BAB XI.

MANAJEMEN WAKTU

Kegiatan belajar 2 (pokok bahasan tertentu......)

Latar Belakang
Salah satu bagian dari proses perencanaan adalah perencanaan jangka pendek. Hal ini
merupakan perencanaan yang bersifat operasional berfokus pada pencapaian tugas spesifik.
Perencanaan jangka pendek ini seringkali lebih kompleks daripada perencanaan jangka panjang,
karena harus dicapai dalam waktu singkat, dapat satu tahun, bulanan, mingguan, harian dan
bahkan hanya beberapa jam saja.
Waktu bersifat pasti dan dapat dihitung, sehingga mempelajari tentang penggunaan waktu
memerlukan kearifan baik dalam keterampilan kepemimpinan maupun fungsi manajemen.
Pemimpin yang juga manajer harus berinisiatif untuk melakukan analisis bagaimana waktu
digunakan di setiap unit, termasuk anggota tim dan kerjasama dalam memaksimalkan
penggunaan waktu, dan petunjuk kerja sebagai kesimpulan dan pelaksanaan yang berhasil.
Terdapat hubungan yang erat antara manajemen waktu dan stres. Manajemen waktu yang
tepat merupakan suatu metode untuk menurunkan stres dan meningkatkan pruduktifitas. Status
pelayanan kesehatan saat ini, baik kurangnya tenaga perawat dan menurunnya kualitas
pelayanan, menyebabkan beberapa organisasi kesehatan mencoba melakukannya lebih baik.
Efektifitas penggunaan waktu dapat dicapai dengan penyusunan petunjuk manajemen waktu, hal
ini akan membantu manajer untuk mencapai tujuan personal dan profesionalnya. Keterampilan
manajemen waktu yang baik sangat dibutuhkan setiap pemimpin dan manajer agar dapat
mengelola waktu yang tersedia dalam menyelesaikan tugasnya.

 Tujuan:
 Umum : Memahami manajemen waktu dalam asuhan keperawatan
 Khusus : Mahasiswa dapat
 Menjelaskan filosofi waktu
 Menjelaskan proses manajemen waktu
 Menjelaskan Teknik manajemen waktu
 A. Filosofi waktu

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan

pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber
daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua
makna, yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu
menggunakan waktu yang ada.
Waktu telah didefinisikan oleh Arnold sebagai suatu system untuk pemahaman dan
penggambaran kejadian dan urutan beberapa peristiwa. Menurut Mackenzie, (1972), waktu
adalah sumber daya yang tidak dapat disimpan atau ditimbun, tidak dapat dimatikan. Sedangkan
Drucker (19670), memahami waktu sebagai suatu hal yang sangat penting, hal apapun lainnya
tidak dapat diatur jika tidak dapat mengatur waktu. Commited to time.
Waktu perlu diberdayakan, diatur dan dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk
kesejakteraan masyarakat.

Tugas 1
 Bagaimana pemahaman saudara tentang waktu yang hilang!
 Coba diskusikan hal berikuit ini “jangan menyianyiakan waktu, kalau tidak mau dikejar
waktu”!
 Seberapa besar manfaat waktu dalam setiap aktifitas saudara?

