Kita semua mempunyai 24 jam sehari, tanpa mengira jantina, warna kulit atau etnik.

Tetapi pada
hakikatnya, dengan 24 jam itu, ada orang berjaya, ada orang gagal, dan ada yang mencipta banyak nilai
untuk diri sendiri dan masyarakat, tetapi sesetengah orang tidak melakukan apa-apa. Salah satu
perbezaan di antara mereka ialah terdapat mereka yang menentukan pengurusan masa dengan baik dan
mengetahui kemahiran yang diperlukan.

Pengurusan masa ialah proses merancang dan mengatur masa untuk setiap aktiviti tertentu, secara
terperinci langkah demi langkah, sehingga semua matlamat tercapai. Memandangkan setiap orang
hanya mempunyai jumlah masa tertentu, lebih baik kemahiran pengurusan masa yang anda miliki, lebih
berkesan masa anda.

Keberkesanan pengurusan masa dinilai berdasarkan hasil kerja yang dilakukan dalam tempoh yang
paling optimum.

Mentakrifkan pengurusan masa terdiri daripada 4 langkah utama:

Senaraikan dan utamakan tugas mengikut hari, minggu dan bulan berdasarkan matlamat dan hala tuju
anda.

Ukur dan anggaran masa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan yang ditetapkan.

Buat rancangan terperinci, dan tentukan susunan keutamaan untuk bekerja setiap hari.

Laksanakan dan patuhi pelan yang ditetapkan.

1. ingkatkan Produktiviti Kerja – Mentakrifkan Pengurusan Masa

Mengetahui cara mengurus masa anda membantu anda mengatur rancangan dan tugas harian anda
mengikut kepentingan dan keutamaan. Dengan senarai "tugasan" ini, anda akan memberi tumpuan
kepada tugas penting yang perlu dilakukan terlebih dahulu, sekali gus meningkatkan kecekapan kerja.

Apabila anda menguruskan masa anda dengan baik, anda akan mengelakkan pembaziran masa dan
tenaga, dan ia akan mengambil sedikit usaha untuk menyelesaikan sesuatu. Bukan itu sahaja, ia
membantu anda meningkatkan kreativiti anda berkat masa lapang yang anda simpan.

2/ Melegakan Tekanan dan Bantu Membuat Keputusan yang Lebih Baik

Kekurangan kemahiran pengurusan masa sering membawa kepada situasi bekerja dengan banyak
tekanan, secara tidak langsung membuat keputusan yang salah apabila tidak cukup masa untuk
mempertimbangkan.
Sebaliknya, jika anda mengawal masa anda dengan baik, anda bukan sahaja mengelakkan tekanan
"tarikh akhir" tetapi juga membuat keputusan yang lebih termaklum di tempat kerja kerana anda
mempunyai lebih banyak masa untuk berfikir dan menilai masalah tersebut.

3/ Cipta Lebih Motivasi

Tabiat buruk seperti menangguhkan kerja, dan tidak mengamalkan perancangan untuk kerja akan
menyebabkan kemudaratan yang tidak terkira kepada individu dan pasukan. Pengurusan masa akan
membantu anda menyingkirkan tabiat tersebut dan mendorong anda untuk memulakan projek besar
berkat rancangan yang jelas dengan matlamat yang jelas dan jadual waktu yang tepat.

4/ Keseimbangan Kerja-Kehidupan yang Lebih Baik

Kita semua mempunyai 24 jam sehari untuk mengabdikan diri kepada diri sendiri, keluarga dan kerja.
Susunan masa tertentu akan membantu anda mempunyai keseimbangan hayat yang munasabah. Ini
bermakna anda boleh memberi tumpuan untuk menyelesaikan sesuatu dengan baik dan mempunyai
masa yang cukup untuk berehat serta menjaga orang yang anda sayangi dan diri anda sendiri.

