MANAJEMEN WAKTU

PART I
 Pentingnya Manajemen Waktu

sistem manajemen waktu yang efektif dapat :

1. Membantu kita membuat prioritas.
2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda.
3. Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”.
4. Memberi kita kebebasan dan kendali.
5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah.
6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita.
 Efek-Efek Manajemen Waktu
Orr danTraccy menjelaskan efek-efek dalam manajemen waktu yakni sebagai berikut :
1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.
2. Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.
3. Meningkatkan penghasilan pada tiap individu.
4. Meningkatkan kepuasan kerja pada individu.
5. Mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.
6. Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.
7. Menurunnya tingkat stress individu.
8. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperoleh prestasi kerja yang baik.
9. Dapat meningkatkan kecepatan kerja.
10. Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.
 Aspek-Aspek Manajemen Waktu
• Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen waktu mencakup hal-hal berikut:

1. Menetapkan Tujuan

Bagian utama dari pengelolaan waktu adalah menetapkan tujuan dari apa yang akan
dikerjakan. Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian
terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak
dicapai serta mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang
disediakan.

2. Menyusun Prioritas

Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak
semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat
berdasarkan pringkat, yaitu dari prioritas terendah hinnga pada prioritas tertinggi.

Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting,
mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Atkinson berpendapat
menyusun prioritas membutuhkan ketelitian tinggi dan kemampuan menyusun strategi
agar hasil pokok penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal.

.
3. Menyusun Jadwal
Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta
urutan waktu dalam priode tertentu. Fungsi pembuatan jadwal adalah
menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi
ketergesaan
4. Bersikap Asertif
Aspek manajemen waktu ini diartikan sebagai ekspresi
bertanggungjawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang
tertentu pada waktu yang tepat. Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap
tegas untuk berkata "Tidak" atau menolak suatu permintaan atau tugas dari
orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi
agresif.
5. Bersikap tegas
Merupakan strategi yang diterapkan guna menghindari pelanggaran hak
dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan
waktu. Dalam bersikap asertif tetap dibutuhkan pertimbangan matang dari
segi konsekuensi atau besar kecilnya dampak positif dan negatif yang
diterima individu.
6. Menghindari Penundaan
Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga
terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan tugas
dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan
pekerjaan tepat waktu, kemudian merusak jadwal kegiatan
yang telah disusun secara apik serta mengganggu tercapainya
tujuan yang telah ditetapkan.
7. Meminimalkan Waktu yang Terbuang
Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang
menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang
maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu
untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat
individu menunda melakukan kegiatan yang penting.
• Canfield mengemukakan aspek-aspek manajemen waktu mencakup hal
berikut ini:
1. Perencanaan
Proses perencanaan diperlukan untuk membuat seseorang tetap pada
pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad
untuk mengerjakan pekerjaan sampai tuntas.
2. Menetapkan Prioritas
Menentukan prioritas berarti berusaha menentukan mana hal yang harus
didahulukan berdasarkan tingkat kepentingannya.
3. Melakukan Delegasi
Delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang
dinilai tepat dan dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut sehingga waktu yang
kita miliki akan lebih efisien.
4. Disiplin Diri
Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk mementingkan pada
tugasnya sendiri dan menghindarkan diri hari hal-hal yang dapat menghambat
penyelesaian tugas.
• Dapat disimpulkan dari penjelasan diatas bahwa aspek-aspek
manajemen waktu mencakup:
1. Perencanaan
2. penetapan tujuan
3. menyusun prioritas
4. menghindari penundaan
5. menyusun jadwal
6. bersikap asertif
7. meminimalkan waktu yang terbuang,
8. melakukan delegasi
9. disiplin diri
 Sumber-Sumber Pemborosan Waktu