B. Pengertian
Beberapa pengertian tentang manajemen waktu yang dikemukakan para ahli adalah :
1. Murray (1997) menyatakan manajemen waktu adalah berbagai prinsip dan teknik
penggunaan waktu yang ada dengan sebaik-baiknya.
2. Marquis B.L (2006) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah penggunaan optimal waktu
yang ada.
 C. Jenis Waktu
Seorang pemimpin mempunyai dua kategori waktu yaitu;
1. Waktu khusus.
Waktu khusus meliputi tanggung jawab yang harus dilakukan sendiri. Seorang perawat
pengawas akan melihar aktifitas penyusunan staf, membuat tujuan jangka panjang, dan/atau
menyiapkan agenda untuk pertemuan kepala ruangan yang akan datang sebagai pokok-pokok
khusus.
2. Waktu manajerial
Waktu managerial adalah waktu yang dibagikan atau diberikan kepada orang lain dalam
sebuah sistem. Hal ini melibatkan beberapa tahap interaksi diantara orang-orang. Waktu
manajerial dapat dibagi lagi kedalam:
3. Waktu respon.
Waktu respon biasanya melibatkan aktifitas-aktifitas seperti bicara di telepon dengan ditelpon
atau dengan menelpon kembali, menerima tamu kantor, menghadiri rapat, dan memeriksa
dengan cara berkeliling ke ruangan.
4. Waktu pilihan bebas
Waktu pilihan bebas ada hubungannya dengan aktifitas-aktifitas yang menyarankan atau
meminta respon tetapi pemimpin mempunyai pilihan untuk menentukan apakah ia akan
bertindak sesuai atau tidak sesuai dengan permintaan. Mungkin saja waktu lebih baik untuk
aktifitas yang lainnya.
Waktu khusus dan waktu manajerial mengandung aktifitas-aktifitas yang dapat
diprioritaskan sesuai dengan sistem ABC dari Laiken. Tidak ada rumusan perbandingan dari
waktu manajerial dengan waktu khusus dalam posisi pemimpin. Hal ini murni sesuai dengan
lingkungan, termasuk keunikan pemimpin, sistem dan tugas. Dalam hal peraturan yang
umum berlaku bahwa semakin matang sebuah sistem, akan semakin besar kesempatan
pemimpin untuk menyudutkan waktu khusus.

D. Tujuan manajemen waktu

Terdapat 2 (dua) dimensi manajemen waktu yaitu :
1. Merencanakan.
 Dalam merencanakan waktu, seseorang dituntut kemampuannya menjabarkan apa saja
yang akan dicapai dan yang akan dilaksanakan di depan. Rentang waktu bisa dalam
jangka waktu panjang atau jangka pendek.
2. Mengelola.
Untuk mengelola waktu, seseorang dituntut kemampuan dalam menetapkan dan
mengendalikan sasaran dan aktifitas jangka pendek melalui pengembangan teknik
antisipatif, penjadwalan, penggunaan sumber optimal, mengidentifikasi upaya yang dapat
dilakukan dan menentukan prioritas yang tajam.
Hal utama yang perlu dipikirkan adalah bagaimana membuat aktifitas menjadi berguna
sebesar mungkin, dapat dilakukan dengan mengendalikan waktu, sehingga dengan
menggunakan waktu sedikit menghasilkan banyak / besar.

E. Peran pemimpin dalam manajemen waktu

1. Tanggap diri terhadap adanya hambatan dan batasan personal untuk mengefisienkan
pengelolaan waktu sebaik sistem nilai diri sendiri yang mempengaruhi orang dalam
penggunaan waktu dan memenuhi harapan staf / pengikut.
2. Sebagai contoh atau role model, pendukung, dan narasumber bagi staf dalam menyusun
prioritas.
3. Membantu pengikut atau staf untuk bekerja sama dalam memaksimalkan penggunaan waktu
yang ada.
4. Mencegah dan / atau menyaring interupsi dalam pencegahan efektifitas pengelolaan waktu.
5. Sebagai role model untuk fleksibel dalam bekerja sama dengan orang lain yang berbeda
pengelolaan waktunya.
6. Tetap tenang dan bertindak meyakinkan selama berada pada periode aktifitas unit yang
tinggi.

