Terms Of References

Pendampingan I 2020
“Manajemen Waktu”
Teknik Kimia UPN “Veteran” Jawa Timur

A. Latar Belakang
Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data
aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap
pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan
pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih
penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya
berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktifitas yang genting pada
daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan
daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya. Teori manajemen
waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan
sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi
setiap individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan
menjalankan manajemen waktu kerja yang telah ditentukan oleh
perusahaan, instansi atau kita tentukan sendiri dalam menjalankan
aktifitas kita sehari-hari.
Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti
rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-
buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola
waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah
suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan
pengawasan terhadap waktu. Teori manajemen waktu ini akan
memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh
dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap individu juga
sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen waktu
kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan
sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.
B. Nilai-Nilai
1. Berwawasan luas
2. Cendekiawan
3. Kepedulian sosial

C. Tujuan
1. Menjelaskan kepada mahasiswa baru cara manajemen waktu
2. Menjelaskan kepada mahasiswa baru teknik manajemen waktu

D. Manfaat
1. Agar mahasiswa baru mengetahui dan memahami mengenai cara
menganalisa kepribadian diri dan orang lain
2. Agar mahasiswa baru dapat memahami teknik skala prioritas

E. Goal
Mahasiswa baru Teknik Kimia UPN "Veteran" Jawa Timur dapat
mengetahui dasar-dasar dan gambaran Manajemen Waktu dalam
lingkup Teknik Kimia UPN "Veteran" Jawa Timur

F. Bentuk Kegiatan
1. Ceramah
2. FGD
3. Review

G. Sasaran Kegiatan
Mahasiswa baru Teknik Kimia UPN “Veteran” Jawa Timur Tahun
Ajaran 2020

H. Tema
"Mengenalkan tentang Manajemen Waktu kepada Mahasiswa Baru
Teknik Kimia UPN “Veteran” Jawa Timur"

I. Materi

No Materi Waktu Ket

 1. Pengertian Manajemen
Waktu
2. Manfaat Manajemen Waktu
3. Teknik Manajemen Waktu Penyampaian
60 menit
4. Langkah-langkah materi
Manajemen Waktu
5. Hambatan dalam
Manajemen Waktu

J. Penjelasan Materi
1. Pengertian Manajemen Waktu
- Manajemen Waktu yaitu suatu bentuk perencanaan,
mengorganisir, menggerakkan, dan pengawasan, terhadap
produktivitas waktu. Waktu ini juga merupakan salah satu
sumber daya yang harus dapat dikelola dengan baik agar
individu atau suatu organisasi bisa mencapai tujuan secara
efektif dan efisien.
(Sumber https://sarjanaekonomi.co.id/manajemen-waktu/)
- Menurut Atkinson (1994), manajemen waktu adalah suatu jenis
keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan
tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana agar
individu dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.
- Menurut Haynes (1994), manajemen waktu adalah suatu proses
pribadi dengan memanfaatkan analisis dan perencanaan dalam
menggunakan waktu untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi.
(Sumber https://www.kajianpustaka.com/2019/02/manajemen-
waktu.html)

2. Manfaat manajemen waktu

- Manajemen Waktu di dalam Organisasi
1. Membantu individu atau suatu organisasi dalam menentukan
prioritas. Misalnya saja dapat menentukan tingkat urgensi
melakukan sebuah aktivitas.
 2. Membantu untuk dapat mengurangi kecenderungan untuk
menunda-nunda pekerjaan yang harus diselesaikan.
3. Dapat membantu untuk mencegah terjadinya suatu bentrok
waktu dalam mengerjakan dua atau lebih pekerjaan dalam
waktu yang bersamaan.
4. Membantu suatu proses evaluasi terhadap hasil pekerjaan
individu atau organisasi.

