Kitar Permuafakatan - (Sumber: The Partnering Initiative (2021)

1. Penjurusan (Scoping)
Idea untuk mewujudkan perkongsian pembangunan lestari boleh datang dari mana-mana
sektor sama ada kerajaan, perniagaan atau NGO. Ada perkongsian yang tercetus di
peringkat 'akar umbi' dan ada juga 'dari atas ke bawah' namun apa jua keadaannya, usaha
awal untuk mewujudkan perkongsian bermula dari satu organisasi atau kumpulan. Ia
dinamakan sebagai organisasi pemula walaupun dipimpin oleh seorang individu kerana
individu tersebut biasanya bertindak atas nama organisasi. Perkongsian bukanlah cara
penyelesaian yang cepat dan mudah untuk menangani masalah atau cabaran. Ia perlu
dilakukan dengan terancang dan sistematik dalam meneroka pilihan yang ada.

Aktiviti
 Kenali secara umum masalah atau cabaran yang harus ditangani.
 Pertimbangkan pilihan yang boleh digunakan untuk mengatasi masalah ini. Sekiranya
perkongsian adalah satu-satunya cara terbaik, sediakan justifikasi yang jelas untuk
meyakinkan orang lain.
 Sediakan beberapa cadangan mengenai tempoh dan jenis projek yang mungkin
dilaksanakan bersama rakan kongsi untuk perbincangan awal.
 Pastikan penglibatan rakan kongsi berdasarkan minat dan fungsi mereka.

2. Pengecaman (Identifying)
Terdapat banyak cara untuk mengenal pasti rakan yang sesuai. Salah satu cara ialah
dengan mengadakan mesyuarat terbuka bersama sebilangan besar organisasi utama dari
semua sektor untuk perbincangan isu dan masalah. Melaksana program penerokaan idea
secara kolaboratif atau menjalinkan hubungan baik dengan seberapa banyak rakan kongsi
yang mungkin. Selain itu, pihak sekolah boleh juga bertemu dengan rakan kongsi yang
paling berpotensi secara khusus untuk mengemukakan idea dan menarik minat mereka.

Aktiviti
 Analisis data dan bukti kepentingan hubungan rakan kongsi.
 Senaraikan sebanyak mungkin organisasi rakan kongsi yang berpotensi
 Bina hubungan awal dengan organisasi rakan kongsi yang berpotensi secara bebas
(tanpa komitmen) untuk meneroka idea
 Sediakan senarai rakan kongsi pilihan dan nilai kesesuaian mereka dengan lebih
terperinci dan minta mereka menilai kesesuaian organisasi anda juga. Ia merupakan
proses dua hala.

3. Pembangunan (Building)
Setelah rakan kongsi dikenal pasti, luangkan masa untuk membina persefahaman yang
mantap. Cuba fahami dan hayati perbezaan budaya organisasi. Tempoh mengenali dan
memahami rakan kongsi ini amat penting dalam hubungan jangka panjang terutama apabila
menghadapi rintangan semasa pelaksanaan program. Perlu memahami kekuatan serta
peluang yang ada untuk manfaat bersama serta dapat menerima perbezaan yang ada.

Aktiviti
 Ketahui secara mendalam maklumat berkaitan rakan kongsi melalui pelbagai sumber.
 Jelaskan kepada rakan kongsi berkaitan tujuan kerjasama ini dijalankan secara telus
 Pastikan mereka memahami implikasinya dan bersetuju untuk mematuhinya
 Sediakan kamus rujukan istilah dan definisi berkaitan kerjasama yang dipersetujui
bersama.
 Rangka beberapa peraturan asas dalam kerjasama yang akan dijalankan.

1
4. Perancangan (Planning)
Langkah ini merupakan langkah yang kritikal. Sekolah perlu menyediakan perancangan
yang teliti sebelum melaksanakan ikatan kerjasama. Pengalaman membuktikan bahawa
kerjasama yang baik adalah yang bergerak berasaskan perancangan yang telah
disediakan. Perancangan yang jelas juga dapat menyerlahkan hasrat dan matlamat setiap
pihak yang terlibat. Pelan kontigensi juga perlu disediakan bagi memastikan rakan kongsi
dapat terus berkerjasama dalam situasi mencabar. Perancangan juga perlu menyatakan
dengan jelas peranan setiap pihak yang terlibat secara ‘memberi dan menerima’.
Perancangan ini perlu dibentang dan mendapat persetujuan bersama semua pihak yang
terlibat.

Aktiviti
 Jelaskan isu-isu utama yang perlu ditangani dan fokus program kepada rakan kongs
 Mencapai persetujuan bersama berkaitan hasil program dan menyediakan kaedah
penilaian hasil yang dipersetujui bersama.
 Melakukan sumbang saran untuk meneroka pelbagai idea bersama rakan kongsi dan
sentiasa bersikap terbuka.
 Menyediakan senarai sumber (kewangan, peralatan, perkhidmatan, kepakaran dan lain-
lain) yang dapat disumbangkan oleh setiap rakan kongsi.

