RUANG GURU

MANAJEMEN WAKTU

 Sibuk VS Produktif

Sibuk Produktif
Selalu punya banyak rencana pencapaian Memiliki prioritas untuk pencapaiannya
Bekerja walau sambal mengobrol dengan Memanfaatkan waktu tertentu untuk
rekan kerja melakukan deep work
Mengatakan “iya” pada semua ajakan Mengkalkulasi waktu sebelum mengatakan
“iya”
 Cara Mengatur Waktu
1. Langkah menentukan tujuan
2. Mengatahui type time management
3. Pengaruh psikologis dalam time management
4. Menentukan prioritas dan mengategorisasikan pekerjaan
5. Menyelesaikan pekerjaan di tengah meeting yang padat
6. Manage procrastination atau penundaan dan menjaga konsentrasi
 Jeff Bezos – Pendiri dan CEO Amazon
 Jeff Bezos’s Meeting Rules
a. Two Pizza Teams
“We try to create teams that are no larger than can be fed by two pizzas. We call that
the two pizzas team rule”
b. No PowerPoint Rule
Powerpoint dikomunikasikan pada kecepatan pembicara berbicara, memo akan dibaca
sesuai kecepatan pembaca. Memo menghasilkan informasi yang penting di awal rapat,
semua orang benar-benar ada pada “halaman yang sama”. Dengan memo, kamu tidak
akan menghabiskan waktu untuk memikirkan desain slide dalam presentasi. Pembicara
tidak akan memaksakan pendengar untuk mengeri apa yang sedang dia katakan.

“Somebody for the meeting has prepared a six pages.. narratively structured, it has real
sentences and topic sentences and verbs and nouns it’s not just bullet points”
c. Start with Silence
“We read those memos silently during the meeting it’s like study hall, everybody sits
around the table and we read silently for usually about half an hour. However long it
takes us to read the document and we discuss it”
 Tiga elemen Burnout:
1. Perasaan Lelah
2. Terasing dari pekerjaan
3. Kinerja yang buruk di tempat kerja
 Tujuan  awal yang efektif untuk time management dan berperan sebagai sebuah kompas,
menunjukkan hal apa yang memerlukan konsentrasi dan waktumu
 Manfaat menentukan tujuan:
1. Fokus pada hal yg paling penting
2. Mengarahkan yg pasti untuk tim
3. Menghindari pemborosan waktu
4. Memotivasi diri sendiri
5. Meningkatkan kepuasan kerja
 Tujuan:
a. Jangka Pendek
b. Jangka Panjang
 Tujuan berdasarkan kepentingan
a. Critical Goals  tujuan akhir dan paling penting yg ingin kamu capai
b. Enabling Goals  tujuan jangka Panjang untuk pencapaian critical goals
c. Nice to have Goals  peningkatan pada pencapaian, biasanya membuat aktivitas
menjadi lebih cepat, mudah, dan menyenangkan
 Karakteristik Tujuan
1. Tulis tujuan secara spesifik
2. Tentukan jangka waktu pencapaian tujuan
3. Tujuan dapat diukur
4. Tujuan harus bernilai penting
 Rencana pencapaian tujuan
1. Apakah kesulitan dan tantangan yg dihadapi dalam mencapai tujuan?
2. Apa saja keterampilan atau informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuanmu?
3. Siapakah orang, kelompok, atau organisasi yang dapat membantumu dalam meraih
tujuan?
4. Dari semua orang yang dapat membantumu, siapakah orang yang terpenting?
 From Goals to Task

1 Buat rincian dari setiap tujuanmu menjadi pekerjaan yg dapat dikelola

2 Buat prioritas A, B, C
3 Buat urutan pekerjaan dalam sebuah daftar
4 Estimasi berapa lama waktu untuk menyelesaikan pekerjaan
 Time management adalah upaya yg dilakukan dengan kesadaran untuk mengendalikan dan
mengalokasikan sumber waktu yg terbatas
 Long Prespective: orang dg performa kerja yang tinggi telah memikirkan masa depan
mereka dalam jangka 10-20 th mendatang
 4D’s Effectiveness -Brian Tracy