F. Proses Manajemen Waktu

Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan

memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu. Manajemen waktu
bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan
seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu.
Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang hendak dikerjakan dan rumusan tertulis
sebuah rencana dapat diketahui prioritas hubungan antar aktifitas yang akan dikerjakan sendiri
serta didelegasikan. Jebakan yang sering muncul disini adalah rasa percaya diri dapat cepat bila
dikerjakan sendiri dimana itu perasaan yang kurang tepat.
Setelah pengorganisasian terjadi maka penggerakan pun dilakukan yang mencakup
pelaksanaan sendiri dan pemberian motivasi kepada pemegang delegasi. Satu hal yang penting
ialah komitmen kuat untuk konsisten pada rencana dan mengeliminasi gangguan-gangguan
termasuk permintaan bantuan dari atasan maupun bawahan dengan cara berani mengatakan
“tidak”.
Akhirnya setelah selesai tuntas pekerjaan dilakukan pengawasan berdasarkan rencana,
yang tidak lupa memberikan reward terhadap keberhasilan. Dalam situasi waktu sesuai rencana
belum habis sedangkan pekerjaan telah tuntas seyogyanya dipergunakan untuk menambah
kuantitas, merencanakan pekerjaan selanjutnya dan atau investasi waktu.
Pendek kata, kualitas manajamen waktu berpedoman kepada empat indikator,yaitu: tetap
merencanakan, tetap mengorganisasikan, tetap menggerakkan, dan tetap melakukan pengawasan.
Empat prinsip tersebut, applikabel dalam semua pekerjaan. Variasi terjadi dalam kerumitan dan
kecepatan setiap tahap dilakukan. Perencaaan jangka panjang jelas lebih rumit dan relatif lama
dari perencanaan jangka pendek, bahkan karena begitu pendeknya dimungkinkan perencanaan
begitu singkat yang berlangsung dalam hitungan detik.
Proses manajemen waktu dan pemecahan masalah dapat dilihat pada (lampiran 9)

G. Penetapan prioritas dan penangguhan

Penetapan prioritas dan penangguhan adalah hal penting yang harus diketahui oleh
manajer pelayanan keperawatan dan perawat pelaksana. Langkah pertama yang dapat dilakukan
adalah membagi keperluan penggunaan waktu yang ada:
1. Jangan dikerjakan (don’t do)
Tugas yang termasuk jangan dikerjakan apabila :
2. Masalah dapat hilang tanpa diatasi
3. Masalah sudah kedaluarsa
4. Masalah membutuhkan pemecahan dalam waktu yang lama
5. Sudah lebih baik dikerjakan oleh orang lain melalui pendelegasian
6. Dikerjakan nanti (do lather)
Kriteria tugas yang dapat dikerjakan nanti adalah tidak disertai jatuh tempo (dead line) dan
memang dapat ditunda atau dapat diperlambat pelaksanaannya
Alasan tugas tersebut dapat dikerjakan nanti misalnya :
7. Memang tidak ingin memulai
8. Tidak tahu dari mana memulainya meskipun ada keinginan untuk memulainya
9. Dikerjakan sekarang (do now)
Dikerjakan sekarang umumnya adalah tugas rutin yang memang sangat memerlukan
manajemen waktu dan perencanaan, misalnya kegiatan–kegiatan yang telah ditunda
(kebutuhan staf, kebutuhan peralatan, rapat, dan lain-lain) dan kebutuhan unit operasional.

H. Hambatan Dalam Manajemen Waktu

Hambatan yang sering terjadi pada manajemen waktu

1. terperangkap dalam pekerjaan
2. menunda karena takut salah
3. tamu yang tidak terjadwal
4. telpon
5. rapat yang tidak produktif
6. peraturan “open door”
7. tidak dapat mengatakan “tidak” pada hal-hal yang tidak perlu.

I. Teknik mengelola waktu

Ada berbagai teknik yang dapat dilakukan oleh para manajer / pengelola peyananan keperawatan
dalam manajemen waktu, antara lain :
1. Komitmen pribadi untuk perbaikan
 Merupakan hal yang dilakukan dengan memeriksa diri sendiri dan mencoba melihat
mengapa ketidak-inginan mengerjakan sesuatu itu ada, dan berusaha untuk merubah
ketidak-inginan tersebut menjadi keinginan.

