Manajemen Waktu

Pengertian Manajemen Waktu

Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang
bisa saja kita dapatkan kembali jika hilang atau mungkin kita
bisa mendapatkan gantinya, sedangkan waktu yang hilang
sampai kapanpun tidak akan pernah bisa kembali.
Lalu sudah seberapa maksimalkah kita memanfaatkan waktu
kita yang berharga ini ? Kebanyakan dari kita hanya
menghabiskan waktu dengan sia-sia dan akhirnya menyesal.
Sebenarnya jika kita ingin mengatur kehidupan kita,
merubahnya menjadi menyenangkan itu mudah saja, yang kita
butuhkan adalah mengatur waktu kita sebaik-baiknya.
Pengaturan waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar
untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan.
Lalu apa itu manajemen waktu ?
Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu
menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya
yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas

terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah

ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung
dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan,
dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.
Pentingnya Manajemen Waktu
Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin
? Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa
alasan lainnya, diantaranya :
Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa
bertambah.

Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih

efektif dengan skala prioritas.

Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat

mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya

Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat

menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi
dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan

kebutuhan, dapat membantu Kita menyelesakan pekerjaan
dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara

mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai

tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk
pertanyaan Mengapa Saya harus me-manage waktu saya?

Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat :

1.

Membantu Kita membuat prioritas. Misalnya bertemu

kekasih yang sudah seminggu tak bertemu atau
mengejakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul
besok.

2.

Mengurangi kecenderungan untuk menunda. Nah

biasanya hal yang satu ini yang membuat manusiamanusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya
pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem
manajemen waktu adalah obatnya.

3.

Membantu kita menghindari tabrakan waktu. Dengan

menulis semua aktivitas, tugas, janji, pesan dan
pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita
memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak
dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Jika terjadi
tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan
memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.

4.

Memberi kita kebebasan dan kendali. Manajemen waktu

tidak akan membatasi ruang gerak seseorang. Sebuah
kendali terhadap bagian dari hari kita, memungkinkan
kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya.

5.

Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita

akan belajar dengan nyaman jika kita menyediakan

waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa sebuah

rencana untuk mengerjakan tugas kita saat ini. Kita
mungkin merasa kepala kita terbebani. Bahkan juga
ketika kita tidak sedang mengerjakan tugas tersebut.
6.

Membantu mengevaluasi kemajuan kita. Jika kita

menyadari bahwa kita dapat membaca 75 halaman
perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya
membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator
untuk mengetahui bahwa kita memang tertinggal pada
minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, sedang
dalam posisi apa saya ini? artinya dibutuhkan sedikit
waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan
keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya,
dan segera bertindak untuk itu.

Prinsip Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan
pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu
agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar
manajemen waktu yang penting diperhatikan :

Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan

prioritas

Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin

dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.

Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan

informasi baru yang terkait.

Tiga Kategori Prioritas Waktu

Jangan dikerjakan

Kerjakan Nanti

Kerjakan Sekarang

Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

Kategori Prioritas Waktu
NO Kategori

Jangan
1.

Dikerjakan

2.

Dikerjakan
Nanti

Karakteristik

Masalah dapat hilang

tanpa diatasi

Sudah kedaluarsa

Dapat dikerjakan
oleh orang lain

Tidak disertai jatuh

tempo

Dapat ditunda

Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

Tidak ingin memulai

Tidak tahu dari mana

memulai

Tidak tahu dari mana

memulai meskipun
ingin memulai

Kebutuhan unit
operasional harian
Kegiatan-kegiatan yang
telah ditunda, misal :

Dikerjakan
3.

Kebutuhan staf

Kebutuhan peralatan

Rapat

Sekarang

Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

2.

3.

Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data

komputer (mudah)

Deadline membuat
frustasi
dan
menghambat
penyelesaian tugas > < Deadline menolong menyusun
rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.

Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu

diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Perfeksionis

Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)

Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut

salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulangulang

Tidak Mampu membuat prioritas

Tidak bisa memboboti / menilai pekerjaan : lama,

urgensi (segera atau nanti) dan berat ringannya
pekerjaan.

Tidak bisa
sistematis

menyusun

berbagai

pekerjaan

secara

Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori

pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan
urgensinya.

