di atas; dapatlah
ditentukan bahwa pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah
memesan konsumsi.

C. LAMANYA WAKTU PENGERJAAN SUATU PEKERJAAN

Dengan mengetahui waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu
pekerjaan, maka kita akan dapat menentukan kapan pengerjaan tersebut mulai
dikerjakan. Misalnya, untuk menyampaikan laporan ke Bagian Dokumentasi dan
arsip yang membutuhkan waktu sekitar 10 menit. Aktivitas ini dpat dilakukan
pada waktu menjelang istirahat, sambil sekaligus pergi ke kantin untuk istirahat.
Akan tetapi, untuk pekerjaan mengetik laporan yang membutuhkan waktu sekitar
1 jam misalnya, perlu dipikirkan kapan waktu yang tepat untuk mengerjakannya.
Hal ini tidak akan dikerjakan pada pagi hari sekitar jam 09.00-12.00, karena pada
jam ini biasanya jam sibuk untuk membantu pimpinan, dan merupakan jam yang
bnyak terdapat pekerjaan yang tidak terprogram. Jadi akan lebih baik dikerjakan
setelah jam 12.00, karena setelah jam ini biasanya relatip sudah tidak terlalu
banyak gangguan, sehingga pengerjaannya akan lebih lancar dan lebih cepat.

86
D. URUTAN SUATU PROSES MENGEJAKAN SUATU PEKERJAAN
Yang dimaksud disini adalah apakah pekerjaan yang akan dikerjakan
merupakan bagian dari urutan suatu proses atau bukan. Misalnya berkaitan
dengan surat masuk harus diproses dahulu sebelum disampaikan kepada si alamat
untuk dibaca dan ditindaklanjuti, baru setelah itu disimpan atau defile. Jadi
urutannya harus seperti itu. Untuk surat masuk tidak mungkin disimpan dulu,
terus diproses , lalu baru disampaikan ke alamat. Tetapi urutannya adalah
diterima –diproses –disampaikan –ditindak lamjuti –defile.
E. YANG LAIN MISALNYA SEBAGAI BERIKUT:
Prioritas A : Harus dilakukan
Prioritas B : Seharusnya dilakukan
Prioritas C : Dapat dilakukan
Prioritas D : Dapat didelegasikan
Cara yang dapat digunakan untuk mengorganisir waktu kerja adalah dengan
menggunakan form yang merupakan ”daily organizer” Daily oraganizer meliputi hal-
hal yang harus dikerjakan, yang harus dihubungi melalui telepon dan yang harus
dijumpai serta apa yang akan di tindak lanjuti.
Contoh Daily Organizer

DAILY ORGANIZER
Waktu Aktivitas Sasaran
08.00
09.00
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
19.00
20.00
21.00
22.00

Hal-hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan penggunaan daily organizer

87
 - Pada baris yang harus dikerjakan dapat diisi tujuan yang akan dicapai, tentukan
prioritasnya, dan telaah apakah dapat didelegasikan atau tidak. Misalnya membuat
tanda ”B/D” yang artinya seharusnya dilakukan dan dapat didelegasikan.
Berdasarkan prioritas ini, dapat ditentukan apakah dapat diselesaikan melalui
telepon atau direalisasikan melalui perjanjian.
- Pada bagian yang harus ditelepon, isi daftar-daftar yang haus dihubungi termasuk
catatan-catatan hari, tanggal, jam, dan prioritas masalahnya.
- Perjanjian disusun berdasarkan kepentingan masalah yang akan dibicarakan.
Sesuaikan dengan jadwal kerja yang ada sehingga tidak terjadi tumpang tindih
waktu kerja.
- Perjanjian juga harus diseimbangkan dengan hal-hal yang harus dilakukan melaui
telepon. Selesaikan perjanjian-perjanjian ini satu per satu berdasarkan prioritasnya.
- Apabila melalui telepon, ada perjanjian yang harus di-follow up, maka catatkan
pada baris yang tersedia untuk ”Follow up” lengkap dengan kegiatan-kegiatan
”Follow up” yang harus dilakukan. Pencatatan aktivitas yang harus di follow up
ini akan sangat bermanfaat bagi penyusunan daily organizer berikutnya.
- Sediakan waktu lebih kurang 1 jam untuk mengerjakan hal-hal yang terjadi di luar
pekerjaan yang utama. Masalah yang sering dihadapi adalah seringkali para
eksekutif merasa tidak mungkin untuk mencatatkan segala sesuatu yang harus
dikejakannya setiap hari pada lembar ”daily organizer” ini.

