MATERI DASAR

1. Prinsip dasar Time Management

Tujuan : 
- Mampu memahami prinsip dasar time manajemen.
- Mampu menerapkan prinsip dasar time manajemen

Manajemen Waktu yaitu suatu bentuk perencanaan, mengorganisir,

menggerakkan, dan pengawasan, terhadap produktivitas waktu. Waktu ini juga
merupakan salah satu sumber daya yang harus dapat dikelola dengan baik agar
individu atau suatu organisasi bisa mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Prinsip Manajemen Waktu

 Mengembangkan suatu kepekaan pribadi terhadap waktu.
 Mengidentifikasi suatu tujuan jangka panjang.
 Buat rencana pada jangka menengah.
 Rencana Harian.
 Buat pemanfaatan yang terbaik bagi waktu terbaik anda.
 Organisir suatu tugas kantor.
 Menata suatu rapat.
 Mendelegasikan secara efektif.
 Buatlah suatu komitmen terhadap waktu.
 Menjaga kesehatan Anda.

Sifat Waktu
 Hal yang tidak dapat diulangi.
 Hal yang tidak bisa dijalankan sesuai dengan keinginan diri sendiri.
 Sesuatu yang tidak bisa diperlambat atau juga dipercepat.

1
Kelebihan Manajemen Waktu
1. Mencapai suatu Produktivitas dan Efisiensi yang lebih besar.
2. Memiliki suatu reputasi professional yang lebih baik.
3. Tekanan atau Stress juga akan berkurang.
4. Meningkatkan suatu peluang dalam mencapai kesuksesan.
5. Memiliki keseimbangan dalam kehidupan sehari-hari.
6. Kesempatan karir yang jauh lebih baik.

Dampak Manajemen Waktu Yang Buruk

1. Melewati suatu batas waktu yang ditentukan (deadlines).
2. Work flow atau juga alur kerja yang kurang efisien.
3. Kualitas kerja yang menjadi buruk.
4. Memiliki suatu reputasi profesional yang negatif.
5. Meningkatkan stress atau tekanan kerja dalam kehidupan sehari-hari.
6. Ketidakseimbangan kehidupan yang akan terjadi.
7. Kesempatan karir yang stagnan atau mungkin juga akan menurun.

2. Ruang Lingkup dalam Effective Time Management.

 Konsep dasar time management adalah penggunaan waktu secara efisien
dalam merealisasikan pengerjaan suatu tugas. Para ahli percaya bahwa beberapa hal
berikut penting dipertimbangkan dalam perancangan time management yang bagus. 
Pertama, memprioritaskan tugas-tugas penting, dan didasarkan atas sumber
daya yang tersedia. 
Kedua, mengembangkan perencanaan dan menggunaan waktu yang tersedia
dengan cara seefisien mungkin. 
Ketiga, terus memantau penyimpangan- penyimpangan dan gangguan yang
terjadi yang mengganggu jalannya pekerjaan sesuai jadwal. 
Keempat, mengembangkan efisiensi dan mengurangi tekanan atas jadwal yang
telah dibuat termasuk tekanan kepada para individu yang terlibat dalam proyek

2
 Jadwal yang konstruktif akan memperlihatkan dengan jelas kapan suatu proyek
dimulai dan kapan harus selesai. Dalam kurun waktu tersebut –antara mulai
mengerjakan sampai pada penyelesaiannya– perlu disadari akan terjadi banyak
tekanan yang akan mengganggu jadwal dan juga orang-orang yang terlibat di
dalamnya. Memahami dengan baik kemampuan tim sebagai keseluruhan akan dapat
membantu dalam membuat target yang dapat dicapai secara realistis (Kasturi &
Gransberg, 2002).