1 Desire (keinginan) Keinginan yg kuat untuk mengendalikan waktu

2 Decisiveness (Ketegasan) Mempunyai tekad yg bulat untuk menerapkan time
management
3 Determination (Tekad) Hindari hal-hal yg membuat time management kacau
4 Discipline (Disiplin) Pastikan mampu untuk mengikuti 3 tahapan
sebelumnya dg konsisten
 Time Management Methods
1 Plan Buat perencanaan yg matang
2 Organiz Organisir faktor eksternal
e
3 Staff Bekerja sama dengan rekan
4 Direct Arahkan diri untuk bersikap positif
5 Evaluate Evaluasi diri sendiri
 Visual type  org yg lebih mudah mempelajari sesuatu dg melihat objek
Contoh: grafik, diagram, table, ilustrasi
Ciri2:
- Memiliki memori yg bagus untuk mengingat wajah dibanding nama
 - Harus meihat arah dengan peta, tidak bisa hanya sebatas mendengar
- Suka membaca dan berkonsentrasi penuh ketika sedang membaca
- Memperhatikan detail
- Cenderung kesulitan menangkap informasi melalui percakapan

Solusi: membuat table, sticky notes, kalender mini

 Auditory type  mudah menangkap informasi melalui audio

contoh: diskusi, informasi dr tape recorder, percakapan
ciri:
- Suka berbicara, baik di depan umum maupun dengan diri sendiri atau self talk
- Suka mendengarkan music
- Mudah kehilangan fokus dan konsentrasi
- Mudah mengingat nama orang asing
- Suka dipuji dengan cara verbal oleh orang lain

Solusi: membaca daftar kegiatan dan aktivitas yg dilakukan dg bersuara, mendengar dg

seksama setiap pekerjaan yg diberikan oleh atasan

 Tactil type  cenderung menggunakan indera sentuhan dan gerakan untuk lebih
memahami sesuatu
Ciri:
- Cenderung tidak bisa diam dalam jangka waktu yg lama
- Mudah terganggu dan kehilangan fokus
- Menyukai aktivitas yg melibatkan gerakan tubuh
- Kadang kesulitan dalam menulis tetapi pandai dalam bercerita
- Mudah kehilangan interest thd sesuatu

Solusi: mengambil break di tengah kepadatan jadwal pekerjaan dan gunakan waktu untuk
melakukan peregangan

 Self-esteem is defined as “how much you like yourself” -Brian Tracy

 Self-efficacy  tingkatan dimana kamu merasa kompeten, memiliki kemampuan dan
produktif, mampu untuk mengatasi masalah, mampu menyelesaikan pekerjaan, serta
mencapai tujuanmu
 Low of Control  kamu akan merasa puas pada diri sendiri saat kamu merasa dapat
mengatur hidupmu
 Self-concept  dibentuk dr seluruh gagasan, gambaran, dan keyakinan ttg dirimu sendiri
 Metode Act As If  berperilaku seakan-akan kamu adalah a good time manager
 Sebelum melakukan sesuatu, mulailah dengan menargetkan hasil akhir atau disebut dengan
keep the end in mind
 Ubah fokus pertanyaan

Sebelumnya Sesudahnya
Bagaimana cara agar dapat memanfaatkan Bagaimana cara agar tidak ada waktu yg
waktu dengan baik? terbuang sia-sia?
 Perhatikan Frekuensi Waktu (setiap, selalu, terkadang, dan lainnya)

Situasi: Pekerjaan ini tidak dikerjakan dalam Kenapa pekerjaan ini selalu tidak
jangka waktu yg tepat shg tidak memenuhi diselesaikan tepat waktu?
deadline
 Perluas fokus pertanyaan