5. PRIORITAS PEKERJAAN BAGI SEKRETARIS

Seorang sekretaris banyak bergeluk dengan pekerjaan-pekerjaan perkantoran,
baik pekerjaan administrasi atau pekerjaan manajerial. Pertimbangan untuk
memutuskan pekerjaan mana yang akan diselesaikan lebih dahulu selalu dilakukan.
Dengan terbiasanya melakukan pertimbangan tersebut, maka akan dengan mudah
untuk membedakan pekerjaan yang harus diselesaikan.
Kemampuan seorang sekretaris dalam mengatur pekerjaan hingga berjalan
dengan lancar, merupakan nilai tambah terhadap prestasinya. Dalam hal ini pula
peranan perencanaan kerja yang telah dilakukan akan menghasilkan sistematika
pekerjaan yang baik.
Ada beberapa pengaturan waktu yang berhubungan dengan kegiatan seorang
sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan.

6. MENGORGANISIR PERTEMUAN

88
 Seorang eksekutif dalam perusahaan akan sangat banyak menghabiskan
waktunya untuk menghadiri pertemuan-pertemuan yang berkaitan dengan
pekerjaannya. Selain itu, biasanya mereka juga menjadi anggota dari beberapa
organisasi profesi, seperti Asosiasi Manager, Persatuan Manajer Personalia Indonesia,
KADIN, Asosiasi-Asosiasi usaha, serta yayasan-yayasan sosial seperti Lion’s Club,
Rotary Club dan lain-lain Semakin tinggi jabatan seseorang eksekutif, semakin besar
pula kemungkinan mereka memiliki kedudukan dalam club-club atau yayasan-
yayasan.
Dari hal tersebut, seorang sekretaris eksekutif yang melayani mereka sebaiknya
harus mengetahui hal-hal teresebut dan mengatur pertemuan-pertemuan yang harus
dihadiri.
Seorang sekretaris eksekutif dalam mengatur sebuah pertemuan bertanggung
jawab menghubungi peserta dalam pertemuan, menentukan tempat dan jadwal acara,
mempersiapkan segala perlengkapan pertemuan dan melakukan notulensi pada
pertemuan tersebut.

7. MERENCANAKAN WAKTU PERTEMUAN

Secara umum, perencanaan waktu pertemuan harus dilakukan beberapa waktu
sebelumnya, namun pertemuan selalu berkaitan dengan kegitan-kegiatan sehari-hari
dalam perusahaan, akibatnya sering kali pertemuan harus dilakukan secara mendadak.
Sebagai seorang sekretaris, sering kali harus mengatur suatu pertemuan antara
pimpinan dengan orang lain, atau relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan. Dalam
melakukan hal ini harus selalu mengetahui dan turut membantu mengatur jadwal
pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu berprinsip bahwa waktu pimpinan sangat
berharga, sehingga setiap perjanjian atau pertemuan harus terencana dengan baik,
terutama aspek waktu.

8. HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENGATUR SUATU JANJI

(APPOINT-MENT)

Jika pimpinan meminta untuk dibuatkan janji bertemu dengan salah satu
relasi, perhatikan dulu instruksi yang diberikan: Siapa, waktunya, topik yang ingin
dibicarakan dan tempatnya, pastikan informasi ini sudah diterima, jika belum ada
cobalah untuk menanyakannya kembali, kecuali Anda sebagai sekretaris diberikan
kebebasan untuk menetapkannya.

