PENDAHULUAN
2
1.3 Tujuan
Tujuan dari dibuatnya makalah ini adalah:
1. Untuk mengetahui definisi manajemen waktu
2. Untuk mengethaui prinsip manajemen waktu
3. Untuk mengetahui kategori prioritas waktu
4. Untuk mengetahui manfaat manajemen waktu
5. Untuk mengetahui langkah-langkah mengelola waktu
6. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam manajemen waktu
7. Untuk mengetahui kiat manajemen waktu
1.4 Manfaat
Dengan disusunnya makalah ini diharapkan memiliki manfaat bagi pembaca
dan khalayak umumnya dan bermanfaat bagi penulis khususnya.
3
BAB II
TINJAUAN TEORI
4
tugas dalam satu waktu tertentu saja. Keinginan untuk menyesaikan
sesuatu dengan sempurna biasanya justru akan menunda penyelesaian
tugas tersebut dan juga tugas-tugas lain yang belum dikerjakan. Seorang
entrepreneur sebaiknya tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk
meningkatkan hal kecil sementara waktu yang digunakan bisa digunakan
untuk mengembangkan bidang lain.
3. Prinsip Analisis, dengan prinsip ini seorang entrepreneur menggali
mengenai alokasi waktu saat ini dan berusaha melihat investasi waktu
yang tidak efisien dan tidak tepat. Setiap dua minggu sekali hendaknya
seorang entrepreneur mengatur waktunya dalam interval tertentu (misal
tiap 15 menit) lalu melakukan analisis bagaimana waktu tersebut
digunakan, dimana kita membuang waktu percuma, dan bagaimana
strategi menghindari “jebakan waktu” tersebut.
4. Prinsip Kerja Tim, setelah melakukan analisis waktu biasanya akan
terlihat bahwa waktunya banyak dihabiskan untuk kepentingan pihak lain,
hanya sedikit waktu yang berada dalam kendalinya sendiri. Pada
perusahaan yang sedang bertumbuh perlu dilakukan pendelegasian
tanggung jawab atas pekerjaan yang dahulu perlu ditangani langsung oleh
sang entrepreneur. Namun demikian, perlu diingat bahwa manajemen
waktu hendaknya tidak membuat kita tidak dapat diakses oleh orang lain,
justru sebaliknya kita bisa diakses secara penuh pada waktu tertentu yang
dialokasikan.
5. Prinsip Perencanaan Berprioritas, untuk setiap tugas yang kita hadapi
sebaiknya kita menerapkan tiga kategori prioritas yakni 1) sangat penting,
2) agak penting, 3) kurang penting. Seorang entrepreneur sebaiknya
melakukan prioritas 1) pertama kali di pagi hari, prioritas 2) setelah makan
siang, dan prioritas 3) pada sore atau malam hari.
6. Prinsip Reanalisis, secara periodik hendaknya seorang entrepreneur
meninjau kembali proses manajemen waktunya. Dengan reanalisis ini kita
bisa menyelidiki permasalahan yang lebih sistemik dan memilah kembali
peluang pendelegasian tugas. Setiap meeting perlu dikaji ulang apakah
sudah dilaksanakan dengan efektif. Bilamana perlu orang-orang yang
5
bertanggung jawab dalam menyelenggarakan rapat dilatih terlebih dahulu
agar tidak membuang-buang waktu selama rapat.
6
b. Meningkatnya Kepuasan Kerja, meningkatnya kinerja berarti semakin
banyak tugas penting terselesaikan, dengan demikian kepuasan kerja
seorang entrepreneur meningkat pula.
c. Memperbaiki Hubungan antar Manusia, walaupun dengan menerapkan
manajemen waktu akan mengurangi total waktu interaksi dengan individu
lain di kantor namun justru akan meningkatkan kualitas waktu bersama.
