Manajemen Waktu

Mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2

Kelompok 3 :

2KA13

Erick Bashir

12112525

Kasman wicaksono

14112041

Maria Ulfa

14112431

Riri Rizabil

16112442

Rani Anggraeni

16112023

Rama Heriance

15112909

UNIVERSITAS GUNADARMA

2014

Kata Pengantar
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat
dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
Manajemen Waktu untuk mata kuliah Teori Organisasi Umum ini dengan tepat
waktu. Pengembangan pembelajaran dari materi yang ada pada makalah bertujuan
untuk mengoptimalkan penggunaan waktu yang kita miliki sehingga akan
memberikan dampak yang positif bagi kita di kemudian hari.

Manajemen waktu yang baik sangatlah penting bagi hidup kita dan masa depan
kita. Seperti yang penulis bahas dalam makalah ini, seluruh elemen dalam time
management sangatlah berkaitan dengan satu dan lainnya. Dalam penulisan
makalah ini pula, penyusun banyak melakukan referensi dari berbagai sumber yang
ada, sehingga hasil yang maksimal dapat dicapai.

Dalam penyusunan makalah ini, masih banyak kekurangannya. Untuk itu, penyusun
mengharapkan kritik maupun saran demi perbaikan yang akan datang. Akhirnya
penyusun mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu
penyusunan makalah ini.

Depok, Maret 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG
Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan
dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu
bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu
ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya
berhubungan dengan deadline.

Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera
dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang
prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan
dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap
individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen
waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan
sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan
input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti
fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu
penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman
dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan
dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi. Selain itu komitmen yang tinggi setiap
individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen
waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan
sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

2. TUJUAN

a. Mahasiswa mampu menjelaskan defenisi manajemen waktu

b. Mahasiswa mampu menjelaskan jenis jenis manajemen waktu

c. Mahasiswa mampu menjelaskan manfaat manajemen waktu

d. Mahasiswa mampu menjelaskan langkah langkah manajemen waktu

e. Mahasiswa mampu menjelaskan hal hal penting manajemen waktu

f. Mahasiswa mampu menjelaskan hambatan manajemen waktu

g. Mahasiswa mampu menjelaskan kiat kiat manajemen waktu

BAB II

PEMBAHASAN
1. DEFINISI MANAJEMEN WAKTU

Kata Manajemen berasal dari bahasa perancis kuno mnagement, yang memiliki
arti seni melaksanakan dan mengatur (wikipedia). Dalam Encylopedia of the Social
Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana
pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Berdasarkan
kamus umum Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh rangkaian saat ketika proses
perbuatan atau keadaan berlangsung atau berada. Dari definisi tersebut, tentu kita
dapat memahami bahwa, apabila membahas tentang waktu sebagai suatu
rangkaian saat ketika proses berlangsung, maka berarti yang dibahas adalah suatu
peristiwa atau kejadian yang lalu atau yang akan datang.

Manajemen waktu yang baik akan menghasilkan produktivitas yang maksimal,

memang akan sangat sulit untuk dapat memanfaatkan waktu dengan maksimal
namun jika suatu aktivitas atau pekerjaan dilakukan dalam suatu target kerja maka
mau tidak mau harus dikerjakan tepat waktu. Seseorang yang mengerjakan suatu
kegiatan hanya berdasarkan pada pemenuhan atas suatu target maka akan
merasakan beban kerja yang sangat berat karena akan merasa dikejar-kejar oleh
waktu. Padahal hakikat waktu itu sendiri adalah suatu hal yang baik dimana waktu
dimiliki oleh semua orang dengan bentuk yang sama serta dengan durasi yang
sama juga. Tidak seorangpun yang dapat menghentikan waktu atau membuat
waktu berulang. Jadi ada baiknya kita dapat memanfaatkan waktu dengan sebaik-
baiknya dengan melihat esensi waktu yang sama setiap orangnya maka untuk
membuatnya berbeda adalah dengan pemanfaatan yang maksimal sehingga hasil
yang didapat setiap orang pun berbeda-beda.

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan
dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut. Disini perlu kita tahu
bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu
ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya
berhubungan dengan deadline. Letakkanlah aktifitas yang genting pada daftar yang
paling atas untuk segera dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain
yang kurang prioritasnya.

Teori manajemen waktu ini akan memberikan hasil yang baik jika dilaksanakan
dengan sungguh-sungguh dan disiplin tinggi.Selain itu komitmen yang tinggi setiap
individu juga sangat diperlukan dalam mematuhi dan menjalankan manajemen
waktu kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan, instansi atau kita tentukan
sendiri dalam menjalankan aktifitas kita sehari-hari.