1. Mendahulukan yang Utama

Salah satu habit dari ketujuh habit yang dikembangkan oleh Covey (2004)
sebagai kunci keberhasilan bagi manusia yang sangat efektif adalah tentang
mendahulukan yang utama. Mendalami lebih lanjut apa yang disampaikan oleh Scott,
di sini dibeberkan sedikit pandangan Covey tentang perbedaan antara penting dan
mendesak. Kedua hal itu (“penting” dan “mendesak”) membentuk 4 kuadran dengan
ciri khas masing-masing. Kudran I berkaian dengan hal-hal penting dan juga
mendesak; kuadran II berisi hal-hal penting tapi tidak mendesak; kuadran III berisi
hal-hal tidak penting namun mendesak; dan kuadran IV berisi hal-hal tidak penting
dan juga tidak mendesak (Covey, 2004). Ini sebuah konsep pengelolaan waktu

manajemen generasi keempat, yang pada dasarnya fokus menggunakan waktu pada
salah satu dari empat kondisi itu
 2. Memproteksi Waktu yang Sudah Ditetapkan
Alan (dalam Adebisi, 2013) mencatat, kunci sukses time management adalah
perencanaan dan proteksi atas waktu yang sudah direncanakan, yang sering mencakup 3
pengondisian lingkungan, khususnya pengkondisian kembali harapan dari pihak-pihak
lain yang terlibat. Time management adalah tentang membuat perubahan terkait
dengan penggunaan waktu. Untuk memastikan keefektifan time management, seorang
harus menerapkan time management system yang akan membantu untuk melihat
bahwa perubahan perlu dilakukan, dalam arti bahwa tahap pertama dalam time
management adalah menganalisis bagaimana ia menentukan perubahan apa yang ingin
dilakukan (Susan, 2012).
Time management yang efektif tidak datang begitu saja secara alami,
melainkan untuk terhindar dari bekerja mati-matian pada saat yang sudah mepet,
sebaliknya dapat kesempatan besar sukses dalam bisnis, penerapan time management
merupakan hal sangat penting untuk dilakukan. Pengaturan waktu yang sudah dibuat,
harus diperhatikan dengan baik. Jika hal itu berkenaan dengan pengerjaan suatu
proyek, setelah time management dirancang dengan baik dan ditetapkan, harus
disosialisasikan dengan baik kepada pihak-pihak yang terlibat. Semua pihak yang
terlibat, termasuk pimpinan proyek perlu konsisten mengikuti pengaturan waktu yang
telah dibuat.
Terkait dengan pengembangan time management, baik pada level organisasi.

1. Analisa sikap dan kemampuan dalam mengelola waktu.

Keterampilan manajemen waktu mencakup berbagai keterampilan yang akan
membantu Anda mengatur waktu dengan baik. Beberapa keterampilan manajemen
waktu yang paling penting termasuk :
 Peorganisasian
Tetap teratur dapat membantu Anda mempertahankan gambaran yang jelas
tentang apa saja yang perlu Anda selesaikan dan kapan. Menjadi terorganisir
dengan baik bisa berarti mempertahankan penggunaan kalender jadwal yang
konsisten, dengan begini Anda dapat menemukan dokumen-dokumen yang
 4