- Manajemen Waktu Bagi Kehidupan Pribadi

1. Kemampuan suatu individu dalam mencapai produktivitas
dan efisiensi yang lebih besar.
2. Memiliki suatu reputasi professional yang lebih baik.
3. Terhindar dari suatu tekanan atau stress akan berkurang.
4. Membantu untuk dapat meningkatkan peluang dalam
mencapai kesuksesan.
5. Memiliki suatu keseimbangan dalam kehidupan pribadi dan
kesempatan karir yang lebih baik.

(sumber https://sarjanaekonomi.co.id/manajemen-waktu/ )

3. Teknik manajemen waktu

a. Penting Mendesak
Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan
penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak dapat
ditunda-tunda lagi.Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini
merupakan hal penting dan harus dilakukan, tidak bisa ditunda
pada lain waktu. Contohnya: Pekerjaan menghantarkeluarga
kecelakaan kerumah sakit, mengerjakan tugas kantor untuk
diserahkanesok hari, dan lain sebagainya.
Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan
cendrung stress,cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja
karena semua kegiatan dilakukansecara terburu-buru.
b. Penting dan tidak mendesak
 Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan
menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai
pekerjaan penting diabaikan sehinggapekerjaan ini menjadi
pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya gunakanwaktu
produktif untuk menyelesaikan pekerjaan ini.Kegiatan dalam
kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah terjadwaldengan
baik, rutin. Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas
sesuai jadwal, olahraga terjadwal dan lain sebagainya.Orang
yang berada dalam kelompok ini adalah mereka yang memiliki
visi,mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan
melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan
prioritas, mengerjakan hal penting terlebih dahulu dan
menyelesaikan sisanya kemudian. Sifat individu yang bergabung
dalam kelompok ini adalah orang dengan pola hidup terkendali,
seimbang, dan berprestasi tinggi.
c. Mendesak dan Tidak Penting
Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar
lingkungan kerja.Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada
Anda. Hal ini bisa sajamengganggu waktu produktif bekerja.
Oleh karena itu sah-sah saja jikaseseorang mengabaikan dan
tidak membantunya jika pekerjaan Anda saat inimerupakan
pekerjaan penting dan tidak dapat ditunda-tunda
lagipenyelesaiannya.Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini
merupakan kegiatan tidak pentingnamun terpaksa harus
dilakukan. Seperti contoh menerima tamu, menemaniteman, dan
lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan
dansulit dihindari.Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini
akan membuat seseorangmenjadi kurang disiplin, prestasi
rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalampekerjaan, karena
selalu berusaha menyenangkan orang lain.
d. Tidak Mendesak dan Tidak Penting
Kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang
dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat
kepentingannya rendah. Contohnya adalahmenonton televisi dan
 tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini cenderung
pemalas serta kurang bertanggung jawab.
(Sumber :

4. Langkah-langkah Manajemen Waktu

a. Tentukan target
Menentukan target harian tidak harus serumit dan
selengkap mungkin. Biasanya target diambil dari pekerjaan-
pekerjaan yang masih pending, masalah-masalah yang belum
selesai, janji dan hutang dalam bentuk apa saja, kebutuhan dan
keinginan yang belum terpenuhi.
Ini beberapa contoh sederhana target harian:
1. Saya akan menyelesaikan semua tugas kerja yang masih
pending
2. Saya akan mengantarkan anak ke rumah orang tua
3. Saya akan mengklarifikasi permasalahan itu dengan atasan
saya
4. Saya akan pergi ke Bandung untuk jalan-jalan
5. Saya akan mencari komponen elektroknik yang diperlukan

Contohnya bisa ditambahkan lagi yang sesuai dengan

target-target tertentu dalam keluarga Anda. Misal membeli
rumah lagi, investasi, menyekolahkan anak ke sekolah terbaik,
pergi haji atau umroh, dan sebagainya.