Hubungan ini bahkan dapat meluas hingga ke luar kantor termasuk
hubungan kekeluargaan. Dengan demikian, perusahaan dapat berjalan
dengan harmonis dan miliki semangat kebersamaan atau esprit de corps.
d. Mengurangi Ketegangan dan Kecemasan, manajemen waktu yang baik
bisa mengurangi ketegangan dan kecemasan dalam bekerja. Dengan
berkurangnya ketegangan dan kecemasan maka seorang entrepreneur bisa
mengolah informasi yang masuk dengan lebih jernih sehingga dapat
mengambil keputusan dengan lebih baik.
e. Lebih Sehat, dengan berkurangnya kecemasan dan ketegangan,
meningkatnya produktivitas, kepuasan kerja, dan semakin baiknya
hubungan antar manusia, maka tekanan psikologis dan fisiologis akan
semakin berkurang pula yang secara umum akan meningkatkan kesehatan.
Secara langsung, manajemen waktu yang baik akan memungkinkan kita
untuk makan tepat waktu dan melakukan kegiatan olah raga. Kesehatan
yang baik akan sangat menunjang entrepreneur dalam mengembangkan
bisnisnya.
7
Menetapkan tujuan dan mencapai tujuan merupakan bagian yang paling
utama dalam pengaturan waktu. Dengan tujuan tersebut, seseorang akan
lebih mudah untuk mengetahui dari mana harus memulai pekerjaan. Selain
itu, juga memudahkan untuk memutuskan apa yang penting dan perlu
untuk dilakukan. Dengan demikian, akan dapat terhindar dari tindakan
yang membuang waktu.
3. Mengidentifikasi prioritas
Tugas-tugas yang harus dikerjakan mungkin banyak. Apabila dapat
mengidentifikasi prioritas dari tugas-tugas tersebut, maka memudahkan
untuk mencapai tujuan. Dalam menentukan priporitas tugas, perlu
membuat kategori :
a. Tugas Mendesak
Hal-hal yang mendesak sangat memerlukan perhatian, tetapi mungkin
saja sesuatu yang sepele. Namun seringkali hal-hal yang mendesak
tampak penting karena ada batasan waktu. Tugas tersebut memerlukan
reaksi segera tetapi tidak seharusnya menghabiskan waktu terlalu
banyak. Untuk itu, mungkin seharusnya menunda sesuatu yang
mendesak untuk mengerjakan sesuatu yang penting. Tugas yang
termasuk dalam kategori ini antara lain mengangkat telepon, menjawab
email dsb.
b. Tugas Penting
Tugas yang penting biasanya sangat terkait dengan tugas utama. Tugas
ini memerlukan pertimbangan yang cermat dan seringkali memerlukan
waktu ekstra untuk memikirkannya. Tugas penting misalnya membuat
program layanan untuk tahun berikutnya. Tentu saja ada juga tugas
yang mendesak dan penting. Apabila ini terjadi, maka memerlukan
perhatian secara penuh.
8
b. Workaholic (gila kerja) : Workaholic didefinisikan sebagai suatu perilaku
seseorang yang menghabiskan waktu secara berlebihan di tempat kerja,
tetapi belum tentu produktif, biasanyasebagai kompensasi harga diri yang
rendah. Pada kebanyakan kasus, Workaholic juga membawa pekerjaan
mereka ke rumah.
c. Time juggler (penyulap waktu) : Time juggler cenderung berlebihan
dalam berjanji untuk suatu pertemuan, berjanji datang ke beberapa tempat
dalam satu waktu (mis., rapat staf dan rapat anak di sekolah). Pada
akhirnya, orang seperti ini hanya akan muncul sebentar di kedua
pertemuan tersebut atau bahkan tidak datang sama sekali. Pada kasus yang
lain, tidak terlihat adanya kuantitas dan kualitas waktu.
d. Prokrastinator
Menurut Ferrari et.al (1995) menyimpulkan bahwa pengertian prokrastinasi
sebagai suatu pola perilaku (kebiasaan) yang mengarah kepada trait dan
penundaan yang dilakukan sudah merupakan respon yang menetap
seseorang dalam menghadapi tugas dan biasanya disertai dengan
keyakinan yang irrasional.
