BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, mengkoordinasikan dan

mengendalikan. Keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuan organisasi, tergantung kepada
seluruh komponen yang terlibat didalamnya, yang berinteraksi secara timbal balik untuk mencapai
tujuan organisasi.

Dalam suatu rumah sakit, keberhasilan organisasi ini mencapai tujuan salah satunya ditentukan oleh
pelayanan keperawatan. Dengan pelayanan keperawatan yang terorganisir dengan baik maka
diharapkan dapat memberikan pelayanan keperawatan yang prima yang akhirnya dapat meningkatkan
kualitas pelayanan kesehatan khususnya pelayanan keperawatan..

Dewasa ini, dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya
dibidang keperawatan, maka tuntutan profesionalisme semakin meningkat. Hal ini mengakibatkan
beban kerja staf keperawatan yang semakin tinggi sementara waktu kerja sangat terbatas. Sehubungan
dengan hal tersebut maka pengelolaan waktu dalam pelayanan keperawatan khususnya di rumah sakit
adalah penting sekali.

B. Tujuan Penulisan

1. Tujuan Umum

Dapat mempraktek manajemen keperawatan khususnya pengelolaan waktu di unit pelayanan

keperawatan sesuai dengan konsep dan langkah-langkah manajemen keperawatan

2. Tujuan Khusus

a. Mampu melakukan kajian situasi di unit pelayanana sebagai dasar untuk menyusun rencana
strategis dan operasional pengelolaan waktu pada unit pelayanan.

b. Mampu mengenali hambatan dan gangguan internal maupun eksternal untuk mencapai
manajemen waktu yang efisien.

c. Mampu melaksanakan manajemen waktu yang efisien dalam unit pelayanan keperawatan.

d. Mampu melakukan fungsi kontrol dan evaluasi dalam pelaksanaan manajemen waktu di unit
pelayanan keperawatan.
 BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. Definisi

Menurut Huber (1996) manajemen adalah koordinasi dan integrasi sumber-sumber melalui
perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengarahan, dan pengawasan dalam mencapai tujuan.
Manajemen mengandung tiga prinsip pokok yang menjadi ciri utama penerapannya yaitu efisiensi dalam
pemanfaatan sumber daya, efektif dalam memilih alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi,
dan rasional dalam pengambilan keputusan manajerial (Muninjaya, 2004).

Manajemen berasal dari kata manus yang artinya tangan, maka diartikan secara singkat sebagai proses
menyelesaikan pekerjaan melalui tangan orang lain. Manajemen mendefinisikan manajemen
keperawatan sebagai proses pelaksanaan pelayanan keperawatan melalui upaya staff keperawatan
untuk memberikan Asuhan Keperawatan, pengobatan dan rasa aman kepada pasien, keluarga,
kelompok dan masyarakat (Gillies, 1989).

Dalam manajemen keperawatan pengelolaan waktu dalam memberikan pelayanan keperawatan yang
optimal meliputi analisa waktu yang digunakan, memeriksa kembali porsi aktivitas, menentukan
prioritas pekerjaan, mendelegasikan.

B. Tujuan dan Fungsi Manajemen Waktu

Efektifitas pelayanan keperawatan sangat ditentukan oleh kemampuan seorang manajer dalam
melakukan pengelolaan yang tepat tentang penggunaan waktu kerja. Adapun tujuan manajemen waktu
dalam pelayanan keperawatan adalah melakukan perencanaan dan pengorganisasian waktu secara
efektif yang memungkinkan terselenggaranya asuhan keperawatan langsung kepada klien (meliputi :
pengkajian, keperawatan, diagnosa keperawatan, perencanaan keperawatan, pelaksanaan dan evaluasi
asuhan), pendokumentasian, konsultasi dan kolaborasi, proses transaksi, transportasi, administrasi,
pelayanan departemen lain, dan lain-lain.