9. DIARIES/BUKU HARIAN

89
 Buku harian merupakan bagian penting dari rencana harian. Buku harian
dapat meunjukkan program harian dengan sekecap mata dan juga buku harian
memungkinkan seorang sekretaris untuk menyediakan tempat janji bagi bosnya dan
memberikan waktu di antara tamu-tamu, kunjungan, rapat, makan siang dan janji
makan malam bagi bos dengan maksud agar bos dapat melaksanakan tugasnya
dengan baik.
10. THE TREE DIARIES/TIGA CATATAN HARIAN
Dua dari tiga catatan harian disimpan di kantor, satu berada di atas meja
pimpinan dan satu lainnya yang sama berada di atas meja sekretaris. Pemeriksaan
harus dibuat sepanjang hari untuk meyakinkan bahwa semua janji telah dimasukkan
ke dalam setiap buku catatan harian, hal ini mudah dilakukan dan merupakan bagian
yang sangat penting dari catatan rutin setiap hari.
Satu lagi catatan harian yang ketiga disimpan manager dikantongnya dan
manager mencatat sendiri janji-janji yang dibuat setelah makan siang dan makan
malam. Secara bijak dan diplomasi sekretaris harus meminta secara teratur
mengenai catatan harian kantong yang ada pada pimpinan setelah selesai dikte setiap
pagi hari dan selanjutnya memindahkan janji-janj pada kedua catatan harian yang
ada di atas meja.
Catatan harian juga secara luar biasa berguna sebagai bukti tentang
dilakukannya panggilan-panggilan telephon yang terjadi dan memberikan suatu
refrensi catatan yang berharga jika suatu pertanyaan-pertanyaan timbul kemudian
hari. Mungkin manager akan memusnahkan kapan catatan harian akan dibuang
(biasanya setelah 5 tahun)
Catatan yang ditulis dalam buku harian harus jelas untuk menghindari
kemungkinan salah pengertian. Penyusunan sementara dicatat dengan pensil, yang
mana dengan mudah dapat dihapus jika diperlukan untuk perbaikan dikemudian hari.
Nama, Initial, Alamat (rumah dan perusahaan) dan nomor telephone adalah
informasi penting untuk dicatat ketika membuat janji-janji. Catatan yang tidak
jelas seperti: “Miss Jones Jam 10 Siang”, mungkin yang dimaksud bukan 1 minggu
yang akan datang. Pemeriksaan yang cepat pada catatan harian adalah satu tugas
pertama sekretaris yang dikerjakan setiap pagi. Dia harus mengingat apa saja yang
perlu disimpan pada suatu rapat, sebagaimana buku acara untuk makan siang di Hotel
Hilton Internasional dan Akomodasi untuk tiga orang tamu.

90
 Catatan harian biasanya dikenal sebagai suatu buku janji dan pada perushaaan besar,
informasi mengenai janji-janji diberikan oleh sekretaris kepada resepsionis idealnya
sebelum lewat daripada satu hari.
Catatan harian di bawah ini adalah catatan peringatan bagi sekretaris yang dibuat pada
lembaran janji yang terdiri dari dua catatan harian untuk hari Jumat tanggal 20 Maret 2008.
Friday 20 March 2008
Mrs. Mary Wymen, Office Wquiptment Ltd,Hearky Rood, Kingston – upon-Thames
09.30
(Buyer) Tel 295 491 Ex 15
11.00 Mr. K Bashir, Assistant Manager,Williams and Glyns’s Bank Ltd Chaneery London.
13.00 Lunch at the Hilton International, with 3 directors from J Law & SonsGlasgow.
14.30 Meeting with Acountants, Thompson and Gregory Whitaker Lane Alddeyech.
16.30 Mr K Evans, Sales Manager, Everton Engineering Co. Bristol
For 2000 Dinner at the Plaza Restaurant, Piccadilly Liws, with 2 directors from Rank
19.30
Xerix, London, Wife to accompany me.
Satu model dalam lembaran dimeja eksekutif
FRIDAY 20 MARCH 2008
09.30 Mrs. Mary Wymen, Office Wquiptment Ltd, Kingston – upon-Thames (Buyer)
Mr. K Bashir, Assistant Manager,Williams and Glyns’s Bank Ltd Chaneery London.
11.00
Tel 665 430 Ex 73
Mr. Baber to lunch at the Hilton International, with 3 directors from J Law & Sons Ltd,
13.00
Macengie Street, Glasgow. Tel 537 888
Mr. Baber to attend with his acountants, Thompson and Gregory Whitaker Lane Alddeyech.
14.30
Tel 987 554
Mr K Evans, Sales Manager, Everton Engineering Co Ltd, Ship Street, Redlands, .
16.30
Bristol 993 871 Ex 42
For 2000 Dinner at the Plaza Restaurant, Piccadilly Circus,, with two directors from Rank
19.30
Xerix, Hammersnei R, London, Mrs Barber included.
Suatu model dalam lembaran diari seorang sekretaris

Friday 20 March 2008

09.30 File needed for Office Equiptment Ltd
File needed for ,Williams and Glyns’s Bank Ltd
11.00
Frngking Machine neeto due for re-setting. Cheque (&100) for PO to be signed
Book Table - Hilton International, for 4(tel 263 540 Ex 367)
13.00
Book accomodation (HI) one night – 3 single rooms +barks (tel Ex 221)
14.30 Files needed – give to Mr. Baber before he leaves for Hilton Int
File needed Appointment to be confirmed in Untiag.
16.30
I may have to take notes
19.30 For 2000 Notify Mrs Barber Offers to babysit. Tell he dress is informal (Tel 771854).
Satu yang tersisa yang dimiliki oleh pimpinan