Ada 4 faktor yang berkaitan dengan penundaan : kemalasan, apati, takut gagal,
dan kebutuhan untuk segera merasa puas. Walau punya banyak waktu
yang cukupuntuk melakukan pekerjaan, orang dengan sikap ini pada
akhirnya akan melakukan pekerjaan tersebut dengan tergesa-gesa. Pada
kebanyakan kasus pekerjaan kantor lebih diprioritaskan daripada pekerjaan
di rumah sehingga keluarga menjadi korban.
e. Perfeksionis : Seorang yang perfeksionis adalah seorang yang
menunjukkan perilaku obsesif, bahkan kompulsif (pemaksa) dengan
berupaya menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab secara
sempurna. Dia cenderung terjebak dalam hal yang kecil, akibat berusaha
menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya.
f. Terjebak perilaku gaya hidup : Orang yang terjebak dengan perilaku
gaya hidup adalah orang yang sulit, jika mungkin, waktu akan mengatakan
“tidak”. Perilaku ini menyebabkan mereka tidak mempunyai waktu untuk
diri mereka sendiri. Perasaan dimanfaatkan sering menyertai perilaku ini.
9
2.7 Kiat Manajemen Waktu
Berikut ini kiat-kiat dalam manajemen waktu yang dapat dilakukan antara lain
sebagai berikut:
a. Tidak tergoda untuk mengerjakan hal-hal yang kecil tetapi menyita waktu
Kuncinya adalah disiplin didalam mengerjakan rencana yang tentunya
sudah ada prioritasnya. Sesekali kita melakukan hal-hal kecil tersebut
untuk menyegarkan pikiran, hal itu masih wajar tetapi jika sampai menyita
banyak waktu atau berketerusan cobalah untuk kembali melihat tugas-
tugas kita.
b. Gunakan alat bantu manajemen waktu
Sudah banyak dijual alat-alat bantu manajemen waktu seperti agenda, to
do list, dan sebagainya. Dari yang berbentuk buku hingga alat elektronik
seperti PDA, smartphone, tablet PC. Gunakan alat-alat tersebut, jangan
ragu untuk menggunakannya karena alat-alat tersebut sangat membantu
kita mengatur waktu.
c. Prediksi berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
Ketika kita akan mengerjakan sesuatu atau ketika merencakan sesuatu, kita
harus mengetahui kira-kira seberapa lama waktu yang diperlukan,
sesuaikan dengan kemampuan kita dalam menyelesaikan tugas tersebut,
jangan membuat prediksi yang tidak sesuai dengan kemampuan kita
karena hal ini malah dapat menimbulkan masalah lain.
d. Mengetahui kapan suatu tugas harus diselesaikan
Menetukan target waktu dan proses pencapaiannya dalam suatu rencana.
Seperti pada point pertama, kita mengerjakan sesuai prioritas, kita harus
mengetahui kapan suatu tugas harus diselesaikan dan mana tugas yang
harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang bisa di tunda. Sediakan
waktu untuk menyusun kembali rencana di pagi hari dan disiplinlah sesuai
rencana-rencana tersebut.
e. Kita tidak bisa mengerjakan dua tugas dalam waktu bersamaan
Fokus, salah satu hal yang penting dalam manajemen waktu adalah fokus
pada satu tugas. Kita tidak akan bisa mengerjakan dua atau lebih tugas
sekaligus dengan tingkat perhatian yang sama, yang mungkin bisa
dikerjakan adalah “multitasking” tetapi kita tetap mengerjakan satu hal
pada satu waktu. Multitasking sebenarnya adalah suatu seni didalam
melakukan delegasi wewenang dan tugas.
10
f. Hindarkan untuk terpaku pada lama waktu yang telah kita rencanakan
Ketika kita merencakan untuk menyelesaikan suatu tugas didalam waktu
tiga jam (contoh 3 jam), hindarkan kita untuk selalu berpaku pada waktu 3
jam itu untuk menyelesaikannya, jika kita bisa menyelesaikannya dalam
waktu 2 jam, akan lebih baik. Sehingga kita bisa melanjutkan untuk tugas
selanjutnya.
g. Keep it simple
Tips manajemen waktu yang lain adalah selalu bersikap efisien. Jangan
melakukan sesuatu yang bisa membuat rumit/susah yang malah
menghabiskan waktu. Jika suatu tugas dapat dibuat sederhana mengapa
harus dibuat sulit, mudahkan maka kita akan menemukan waktu yang
lebih banyak
11
BAB III
PEMBAHASAN
Hari : Kamis
Tanggal : 17 Juli 2014
Ruangan : R. Fajar
Rumah Sakit : Rumah Sakit Sartika Asih
Shift : Pagi (07.00 – 14.00)
5. 08.15-08.20 5. Perbeden
10. 09.20 – 09.25 10. Memberi obat sesuai indikasi pada Tn.
