Tujuh strategi untuk memprioritaskan tugas di tempat

kerja   
Penentuan prioritas yang penuh pertimbangan biasanya memerlukan penyusunan agenda,
evaluasi tugas, serta menyediakan waktu dan tenaga untuk mendapatkan nilai optimal dalam
waktu yang singkat. Penentuan prioritas haruslah fleksibel, karena Anda perlu menyingkirkan
tugas dengan prioritas rendah untuk mengutamakan tugas mendesak yang harus dilakukan. 

1. Memiliki daftar yang memuat semua tugas 

Penentuan prioritas yang efektif berasal dari pemahaman lingkup yang menyeluruh tentang apa
yang perlu Anda selesaikan—bahkan tugas paling mudah harus ditulis dan dipertimbangkan.
Untuk memberikan gambaran yang lengkap, sebaiknya mencantumkan tugas pribadi dan tugas
kerja dalam satu daftar tugas. 

Semua kegiatan mulai dari mengambil cucian hingga menjadwalkan rapat empat mata dengan
bos Anda harus dicatat di tempat yang sama. Setelah semuanya ditulis, penentuan prioritas
biasanya dilakukan berdasarkan tingkat kepentingan, urgensi, durasi, dan reward dari setiap
tugas.

2. Kenali apa yang penting: Memahami tujuan Anda yang

sesungguhnya 
Meskipun kelihatannya seperti strategi manajemen waktu mendesak, penentuan prioritas
merupakan kunci dalam meraih tujuan jangka panjang. Memahami apa yang benar-benar Anda
kejar—bisa promosi, proyek yang selesai, atau perubahan karier—akan membantu Anda
mengidentifikasi tugas yang berhubungan dengan hasil masa depan tersebut. Ada baiknya
memecah tujuan yang lebih besar ini menjadi beberapa tujuan lebih kecil yang dibatasi waktu.
Misalnya, tujuan tahunan dapat dipecah menjadi beberapa daftar aktivitas bulanan, yang
kemudian dipecah lagi menjadi tugas mingguan, prioritas harian, dsb. 

Bagi Alejandro Cerecedo, eksekutif akun mode senior di perusahaan humas Another

Company dan anggota WeWork Reforma 26 di Mexico City, menetapkan tujuan jangka panjang
adalah caranya menyelaraskan dan memotivasi timnya di tiap awal tahun. “Kami membahas
tujuan pribadi dan profesional mereka, dan kami menetapkan kerangka waktu tentang cara kami
mewujudkannya,” kata Cerecedo.

Pemikiran luas ini penting dalam menentukan prioritas secara efektif: Orang sudah banyak salah
paham bahwa sibuk itu sama dengan kemajuan. Namun, mengisi hari dengan tugas-tugas yang
tidak memiliki dampak terhadap tujuan akhir itu menyia-nyiakan waktu. Jujurlah pada diri
sendiri tentang nilai setiap tugas, dan selalu pikirkan tujuan akhirnya.  

3. Menyoroti tugas yang mendesak

Daftar tugas Anda harus memberikan gambaran tenggat yang jelas, yang membantu Anda
mengetahui tugas mana yang harus segera diselesaikan dan menyusun rencana awal sesuai
tenggat berikutnya. 

Membuat tenggat meskipun secara formal tidak diharuskan juga penting: jika tidak dilakukan,
Anda akan terus menunda tugas penting hanya karena tugas tersebut tidak mendesak. (Strategi
ini juga bisa bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas dan mengurangi penundaan.)

4. Memprioritaskan berdasarkan tingkat kepentingan dan

urgensi 
Dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People tahun 1989, seorang pengusaha dan
pembicara utama Stephen Covey menyarankan bahwa tugas harus dikelompokkan (kemudian
diprioritaskan) berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.   

