Manajemen Waktu Yang Efektif

Manajemen Waktu Yang Efektif

Effective Time Management adalah keterampilan untuk mengelola waktu yang ada secara
efektif untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi stress, dan mencapai target yang dituju.
Dalam time management perlu melibatkan pengaturan prioritas, pengaturan jadwal, dan
penetapan tugas yang penting.

Siklus Efektif
Ada tiga tahap dalam siklus efektivitas
yaitu :

1. Fokus Melalui Tujuan Yang Jelas

2. Pengorganisasian
3. Melindungi Prioritas Anda dan Tetap
Fokus

Tahap pertama adalah fokus melalui tujuan

yang jelas. Setelah Anda menetapkan tujuan
yang jelas, langkah selanjutnya adalah
mengaturnya. Bagian terakhir dari siklus
efektivitas adalah melindungi prioritas Anda
dan tetap fokus. Mari kita lihat lebih dekat
masing-masing dari ketiga langkah tersebut bersama-sama. Saat memperjelas tujuan Anda, ada
baiknya untuk mempertimbangkan apa tujuan peran anda.

Pikirkan tentang tujuan jangka panjang dan jangka pendek. Penting juga untuk
mempertimbangkan bagaimana anda akan mengukur kesuksesan terhadap tujuan anda.
Terakhir, penting untuk memikirkan dan membuat daftar semua tugas yang perlu anda
selesaikan agar berhasil mencapai tujuan anda.

Pindah ke pengorganisasian, penting untuk mempertimbangkan beberapa hal. Ada baiknya

untuk memikirkan bagaimana beban kerja anda bervariasi sepanjang hari. Anda dapat
mengetahuinya dengan menjalankan log waktu. Selama bekerja cobalah untuk selalu mencatat
tugas apa yang anda lakukan setiap 15 menitnya, hal tersebut dilakukan agar anda dapat
mengetahui seberapa sibuk anda saat bekerja dan berapa lama waktu yang anda gunakaan
untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Dengan mengetahui berapa waktu yang anda gunakan
dalam bekerja, memudahkan anda untuk mengatur waktu agar lebih efektif ketika bekerja.
Terakhir, Anda perlu melindungi prioritas Anda. Saat membuat prioritas, penting untuk
mempertimbangkan tugas mana yang akan membantu anda untuk memenuhi tujuan pribadi.
Ketika melakukan pekerjaan Anda, penting untuk selalu mengetahui hal-hal yang manajer atau
atasan anda inginkan dan hal-hal apa yang paling berkontribusi terhadap kesuksesan pribadi
anda.

Bagaimana Memprioritaskan Tugas Anda

Saat mencoba mencari tahu harus mulai dari mana, ada baiknya membuat daftar semua tugas
terlebih dahulu. Pertama-tama, kerjakan setiap tugas, dan putuskan seberapa penting tugas
tersebut. Anda dapat membuat ini sesederhana yang anda suka. Jika suatu tugas penting, itu
berkontribusi terhadap tujuan atau sasaran yang ingin anda capai. Jika suatu tugas tidak
berkontribusi pada hal ini, anggap saja itu tidak penting.

Setelah Anda memiliki daftar tugas penting, luangkan waktu untuk meninjau kembali masing-
masing tugas tersebut dan putuskan apakah tugas tersebut mendesak atau tidak. Jika suatu
tugas mendesak, maka itu harus diselesaikan sekarang dan tidak bisa ditunda. Jika Anda tahu
tugas ini bisa memakan waktu lebih lama, maka ini tidak mendesak karena tidak akan
berdampak besar jika dilakukan sekarang atau nanti.

Sekarang kita akan melihat Model 4 Kuadran.

Tugas-tugas yang mendesak dan penting
disebut kegiatan Kuadran 1. Tugas yang tidak
mendesak namun penting disebut kegiatan
Kuadran 2. Tugas yang tidak penting namun
mendesak disebut kegiatan Kuadran 3 dan
terakhir tugas yang tidak mendesak atau
penting disebut kegiatan kuadran 4.

Menggunakan model kuadran ini memudahkan

anda untuk mengetahui skala prioritas anda
dan bisa dilakukan oleh anda untuk
mengetahui mana aktifitas atau tugas yang
harus segera dikerjakan dan mana yang tidak.
Sehingga, anda dapat membuat waktu yang
anda miliki menjadi lebih efektif dalam
mengerjakan sesuatu.
Merencanakan Hari Sempurna Anda
Pada tahap ini, anda seharusnya sudah berhasil
menyelesaikan catatan waktu dan mulai
mengaturnya. Sekarang saatnya untuk memetakan
hari – hari anda dalam bekerja. Hari yang
sempurna adalah skenario ideal anda untuk sehari-
hari. Setiap hari hal yang akan anda hadapi tentu
akan berbeda, tetapi mencoba menerapkan
beberapa rutinitas dan struktur dapat membantu
anda mengatur waktu dengan lebih efektif. Ada
beberapa langkah untuk mengatur waktu anda
menjadi lebih efektif, sehingga anda dapat
mengerjakan semua pekerjaan anda dengan tepat
waktu yaitu:

1. Mulailah dengan buku harian kosong

2. Merencanakan kegiatan QI dan QII
3. Rencanakan untuk waktu tidak terkendali
4. Cocokkan beban kerja dengan energi

Melindungi Prioritas Anda

Sekarang setelah Anda memprioritaskan tugas dan merencanakan beban kerja anda, kami akan
memberikan beberapa tips yang dapat membantu anda melindungi prioritas yaitu:

1. Keluar dari QIII dan QIV

2. Berani mengatakan – 'Ya tapi tidak sekarang'
3. Menolak atau negosiasikan waktu
4. Lakukan hal-hal yang tidak menyenangkan terlebih dahulu
5. Pembaruan daftar 'tugas' Anda yang realistis dan rutin
6. Memberikan sinyal 'Saya sibuk' kepada orang lain
7. Hilangkan gangguan sensual
8. Miliki tempat yang tenang untuk dikunjungi