Uka
12
14. 11.25 – 11.30 14. Memberi suntik insulin pada Tn. Uka
sesuai indikasi
17. 12.20 – 12.25 17. Memberi obat sesuai indikasi pada Tn.
Uka
………………… ………………
13
3.2 Kegiatan Harian
Karena kami
kurang
4. 08.15 – 4. Membantu Tn. Uka berpengalaman,
08.45 mandi dan perawatan kadang
mulut melupakan
urutan SOP, dan
terlalu hati-hati
Karena tindakan
5. Perbeden sebelumnya
5. 08.45 – memakan waktu
08.50 lama
Karena tindakan
6. Persiapan suntik obat sebelumnya
6. 08.50 – insulin memakan waktu
08.55 lama
14
7. Memberi suntik insulin Karena tindakan
7. 08.55 – pada Tn. Uka sesuai sebelumnya
09.00 indikasi (tunggu 30 memakan waktu
menit) lama
Karena tindakan
8. Membantu Tn. Uka sebelumnya
8. 09.30 – makan pagi memakan waktu
10.50
lama
Karena tindakan
9. Persiapan obat sesuai sebelumnya
9. 10.50 – indikasi memakan waktu
10.55
lama
Karena tindakan
10. Memberi obat sesuai sebelumnya
indikasi pada Tn. Uka memakan waktu
10. 10.55 – 11.00 lama
Karena
11. Persiapan alat ganti keterbatasan alat
perban yang kurang
memadai
11. 11.00 – 11.15
Karena kami
12. Melakukan ganti perban belum ahli, masih
12. 11.15 – 11.45 gugup, dan
belum menguasai
SOP
15
Karena tindakan
13. 12.10 – 13. Persiapan suntik obat sebelumnya
12.15 insulin memakan waktu
lama
Karena tindakan
14. 12.15 – 14. Memberi suntik insulin
sebelumnya
12.20 pada Tn. Uka sesuai
indikasi memakan waktu
lama
Karena tindakan
sebelumnya
15. Membantu Tn. Uka
memakan waktu
15. 12.20 – makan
12.40 lama
Karena tindakan
16. 12.40 – 16. Persiapan obat sesuai
sebelumnya
12.45 indikasi
memakan waktu
lama
Karena tindakan
sebelumnya
17. Memberi obat sesuai
17. 12.45 – indikasi pada Tn. Uka memakan waktu
12.50 lama
16
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Jadi berdasarkan materi yang telah dipaparkan pada bab 2 dan bab 3,
dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah proses pencapaian suatu
sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditentukan dalam kurun waktu tertentu
dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien, seperti manusia,
uang, perlengkapan, bahan-bahan, dan metode-metode tertentu serta dengan
menyisihkan kegiatanya.
Terdapat 6 prinsip dasar manajemen waktu yang baik yaitu, prinsip
keinginan, prinsip efektivitas, prinsip analisis, prinsip kerja tim, prinsip
perencanaan perprioritas, prinsip reanalisis. Selain itu, ada beberapa manfaat
yang dapat diperoleh dari manajemen waktu yang baik diantaranya,
meningkatnya produktivitas, meningkatnya kepuasan kerja, memperbaiki
hubungan antar manusia, mengurangi ketegangan dan kecemasan, dan dapat
menjadi lebih sehat.
Berkenaan dengan manajemen waktu, kami mencoba
mengaplikasikannya pada saat Praktek Klinik Keperawatan Dasar yang telah
kami lakukan. Terdapat rencana kegiatan harian dan kegiatan harian yang
telah dilakukan, namun ternyata banyak waktu yang tidak sesuai dengan
waktu yang tealah direncanakan.
4.2 Saran
Setelah mendapatkan pembelajaran mengenai manajemen waktu, sudah
seharusnya kita mengaplikasikannya di dalam kehidupan sehari-hari, agar
setiap waktu yang kita gunakan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
17
DAFTAR PUSTAKA
18