diperlukan dengan mudah, memiliki lingkungan yang rapi dan membuat

catatan yang terperinci dan serta menjadi rajin juga disiplin.
 Prioritas
Menilai setiap tanggung jawab Anda dan membuat jadwal prioritasnya adalah
kunci untuk menjadi manajer waktu yang baik. Ada banyak cara untuk
memprioritaskan apa yang perlu Anda capai. Anda mungkin memutuskan
untuk menyelesaikan pekerjaan yang cepat, mudah dan sederhana  kemudian
diikuti oleh pekerjaan yang lebih lama dan menuntut ketelitian yang lebih
tinggi. Atau Anda dapat memprioritaskan tugas Anda mulai dengan yang
paling memakan waktu dan kombinasi keduanya.
 Menentukan tujuan
Menetapkan tujuan adalah langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang
baik. Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami tujuan akhir
Anda dengan jelas dan apa yang harus Anda prioritaskan untuk mencapainya.
 Komunikasi
Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat memungkinkan
Anda untuk membuat rencana dan tujuan Anda jelas bagi orang-orang yang
bekerja dengan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan
kebutuhan yang memungkinkan Anda lebih fokus menyelesaikan tugas yang
paling penting dan relevan yang selaras dengan sasaran Anda.
 Perencanaan
Bagian mendasar dari sebuah manajemen waktu adalah perencanaan yang
matang. Jadikan efisiensi  dalam merencanakan hari Anda, rapat dan
bagaimana Anda akan mencapai hal-hal akan membantu Anda tetap pada
jadwal Anda.
 Delegasi atau pembagian tugas
Menjadi pengatur waktu yang baik berarti hanya menyelesaikan pekerjaan
yang akan membantu Anda dan perusahaan Anda mencapai tujuan. Meskipun
keterampilan ini paling sering dilakukan oleh manajer, Anda juga dapat
berlatih tugas pendelegasian tugas jika Anda mengelola proyek. Latih batasan,
kemampuan dan pengaturan waktu Anda dengan tidak memaksakan pembagian
 tugas yang melebihi kapasitas Anda agar semua yang terlibat didalamnya
berhasil mencapai tujuan yang sama.
 Mengendalikan Stress
Ketika mempraktikkan manajemen waktu yang baik, Anda juga harus
memperhatikan kesehatan mental Anda. Menangani stres dengan cara yang
positif dapat membantu Anda tetap termotivasi dan berkinerja baik saat 5
menjalani jadwal Anda. Banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk
mengistirahatkan pikiran dan tubuh Anda karena tubuh dan  pikiran yang sehat
akan membantu Anda dalam mengerjakan pekerjaan Anda.

4. Seni memanfaatkan waktu

Mempraktekan kuadran penting dan mendesak
1. Peserta diminta menulis kegiatann kesibukan sehari hari nya
2. Peserta diminta menggambar 4 kolom dengan contoh sebagai berikut

1. Peserta diminta memasukan kegiatan  yang sudah mereka list kedalam kotak
yang telah dibuat dengan memisah misahkan sesuaikan dengan kolom. Dengan
begitu peserta bisa memanajemwn waktu lebih baik
 MATERI INTI
Indikator 1 : Teknik dalam menyusun prioritas dan sasaran

Manajemen waktu yaitu mampu menyusun tujuan, mampu menyusun prioritas,

mampu membuat jadwal, mampu meminimalisir gangguan, mampu mendelegasikan
tugas. Sedangkan menurut Haynes (2010) indikator manajemen waktu yang baik
adalah membina tanggung jawab, prioritas, sasaran, menyingkirkan aktivitas yang
tidak penting dan tidak tepat serta merencanakan dan menjadwalkan penggunaan
waktu setiap minggu dan hari.

Untuk mewujudkan waktu yang efisien. Perlu adanya penyusunan prioritas

kegiatan. Hal yang dapat dilakukan untuk menyusun prioritas kegiatan adalah:

1. Membuat list kebutuhan dan kegiatan. Hal ini bertujuan agar kita dapat
mempersiapkan diri untuk kegiatan apa saja yang akan dilakukan. List tidak harus
berada dalam satu konteks kegiatan, boleh terdiri dari banyak kegiatan yang berbeda-
beda jenis.

2. Brackdowntask, yaitu merinci kembali dari list kegiatan yang telah di buat. Hal
ini dilakukan agar lebih jelas serta fokus terhadap apa yang akan dipelajari dan
dikerjakan.

3. Scala priority, yaitu menyusun kegiatan sesuai dengan kebutuhan atau prioritas.
Ada 2 kategori dalam skala prioritas, yaitu urgent dan important. Menyusun skala
prioritas berdasarkan urgent yaitu menyesuaikan dengan deadline dari kegiatan
tersebut. Kemudian menyusun skala prioritas berdasarkan important yaitu
mengelompokkan tingkat kepentingan dari kegiatan-kegiatan.