b. Tentukan prioritas
Tidak semua target bisa dikerjakan dalam satu waktu.
Karenanya harus disusun prioritas target mana yang harus
didahulukan deadlinenya.
Berikut contoh target yang sudah disusun berdasarkan
prioritas :
1) Penting dan mendesak
- Saya akan mengklarifikasi permasalahan itu
dengan atasan saya
2) Penting dan tidak mendesak
 - Saya akan menyelesaikan semua tugas kerja yang
masih pending
- Saya akan mengantarkan anak ke rumah orang tua
untuk berlibur
3) Tidak penting tapi mendesak
- Saya akan pergi ke Bandung untuk jalan-jalan
4) Tidak penting dan tidak mendesak
- Saya akan mencari komponen elektroknik yang
diperlukan untuk memperbaiki radio tape

c. Tentukan deadline
Target penyelesaian ditentukan berdasarkan prioritas,
perkiraan tersedianya waktu, tenaga, dan pikiran untuk
menyelesaikan target harian tersebut.
Misalnya:

Target #1: Saya akan mengklarifikasi permasalahan itu dengan

atasan saya
Deadline: besok/tanggal ...
Resource: saya, anak buah saya, rekan kerja, atasan saya,
dokumen-dokumen terkait

Target #2: Saya akan menyelesaikan semua tugas kerja yang

masih pending
Deadline: Jumat/tanggal ...
Resource: saya, anak buah (Doni), office boy, sekretaris
departemen, bagian keuangan, dokumen terkait

d. Kerjakan atau delegasikan

Setelah target dan deadline ditentukan, langkah
selanjutnya adalah mengerjakan atau mendelegasikannya. Dalam
prakteknya, pengerjaan ini bisa dilakukan sendiri atau dengan
orang lain sesuai target yang sudah ditentukan. Jika dilakukan
dengan orang lain, maka akan dibutuhkan keahlian komunikasi
 efektif dan negosiasi. Insya Allah akan diulas di artikel
mendatang.
Jika didelegasikan, pastikan orang yang akan
mengerjakannya paham instruksi Anda, memiliki alat dan
keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakannya, diberikan
waktu pas (tidak kurang dan tidak lebih, meskipun di Anda
sendiri akan memberikan toleransi keterlambatan tapi tidak
banyak dan tidak diinformasikan kepada orang itu) untuk
mengerjakannya, dan diberikan otoritas/kewenangan yang
diperlukan terkait penyelesaian tugas itu.
Hasil penyelesaian diusahakan bisa tepat seusai target
yang diharapkan tidak kurang dan tidak lebih. Misalnya
targetnya adalah mengklarifikasi masalah dengan atasan. Jika
masalah sudah diklarifikasi dengan baik, maka cukup sampai di
situ pengerahan resources yang ada. Jika ada target lain misalnya
akan meminta kenaikan karir, maka kembali dbuat sebagai
target, ditentukan prioritasnya, deadlinenya, dan baru beraksi.

e. Feedback & Continuous Improvement/Lesson learn

Semua hasil penyelesaian target baik yang berhasil atau
yang gagal disimpan dalam suatu history yang sederhana saja.
Minimal untuk mengingatkan kalau nanti ada target yang serupa
atau sama, bisa melakukan langkah-langkah suksesnya atau
menghindari langkah-langkah gagalnya.
(Sumber : https://www.alshaumroh.com/2017/02/5-langkah-
rahasia-manajemen-waktu-sukses.html )