Adapun peran kepemimpinan dan fungsi manajemen yang dibutuhkan untuk efektivitas manajemen
waktu :

1. Peran kepemimpinan

1.1 Menyadari adanya hambatan dan rintangan pribadi, bagaimana sistem nilai seseorang

1.2 Berfungsi sebagai model peran, pendorong dan sumber bagi bawahan dalam menyusun
prioritas

1.3 Membantu bawahan untuk bekerja secara kooperatif dan memaksimalkan penggunaan waktu
1.4 Mencegah dan/atau menyaring gangguan

1.5 Memprioritaskan profesional daripada teknik dan kesenangan penggunaan waktu perawatan
jika memungkinkan

1.6 Fleksibilitas model peran dengan orang lain yang memiliki gaya manajemen waktu primer yang
berbeda

1.7 Menampilkan sikap tenang dan meyakinkan selama periode aktivitas unit yang tinggi

2. Fungsi manajemen

2.1 Memprioritasakan perencanaan dari hari ke hari secara tepat

2.2 Memasukan perencanaan ke dalam jadwal kerja

2.3 Menganalisa pengaturan waktu pada unit dengan pekerjaan serta studi waktu dan pergerakan

2.4 Menyingkirkan penghambat lingkungan

2.5 Pencatatan secara tepat dan efisien serta mempertahankan area jaringan kerja

2.6 Memecahkan tugas/ masalah yang besar menjadi lebih kecil sehingga lebih mudah diselesaikan
oleh anggota yang lain

2.7 Menggunakan teknologi yang tepat untuk memfasilitasi komunikasi dan dokumentasi yang
tepat waktu

2.8 Dapat membedakan antara kepersonaliaan yanga adekuat dan penggunaan waktu yang tidak
efisien ketika waktu tidak adekuat untuk menyelesaikan tugas

C. Prinsip Dasar Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar
manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu
yang penting diperhatikan :

Menyediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas

Menyelesaikan tugas dengan prioritas tertinggi jika memungkinkan, dan menyelesaikan satu tugas
sebelum memulai tugas yang lain.

Memprioritaskan kembali berdasarkan pada tugas yang tersisa dan pada informasi baru yang dapat
diterima.
D. PENYUSUNAN PRIORITAS WAKTU

3 KATEGORI PRIORITAS WAKTU, YAITU :

1. Jangan dikerjakan/lakukan

2. Kerjakan/lakukan nanti

3. Kerjakan/lakukan sekarang

Tabel Kategori prioritas waktu

NO

Kategori Prioritas Waktu

Kategori

Karakteristik

1.

Jangan dikerjakan

· Masalah dapat hilang tanpa diatasi

· Sudah kadarluarsa

· Dapat dikerjakan oleh orang lain

2.

Dikerjakan nanti

· Menggambarkan masalah yang tidak pentingatau hal yang tidak memiliki batasan waktu segera.

· Dapat ditunda

Alasan penundaan menurut Chenevert (1993):

· Tidak ingin memulai

· Tidak tahu dari mana memulai

· Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai, yang tidak dapat dilakukan

3.
Dikerjakan sekarang

· Menggambarkan hal yang dapat dilakukan lebih dini.

· Kebutuhan operasional unit harian, meliputi :

v Kebutuhan personalia harian

v Keterbatasan persediaan peralatan

v Rapat

v Wawancara kontrak

v Penilaian kinerja

E. Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

1.1 Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)

1.2 Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < Deadline menolong
menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.

1.3 Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

2. Perfeksionis

2.1 Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)

2.2 Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas
secara berulang-ulang

2.3 Dapat dicegah dengan menyusun standar kerja

3. Tidak Mampu membuat prioritas

3.1 Tidak bisa ‘memboboti’ / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat –
ringannya pekerjaan.

3.2 Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis

3.3 Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat
kepentingan dan urgensinya.

4. Penyita waktu
 Disamping faktor penghambat, manajemen waktu efektif juga dapat berhubungan dengan penghabisan
atau ‘penyitaan’ waktu yang dapat menghambat produktifitas kerja. ‘Penyita’ waktu dapat terjadi secara
internal maupun eksternal sebagai berikut :

4.1 Penyitaan waktu secara internal

· Sifat suka menunda pekerjaan

· Perencanaan kurang baik atau buruk

· Gagal membuat tujuan umum dan khusus

· Gagal untuk merancang tujuan khusus

· Tidak mampu mendelegasikan

· Tidak mampu mengatakan “tidak”

