Prinsip Dasar Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang
prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini
prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

1. Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas

2. Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.
3. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

Tiga kategori prioritas waktu

1. Jangan dikerjakan
2. Kerjakan Nanti
3. Kerjakan Sekarang

Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

Kategori Prioritas Waktu

NO Kategori Karakteristik

 Masalah dapat hilang tanpa diatasi

1. Jangan Dikerjakan  Sudah kedaluarsa

 Dapat dikerjakan oleh orang lain

 Tidak disertai jatuh tempo

 Dapat ditunda
 Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

ü Tidak ingin memulai

ü Tidak tahu dari mana memulai

2. Dikerjakan Nanti ü Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai

 Kebutuhan unit operasional harian

 Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal :
3. Dikerjakan Sekarang ü Kebutuhan staf
 ü Kebutuhan peralatan

ü rapat

B. Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)
 Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)
 Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < Deadline menolong menyusun
rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.
 Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

1. 2. Perfeksionis
 Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)
 Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara
berulang-ulang
 Dapat dicegah dengan menyusun standar kerja

1. Tidak Mampu membuat prioritas

 Tidak bisa ‘memboboti’ / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat – ringannya
pekerjaan.
 Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis
 Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan
urgensinya.

Disamping faktor penghambat, manajemen waktu efektif juga dapat berhubungan

dengan ‘penyitaan’ waktu yang dapat menghambat produktifitas kerja. ‘Penyita’ waktu
dapat terjadi secara internal maupun eksternal sebagai berikut :

1. 1. Penyita Waktu secara Internal

 Sifat suka menunda pekerjaan
 Perencanaan kurang baik
 Gagal menetapkan tujuan dan sasaran
 Tidak mampu mendelegasikan
 Tidak mampu mengatakan tidak
 Terlalu banyak ‘krisis’
 Terburu-buru
 Ragu-ragu / tidak pasti
 Kebijakan pintu terbuka
 1. 2. Penyita Waktu Secara Eksternal
 Telepon
 Sosialisasi
 Rapat-rapat
 Kurang informasi
 Komunikasi terbatas
 Kurang umpan balik
 Kurang adekuat penjelasan kebijakan / prosedur
 Bawahan tidak kompeten
 Sistem penyimpanan informasi jelek
 Kertas kerja dan membaca

C. Teknik Mengelola Waktu

1. Komitmen pribadi untuk perbaikan
1. Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan
2. Belajar mengatakan tidak
3. Mencatat bagaimana waktu digunakan
4. Merencanakan penggunaan waktu
5. Menghindari pemicu penggunaan waktu yang tidak efektif
6. Kenali waktu utama dari diri sendiri
7. Buat program blok waktu
8. Mengatur ruang kerja
9. Buat catatan untuk diri sendiri : “Patut dibaca” atau “Tidak Perlu”
A. Menghambat gangguan waktu kerja (misal : tamu tiba-tiba) dengan mengoptimalkan waktu utama.
B. Mengatur pertemuan :
 Mulai tepat waktu
 Berakhir tepat waktu
 Buat agenda dan bagikan
 Kehadiran hanya yang diperlukan
 Kumpulkan informasi sebelum pertemuan
 Tepati agenda dan hindari interupsi
 Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu
 Atur lingkungan
 Hal-hal yang membutuhkan komunikasi satu arah, di ketik dan dibagikan
 Hasil rapat dibagikan tidak terlalu lama sesudah rapat.
1. Mengatur orang dengan pendelegasian yang tepat
2. Menghindari penyita waktu

D. ‘Tips’ Manajemen Waktu Efektif

1. Buat ‘log’ waktu (harian, mingguan, bulanan)
 2. Berfokus pada ‘segera mulai’ sambil memperhitungkan tujuan yang akan dicapai
A. Antisipasi hal-hal yang tidak terencana
B. Mengorganisasikan pekerjaan tulis menulis :
 Yang perlu dipasang atau dibuang
 Kebijakan / peraturan mudah terlihat
 Setiap lembar kerja hanya ditangani sekali
1. Gunakan sumber-sumber dengan bijaksana
 IPTEK dapat meningkatkan komunikasi
 Manual, standar prosedur tidak dimasukkan dalam komputer
 Informasi rutin dimasukkan kedalam buku atau komputer
 Gunakan waktu yang ada hanya untuk tatap muka
1. Menganggap positif dan memperhatikan kebutuhan personal
 Untuk rileks, luangkan waktu untuk jalan-jalan
 Untuk ‘space’ di antara pekerjaan
1. Belajar mengatakan ‘tidak’
 Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan ekstra
 Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaan yang ada bisa dikurangi
 Pilih pertemuan yang harus dihadiri (misal : pengambilan keputusan, atau kepentingan yang lebih luas)
1. Lakukan pertemuan efektif
 Buat agenda dan patuhi agenda
 Tepat waktu untuk mulai dan akhir
 Tidak ada atau hindari interupsi
1. Mulai dan Akhiri waktu kerja secara tepat waktu
 Prioritaskan tugas setiap hari
 Tidak terlalu ‘perfek’ dalam menyelesaikan tugas
 Tidak membuang-buang waktu sehingga membawa pekerjaan ke rumah