5. Hambatan dalam Manajemen Waktu

a. Overplanning
Seringkali kita merasa waktu 24 jam dalam sehari tak
cukup untuk menyelesaikan berbagai aktivitas. Inilah pentingnya
membuat rencana untuk menentukan prioritas. Setiap orang
memiliki cara yang berbeda dalam menentukan prioritas, bisa
dalam bentuk harian, mingguan atau bulanan. Apa yang Anda
 pilih, yang penting adalah aksi. Jangan sampai hanya sibuk
membuat rencana tapi nihil dalam pelaksanaan.
Menurut M Christian dalam bukunya "Time
Management, Mengatur Waktu itu Mudah", ada dua gejala
overplanning:
5) Terlalu sibuk berkutat dengan rencana dan gagal
mengeksekusi rencana yang sudah dibuat. Langkah kita
hanya berhenti di rencana, padahal dalam manajemen waktu
pelaksanaan adalah alangkah berikutnya.
6) Menjadikan semua kegiatan sebagai obyek rencana.
Merencanakan semua hal yang akan dijalani memang perlu,
tapi jangan lupa, ada kalanya kita juuga harus bersiap
menghadapi hal-hal tak terduga.
b. Misplanning
Kesalahan perencanaan adalah kesalahan kedua dalam
manajemen waktu. Kesalahan perencanaan ini bisa terjadi dalam
berbagai bentuk, di antaranya salah informasi. Ini terjadi karena
informasi yang dikumpulkan tidak lengkap dan tidak tepat.
Padahal informasi yang akurat adalah kunci utama mencapai
keberhasilan mengatur waktu. Kesalahan informasi ini akan
berdampak panjang, seperti salah sasaran, salah penempatan
sumber daya, salah penentuan waktu. Kalau yang terjadi seperti
ini, sudah pasti rencana akan buyar sehingga gagal mencapai
tujuan.
c. Overscheduling
Jika memiliki jadwal yang berlebihan akibatnya aktivitas
yang Anda kerjakan belum tentu memiliki hasil maksimal.
Mengapa? Karena Anda selalu merasa dikejar waktu dan
terburu-buru. Overscheduling akhirnya yang malah menjadi
penghambat efektivitas, karena menuntut Anda melakukan
banyak hal dalam waktu yang terbatas. Efek jangka panjangnya
dapat menimbulkan stres dan membuat Anda merasa tak nyaman
melakukan pekerjaan.
d. Overdetail
 Untuk menghindari terjadinya kesalahan, setiap detil
memang perlu diperhatikan. Namun, ini bukan berarti membuat
Anda menjadi berlebihan dalam memerhatikan detil. Akibatnya
rencana yang seharusnya simpel dan mudah terlihat rumit dan
kompleks, sehingga menjadi sulit dikendalikan. Gejala
overdetail ini mendorong Anda mencatat terlalu banyak hal,
padahal bisa jadi tak semuanya penting. Dalam perencanaan
manajemen waktu, ini bisa membawa efek buruk. Pertama akan
membuat Anda kehilangan pegangan untuk membedakan mana
yang utama dan mana kurang penting. Terlalu detil juga
cenderung membuat Anda menyamakan semua hal, sehingga tak
jarang membuat pekerjaan mudah terasa menjadi lebih rumit.
Kedua, sikap tersebut akan membuat Anda sulit bersikap
fleksibel, sehingga saat menghadapi hal-hal tak terduga Anda
akan merasa sedang menghadapi masalah besar.
e. Delaying
Sikap suka menunda bisa dibilang tidak disiplin. Ini
adalah pengganggu utama dalam manajemen waktu. Tanpa
kedisiplinan dari dalam diri, manajemen waktu takkan berjalan
efektif. Disiplin berarti memiliki komitmen untuk menjalani
rencana sesuai misi dan tujuan yang telah Anda rencanakan.
Seringkali, ketidakdisiplinan ini muncul karena berbagai godaan
yang enggan Anda hindari, misalnya menunda. Ketika Anda
menunda pekerjaan, berarti menunda sehari untuk mencapai
tujuan. Untuk menghindari ini tentu Anda harus memiliki
motivasi kuat dari dalam diri. Kalau rasa malas melanda, yang
perlu diingat adalah saat Anda menandai satu dari daftar yang
harus dilakukan itu berarti Anda semakin mendekati tujuan. Jadi,
mulai sekarang singkirkan hal-hal yang mengaganggu
konsentrasi dan fokus pada tujuan awal yang sudah Anda
rencanakan.
(Sumber : https://lifestyle.kompas.com/read/2012
/12/12/09371441/5.Pengacau.Manajemen.Waktu )
 Mengetahui,

Ketua
BEJ-HIMATEKK
UPN “Veteran” Jawa Timur

Harishul Ulum
NPM.17031010087