91
11. TIPE-TIPE PEKERJAAN
A. PEKERJAAN RUTIN
Pekerjaan rutin adalah pekerjaan yang dikerjakan secara rutin (terus-menerus)
pada suatu periode waktu tertentu, seperti harian, mingguan, bulanan dan
seterusnya. Pekerjaan yang dilakukan secara rutin dilingkungan kantor adalah:
- menerima surat masuk
- menelephone
- membuat laporan
- menyediakan minuman
- mengirim surat-surat
- dan lain-lain

B. PEKERJAAN TEMPORER
Pekerjaan temporer adalah pekerjaan yang dikerjakan pada waktu-waktu tertentu
saja, dan sifatnya tidak berulang-ulang dalam waktu yang relatif pendek. Sering
juga aktivitas atau pekerjaan ini dinamakan pekerjaan proyek, yaitu yang
memakan waktu yang relatif lama dan mempunyai beberapa tahapan aktivitas
untuk menyelesaikannya. Misalnya menyelenggarakan rapat pemegang saham,
menerima kunjungan karya wisata di perusahaan, menyelenggarakan pameran,
penarikan tenaga kerja baru dan sebagainya.

C. PEKERJAAN YANG SIFATNYA TIDAK TERPROGRAM

Pekerjaan yang sifatnya tidak terprogram adalah suatu pekerjaan sebelumnya
tidak diketahui kapan pekerjaan harus dimulai untuk dikerjakan, pekerjaan ini
sering harus dikerjakan disaat suatu pekerjaan rutin sedang dikerjakan. Contoh
pekerjaan ini ialah melayani panggilan telepon, menghadiri pertemuan mendadak,
menerima tamu dan lain-lain.

12. SIFAT PEKERJAAN

Dilihat dari cara mengerjakannya, pekrjaan dapat digolongkan menjadi dua yaitu:
1. Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain.
2. Pekerjaan yang harus dikerjakan, tersendiri.
Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain
contohnya sebagai berikut:
- Memperbanyak surat undangan di unit penggandaan dokumen. Pekerjaan ini
memang menjadi tugas sekretaris, tetapi dapat dilakukan bersamaan dengan

92
 pekerjaan yang lain, karena yang mengerjakan foto copy adalah petugas di unit
penggandaan dokumen. Sekretaris cukup mengantarkan naskah undangan saja ke
unit penggandaan dokumen, dan setelah itu sekretaris dapat mengerjakan
pekerjaan yang lain di kantornya, sambil menunggu pekerjaan foto copy selesai.
- Mencetak dokumen dengan printer. Jika dokumen yang dicetak jumlah
halamannya banyak dan menggunakan kertas bersambung, atau printernya
mempunyai fasilitas untuk mengakses kertas secara otomatis, pekerjaan ini dapat
dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain. Jadi setelah printernya
berjalan, sambil menunggu selesainya proses pencetakan tersebut, kita dapat
mengerjakan pekerjaan yang lain.
Pekerjaan yang dikerjakan secara tersendiri adalah sebagai berikut:
- Menelepon. Untuk menelepon dengan baik perlu konsentrasi.
- Menerima dikte dari atasan
- Menjadi notulis rapat
- Mengetik surat-surat.
- Menyusun rencana kerja.
- Menyusun laporan.
- Dan lain-lain

13. MENYUSUN JADWAL KERJA RUTIN

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyusun Jadwal Kerja Rutin adalah
sebagai berikut:
a) MENYUSUN DAFTAR PEKERJAAN
Yang dimaksud Daftar Pekerjaan adalah daftar yang dipergunakan untuk
mencatat pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu-waktu yang akan
datang. Yang perlu dicatat pada daftar teresebut adalah meliputi nama pekerjaan,
waktu mengerjakannya dan berapa lama pekerjaan itu dilaksanakan.
Contoh Daftar Pekerjaan
No. Nama Pekerjaan Hari/Tanggal Lama
1 Mengetik laporan Sabtu, 18-01-19 2 jam
2 Mengeposkan surat Senin, 20-01-19 30 menit
3 Mengambil kas kecil Senin, 20-01-19 30 menit
4 Interlokal ke Jakarta Rabu, 23-01-19 15 menit
5 Mengetik surat Senin, 20-01-19 45 menit
6 Menfile surat-surat Senin, 20-01-19 2 jam
7

