1.

PERENCANAAN MANAJEMEN
Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi. Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang
berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan
tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal.
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama
anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah
merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu.
Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang
baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsurunsur
perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada
sebabnya rindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan,
keempat kapa tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan
tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik.
Sifat rencana yang baik yakni :
a. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang
menerima sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
b. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang
seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan
diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu
walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
c. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.
d. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi
kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
e. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada
dalam organisasi.

Perencanaan juga dapat memiliki kandungan arti yang berbeda berdasarkan

konteksnya. Griffin (2006) merangkum beberapa pengertian kontekstual dari pengertian
perencanaan atau planning tersebut menjadi sebagai berikut:
a. Proses.
Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan
berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang ditentukan. Dalam hal ini kegiatan dalam
perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
b. Penetapan tujuan dan sasaran.
Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuannya
secara khusus ataupun umum, tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
c. Pemilihan tindakan.
Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif
ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
d. Mengkaji cara terbaik.
Walaupun pilihan tindakan sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif
kalau dilakukan dengan cara kurang baik. Sebaliknya, sesuatu yang baik apabila

1
 dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
e. Tujuan
Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi.
Keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik
kualitatif maupun kuantitatif.

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan,

terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap
kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan
dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan
mengerjakannya. Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya
melalui empat tahap sebagai berikut :
a. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
b. Merumuskan keadaan saat ini
c. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
d. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

2. UNSUR – UNSUR PERENCANAAN

Pada dasarnya perencanaan adalah kebutuhan untuk memberikan jawaban atas
pertanyaan- pertanyaan apa (what) siapa (Who) kapan (When) di mana (Where) mengapa
(why) dan bagaimana (How). Dalam kaitannya dengan planning atau perencanaan,
berbagai pertanyaan tersebut disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Berikut adalah
penjelasan dari masing-masing unsur perencanaan:
a. What : tindakan apa yang harus dikerjakan? Dalam hal ini haruslah dijelaskan dan
diperinci aktivitas yang diperlukan, faktor-faktor yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan tersebut agar tujuan yang dimaksud dapat tercapai.
b. Why : apa sebabnya tindakan itu dikerjakan? Di sini perlu diperlukan penjelasan dan
ketegasan mengapa kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan itu harus
dicapai.
c. Where : di mana tindakan itu harus dilaksanakan? Dalam planning harus memuat di
mana lokasi kegiatan tersebut akan diselesaikan. Hal ini diperlukan untuk
menyediakan sarana dan fasilitas untuk mengerjakan kegiatan tersebut.
d. When : kapan tindakan itu harus dilaksanakan? Hal ini diperlukan adanya jadwal
waktu dan kapan dimulainya kegiatan hingga berakhirnya kegiatan tersebut.
e. Who : siapa yang harus melakukan tindakan itu? Dalam planning harus memuat
tentang para pekerja yang mengerjakan kegiatan tersebut. Di samping itu juga
diperlukan kejelasan wewenang dan tanggung jawab para pekerja.
f. How : bagaimana cara melaksanakan tindakan itu? Dalam planning harus dijelaskan
teknik, metode, dan sistem mengerjakan pekerjaan yang dimaksud

3. ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang
dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuan-tujuan di waktu yang
akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Ada
dua alasan dasar perlunya perencanaan :
a. Untuk mencapai“protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
b. Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi.

2
4. BEBERAPA MANFAAT PERENCANAAN YAKNI:
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
b. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
c. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
d. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
e. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
f. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
g. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
h. Menghemat waktu, usaha, dan dana

5. BEBERAPA KELEMAHAN PERENCANAAN ADALAH :

a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
nyata
b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
c. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi
d. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah
pada saat masalah tersebut terjadi
e. Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

6. MACAM-MACAM PERENCANAAN
Macam-macam perencanaan dalam pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Perencanaan Organisasi, Perencanaan ini terdiri dari:
1. Perencanaan Strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan
strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari
keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
2. Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis,
dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana
strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas
dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka
waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata
3. Perencanaan operasional
Perencanaan operasional adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan
rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer
ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka
pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional
berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas.
b. Perencanaan Kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi
(contingency planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu
rencana tindakan secara tidak terduga tergganggu atau dianggap tidak sesuai
lagi.Contingency plan juga dapat diartikan sebagai tindakan alternatif yang disiapkan
ketika rencana utama tidak berjalan dengan baik. Dalam konteks bisnis, perusahaan
perlu menyiapkan beberapa rencana supaya tujuan tetap bisa tercapai.