4. Kerjakan seluruh list sesuai rencana dan waktu yang tepat.

Indikator 2 : Pengorganisasian waktu

Tips menggunakan waktu secara efisien:

 1. Gunakan jeda waktu diantara dua kegiatan dengan efisien. Isi waktu luang di
tengah-tengah kegiatan untuk menumbuhkan semangat kembali, seperti melakukan
hobby.

2. Bersikap bijaksana dalam kebiasaan mengobrol, artinya jika kita ditengah-

tengah orang yang kita kenal pada saat waktu kosong tidak mungkin kita tidak
mengobrol, akan tetapi kita harus punya sikap bijaksana untuk bisa mengakhiri 7
obrolan tadi tanpa menyinggung perasaan orang-orang di sekeliling kita.

3. Hindari jam karet, lakukan kegiatan sesuai yang terjadwal pada prioritas dan
deadline yang sudah di rancang dengan tepat waktu. Karena jam karet merupakan
penyebab utama kegiatan-kegiatan tidak terlaksana dengan maksimal.

4. Gunakan waktu secara seimbang. Artinya, ada keseimbangan antara waktu

untuk bekerja dengan waktu untuk pemulihan tenaga atau energi. Pemulihan tenaga
ini terutama dapat dilakukan dengan tidur atau istirahat yang cukup dan rekreasi. Ada
keseimbangan waktu untuk bekerja dengan waktu untuk menjaga kebugaran tubuh
lewat olahraga, istirahat, dan rekreasi secara teratur.

Indikator 3 : Menerapkan prinsip pareto dalam memilih activitas impactfull

Kenalan dulu yuk dengan prinsip pareto!!

Prinsip Pareto (bahasa Inggris:The Pareto principle) (juga dikenal sebagai

aturan 80-20) menyatakan bahwa untuk banyak kejadian, sekitar 80% daripada
efeknya disebabkan oleh 20% dari penyebabnya. Sebagai ilustrasi, bahwa 80% dari
kesuksesan yang telah atau akan Anda peroleh merupakan hasil dari 20% usaha Anda
selama ini. Artinya adalah hanya ada 20% dari tindakan dan pemikiran dalam hidup
kita yang harus lebih dimaksimalkan untuk mendapatkan 80% keberhasilan. Ada 20%
dari waktu dalam hidup kita yang harus lebih dimaksimalkan, karena dari 20% waktu
itulah tersembunyi 80% kesuksesan dalam hidup kita.

Secara sederhana, Hukum Pareto mengajak kita untuk lebih mempertajam

intuisi dan mencari 20% usaha tersebut. Bayangkan efektifitas waktu, tenaga, fikiran
yang bisa kita peroleh jika kita berhasil menemukan 20% sebab tersebut. Kemudian
kita bisa memaksimalkannya untuk mencapai 80% kesuksesan dalam hidup kita.

Untuk menerapkan prinsip pareto, dapat menggunakan diagram pareto guna

membantu memilah masalah utama/besar menjadi bagian yang lebih kecil sehingga
dapat fokus pada upaya perbaikannya. Mengidentifikasidan mengurutkan menurut
prioritas atau faktor yang paling signifikan. Memungkinkan pemanfaatan yang lebih
baik sumber daya yang terbatas. Contoh diagram pareto sebagai berikut : 8