 Penting dan mendesak: Tugas ini harus dilakukan terlebih dahulu

 Penting tetapi tidak mendesak: Blok waktu di kalender Anda untuk menyelesaikan ini,
tanpa ada gangguan
 Mendesak tetapi tidak penting: Delegasikan. Delegasikan. Delegasikan. 
 Tidak penting dan tidak mendesak: Hapus dari daftar tugas Anda

Strategi lain untuk memastikan tugas penting benar-benar diprioritaskan—bahkan di atas

permintaan dari pemangku kepentingan ambisius atau permintaan tak terduga yang
“mendesak”—adalah menggunakan metodologi Most Important Tasks (MIT). Strategi ini
menuntut kita membuat daftar terpisah yang hanya terdiri atas tiga tugas yang harus diselesaikan
pada hari tersebut. Tugas ini harus dipilih lebih berdasarkan pada seberapa pentingnya daripada
seberapa mendesaknya. Untuk memutuskannya, ajukan pertanyaan yang berorientasi pada tujuan
kepada diri Anda: Tugas apa yang akan memiliki dampak terbesar pada hasil akhirnya? Apa
yang dapat saya selesaikan hari ini untuk meningkatkan kemajuan saya menuju tujuan tersebut? 

5. Menghindari prioritas yang membingungkan 

Ketika tugas yang sedang Anda kerjakan tidak terlalu sulit, akan relatif mudah mengelola tugas
tersebut dengan tugas lain. Akan tetapi, seiring dengan meningkatnya kesulitan, riset
menunjukkan bahwa orang yang memiliki jabatan tinggi lebih cenderung memprioritaskan satu
tujuan, sedangkan orang yang jabatannya lebih rendah akan terus berusaha dan mengelola
beberapa prioritas. Strategi tugas ganda ini telah dikaitkan dengan penurunan kinerja, yang
berarti tugas paling penting tidak dikerjakan dengan standar tertinggi. 

Taktik untuk tetap fokus pada satu tugas penting pada satu waktu adalah mengidentifikasi
potensi gangguan—tugas berulang atau permintaan khusus—dan terus aktif menghindari hal
tersebut sepanjang hari. Ini berarti jika Anda diberi tugas untuk mengambil data suatu proyek
dan pada saat bersamaan Anda membuat slide untuk presentasi, Anda harus memprioritaskan
satu tugas dan menghindari pekerjaan, email, pesan, atau persiapan yang terkait tugas lainnya. 
6. Mempertimbangkan tingkat usahanya
Ketika melihat daftar tugas yang panjang, kita akan mudah menjadi kewalahan dengan pekerjaan
yang perlu diselesaikan—perasaan yang mengurangi produktivitas dan menyebabkan penundaan.
Strategi untuk mengatasi hal ini adalah dengan mengevaluasi tugas sesuai dengan usaha yang
diperlukan untuk menyelesaikannya. 

Jika daftar tugas Anda menjadi terlalu membebani, prioritaskan tugas yang membutuhkan waktu
dan tenaga minimal, lalu selesaikan dengan cepat. Penyelesaian tugas ini akan memberikan
ruang bernapas dan menghasilkan rasa puas untuk menyemangati Anda menjalani hari tersebut. 

7. Meninjau terus menerus dan bersikaplah realistis

Salah satu langkah dalam metodologi lima langkah “Get Things Done” (GIT) dari konsultan
produktivitas David Allen melibatkan pemikiran kritis. Sering-sering meninjau daftar tugas dan
prioritas Anda merupakan kunci dalam “memegang kendali dan fokus”, kata Allen.

Kiat cepat untuk penentuan prioritas yang efektif

Seiring Anda menyadari betapa perlunya penentuan prioritas yang tepat, tiba-tiba hal ini bisa
menjadi terasa lebih rumit—dan lebih menimbulkan stres—dibandingkan membuat daftar tugas
yang sederhana. Strategi utama yang disebutkan di atas dirangkum di bawah ini untuk membantu
Anda menetapkan prioritas dengan target. 