2. Memutuskan apa yang tidak perlu dilakukan

Syarat untuk sukses dalam mengatur waktu adalah berani menolak melakukan hal yang
tidak penting kemudian curahkan perhatian dan lakukan sebaik mungkin pada hal-hal
yang penting.
3. Belajar mengatakan tidak
Suatu hal yang sering diabaikan oleh seorang pemimpin berhubungan dengan budaya
adalah sangat sulit untuk mengatakan tidak pada sesuatu yang menurutnya sebenarnya
kurang penting atau perlu diabaikan. Seorang selalu mempunyai prioritas hal penting
yang harus dikerjakan orang lain. Manajer keperawatan harus mampu menjaring hal yang
penting dari hal kurang atau tidak penting, mengetahui dengan baik tugas yang
memberikan hasil rendah yang harus dikerjakan staf-nya, mengatakan ”ya” pada pilihan
pertama dan mengatakan ”tidak” pada pilihan kedua.
Untuk mengefisiensi pemanfaatan waktu, seorang perawat manajer harus mampu
mengatasi persoalan berhubungan dengan kebiasaan yang sulit menolak. Seorang manajer
keperawatan yang telah terlatih dengan sifat kepemimpinanpun sering melakukan
aktifitas selama waktu kerja dengan hasil yang tidak produktif, disamping mebgabaikan
perencanaan waktu. Ketika perencanaan waktu terabaikan, sering menimbulkan kepelikan
sampai menimbulkan tambahan waktu untuk menyelesaikan sesuatu yang tidak harus
terjadi. Manajer yang murah hati serring mendapat kesulitan dalam menolak permintaan
yang masuk akal dari seorang rekan kerja, meskipun dengan konsekuensi menghambat
tujuan yang telah ditetapkan.
Bagaimanapun dalam kondisi berikut ini seorang manajer harus untuk melakukan
tanggung jawab melakukan aktifitas yang bukan kegiatannya:
4. Ketika kegiatan tersebut tidak membantu kegiatan atau tanggung jawab profesional
manajer tersebut.
5. Ketika kegiatan tersebut memerlukan waktu dan kemampuan yang tisdak dimiliki
manajer tersebut.
6. Ketika kegiatan tesebut tidak disukai atau tidak menarik minat manajer tersebut.
7. Ketika dengan melakukan kegiatan tersebut akan mencegah manajer dalam kegiatan yang
lebih memiliki daya tarik atau bermanfaat.
Untuk menghindari perasaan bersalah dan mencegah akibat yang tidak diinginkan dari
penolakan pada rekan klerja yang meminta bantuan, maka seorang manajer harus belajar
untuk berkata ”tidak” dengan tegas dan penuh bijaksana. Cara yang paling efektif untuk
menolak sebuah tugas yang tidak diinginkan adalah berkata ”tidak” dengan jelas sambil
menatap langsung kepada yangf meminta dengan ekspresi wajah yang tenang. Cara
terbaik adalah tidak merubah jawaban dengan memberikan alasan bagi penolakannya.

8. Mencatat bagaimana waktu digunakan

Dengan memakai ”lembar kerja analisa waktu” manajer / pengelola pelayanan
keperawatan dan staf-nya dapat bersama-sama mencatat bagaimana waktu digunakan,
yang merupakan suatu cara untuk menentukan bagaimana waktu digunakan, kemana saja
waktu banyak hilang / terbuang, yang pada akhirnya dapat menimbulkan kesadaran akan
perilaku sendiri dan staf untuk mengatur waktu secara konkrit.

9. Pencanaan penggunaan waktu

Manajer / pengelola pelayanan keperawatan dapat melakukan perencanaan waktu untuk
unitnya dengan cara membuat daftar tanggung-jawab staf, memilih prioritas kerja,
menjadwalkan penyelesaiannya, membuat daftar kerja yang harus dilakukan harian,
mingguan dan bulanan.

10. Membuat Program Blok Waktu(La-Monica)

11. Mengenali waktu utama dari diri sendiri

Dalam kehidupan kebanyakan orang mempunyai bagian tertentu dalam harinya yang
disebut dengan ”waktu utama”. Demikian juga di unit-unit pelayanan keperawatan,
”waktu utama” daripada perawat sangat penting diperhatikan dan harus dilindungi agar
tidak terganggu, sehingga selama periode waktu tersebut mereka dapat menyelesaikan
tugasnya dengan baik.
12. Mengatur ruang kerja
Pengaturan ruang kerja sangat penting dilakukan oleh seorang manajer / pengelola
pelayanan keperawatan baik bagi diri maupun staf-nya, sehingga ruangan kerja yang
nyaman dapat membuat hidup lebih mudah dan dapat menyenangkan, dan waktu serta
energi tidak terbuang.