5. Pembentukan (Structuring)
Langkah ini dilakukan selepas ikatan persetujuan kerjasama terlaksana pada fasa 1.
Tindakan perlu diambil untuk memulakan program yang telah dirancang dan dipersetuju
bersama. Langkah ini agak sukar pada permulaannya kerana peralihan dari fasa
perancangan kepada fasa pelaksanaan. Fasa ini perlu dilaksana secara teliti bagi
memastikan semua pihak terlibat dapat memainkan peranan dengan baik seperti yang telah
dirancang pada fasa sebelum ini.

Aktiviti
 Memastikan kerjasama tidak bergantung kepada individu tertentu sahaja. Hubungan
kerjasama adalah antara organisasi.
 Semua keputusan hendaklah dibuat secara bersama.
 Menyediakan kaedah yang memberi ruang kepada rakan kongsi untuk terus
menyumbang dalam masa yang sama mereka mampu melaksana tanggung jawab dan
tugas hakiki mereka dalam organisasi masing-masing. Rakan kongsi perlu merasa
selesa dengan kerjasama yang ada dan merasakan kepentingan ikatan kerjasama
tersebut.
 Menyediakan kaedah komunikasi yang berkesan. Maklumat dapat disalurkan dengan
pantas dan mengandungi informasi yang diperlukan oleh rakan kongsi. Selain itu,
maklum balas dari rakan kongsi juga dapat diterima dengan cepat dan tepat untuk
tindakan seterusnya.

6. Pengupayaan (Mobilising)
Rakan kongsi telah menyatakan komitmen mereka dalam kerjasama yang dipersetuju
bersama dalam fasa 1. Mereka mungkin memerlukan bantuan untuk melaksana tanggung
jawab mereka dalam program tersebut. Notifikasi dan nota peringatan dapat memastikan
sumbangan disalurkan tepat pada masa yang sesuai. Laporan kemajuan kerja perlu
dimaklumkan kepada rakan kongsi supaya mereka berpuas hati dengan sumbangan yang
diberikan dan dapat menyumbang lebih banyak mengikut keperluan semasa dan
kemampuan organisasi mereka. Maklum balas dan penghargaan perlu dikemukakan
kepada rakan kongsi walau sekecil mana sumbangan yang telah diberikan.

2
Aktiviti
 Sediakan senarai sumbangan yang akan diberikan beserta tarikh penghantaran.
 Membantu rakan kongsi untuk meyakinkan organisasi mereka jika perlu.
 Menyediakan notifikasi dan nota peringatan jika perlu.
 Menyediakan rekod penerimaan dan rekod penggunaan sumbangan dan kongsikan
bersama rakan kongsi.
 Memperluas penglibatan pihak berkepentingan yang lain dalam memberikan
sumbangan tambahan.

7. Penyampaian (Delivering)
Proses pelaksanaan dalam hubungan kerjasama mungkin mengambil masa yang panjang
sehingga bertahun-tahun. Ada rakan kongsi merasakan proses ini adalah proses biasa
kerana mereka telah mempunyai pengalaman dalam hubungan kerjasama sebelum ini.
Namun terdapat rakan kongsi yang merasakan ianya adalah suasana baharu dan
menghadapi kesukaran dan cabaran. Kerjasama yang dijalankan merupakan tugas
tambahan kepada fungsi sedia ada dalam organisasi mereka. Agihan tugas yang jelas
dalam proses pelaksanaan perlu disediakan. Kaedah pemantauan yang sistematik seperti
kaedah pemantauan pengurusan projek boleh digunakan untuk memastikan pelaksanaan
berjalan lancar. Kelewatan dan kegagalan pelaksanaan oleh pihak tertentu akan
menyebabkan kerjasama tersebut tergendala dan memberikan kesan kepada pencapaian
objektif.

Aktiviti
 Sediakan senarai tugas yang adil dan jelas.
 Pantau pelaksanaan program berdasarkan jadual yang telah dipersetujui bersama.
 Meraikan kejayaan program dengan semua pihak yang terlibat.
 Melaporkan kemajuan kerja kepada rakan kongsi.

8. Penilaian (Measuring)
Kerjasama yang berjalan lancar dan rakan kongsi yang baik akan memudahkan urusan dan
menggembirakan semua semua pihak. Namun penilaian perlu dijalankan bagi melihat
beberapa perkara yang menjadi teras kerjasama sebelum ini. Tahap kecekapan kerjasama,
faedah yang dikongsi bersama dan keberkesanan program yang dilaksana perlu dinilai.
Hasil penilaian ini akan dapat merangka tindakan lanjut oleh semua pihak yang terlibat.
Rakan kongsi yang terlibat dalam kerjasama ini perlu memahami kepentingan penilaian
program yang dijalankan dan sentiasa bersedia untuk memberikan kerjasama dalam
pelaksanaan penilaian. Tanpa penilaian yang baik, isu yang timbul semasa proses
kerjasama dijalankan tidak dapat dikenal pasti secara tepat dan akan menyebabkan timbul
rasa tidak puas hati dalam kalangan rakan kongsi.