3
 7. PENDEKATAN PERENCANAAN
Pendekatan Perencanaan adalah sudut pandang yang kita gunakan dalam proses
penetapan tujuan dan unsur perencanaan lainnya agar perencanaan tersebut dapat dicapai
secara efektif dan efisien. Adapun beberapa macam pendekatan perencanaan adalah
sebagai berikut.
a. Bottom Up Approach.
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menyerap data dan informasi dari struktur
paling bawah organisasi kemudian dirumuskan oleh pimpinan menjadi sebuah
rencana utuh. Pendekatan ini menaruh perhatian khusus kepada para anggota
organisasi yang lebih banyak mengetahui kondisi kerja di lapangan.
b. Top Down Approach.
Pada perencanaan top-down, top manager akan menentukan tujuan secara luas dan
mendelegasikan manajer tingkat bawah untuk menyusun rencana dengan batasan
tersebut. Pendekatan Ini adalah kebalikan dari Bottom up approach, yaitu pimpinan
organisasi yang terlebih dulu merumuskan rencana kemudian dipaparkan kepada
anggota di bawah kepemimpinannya.
c. Interactive Approach.
Kondisi interactive approach ini adalah penyusunan rencana yang dilakukan secara
bersamaan oleh pimpinan dan anggota organisasi. Mereka duduk bersama dalam satu
forum untuk membahas secara rinci rumusan rencana yang akan ditetapkan. Namun
pada organisasi besar, pendekatan ini dilakukan dengan cara menetapkan perwakilan
dari anggota yang representatif untuk merumuskan rencana bersama pimpinan.
d. Dual–Level Approach.
Maksud dari pendekatan ini adalah pimpinan dan anggota menyusun rumusan rencana
mereka masing-masing kemudian disatukan menjadi rencana utuh. Pimpinan akan
menyusun rencananya sendiri, begitu juga dengan anggota. Mereka akan bertemu pada
satu forum untuk menyatukan rumusan perencanaan. Pendekatan ini cenderung
berisiko benturan pemikiran antara pimpinan dan anggota.
e. Perencanaan Inside–Out Dan Perencanaan Outside–In.
Perencanaan inside-out ialah perencanaan yang berfokus ke hal yang sudah dilakukan,
tetapi dengan terus berupaya untuk melakukan hal terbaik. Tujuannya ialah
meningkatkan efektivitas organisasi dan mengoptimalisasikan pemanfaatan sumber
daya. Di lain sisi, perencanaan outside- in berupaya menganalisis lingkungan eksternal
dan menyusun rencana pengeksplorasian peluang dan minimalisasi masalah.
f. Perencanaan Situasional/Contingency.
Perencanaan contingency mencakup perencanaan alternatif yang menimbulkan
pengimplementasian yang pada saat perencanaan awal menjadi tidak sesuai karena
adanya perubahan kondisi. Fokus utamanya ialah menentukan sedini mungkin
berbagai perubahan yang mungkin terjadi di peristiwa mendatang yang bisa
berdampak bagi pelaksanaan perencanaan. Pendekatan ini berupaya untuk senantiasa
melakukan penyesuaian terhadap perubahan lingkungan internal dan eksternal. Dalam
hal ini, perencanaan yang efektif ialah perencanaan yangsesuai dengan situasi yang
dihadapi organisasi.

DAFTAR PUSTAKA :
Griffin, R. 2006. Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall
M. Herujito, Yayat. 2006. Dasar-dasar Manajemen, Jakarta: PT. Grasindo