93
 Daftar pekerjaan sebaiknya dibuat untuk mingguan atau bulanan. Namun
pencatatannya perlu dibuat setiap hari atau setiap saat. Jadi begitu kita
mempunyai rencana kerja baru harus segera dicatat atau dimasukkan ke daftar
pekerjaan. Hal ini selain untuk menghindari kemungkinan lupa, juga untuk
mengecek secara dini tentang kemungkinan pengerjaannya. Lebih-lebih jika
pekerjaan tersebut sudah ditetapkan secara spesifik tentang waktu pengerjaannya.
Di samping itu untuk keperluan ini dapat juga dilakukan dengan menggunakan
buku agenda.

b) MENENTUKAN URUTAN PENGERJAAN UNTUK HARI TERTENTU

Setelah memiliki daftar pekerjaan yang dibuat secara harian, langkah berikutnya
adalah mengurutkannya. Maksudnya, menentukan prioritas pekerjaan mana yang
harus dikerjakan lebih dahulu dibandingkan dengan pekerjaan yang lain dalam
suatu hari tertentu. Pada saat melakukan hal ini kita sekaligus menentukan atau
memperkirakan pekerjaan yang tidak terprogram yang mungkin timbul beserta
waktu yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan yang tidak terprogram
tersebut.
Dari daftar pekerjaan tersebut di atas, misalnya akan dita urutkan pekerjaan untuk
hari Senin, dapat ditunjukkan dengan contoh berikut:
Contoh daftar pekerjaan harian:
Hari: Senin
Tanggal: 20-01-2019

Pekerjaan yang
No Nama Pekerjaan Lamanya Lamanya
tidak terprogram
1 Mengeposkan surat 30 menit - -
2 Mengambil kas kecil 30 menit - -
3 Mengetik surat-surat 45 menit telepon 10 menit
4 Memfile suat-surat 2 jam telepon 10 menit
menerima tamu 15 menit
ke toilet 5 menit
istrahat 45 menit

c) MENYUSUN JADWAL HARIAN

Dengan mengurutkan pekerjaan seperti di atas, dapat ditentukan waktu yang
sebenarnya yang akan dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan utama dan
pekerjaan yang tidak terprogram, sehingga kita dapat mengetahui secara tepat
jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan pada hari tertentu.

94
 Dari hasil di atas, selanjutnya dapatlah disusun jadwal kerja untuk hari Senin,
seperti yang tercantum berikut ini:
Contoh Rencana Kerja Harian:
Senin, 20 Januari 2019
No. Nama Pekerjaan Jam Keterangan
1 Mengeposkan surat 08.00 – 08.30 -
2 Mengambil kas kecil 08.30 – 09.00 -
3 Mengetik surat-surat 09.00 – 09.55 -
4 Memfile surat-surat 09.55 – 13.10 -

14. MENYUSUN JADWAL KERJA TEMPORER

Dalam menyusun jadwal kerja temporer/proyek, langkah-langkah yang perlu
dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Menguraikan pekerjaan/proyek menjadi sub-sub pekerjaan, maksudnya
adalah menentukan aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan sehubungan dengan
proyek yang akan dikerjakan.
b) Menentukan waktu pengerjaan. Dari aktivitas pertama, masing-masing
aktivitas diperlukan lamanya waktu yang untuk mengerjakannya, misalnya dua
hari, satu minggu dan sebagainya.
c) Menentukan urutan proses pengerjaan. Menentukan susunan atau urut-urutan
pengerjaan semua aktivitas yang akan dilakukan. Jadi aktivitas mengurutkan sub-
sub pekerjaan ini didasarkan pada urutan dari proses pengerjaannya atau proses
pelasksanaannya.
d) Menentukan kronologis waktu pengerjaan aktivitas. Dari hasil aktivitas pada
nomor dua dan tiga, langkah berikutnya adalah menentukan kapan suatu aktivitas
dimulai dan kapan harus diselesaikan.
e) Menggambarkan dalam grafik. Grafik yang dimaksudkan adalah grafik
kegiatan terhadap waktu. Untuk lebih mempermudah pembuatan grafik ini dapat
digunakan kertas millimeter block, atau menggunakan komputer dengan program
excel.