Singkatnya manajemen waktu merupakan suatu pengasetan, perkembangan, dan

pengendalian yang berhubungan dengan apa yang kita kerjakan sehingga akan
menghasilkan sesuatu yang maksimal. Entah dalam aktifitas kantor, rutinitas
sehari-hari, di sekolah, kampus, ataupun untuk diri kita sendiri. Jadi semua yang kita
lakukan sudah di set secara teratur oleh sebuah sistem yang terkendali.
2. JENIS-JENIS WAKTU

a. Waktu yang sulit diatur :

Hanya untuk memenuhi kebutuhan Primer : makan, istirahat, menjaga hubungan

sosial dan kekeluargaan. Wktu ini tidak dapat digunakan untuk kepentingan-
kepentingan lain, dan tingkat urgensinya tinggi untuk menjaga keseimbangan
hidup manusia. Penggunaan waktu ini harus bijaksana, tidak dapat dilebih-lebihkan
ataupun disia-siakan.

b. Waktu yang dapat diatur :

Waktu yang ditemukan dalam aktivitas kerja manusia dan sebagian dalam
kehidupan pribadi manusia.Waktu jenis ini dibagi dua :

waktu-waktu prima ( waktu puncak), dimana semangat dan etos kerja tinggi,
misalnya pada pukul 07.00 dan pukul 19.00

waktu waktu lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, misalnya saat-
saat akhir kerja seperti pukul 15.00 dan pukul 22.00

Tantangannya adalah bagaimana manusia dapat memanfaatkan waktu waktu

secara effektif.

3. MEMANFAATKAN WAKTU PUNCAK SECARA EFEKTIF

Mengerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada
saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak sedang baik. Dan jangan
mengerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tugas berat
akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat
diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.

4. LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA WAKTU

Kebiasaan mengatur atau mengelola waktu merupakan upaya untuk memanfaatkan

waktu sekarang ini sebaik-baiknya. Kita mempunyai tujuan yang jelas, rencana dan
prioritas utama, tetapi kita tidak mengelola saat-saat sekarang ini dengan baik.

Kita tenggelam dalam hal-hal yang menyebabkan waktu kita terbuang, sehingga
menyebabkan tujuan-tujuan kita hilang dan prioritas tercampur aduk dan kita harus
memulainya dari awal. Oleh karena itu kebiasaan mengatur waktu merupakan
kebiasaan pribadi sukses terpenting.

5. HAL HAL YANG PENTING DALAM MENGELOLA WAKTU

 Mempelajari tujuan, rencana dan prioritas

Membuat rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian

Menentukan tingkat urgensinya

Menentukan hal-hal yang dapat didelegasikan pada orang lain

Melakukan prioritas ( yang terpenting ) dan yang paling dekat batas waktunya.

Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai

Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.

Menyiapkan Tabel Kerja Harian

Menyiapkan tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya.

Membuat tabel yang praktis, agar mudah dibawa

Tabel berisi seluruh tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan hari iitu.

Alokasi waktu sesuai dengan skala prioritas. Dua puluh persen tabel terlaksana
dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.

Padukan aktivitas yang serupa

Alokasikan waktu khusus untuk setiap tugas.

Mengkaji lagi tugas-tugas harian, dan menghapus tugas-tugas yang tidak

penting.

Membuat rencana kerja yang fleksibel , sisakan waktu untuk tugas-tugas darurat.

Alokasikan waktu istirahat dan santai untuk diri sendiri, keluarga dan teman
teman.

Komitmen pada tabel harian anda, jangan menyimpang darinya, bisa diubah
sedikit sesuai situasi.

6. HAMBATAN DALAM MANAJEMEN WAKTU

Mendahulukan pekerjaan yang dicintai, baru kemudian mengerjakan pekerjaan

yang kurang diminati.

Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang

suli
 Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan
pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.

Mendahulukan pekerjaan darurat / mendesak, sebelum meyelesaikan pekerjaan-

pekerjaan yang penting.

Melakukan aktivitas yang dapat mendekatkan mereka pada tujuan atau

mendatangkan kemaslahatan bagi diri mereka.

Menunggu batas waktu ( mepet ) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi

tanggungjawabnya.

Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan

urutannya.

Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.

7. WAKTU YANG TERBUANG

Waktu yang sulit diatur :

Terbuang karena faktor internal.

Hitunglah berapa banyak waktu kita untuk : makan, nonton TV, baca Koran,
berbicara panjang lebar ditelepon, mengendarai mobil / motor ke kampus, dan
masih banyak lagi. Tentu banyak sekali bukan.

Terbuang karena faktor eksternal :

Hitunglah berapa banyak waktu anda untuk : menerima tamu, menghadiri

undangan, begadang sama teman-teman, kegiatan social lainnya yang sangat
banyak menyita waktu kita.

Waktu yang dapat diatur :

Terbuang karena faktor internal : melamun, membaca Koran, berkirim sms

berkepanjangan, telepon berlama-lama, browsing internet di sela waktu kerja.