13. Mengatur pertemuan

Rapat / pertemuan baik pada tingkat antara manajer maupun manajer dengan staf adalah
hal yang wajar dalam suatu organisasi. Namun agar kegiatan tersebut tidak membuang-
buang waktu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pelaksana maupun peserta
rapat / pertemuan yaitu :
14. Memulai pertemuan / rapat tepat waktu
15. Membuat agenda rapat dan membagikannya sebelum pertemuan dimulai
16. Hanya mereka yang diperlukan yang dapat menghadiri rapat / pertemuan
17. Mengumpulkan informasi dan meringkasnya selama pertemuan
18. Tepati agenda rapat, hindari pembahasan yang menyimpang agenda rapat
19. Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu, atur pertemuan sedemikian rupa sehingga
semua agenda dapat dibicarakan dan tujuan tercapai
20. Atur lingkungan yang nyaman tetapi tidak harus mewah sehingga peserta rapat akan lebih
betah berada di ruang pertemuan
21. Hal-hal yang hanya memerlukan komunikasi 2 (dua) arah tidak perlu dikomunikasikan
secara verbal karena akan menyita waktu, hasil rapat sebaiknya diketik dan dibagikan
pada peserta rapat
22. Rapat / pertemuan harus berakhir tepat waktu.

23. Memo-Itis (La-Monica)

24. Mengatur orang

Seorang pengelola pelayanan keperawatan tidak akan cukup waktu untuk mengerjakan
semua pekerjaan di unit kerjanya, agar semua tugas dapat terselesaikan maka manajer
 perlu melakukan pendelegasian tugas kepada bawahannya dan menerapkan gaya
kepemimpinan yang sesuai.

25. Melompati Perangkap Waktu (La-Monica)

26. Menghindari penyita waktu

Dibawah ini akan dipaparkan tabel tentang hal-hal penyita waktu yang paling banyak
ditemukan, penyebab, serta solusi menanganinya. (lihat tabrel 8)
Dalam mengorganisir sumber daya, sering kepala bidang keperawatan mengalami kesulitan
dalam mengatur dan mengendalikan waktu. Banyak waktu pengelola dihabiskan untuk
orang lain. Oleh karena itu perlu pengontrolan waktu sehingga dapat digunakan lebih efektif.

27. Penjadualan
Pemanfaatan waktu yang efektif dapat diatur dengan beberapa hal seperti dengan
membuat daftar hal-hal yang akan dikerjakan hari ini. Dengan melakukan penjadualan
hari libur dan istirahat setiap bulannya dengan mengikuti kegiatan social dan profesinya
tanpa mengganggu kegiatan dalam pekerjaannya.
Penentuan pola dinas dan libur untuk karyawan pada suatu bangsal atau unit tertentu.
Pertimbangan pimpinan dalam penjadualan :
28. Berapa lama jadual disiapkan ?
29. Hari apa kalender penjadualan mulai ?
30. Hari libur mingguan dapat dipecah/beruntun.
31. Waktu kerja maksimum dan minimum ?
32. Berapa lama waktu untuk mengajukan libur mingguan/cuti ?
33. Berapa lama sebelumnya jadual dapat dilihat oleh staf ?
34. Berapa lama penggantian/rotasi shift ?
35. Apakah ada tenaga ekstra (part time) ?
36. Bagaimana penjadualan yang disusun secara sentralisasi oleh Karu, supervisor, kepala
instalasi rawat nginap ?
37. Bagaimana menciptakan komunikasi terbuka antara staf ?
 38. Rangkuman semua materi pembahasan.

39. Tes formatif untuk semua materi pembahasan

La Monica, E.L. (1998). Kepemimpinan dan Manajemen Keperawatan, Pendekatan Berdasarkan

Pengalaman. Jakarta: EGC Penerbit buku kedokteran

Gillies, Dee. Ann. (1996). Manajemen Keperawatan, Suatu Pendekatan system. Edisi kedua,
W.B. Sounders.