CONTOH: MERENCANAKAN LOMBA KECEPATAN MENGETIK

1. Uraian aktivitas pendukung
Aktivitas pendukung dalam rangka Lomba Kecepatan Mengetik dapat diuraikan
menjadi sebagai berikut:

95
  Pendaftaran peserta
 Pembentukan panitia lomba
 Pencarian sponsor
 Mempersiapkan tempat lomba
 Pembuatan proposal
 Pengurusan perijinan
 Pelaskanaan lomba
 Mempersiapkan naskah lomba
 Pengumuman hasil lomba
 Pembubaran panitia
 Penyusunan laporan pelaskanaan lomba
 Rapat koordinasi panitia
 Promosi lomba
2. Menentukan Waktu Pengerjaan
Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan masing-masing aktivitas adalah
sebagai berikut:

No Nama Aktivitas Waktu yang diperlukan

a Pendaftaran peserta 1 minggu
b Pembentukan panitia 1 hari
c Pencarian sponsor 1 bulan
d Mempersiapkan tempat lomba 2 hari
e Pembuatan proposal 3 hari
f Pengurusan perijinan 1 minggu
g Pelaksanaan lomba 2 hari
h Mempersiapkan naskah lomba 1 minggu
i Pengumuman hasil lomba 1 hari
j Pembubaran panitia 1 hari
k Penyusunan laporan pelaksanaan lomba 3 hari
l Rapat koordinasi panitia Mingguan
m Promosi lomba 2 minggu

3. Menyusun Urutan Proses Pengerjaan

Urutan proses pelaksanaan aktivitas dalam rangka lomba kecepatan mengetik
adalah sebagai berikut:
No Nama Aktivitas Urutan Pengerjaan
a Pendaftaran peserta 6
b Pembentukan panitia 1
c Pencarian sponsor 4
d Mempersiapkan tempat lomba 8

96
 e Pembuatan proposal 2
f Pengurusan perijinan 3
g Pelaksanaan lomba 9
h Mempersiapkan naskah lomba 7
i Pengumuman hasil lomba 10
j Pembubaran panitia 13
k Penyusunan laporan pelaksanaan lomba 11
l Rapat koordinasi panitia 12
m Promosi lomba 5

4. Menentukan Kronologis Waktu Pengerjaan Aktivitas

Untuk menentukan kronologis pengerjaan aktivitas, perlu ditetapkan
terlebih dahulu kapan aktivitas pertama mulai dilakukan.
Jika diasumsikan aktivitas pertama dimulai pada tanggal 1 Nopember
2015, maka kronologis waktu pengerjaan proyek tersebut di atas adalah sebagai
berikut:
No Nama Aktivitas Urutan Pengerjaan
1 Pembentukan panitia 1 Nop 2019
2 Pembuatan proposal 2-4 Nop 2019
3 Pengurusan perijinan 5-11 Nop 2019
4 Pencarian sponsor 12 Nop – 12 Des 2019
5 Promosi lomba 12 – 26 Nop 2019
6 Pendaftaran peserta 15 – 30 Nop 2019
7 Mempersiapkan tempat lomba 20 – 27 Nop 2019
8 Mempersiapkan naskah lomba 10 – 12 Des 2019
9 Pelaksanaan lomba 13 – 14 Des 2019
10 Pengumuman hasil lomba 17 Des 2019
11 Penyusunan laporan pelaksanaan lomba 18 – 21 Des 2019
12 Rapat koordinasi panitia mingguan
13 Pembubaran panitia 22 Des 2019

Untuk lebih mudah membaca dan mengontrol aktivitas tersebut di atas maka
dapat digambarkan dalam bentuk grafik gambar pada halaman 103 (file excel).
Dengan melihat grafik, akan diketahui dengan mudah aktivitas-aktivitas
yang harus sudah selesai pada akhir bulan Nopember adalah:
 Promosi lomba
 Pendapatan peserta lomba
 Penyiapan naskah lomba