Terbuang karena faktor eksternal : Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama

teman-teman, menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak, kedatangan
tamu.

8. MENGHINDARI TERBUANGNYA WAKTU

Dalam kehidupan kita, ada saja hal-hal yang mendesak, yang muncul yang
membuat rencana kerja kita menjadi berantakan, misalnya mendadak kita sakit
atau memdadak dosen sakit sehingga waktu kuliah hari itu kosong. Apa yang kita
lakukan supaya waktu kita tidak terbuang percuma? Untuk mengantisipasi hal-hal
tersebut, perlu langkah-langkah sebagai berikut :

a. Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda

Tujuan jangka panjang yang diwujudkan secara bertahap melalui tuuan-tujuan

jangka pendek harus dievaluasi, termasuk skala prioritas yang sudah ditetapkan

b. Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja

Tentukan tanggal-tanggal pelaksanaan masing-masing pekerjaan dan tugas

mencakup waktu mulai dan batas akhir, sehingga mempermudah pencapaian
tujuan anda.

c. Buat daftar pekerjaan harian

Membuat daftar tabel kerja harian seperti pada langkah-langkah mengelola waktu

d. Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tsb.

Anda harus dapat mengatur waktu untuk menyelesaikan pekerjaan pada waktu-
waktu puncak, jangan ditunda-tunda. Dengan menunda-nunda anda akan
mengacaukan pencapaian tujuan anda dan mengantar anda pada kegagalan.

e. Manfaatkanlah waktu luang

Sebaiknya anda elalu siap mengantisipasi terjadinya kehilangan waktu seperti

mengerjakan hal-hal yang bermanfaat.

f. Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak

Untuk mengantisipasinya, anda sebaiknya menganalisis apakah tugas mendesak itu

penting sekali, penting atau tidak penting.

9. KIAT MANAJEMEN WAKTU

Bagi siapapun, melakukan manajemen waktu secara bijak amat penting. Bila kita
melewatkan janji penting dan tenggat waktu, tak ayal ini bakal mengganggu alur
karir dan kehidupan sosial kita. Buntutnya, timbul rasa bersalah, frustrasi, dan
perasaan buruk lain. Berikut tips manajemen waktu yang tepat dari George Mason
University.

a. Lakukan survei waktu pribadi.

Untuk mulai mengatur waktu, kita harus tahu pasti bagaimana kitaa menggunakan
waktu. Survei waktu akan membantu kitaa memperkirakan berapa banyak waktu
yang telah kita habiskan dalam aktivitas tertentu. Untuk memperoleh perkiraan
akurat, kita dapat melihat waktu yang telah dihabiskan selama satu minggu.
b. Perhatikan jadwal harian.

Ada beragam jadwal waktu yang sesuai dengan kepribadian kita. Begitu kita
memutuskan satu gaya tertentu, langkah berikut adalah membentuknya. Yang
paling baik sisakan sedikit waktu untuk istirahat pada tiap jam, sedangkan setengah
jam lainnya disiapkan untuk jadwal yang benar-benar padat.

c. Jangan menjadi perfeksionis.

Berusahalah agar menjadi orang sempurna yang siap menghadapi kekalahan. Tidak
ada orang yang sempurna. Kita butuh tujuan yang dapat dicapai dengan
kemampuan yang ada. Tugas-tugas sulit biasanya berakhir dengan penolakan dan
penundaan

d. Belajarlah berkata tidak.

Misalnya, teman dekat mengajak jalan-jalan. Sebenarnya, kita tidak tertarik. Tapi,
kita tidak sampai hati mengecewakan orang. Berkata tidak dengan sopan
selayaknya menjadi kebiasaan.

e. Belajar menentukan prioritas.

Sangat penting melakukan prioritas pada tanggung jawab dan kesepakatan yang
telah dicapai. Orang-orang yang tidak tahu bagaimana melakukan prioritas bakal
menjadi orang yang gemar menunda-nunda pekerjaan.

f. Gabungkan sejumlah aktivitas.

Bila memungkinkan, gabungkan sejumlah aktivitas dalam satu waktu. Ketika dalam
perjalanan, baca catatan-catatan penting. Banyak cara untuk memadukan aktivitas,
tapi yang penting adalah berusaha agar selalu kreatif.

g. Adaptasi diri.

Setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal Anda berusaha keras untuk
menyesuaikan diri. Namun, yang paling penting adalah bagaimana agar upaya ini
dapat berhasil untuk Anda. Jadwal waktu yang tidak jujur dan jadwal kegiatan
pribadi bukan jadwal waktu yang tepat.

Daftar Pustaka

Manajemen Waktu http://www.inspirasiku.blogspot.com

 Manajemen Waktu Menurut Para Ahli http://personality.blogspot.com

Manajemen Waktu Dalam Kehidupan http://www.fadlilutfi.wordpress.com