Aktiviti
 Tetapkan kriteria dan petunjuk kejayaan dengan rakan kongsi. Sebarang perubahan
dan tambahan kriteria perlu dimaklumkan.
 Lakukan pemantauan yang sistematik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
 Melaksanakan kajian dan analisis pencapaian kriteria kejayaan serta sediakan
cadangan penambahbaikan.
 Nilai hasil dan kesan program serta bandingkan dengan sasaran dan kriteria kejayaan
yang terkini.

9. Kajian Semula (Reviewing)

3
Dalam hubungan kerjasama, perlu dibezakan antara penilaian hasil projek dan kesannya
serta kajian semula terhadap nilai tambah dan keberkesanan kerjasama perkongsian.
Terdapat perbezaan antara mengukur output dan kesan projek dan mengkaji nilai tambah
dan keberkesanan perkongsian. Kajian semula dapat membantu untuk melihat keutamaan
kerjasama. Dalam hubungan kerjasama yang baik, kajian semula merupakan proses biasa
dan digunakan untuk memastikan faedah kerjasama serta dapat memperluas hubungan
kerjasama tersebut kepada rakan kongsi yang lain. Proses ini juga dapat menyemak sama
ada perkongsian itu beroperasi dengan cekap atau sebaliknya.

Aktiviti
Gunakan proses semakan biasa untuk:
 memerhati tahap kecekapan dan keberkesanan kerjasama dari segi pengurusan dan
pembangunan serta mempersetujui setiap perubahan yang diperlukan dalam prosedur
dan kaedah komunikasi.
 membantu rakan kongsi untuk menilai faedah kerjasama kepada organisasi mereka
sendiri
 mencatat sebarang faedah atau hasil yang tidak dijangka seperti pengaruh yang lebih
luas yang terhasil dari kerjasama.
 mempertimbang peluang baharu kerjasama dan penambahbaikan yang dapat menarik
minat rakan kongsi.

10. Penambahbaikan (Revising)

Kajian semula akan menghasilkan cadangan perubahan dalam kerjasama yang dijalankan.
Perubahan ini mungkin melibatkan proses yang kecil tetapi penting dan perlu disegerakan
seperti menstruktur semula kerjasama. Proses ini boleh menjadi proses yang mencabar
dan mungkin terdapat rakan kongsi yang merasakan bahawa mereka dikritik secara tidak
langsung berkaitan tindakan yang telah dilakukan. Rakan kongsi perlu diberi kefahaman
bahawa perubahan yang diambil berdasarkan keperluan semasa dan tidak menafikan
keputusan yang telah diambil sebelumnya.

Aktiviti
 Dapatkan persetujuan bersama terhadap perubahan yang hendak dilakukan.
 Menetapkan jadual dan proses pengurusan perubahan serta senarai tugas yang jelas
bersama rakan kongsi
 Laksanakan perubahan termasuk pertambahan dan pengguguran rakan kongsi.
 Struktur semula kerjasama dan sediakan perjanjian baharu jika perlu.

11. Perluasan (Scaling)

Banyak inisiatif kerjasama bermula dari projek 'pilot' yang bertujuan menguji pendekatan
kerjasama tersebut dan memastikan bahawa ini adalah kaedah yang sesuai untuk
mencapai hasil yang diharapkan. Beberapa projek kerjasama kekal pada skala kecil dan
berjaya mencapai matlamat dengan baik. Jika program tersebut berjaya, rakan kongsi mula
mempertimbangkan untuk bergerak ke tahap yang lebih tinggi untuk memperluas
jangkauan, impak dan pengaruh yang lebih besar.

Aktiviti
 Anda mempunyai beberapa pilihan untuk memperluas kerjasama seperti:

4
 Memperluas projek yang telah ditetapkan
 Menyebarluaskan projek dengan menggunakan media atau rangkaian saluran
komunikasi rakan kongsi.
 Menyediakan jurnal kerjasama dan kongsikan bersama orang lain.
 Menggalakkan orang lain untuk menggunakan pendekatan berkerjasama.

12. Melangkah Maju (Moving On)

Pada tahap tertentu, semua rakan kongsi perlu terus bergerak maju. Sekiranya terdapat
rakan kongsi yang memutuskan untuk membubarkan kerjasama, mereka perlu memastikan
bahawa kaedah penyampaian jangka panjang dan pelan penggantian disediakan untuk
memastikan projek dapat berjalan lancar.

Aktiviti
Melangkah maju boleh melibatkan beberapa pilihan, termasuk:
 menamatkan kerjasama dengan rakan kongsi dan bebas bekerjasama dengan rakan
kongsi baharu dalam projek lain.
 menyelesaikan projek semasa dan terus bekerjasama sebagai rakan kongsi dalam
projek baharu.
 menjalin kerjasama dengan strategi dan struktur baharu.