 Tulis semuanya: Tugas pribadi dan pekerjaan harus dicatat di satu tempat.
 Evaluasi tujuan jangka panjang: Pertimbangkan tujuan jangka panjang Anda yang
lebih besar, dan pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. 
 Pecah tujuan yang lebih besar menjadi beberapa bagian: Untuk memahami cara
mencapai tujuan jangka panjang, Anda perlu memecahnya menjadi pencapaian tahunan,
bulanan, dan mingguan. 
 Buat tenggat yang jelas: Berikan gambaran tenggat yang lengkap, dan buat tenggat
untuk diri Anda meskipun tidak diperlukan secara formal. 
 Terapkan metode mendesak versus penting: Prioritaskan tugas mendesak dan penting;
tetapkan waktu tertentu untuk mengerjakan tugas penting yang tidak mendesak; dan
delegasikan atau hilangkan semua tugas lainnya. 
 Buat daftar MIT setiap hari: Tuliskan tiga tugas penting yang harus diselesaikan pada
hari itu. Tugas-tugas ini harus selalu berkaitan dengan tujuan masa depan yang lebih
besar. LAKUKAN PENGUJIAN
  Hindari gangguan: Hindari tugas-tugas yang membingungkan dengan sungguh-
sungguh, terutama karena tingkat kesulitannya meningkat. 
 Pertimbangkan usahanya: Ketika daftar tugas Anda semakin banyak, prioritaskan
berdasarkan usahanya dan selesaikan tugas-tugas yang lebih mudah dengan lebih cepat.

Prioritaskan waktu Anda dan bersikaplah realistis 

Tidak peduli seberapa hebat Anda menentukan prioritas, jumlah tugas yang dapat Anda
selesaikan dalam satu hari itu terbatas, dan gangguan tertentu akan mustahil dihindari. Anda
sebaiknya bersikap realistis dalam menetapkan tujuan dan memprioritaskan tugas. Jika tidak,
Anda akan memberikan harapan palsu bagi orang-orang di sekitar Anda, dan akan selalu merasa
seakan-akan Anda tertinggal.

Ingatlah, tujuan penentuan prioritas adalah untuk menggunakan waktu dalam mengerjakan tugas
penting, tugas yang akan memberikan perbedaan dalam jangka panjang dan menuntun Anda ke
jalur yang tepat. Ketika penentuan prioritas ditangani dengan baik, Anda tidak akan begitu
reaktif dan menjadi lebih fokus dan terencana. Tujuannya adalah menyelesaikan pekerjaan yang
penting bagi kemajuan yang sesungguhnya, dan mengesampingkan hal-hal lainnya—semua
“kesibukan”—.

1. Terus Mengisi Ulang Semangat

Banyak pekerja yang mengeluh karena mereka dipaksa untuk bekerja dengan jam kerja yang lebih
panjang dari biasanya. Semisalnya, bekerja lebih dari 9 jam per hari dan dipaksa untuk lembur
(tanpa keinginan dari pekerja itu sendiri). Dalam scenario lain, pekerja dipaksa untuk mengerjakan
pekerjaan yang menumpuk, bahkan diantaranya bukan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh
pekerja tersebut. Konsekuensinya, para pekerja ini akan semakin cepat merasa jenuh. 

Salah satu cara ampuh agar pembaca tetap merasa termotivasi adalah dengan mengisi waktu luang
dengan berbagai aktivitas yang benar-benar diinginkan. Mungkin wajar jika kita menghabiskan
waktu luang dengan tidur sepanjang hari. Ya jelas, siapa yang tidak akan merasa lelah setelah
bekerja di luar jam kerja secara terus-menerus? 

Tetapi, faktanya jika kita terus membaringkan tubuh kita, ini malah akan membuat tubuh kita
menjadi semakin lelah. Jadi, kita hanya perlu istirahat seperlunya, dan selebihnya bangun untuk
habiskan waktu luang kita dengan melakukan aktivitas yang menyenangkan. Seperti, menonton
bioskop atau wisata kuliner ke tempat-tempat terdekat. Aktivitas-aktivitas tersebut akan membantu
kita dalam mengisi ulang semangat yang dibutuhkan. 
2. Memanfaatkan Fasilitas di Tempat Kerja
Daripada terus menggerutu karena bekerja di bawah tekanan, bagaimana kalau kita cari tahu
motivasi yang baik untuk tetap bersemangat bekerja?

Kita akan merasa menyukai suatu hal, jika tempat yang kita tuju adalah tempat yang menyenangkan
bukan? Nah, buatlah diri kita merasa nyaman dengan tempat kerja sekarang, gunakan semua
fasilitas kerja yang dapat membuat kita menjadi bersemangat kembali. 

Anggap saja dengan menggunakan fasilitas kantor secara maksimal, sebagai bentuk timbal balik
kantor ke kita yang sudah rela untuk bekerja di bawah tekanan. Gunakan fasilitas gym atau voucher
untuk bergabung dengan klub buku, atau fasilitas lain yang tempat kerja kita sediakan.