Tips Manajemen Waktu

Ada dua jenis waktu, waktu pada jam dan waktu sebenarnya
(waktu nyata). Dalam waktu pada jam, ada 60 detik dalam
satu menit, 60 menit dalam satu jam, dua puluh empat jam
dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Waktu ini berlalu
sama cepatnya. Saat seseorang berusia 50, mereka benarbenar berusia 50. Tidak ada yang kurang ataupun lebih.
Dalam waktu sebenarnya atau waktu nyata, semua waktu itu
relatif. Waktu bisa berlalu tergantung dengan apa yang Kita
lakukan. Dua jam dalam sebuah pabrik motor bisa terasa
seperti dua belas tahun. Dan dua belas tahun masa kanakkanak kita bisa terasa seperti dua jam saja.
Praktekan beberapa teknik di bawah ini untuk menguasai
pengaturan waktu Kita!
1.

Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Kita,

percakapan, dan kegiatan yang harus Kita lakukan
selama seminggu. Ini akan membantu Kita untuk
memahami berapa banyak hal yang dapat Kita selesaikan

dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Kita

akan berlalu. Kita akan dapat melihat berapa banyak
waktu yang Kita luangkan untuk mencapai hasil, dan
berapa banyak waktu yang telah Kita buang untuk
kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.
2.

Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk

kesuksesan Kita harus ada jangka waktunya. List
pekerjaan Kita akan bertambah sangat banyak jika Kita
mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan.
Buatlah jadwal untuk diri Kita sendiri dimana Kita bisa
meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal
yang produktif bagi diri Kita. Lakukanlah hal ini secara
disiplin.

3.

Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Kita

miliki untuk menghasilkan hal yang produktif.

4.

Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri

dari semua kesibukan yang Kita miliki.

5.

Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk

merencanakan hari Kita. Jangan memulai aktivitas Kita
sebelum Kita selesai merencanakannya. Saat yang paling

penting dalam hari Kita adalah saat dimana Kita

merencanakannya.
6.

Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan

dan keputusan yang harus Kita datangi dan Kita ambil.
Ini akan membantu Kita memperlihatkan prioritas yang
harus diutamakan, dan membuat Kita merasa bahwa
waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit
setelah aktivitas atau keputusan yang Kita ambil untuk
menentukan apakah target yang Kita tentukan hari ini
tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak.

7.

Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun

juga saat Kita benar-benar harus mengerjakan sesuatu
sampai selesai.

8.

Berlatihlah untuk tidak mengangkat semua telepon yang

masuk, atau mengecek e-mail yang masuk hanya karena
handphone Kita berdering. Matikanlah koneksi telepon
Kita. Jangan berikan perhatian Kita secara mudah kepada
orang lain kecuali hal itu benar-benar krusial dalam
bisnis Kita. Jika hal itu benar-benar menentukan bisnis
Kita kedepannya, Kita malah harus menyediakan jadwal
khusus untuk meladeninya.

9.

Blokirlah semua hal yang tidak berhubungan dengan

pekerjaan seperti Facebook dan sosial media yang lain.

10. Ingatlah

bahwa mustahil untuk menyelesaikan semuanya.

Dan ingatlah bahwa hal yang baik adalah membuat dua

puluh persen kegiatan Kita menghasilkan delapan puluh
persen dari hasil kita.

13 Tips Manajemen Waktu yang Akan

Merubah Hidup Anda
by admin

Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu
memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu anda. Siapa pun yang
mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup.
Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta
manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung pada manajemen
yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energi yang anda konsumsi pada apa
yang anda lakukan.
Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang
dijadwalkan?
Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?
Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa
hasil positif?
Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah YA, maka sudah saatnya untuk
mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien.
Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan
fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda
sendiri.
1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)
To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini
serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar,
anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk
menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana
anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana
yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus
menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar
anda.
2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai
menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di
awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di
sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda
bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan
stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.
3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang
paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk
menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20

% usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan
mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.
4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi
Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan
semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan
delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda
dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar
penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah
dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan
berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang
pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk
mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan
banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.
5. Jangan takut untuk mengatakan TIDAK
Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang
tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk
menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari
bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda
harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu
diselesaikan.
6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah
tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi
beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres
maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk
bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan
pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa
lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada
terus menerus menunda hal tersebut.
7. Perfeksionisme membutuhkan waktu
Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari
kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan
anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih
menyenangkan.
8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda
lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan.
Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari,
ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda
lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.

9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah
untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih
mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda
Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa
mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda
mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda
memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan
waktu lain untuk bertemu dengan mereka.
12. Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan
kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda
benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan
cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda
sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam
tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari
berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan
pekerjaan yang melelahkan.
12. Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda
Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami
di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log
(catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3
minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda
terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan
dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda
memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa di mana anda menghabiskan
waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda
harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau
tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda,
anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan
menjadi hanya beberapa kali per hari.
13. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga.
Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal
yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki
solusi alternatif yang untuk mengatasinya.
Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya
sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda

waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi
anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.