Petua dan Teknik Pengurusan Masa yang Berkesan

1/ Membahagikan Tugasan Kepada Kumpulan – Mentakrifkan Pengurusan Masa

Pengurusan masa yang baik selalunya memerlukan pembahagian tugas kepada kumpulan, berdasarkan
kepentingan dan kesegeraan tugas tersebut. Ia termasuk empat kumpulan utama berikut:

Tugas penting dan mendesak. Ini adalah kumpulan tugas yang mesti dilakukan segera dan sering
menyebabkan krisis paling banyak kerana ia boleh berlaku secara tiba-tiba. Sebagai contoh, "terlupa"
jadual untuk menyerahkan laporan kerja untuk menyelesaikan konflik dengan pelanggan yang timbul.

Tugas penting tetapi tidak mendesak. Ia selalunya berkaitan dengan kesihatan, keluarga, kerjaya, dan
rakan-rakan. Kumpulan ini tidak memerlukan tindakan segera, tetapi ia penting untuk anda. Anda perlu
membiasakan diri untuk bersabar, mengatasi saat-saat kekurangan motivasi, dan meluangkan masa
untuk itu. Contohnya, bersenam untuk menjaga kesihatan.

Tidak penting tetapi mendesak. Ciri-ciri golongan ini ialah walaupun ianya perlu dilaksanakan segera,
namun ianya tidak memberi kesan yang ketara kepada matlamat yang dimaksudkan. Contohnya,
mesyuarat yang tidak berguna, laporan yang tidak perlu, dsb.

Tidak penting dan tidak mendesak. Ia tidak memberikan faedah yang ketara seperti aktiviti gosip. Untuk
mengelakkan pembaziran masa, bukan sahaja anda harus belajar untuk mengatakan "tidak" kepada
perkara-perkara ini, tetapi juga membangunkan tabiat menghapuskannya semasa waktu bekerja.

2/ Tetapkan matlamat SMART – Mentakrifkan Pengurusan Masa

Matlamat yang jelas akan memberi anda motivasi. Dan matlamat ini perlu tepat dan boleh dicapai. Boleh
rujuk cara set matlamat SMART seperti berikut:

Khusus: Tentukan matlamat yang jelas dan khusus dari awal.

Boleh diukur: Matlamat perlu boleh diukur dan boleh diukur dengan mudah.

Boleh dicapai: Lihat sama ada matlamat itu boleh dicapai dengan menjawab sendiri soalan berikut:
Adakah ini realistik, boleh dilaksanakan atau tidak? Adakah sasaran terlalu tinggi?

Relevan: Matlamat harus relevan dengan kehidupan dan kerja anda untuk memastikan anda
bermotivasi.

Terikat masa: Pecahkan matlamat besar kepada matlamat kecil untuk penyempurnaan terbaik.

3/ Elakkan Menjadi Multitasker

Multitasking bermaksud melakukan lebih daripada satu perkara pada masa yang sama. Jika anda tidak
mempunyai kepakaran yang mencukupi, maka multitasking tidak sesuai untuk anda. Lebih baik lagi, anda
harus memecahkan tugas itu untuk menyelesaikannya langkah demi langkah. Seiring dengan itu,
memberi tumpuan kepada tugas tunggal akan meningkatkan kecekapan.

4/ Pastikan Tempat Kerja Anda Kemas

Tempat kerja yang berselerak dengan dokumen baharu - lama, penting - yang tidak penting bersepah
bukan sahaja membuatkan anda berasa bersepah, tetapi ia juga membuang masa apabila anda perlu
mencari sesuatu. Jadi, pastikan tempat kerja anda teratur dan pintar, maka anda akan mempunyai lebih
banyak masa supaya anda tidak perlu membuang masa dengan tugas yang tidak berfaedah.

5/ Jaga Kesihatan Mental

Menjaga keselesaan diri adalah salah satu cara untuk menjadi berkesan dalam pengurusan masa. Atas
sebab ini, jika anda mempunyai fikiran yang santai dan bebas tekanan, anda akan membuat keputusan
yang lebih tepat dan rasional. Berikut ialah cara untuk membantu anda menyesuaikan mood anda
dengan cepat.