Dalam Managament waktu, Jika kita memiliki waktu yang terbatas, tentu tidak
akan membuang-buang waktu untuk hal-hal yang kurang penting atau kurang
produktif. Jika kita bisa mengatur waktu untuk mengerjakan hal-hal utama dan
penting terlebih dahulu, hal tersebut akan membuat lebih produktif dan efesien. Kita
tidak bisa mengartikan secara harfiah bahwa 20% usaha akan menghasilkan 80%
hasil, namun hal ini adalah prinsip untuk menyadarkan bahwa hal-hal yang terpenting
dan utama akan menghasilkan hasil yang terbesar, mungkin saja hal-hal utama itu
25% atau 30% dan menghasilkan bukan hanya 80% tetapi 90% atau 95% hasil. Untuk
itu fokus pada hal-hal utama tersebut sangat penting dalam mencapai kesuksesan
berkarir, karena hal ini merupakan kunci produktifitas. Hari ini, coba kenalilah hal-hal
utama dan prioritas dalam pekerjaan kita. Lalu fokus untuk menyelesaikan pekerjaan
itu dan lihatlah hasil akhirnya.

Indikator 4 : Tips Mengoptimalisasi Proses Kerja

 Pernah gak sih kalian merasa aktivitas yang kalian lakukan sangat monoton
sehingga kalian merasa lesu dan tidak semangat menjalani kegiatan? Bisa jadi atau
kemungkinan kalian tidak bisa mengenali diri sendiri. Untuk mengoptimalkan proses
kerja, kita butuh mengenali diri kita agar bisa optimal dalam bekerja karena tanpa
memahami diri sendiri dan mengetahui tujuan hidup tersebut akan merasa resah,
gelisah, dan seperti kehilangan arah.

Bagaimana sih cara mengenali diri agar bisa optimal dalam bekerja?

1) Value (Nilai)
9
Setiap orang memiliki tujuan hidup dan nilai bermacam-macam. Ada yang
ingin memiliki karier gemilang, stabilitas finansial, pendidikan tinggi, kesehatan,
menjadi dermawan. Menurut penelitian, dengan memikirkan tujuan tersebut, akan
membuat diri termotivasi untuk melakukan hal yang sehat. Dengan mengetahui
motivasi diri otomatis akan memahami apa yang bernilai dalam hidup.

2) Around the Clock Activities (Jam biologis)

Setiap orang memiliki jam biologis yang mengatur kapan jadwal fungsi tubuh
bekerja aktif. Aktif di saat jam-jam terbaik membuat Anda bekerja dalam kondisi
terbaik dan menikmati setiap aktivitas yang dijalankan.

3) Life Mission and Meaningful Goals (Misi)

Luangkan waktu untuk memikirkan peristiwa yang paling berkesan yang

pernah terjadi dalam hidup. Dari peristiwa bermakna itu mungkin Anda dapat
menemukan petunjuk tentang identitas terdalam yang ada pada diri, karier, dan
kepuasan hidup yang selama ini dicari.Dengan mengetahui itu semua, Anda dapat
menata tujuan hidup sekaligus menentukan langkah-langkah untuk meraihnya.

4) Strength (Kekuatan)

Kekuatan tidak hanya mencakup kemampuan, keterampilan, dan bakat, tetapi

juga kekuatan karakter seperti kesetiaan, rasa hormat terhadap orang lain, kemauan
untuk terus belajar, kecerdasan emosional, keadilan, dan sebagainya. Menyadari
kekuatan diri merupakan salah satu dasar membangun kepercayaan diri. Sebab Anda
yang cenderung tidak percaya diri karena tidak mengetahui apa kekuatan terbesar
dalam diri Anda.

10
DAFTAR PUSTAKA

Adebisi, J. F. (2013). Time management practices and its effect on business

performance. Canadian Social Science, 9(1). Canadian Research &
Development Center of Sciences and Cultures, Montreal, Canada
Covey, S. R. (2004). The 7 Habits of Highly Effective People. New York: Free Press.
Susan, W. (2012). A Time Management System that Really Works,
http://www.sbinfocanada.about.com/cs/ timemanagement.
https://www.google.co.id/amp/s/idcloudhost.com/mengenal-apa-itu-manajemen-
waktu-pengertian-manfaat-serta-fungsinya/amp/
https://sarjanaekonomi.co.id/manajemen-waktu/