Sebelumnya Sesudahnya
Haruskah saya menyelesaikan semua Bagaimana saya bisa menyelesaikan semua
pekerjaan ini? pekerjaan ini dan masih memiliki waktu
untuk istirahat?
 Tidak peduli seberapa banyak pekerjaan dan aktivitas yang km lakukan dalam satu minggu
atau satu bulan, hanya ada 3 pekerjaan dan aktivitas yg mempengaruhi 90% dr nilai
kontribusi pada bisnis -Brian Tracy
 Big Three
1. Jika kamu hanya dapat melakukan satu pekerjaan dalam daftar, satu hari penuh, mana
yg memiliki kontribusi paling besar pada bisnis kamu?
2. Jika kamu hanya dapat melakukan dua hal dalam daftar sepanjang hari, apa yg akan
menjadi aktivitas kedua yg akan memberikan kontribusi terbesar dalam bisnis kamu?
3. Jika kamu hanya dpt melakukan tiga hal dalam daftar, sepanjang hari, apa yg akan
menjadi aktivitas ketiga yg akan memberikan kontribusi terbesar dalam bisnis kamu?
 Menentukan prioritas
1. Fokus pada sumber dana terbesar
2. Fokus pada prioritas atau kekhawatiran terbesar leader
3. Fokus pada proyek yg mendapatkan paling banyaik pendanaan
4. Fokus pada tim atau pimpinan yg menggunakan keahlian kamu
 The Eisenhower Matrix

Urgent Not Urgent

Important DO PLAN
Not Important Delegate Eliminate

 One-Dimensial Thinking
Solusi: Efisiensi
 Untuk mengembangkan alat, teknologi, tips, dan trik untuk mengerjakan pekerjaan
dalam to do list lebih cepat
 Two-Dimensional Thinking
Solusi: Prioritas
Garis y important
Garis x urgent
 The Focus Funnel

Task
Eliminate
Automate
Delegate
 Hal yg harus diperhatikan sebelum membuat jadwal
1. Hanya perlu menjadwalkan sebagian harimu
2. Perlu menjadwalkan prioritas utama pada urutan pertama
3. Mengerjakan beberapa pekerjaan serupa dalam satu waktu
4. Segera kerjakan pekerjaan prioritas yg belum selesai
 Menggunakan To-Do List
1. Realistis tentang berapa banyak pekerjaan yg harus dilakukan dalam satu hari
2. Memastikan setiap pekerjaan sudah terselesaikan dengan baik atau belum
 Mengatur penggunaan handphone
- Hindari meletakkan handphone di meja
- Handphone dalam mode hening atau getar
- Gunakan smartwatch
- Menggunakan layanan aplikasi website
- Memisahkan handphone pribadi dan handphone untuk keperluan pekerjaan
 Blocks of time  menyediakan rentang waktu tertentu yg tidak diganggu jadwal lain
 Jika kamu tdk tertarik dg apa yg kamu kerjakan, yg bisa kamu lakukan:
1. Kamu bisa membuat tantangan untuk dirimu sendiri. Kita akan lebih tertantang jika
menghadapi challenge
2. Memberi reward untuk dirimu sendiri
 Jika kamu merasa pekerjaanmu terlalu berat, kamu bisa mem-breakdown dari pekerjaanmu
menjadi beberapa pekerjaan yg lebih sederhana
 Jika kamu adalah org yg perfeksionis, bisa jadi alasanmu menunda sesuatu adalah karena
kamu takut melakukan kesalahan atau takut untuk memulai. Kamu bisa meminta bantuan
pada rekan kerjamu
 Single Handling technique  cara yg menuntut kamu untuk melakukan satu aktivitas saja
dalam satu waktu
 Tips Multitasking
1. Pilihlah beberapa pekerjaan yg masih berkolerasi
2. Buat check list berisi progress pekerjaan kamu
3. Pisahkan file dan folder untuk tugas yg berbeda
 Merapikan meja kerja

Jika meja kerja rapi Jika meja kerja berantakan

- Lebih tenang dan tidak emosional - Lebih mudah gelisah karena otak
- Tidak mudah teralihkan perhatiannya memproses sinyal bahwa ada pekerjaan
- Memproses informasi dg lebih baik yg belum selesai

 Break 5-10 Menit

1. Change your environement
2. Makan snack ringan
3. Take a nap (tidur siang)