1. Delegasi yang buruk

2. Ketidak mampuan menyelesaikan sesuatu
3. Tanggung jawab yang tidak jelas
4. Ketidakselarasan pribadi
5. Terlalu banyak administrasi tertulis
6. Telepon
7. Rapat yang buruk
8. Mengatasi masalah tanpa menyelesaikan penyebab masalah
9. Gangguan oleh tamu
10. Terlalu banyak bacaan
11. Komunikasi
12. Terlalu banyak rutinitas
13. Kurangnya disiplin diri
14. Keterlibatan terlau jauh
15. Tidak dapat berkata “TIDAK”
16. Tidak ada prioritas
17. Tidak bisa mengambil keputusan dan penundaan
Teknik Manajemen Waktu Secara Umum
TEKNIK ke-1
1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Anda, percakapan,
dan kegiatan yang harus Anda lakukan selama seminggu.
2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Anda
harus ada jangka waktunya.
3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Anda miliki untuk
menghasilkan hal yang produktif.
4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua
kesibukan yang Anda miliki.
5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari
Anda.
6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan
yang harus Anda datangi dan Anda ambil.
7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Anda
benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.
Teknik ke-2
1. Menilai bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda
2. Tetapkan tujuan
3. Belajar untuk memprioritas
4. Jauhkan Jadwal
5. Anda memaksimalkan manfaat
6. Anda memaksimalkan manfaat dengan mengatur waktu
Anda
 Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala
Prioritas
Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas :
1. Tingkat Urgensinya, yang mana yang harus didahulukan
2. Kesempatan yang dimiliki misalnya : obat, saat sakit menjadi hal utama dan yang lain menjadi hal kedua
3. Pertimbangan Masa deman, agar masa depan gemilang kita perlu mendapatkan pendidikan maka dari
itu pendidikan beserta pelengkapnya harus di utamakan juga
4. Kemampuan diri
5. Tingkat pendapatan
6. Status Sosial
7. Lingkungan
Tiga Kategori Prioritas Waktu

a. Jangan dikerjakan

b. Kerjakan Nanti

c. Kerjakan Sekarang
No Kategori Karakteristik

1 Jangan dikerjakan • Masalah dapat hilang tanpa diatasi

• Sudah kadaluarsa
• Dapat dikerjakan oleh orang lain
2 Dikerjakan nanti • Tidak disertai jatuh tempo
• Dapat ditunda
• Dapat diperlambat
Alasan penundaan tugas:
• Tidak ingin memulai
• Tidak tahu dari mana memulai
• Tidak tahu dari mana memnulai meskipun ingin
memulai
3 Dikerjakan sekarang Kebutuhan operasional harian/kegiatan-kegiatan yg
telah ditunda, misal:
• Kebutuhan staf
• Kebutuhan peralatan
• Rapat
• Pada manajemen waktu berdasarkan skala prioritas,

pelaksanaan pekerjaan didahulukan berdasarkan skala

prioritas.

• Skala prioritas mendahulukan pekerjaan yang penting dan

mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan tidak

mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski

belum terlalu penting, dan terakhir adalah pekerjaan yang

tidak penting dan tidak mendesak.

1. Mendesak dan Penting
• Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan
penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak dapat
ditunda-tunda lagi.
• Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini merupakan hal
penting dan harus dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain
waktu.
• Contohnya: Pekerjaan menghantar keluarga kecelakaan
kerumah sakit, mengerjakan tugas kantor untuk diserahkan
esok hari, dan lain sebagainya.
• Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan
cendrung stress, cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja
karena semua kegiatan dilakukan secara terburu-buru.
2. Penting
• Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan
menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai pekerjaan
penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan
mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk
menyelesaikan pekerjaan ini.
• Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah
terjadwal dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting adalah
mengerjakan tugas sesuai jadwal, olahraga terjadwal dan lain
sebagainya.
• Orang yang berada dalam kelompok ini adalah mereka yang
memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan
melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan
prioritas, mengerjakan hal penting terlebih dahulu dan
menyelesaikan sisanya kemudian.
• Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini adalah orang
dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.
3. Mendesak dan Tidak Penting
• Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar lingkungan kerja.
Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada Anda. Hal ini bisa
saja mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh karena itu sah-sah
saja jika seseorang mengabaikan dan tidak membantunya jika
pekerjaan Anda saat ini merupakan pekerjaan penting dan tidak
dapat ditunda-tunda lagi penyelesaiannya.
• Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan tidak
penting namun terpaksa harus dilakukan. Seperti contoh menerima
tamu, menemani teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan
ini tanpa direncanakan dan sulit dihindari.
• Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini akan membuat
seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak memiliki
tujuan jelas dalam pekerjaan, karena selalu berusaha
menyenangkan orang lain.
4. Tidak Mendesak dan Tidak Penting
• Kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang
dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat
kepentingannya rendah.
• Contohnya adalah menonton televisi dan tidur secara
berlebihan. Orang dalam kelompok ini cendrung pemalas
serta kurang bertanggung jawab.