Ketawa: Tindakan ini membantu anda mengurangkan hormon tekanan dan meningkatkan kebahagiaan.

Meditasi: Bermeditasi sekurang-kurangnya 10 minit membantu melegakan tekanan.

Dengar muzik: Nikmati lagu kegemaran yang akan membuatkan anda santai dan selesa.

Menari: Aktiviti ini menaikkan semangat dan menyihatkan.

KESAN BURUK TIADA PENGURUSAN MASA

Pengurusan masa yang lemah banyak mendatangkan kerugian samada kepada individu atau organisasi.
Ia perlu diteliti dan dikaji agar pengurusan masa dapat diperbaiki dari masa ke semasa. Antara kesan
pengurusan masa yang lemah adalah seperti berikut:-

Banyak kerja tidak dapat diselesaikan

Apabila sesuatu kerja perlu diselesaikan juga tidak kira apa sebab atau keadaannya maka kerja-kerja lain
perlu ditangguhkan. Kesannya semua kerja-kerja penting yang lain juga terpaksa ditangguhkan dan tidak
dapat diselesaikan tepat pada masanya. Ini akan menambahkan bebanan kerja anda. Jadi anda perlu
fikirkan bahawa sesuatu kerja yang tidak dapat diselesaikan akan mendatangkan kesan pada kerja-kerja
lain.

Tekanan

Anda akan merasa tertekan jika kerja yang perlu disiapkan tidak dapat disiapkan dan banyak kerja-kerja
lain yang perlu diselesaikan dan juga yang sedang menanti. Kerja yang banyak dan perlu disiapkan juga
akan mengakibatkan tekanan kepada diri anda. Selagi kerja itu tidak selesai, selagi itu anda tidak akan
rasa tenang kerana orang di atas anda akan sering bertanya tentang perkembangan kerja tersebut.
Jangan seksa diri anda dengan tekanan yang tidak sepatutnya kerana ini akan melepaskan peluang untuk
anda bergembira dengan kehidupan hari ini dan masa depan. Rancanglah kerja-kerja anda agar ia dapat
diselesaikan tepat pada masanya. Elakkan tekanan dalam diri kerana ia akan menyebabkan berbagai-
bagai penyakit.

Tiada Masa Untuk Rehat

Kerja yang bertimpa-timpa tidak memberi peluang untuk anda berehat jika ia tidak disusun dan
dirancang mengikut keutamaan. Selesaikan satu kerja terlebih dahulu sebelum melakukan kerja
seterusnya. Sebelum membuat kerja, rancang apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan kerja itu
terlebih dahulu. Ini akan memberikan anda peluang untuk berehat jika ia dapat diselesaikan sebelum
tempoh yang sepatutnya. Anda perlukan rehat untuk mengembalikan tenaga yang telah digunakan.
Setelah berehat anda akan lebih bertenaga untuk meneruskan kerja-kerja lain yang perlu diselesaikan
mengikut keutamaan dalam tempoh yang telah ditetapkan. Tanpa pengurusan masa kerja-kerja anda
tidak dapat diatur dengan baik dan anda tidak berpeluang untuk berehat. Uruslah masa anda agar anda
mempunyai masa untuk berehat.

Tidak Dapat Merancang Kerjaya

Apabila anda telah selesai menjalankan kerja sebelum tamat tempohnya maka ini memberikan masa
untuk anda merancang kerjaya dan masa depan anda. Jika anda tidak dapat selesaikan tugas pada masa
yang telah ditentukan maka anda akan gunakan masa secara optimum untuk menyelesaikan tugas
tersebut. Akhirnya tiada masa untuk anda memikirkan bagaimana meningkatkan diri anda untuk
menjadi orang yang lebih berjaya dalam karier anda.