· Manajemen dengan krisis

· Terburu-buru/tergesa-gesa

· Tidak mampu memutuskan

· Kebijakan pintu terbuka

4.2 Penyitaan Waktu Secara Eksternal

· Gangguan telepon

· Sosialisasi

· Rapat

· Kurang informasi

· Komunikasi yang buruk

· Umpan balik yang kurang

· Kurang adekuat penjelasan kebijakan / prosedur

· Teman kerja yang tidak kompeten

· Sistem pencatatan lemah

· Kertas kerja dan membaca

F. Metode Mengelola Waktu

1. Komitmen pribadi untuk perbaikan

§ Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan

§ Belajar mengatakan tidak

§ Mencatat bagaimana waktu digunakan

§ Merencanakan penggunaan waktu

§ Menghindari pemicu penggunaan waktu yang tidak efektif

§ Kenali waktu utama dari diri sendiri

§ Buat program blok waktu

§ Mengatur ruang kerja

§ Buat catatan untuk diri sendiri : “Patut dibaca” atau “Tidak Perlu”

2. Menghambat gangguan waktu kerja (misal : tamu tiba-tiba) dengan mengoptimalkan waktu utama.

3. Mengatur pertemuan :

§ Mulai tepat waktu

§ Berakhir tepat waktu

§ Buat agenda dan bagikan

§ Kehadiran hanya yang diperlukan

§ Kumpulkan informasi sebelum pertemuan

§ Tepati agenda dan hindari interupsi

§ Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu

§ Atur lingkungan

§ Hal-hal yang membutuhkan komunikasi satu arah, di ketik dan dibagikan

§ Hasil rapat dibagikan tidak terlalu lama sesudah rapat.

Mengatur orang dengan pendelegasian yang tepat

Menghindari penyita waktu

G. Tips Manajemen Waktu Efektif

1. Buat ‘log’ waktu (harian, mingguan, bulanan)

2. Berfokus pada ‘segera mulai’ sambil memperhitungkan tujuan yang akan dicapai

3. Antisipasi hal-hal yang tidak terencana

4. Mengorganisasikan pekerjaan tulis menulis :

· Yang perlu dipasang atau dibuang

· Kebijakan / peraturan mudah terlihat

· Setiap lembar kerja hanya ditangani sekali

5. Gunakan sumber-sumber dengan bijaksana

· IPTEK dapat meningkatkan komunikasi

· Manual, standar prosedur tidak dimasukkan dalam komputer

· Informasi rutin dimasukkan kedalam buku atau komputer

· Gunakan waktu yang ada hanya untuk tatap muka

6. Menganggap positif dan memperhatikan kebutuhan personal

· Untuk rileks, luangkan waktu untuk jalan-jalan

· Untuk ‘space’ di antara pekerjaan

7. Belajar mengatakan ‘tidak’

· Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan ekstra

· Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaan yang ada bisa dikurangi

· Pilih pertemuan yang harus dihadiri (misal : pengambilan keputusan, atau kepentingan yang lebih
luas)

8. Lakukan pertemuan efektif

· Buat agenda dan patuhi agenda

· Tepat waktu untuk mulai dan akhir

· Tidak ada atau hindari interupsi

9. Mulai dan Akhiri waktu kerja secara tepat waktu

· Prioritaskan tugas setiap hari

· Tidak menuntut kesempurnaan dalam menyelesaikan tugas

· Tidak membuang-buang waktu sehingga membawa pekerjaan ke rumah

H. Current Issues

Berbagai upaya peningkatan pelayanan dan perbaikan mutu dilakukan di Rumah Sakit, dimana
pelayanan keperawatan sebagai salah satu faktor penentu baik buruknya pelayanan di rumah sakit
masih terjadi kurangya kinerja klinis perawatan yang didukung dengan ditemukannya peningkatan
kejadian pengaduan klien tentang perawat yang tidak menunjukan sikap caring dan ditemukan
dokumentasi keperawatan yang tidak lengkap atau pencatatan dokumentasi keperawatan yang
berulang-ulang/duplikatif dan kurang berkualitas

BAB III

PENUTUP

Profesionalisme kerja dapat dimulai dengan cara bagaimana mengelola waktu secara efektif. Seorang
manajer yang efektif adalah seorang manajer yang tahu dan mampu bagaimana merencanakan dan
mengorganisasikan pekerjaan secara tepat sehingga dapat mencapai hasil kerja yang memuaskan baik
bagi pelaku maupun pengguna jasa.

Dalam bidang pelayanan keperawatan, oleh karena beban kerja perawat yang tinggi dan jumlah waktu
yang terbatas, maka pengelolaan waktu yang efektif sangat diperlukan agar dapat meningkatkan
kualitas kerja perawatan yang pada akhirnya dapat memberikan kepuasan bagi klien dan perawat
sendiri.