3. Bekerja dengan Tim

Salah satu penyebab mengapa kita merasa tertekan di tempat kerja adalah kita selalu ingin
mengerjakan semuanya sendirian. Padahal kita memiliki tim yang hebat untuk saling membantu
satu sama lain. Jika pembaca lebih suka melakukan semua tugas sendirian tanpa bantuan, saya yakin
pasti sebenarnya Anda tidak sendirian. 

Orang-orang yang melakukan ini berisiko lebih tinggi untuk mengalami kelelahan dan kejenuhan
dalam bekerja. Tidak ada salahnya meminta bantuan dari rekan kerja atau tim manajemen. Dengan
meminta bantuan kepada mereka, kita juga dapat mempelajari teknik terbaik dalam menyelesaikan
tugas yang mereka gunakan, serta kesempatan untuk mengenal mereka lebih baik.

4. Memprioritaskan Tugas Penting 

Ketika pekerjaan terasa benar-benar di bawah tekanan, solusi lainnya adalah dengan
memprioritaskan tugas yang paling penting. Coba pembaca pilih, tugas mana yang sangat penting,
dan benar-benar harus segera diselesaikan secepat mungkin. 

Terkadang bukan berarti kita menunda-nunda pekerjaan, sehingga saat tenggat waktunya tiba,
tugas tersebut menjadi sangat ‘urgen’. Tugas penting terkadang datang secara tiba-tiba, sehingga
kita harus memprioritaskannya terlebih dahulu, baru mengerjakan yang lain. Tapi ingat, bukan
berarti tugas yang lain tidak penting loh ya. 

 
Ketika kita mempersempit titik fokus, secara tidak langsung kita telah memberi kesempatan kepada
diri kita untuk melakukan langkah yang tepat dalam mengerjakan kewajiban pada tugas dan
sebagian besar waktu kita menjadi dikhususkan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan itu. Jadi,
kita tidak hanya efektif mengelola tugas dan waktu, tetapi juga mencegah stres serta kewalahan dari
tugas-tugas sekunder yang tidak perlu dikerjakan pada saat itu.

Sisi positifnya, perasaan pencapaian yang akan kita dapatkan dari menangani tugas terpenting
tersebut, akan membantu kita untuk tetap termotivasi dan bahkan meningkatkan kepuasan kerja
secara keseluruhan. Menarik bukan?

5. Jauhi Sifat Menunda-nunda

Saat kita merasa kewalahan atau ketakutan untuk mengerjakan tugas yang kita rasa tidak mampu
untuk menyelesaikannya, kita cenderung menunda pekerjaan tersebut. Penundaan ini dilakukan
terus-menerus, dengan alasan “nanti deh, saya belum siap mengerjakan tugas yang itu, besok
mungkin adalah waktu yang baik”. 

Celakanya, tanpa kita sadari tugas-tugas tersebut bukannya berkurang, tapi malah makin
menumpuk. Waduh, kalau sudah seperti ini tidak ada cara lain, kita harus menghadapinya. Namun,
kita tidak dapat mengerjakannya dengan tenang, kita akan merasa berada di bawah tekanan akibat
tugas-tugas yang sudah lama kita abaikan tersebut. 

Walaupun memprioritaskan bisa menjadi cara yang pasti untuk melakukan dengan baik di bawah
tekanan sambil secara bersamaan mencegah kejenuhan, rencana serangan ini hanya berfungsi jika
Anda benar-benar melakukannya.

Jadi solusinya, sangat disarankan untuk tidak menunda-nunda pekerjaan, jika kita tidak ingin merasa
bekerja di bawah tekanan. Apabila kita terbiasa untuk tidak menunda-nunda pekerjaan, maka
kebiasaan baik ini dapat mengikuti kita ke dalam kehidupan di luar pekerjaan. Ini juga
memungkinkan kita untuk menjadi lebih produktif dan menyelesaikan hal-hal penting dengan lebih
cepat.

Sisi positifnya, kita akan memiliki lebih banyak waktu untuk bersantai dan terbebas dari rasa
bersalah karena semua tugas dapat dikerjakan tepat waktu.