97
15. FLEXIBLE WORKING HOURS/JAM KERJA FLEXIBLE
Jam kerja flexible adalah suatu system dengan jalan mana pekerja kantor dapat
merobah jam mulai dan jam berakhir mereka, disesuaikan dengan waktu
mereka yang paling cocok, lamanya mereka bekerja telah disetujui dalam
jumlah jam minimum perminggu. Mereka mungkin lebih suka memulai kerja
lebih pagi misalnya jam 08.00 tepat dan selesai lebih cepat jam 16.00. Cocok dengan
keadaan keluarga contohnya anak-anak atau mulai lebih lambat jam 10.00 dan
berakhir lebih lambat jam 18.00 untuk menghindari waktu-waktu macet lalulintas.
Biasanya bilamana lama kerja sudah ditetapkan, seluruh pekerja harus berada
di kantor. Suatu pagi hari mungkin jam 10.00 – 12.00 dan lainnya sore hari jam 14.00
– 16.00, periode/masa ini disebut ”core time (jam inti), jam makan siang mungkin
diambil waktu antara masa ”jam inti”. Pekerja yang lain boleh mengambil waktu
makan siang yang berbeda misalnya meja resepsionis selalu dihadiri beberapa orang
oleh karenanya tidak boleh ditinggal atau harus selalu dijaga. Waktu mungkin
bertumpuk dengan pekerjaan namun telah disetujui dan diambil setengah hari dengan
pengaturan perusahaan. Waktu lembur pada umumnya tentu saja dibatasi dalam
seminggu. Pencatatan jam keluar dan jam masuk adalah bagian penting dari jam kerja
flexible untuk menjaga ketepatan pencatatan yang sebenarnya dihabiskan di kantor.
Jam kerja flexible telah terbukti sangat terkenal bagi pekerja kantor,
khususnya wanita, karena mereka dapat mengisi waktu kerja setelah menjaga anak
sekolah taman kanak-kanak dan belanja. Jam kerja yang flexible juga terkenal bagi
yang melakukan perjalanan jarak jauh, mereka dapat mengatur waktu perjalanan
dengan mengurangi masa sibuk di jalan raya atau di rel kereta api.

16. HOLIDAY ROTAS/PUTARAN LIBUR/GILIRAN LIBUR

Pekerja kantor tidak dapat mengambil semua masa libur utama mereka pada
waktu yang bersamaan (kalau tidak perusahaan mereka akan ditutup), oleh sebab itu
mereka harus diatur bergiliran ”Stagger” mengambil libur mereka. Ini berarti mereka
harus memperpendek masa libur mereka yang meliputi beberapa bulan, oleh karena
itu pekerjaan kantor masih tetap berjalan lancar dan efisien.
Suatu giliran telah disusun pada awal tahun dan pekerja kantor biasanya
diberikan memilih minggu libur yang mana yang akan mereka ambil. Pelayanan yang
lebih lama dalam beberapa perusahaan dapat memberikan pekerja berlibur beberapa
hari tambahan (extra). Beberapa perusahaan tidak membolehkan atau tidak

98
 mengijinkan pekerja kunci (utama) mengambil libur sebelum ada pengganti yang
dapat menggantikannya. Mereka itu adalah yang mempunyai tugas penting seperti
managers, supervisors, operator swicthboard atau petugas gaji, mereka hanya
dibolehkan mengambil libur tidak lebih dari dua minggu, libur yang tersisa dapat
diambil pada kesempatan lain.

HOLIDAY ROTA FOR JUNE – JULY 20--

Personnel Department
Name From To
Stride Mrs K (Supervisor) 4 June 18 June
Abbott Anne 11 June 25 June
Carter Lucy 18 June 2 July
Lineham Jane 25 June 9 July
Mason Debbie 2 July 16 July
Pratt Gloria 9 July 23 July
Russelll Paula 16 July 30 July

6. Metode Pembelajaran : Daring, tugas tugas dan sutdi kasus

7. Materi latihan
Write these notes in your folder, filling in the missing words and phrases.
1. Flexible working hours is a system whereby office workers can ___________
___________ their starting and finishing times to suit theri own convenience.
2. They have to work an agreed _____________ per week.
3. The period of time when all workers have to be in the office is nown as_______
___________ time.
4. By working overtime it is possible to ________________ time which can then
be taken in half days off by agreement with the firm.
5. An essential part of flexible working hours is_____________________ in and
_________________ out, in order to keep an accurate record of hours actually
spent at work.
6. Flexible working hours are populer with married women who work in offices
because they are able to fit in ___________________ with working time.
7. Flexible working hours are also populer with people who _________________
long distances.
Exercise
HOLIDAY ROTAS
Answer the following questions about the rota above:

99
1. Gloria and Babbie want to plan 7 days’ holiday in July. What will be the dates at
the beginning and end of their 7 days?
2. Jane’s fiance cannot have his holiday starting on 25 June and Jane wants to change
to his dates, which are 11 June to 18 June. Who will Jane have to change holiday
dates with?
3. If this cange is possible, and agreed, a new rota will be have to be made out.
Rewrite it as it will appear when the new arragements have been made between
Jane and the person conserned.
Exercise
ASIGNMENT ON HOLIDAY ROTA/PENETAPAN ATAS PUTARAN LIBURAN
OCTOBER
SUN MON TUE WED THUR FRI SAT
2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31

Dari kalender bulan Oktober di atas kerjakanlah/susunlah liburan untuk 5 hari yang
akan dikerjakan oleh staf dalam 5 hari kerja. Tidak lebih dari dua anggota staf yang
mungkin bersamaan waktunya. Liburan yang diperlukan tidak dimulai pada hari
Senin atau akhir hari Jumat, tetapi Sabtu dan Minggu biasanya tidak hari kerja, oleh
karena itu tidak dihitung sebagai libur.
Soal 1
Berikanlah masing-masing 2 contoh pekerjaan yang dapat dikerjakan secara
bersamaan dengan pekerjaan lain dan pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan secara
bersamaan dengan pekerjaan lain. Jangan lupa memberikan alasannya masing-
masing.
Study Kasus 1:
Untuk mencoba pemahaman Saudara tentang cara menyusun Jadwal
kerja Rutin, kerjakanlah soal di bawah ini:
Dari data-data berikut ini, buatlah jadwal kerja hariannya!
Jam kerja harian jam 07.00 s.d. 15.00
Istrahat: I Jam 10.00 – 10.15
II Jam 12.15 – 13.00

100
 Daftar aktivitas
Hari/ Perkiraan
Aktivitas
Tanggal Waktu
Foto copy surat undangan di unit fotocopy 2 jam
Mengetik laporan 1,5 jam
Menyiapkan minuman Direktur 15 menit
Mengetik surat untuk dikirim hari Seni ini 25 menit
Senin
Mengagenda surat masuk 20 menit
Mengarsip surat 45 menit
Menyiapkan dokumen rapat pimpinan untuk hari
2 jam
Rabu
Memesan konsumsi untuk tamu pimpinan yang
10 menit
akan datang jam 13.00 ke bagian umum
Mengetik pengumuman 20 menit
Mengonsep surat balasan untuk PT Prima Jaya 20 menit
Menyiapkan minum Direktur 15 menit
Selasa
Mengagenda surat masuk 20 menit
Mengambil stationary ke bagian logistik 15 menit
Menelepon ke PT Rudangta 10 menit
Meneliti/mengedit laporan yang telah diketik
2 jam
pada hari Senin untuk kemudian diprin
Pekerjaan yang tidak terprogram yang ada biasanya seperti berikut:
Jam Pekerjaan Yang Tidak Terprogram
07.00 – 09.00 Tidak ada
09.00 – 10.00 Rata-rata ada 10 telepon dan 5 orang tamu pimpinan
Perintah atasan 5 kali dan telepon 15 kali, tamu
10.15 – 12.15
pimpinan 15 orang
12.15 – 13.00 Tidak ada

Untuk telepon dan mengurus tamu pimpinan masing-masing biasanya diperlukan

waktu sekitar 5 menit
8. Materi test
Buatlah rencana kerja untuk salah satu pekerjaan proyek di bawah ini:
1. Pameran Buku Sekretaris dan Perkantoran
2. Lomba Menulis Surat
3. Darmawisata ke Danau Toba dan Pulau Samosir
Anda boleh juga menetapkan sendiri rencana proyek yang akan anda lakukan selain
yang telah ditetapkan di atas, namun diharapkan proyek yang anda rencanankan dapat
anda implementasikan/laksanakan.
8. Kreteria penilaian : Skala penilaian 10-100 : Tiap-tiap soal dinilai kemudian
scor dibagi dengan Bobot soal.
9. Referensi:

101
Thelma J.Foster, 1994. Office Skills, Stanley Thornes L, United Kingdom.
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, 2006. Manajemen, Dasar, Pengertian, dan Masalah, Bumi
Aksara, Jakarta
Drs Puji Herianto, 1995. Kesekretariatan 1, PDEC Bandung
Dr. A.B. Sutanto, 1997. Sekretaris Sebagai Manaje, Elex Media Komputinfo, Jakarta
Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo, 1982 Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran,
Ghalia Indonesia
Tony Waworuntu, 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan, Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta
Drs. Ignatius Wursanto, 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional, Andi Offet, Yogyakarta

102