Umi Amalia, SE, M.

Kom 2022

PRAKTIK SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM

PENYUSUNAN RENCANA KERJA DALAM TIM

A. Pendahuluan
Perencanaan merupakan aktivitas kunci (key activity) dalam segala
kegiatan dan usaha mewujudkan suatu tujuan. Tak seorang pun terhindar
dari keharusan membuat perencanaan, karena tak sepenuhnya disadari
sebenarnya setiap saat kita berada dalam pusaran rencana. Setiap orang
dalam kehidupannya pasti memiliki harapan, cita-cita dan tujuan, untuk
mewujudkannya memerlukan serangkaian rencana pencapaian.
Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada
masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-
tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Perencanaan bersifat kompleks manakala melibatkan sejumlah orang
dalam sebuah organisasi. Hal ini berkaitan dengan tujuan organisasi yang
harus sejalan dengan tujuan individu yang terlibat namun tidak sepenuhnya
memiliki kesamaan, pelibatan beragam sumber daya organisasi, dan target
waktu target pencapaian yang umumnya tegas.
Setiap kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan perlu perencanaan yang
matang sesuai dengan tujuannya. Hal tersebut disesuaikan menurut bidang-
bidang yang akan dicapai. Tujuan perencanaan adalah sebagai berikut:
a. Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifiasi dan merekam
perubahan (a way to anticipate and offset change).
b. Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-
administrator maupun non-administrator.
c. Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil
tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-
aktivitas.
Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan
digunakan untuk memudahkan pengawasan.
Secara umum, sesuai tujuannya, setelah mempelajari modul ini
diharapkan Mahasiswa mampu menjelaskan rencana kerja yang telah
disiapkan dalam tim dan secara khusus mampu membentuk kelompok/ tim
untuk membuat Perencanaan dan pengembangan suatu organisasi
Laboratorium Klinik.
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

B. Penyajian Materi
Perencanaan (Planning) harus merupakan kegiatan pertama dari seluruh proses
manajemen (primary activity). Seperti yang telah kita ketahui, perencanaan
merupakan syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik.
Planning di sini memberikan pedoman, pegangan dan arah, di mana hal tersebut
selalu menjadi kegiatan pertama untuk dilakukan. Perencanaan harus mencakup
seluruh kegiatan perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan, yaitu organizing,
actuating, controlling dan evaluation. Perencanaan harus mudah disempurnakan,
diperbaiki, atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang sewaktu-waktu
berubah. Selain itu, perencanaan harus mempunyai strategi untuk dapat diterima
oleh semua pihak, agar dapat terlaksana sebagaimana mestinya.

1. TIPE PERENCANAAN
Perencanaan dapat dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) tipe perencanaan, yaitu:
 Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5
tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah
organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai
rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas,
dan langkah yang diperlukan untuk mencapai
tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen
puncak. Contoh Rencana strategis, untuk menentukan visi, misi
organisasi, menetapkan sasaran, program kerja untuk mencapai tujuan
organisasi.
 Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk
melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini
mempunyai jangka waktu yang lebih pendek (1 – 5 tahun) dibandingkan
dengan rencana strategis. Perencanaan taktis biasanya di buat oleh
manajemen puncak dan manajemen menengah. Tujuan taktis biasanya
diturunkan dari tujuan strategis. Sebagai contoh, suatu perusahaan
mempunyai rencana strategis menstabilkan suplai bahan baku. Rencana
taktis kemudian dikembangkan melalui pembelian bahan baku
dari perusahaan pensuplai bahan baku.
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

 Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai
fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1
tahun), merinci detail pelaksanaan rencana strategis dan melibatkan
manajemen tingkat bawah. Ada 3 (tiga) jenis rencana operasional:
- Rencana Tunggal (sekali pakai).
Rencana tunggal/ single use plan adalah rencana yang dilakukan sekali
pakai, sebagai contoh rencana penambahan alat laboratorium baru,
rencana penambahan parameter pemeriksaan laboratorium, rencana
penambahan pegawai baru, dan lain – lain.
- Rencana Baku (Standing)
Rencana standing adalah rencana yang bisa dipakai berulang-ulang.
Rencana standing bisa menghemat waktu dan tenaga karena rencana
ini bisa diterapkan pada situasi yang sama
- Rencana Situasional
Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan
alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan
situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak
berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat
dilaksanakan.

2. TAHAPAN DASAR PERENCANAAN

Gambar 1. Bagan 4 tahap dasar perencanaan

 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

Empat Tahap Dasar Perencanaan (Planning):

Tahap Pertama,
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan
keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau
kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif
Tahap Kedua,
Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi organisasi sekarang
dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia
untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena
tujuan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan
organisasi saat ini di analisa, rencana dapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan
informasi terutama data keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui
komunikasi dalam organisasi.
Tahap Ketiga,
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan
kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diindentifikasikan untuk
mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu
perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat
membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan
masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,
masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu
mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap Keempat,
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi
pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) di antara alternatif yang ada. Setelah mengidentifikasikan
kemudahan dan hambatan maka organisasi mengembangkan rencana yang
telah ada guna untuk pencapaian tujuan seperti apa yang diinginkan.
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

3. KONSEP “5W1H” DAN “SMART”

Perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan dasar (5W+1H) dalam bidang

perencanaan menurut George R. Terry berikut:

 WHAT ( Tindakan apa yang harus dikerjakan ?)

Apa? merumuskan apa yang menjadi tujuan/target yang ingin dicapai oleh
organisasi/perusahaan.
Hal ini haruslah dijelaskan dan diperinci aktivitas yang diperlukan, faktor-
faktor yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
tersebut supaya tujuan dapat tercapai
 WHY (Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ? )
Mengapa? merumuskan alasan-alasan yang melatrabelakangi mengapa
kegiatan atau program itu dilaksanakan atau untuk apa kegiatan itu
dilaksanakan.
Di sini diperlukan penjelasan dan ketegasan mengapa kegiatan itu harus
dikerjakan dan mengapa tujuan itu harus dicapai
 WHERE ( Dimanakah tindakan itu dilaksanakan? )
Dimana? Perencanaan harus memuat di mana lokasi pekerjaan itu akan
diselesaikan. Hal ini diperlukan untuk menyediakan sarana dan fasilitas
untuk mengerjakan pekerjaan itu.
 WHEN ( Kapankah tindakan itu dilaksanakan ? )
Kapan? merumuskan jangka waktu atau kapan kegiatan / program harus
dilaksanakan.
Diperlukan adanya jadwal waktu dan kapan dimulainya pekerjaan sampai
berakhirnya pekerjaan itu.
 WHO ( Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu? )
Siapa? merumuskan personil yang bertanggung jawab atas pencapaian
target dan sasaran organisasi.
Perencanaan harus dimuat tentang para pekerja yang mengerjakan
pekerjaan itu. Di samping itu juga diperlukan kejelasan wewenang dan
tanggung jawab para petugas.
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

 HOW ( Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

Bagaimana? merumuskan strategi atau cara dan prosedur bagaimana
kegiatan itu dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efesien.
Perencanaan harus dijelaskan teknik, metode dan sistem mengerjakan
pekerjaan yang dimaksud.
Sumber daya pendukung? merumuskan sumber daya apa saja yang
diperlukan agar kegiatan-kegiatan pencapain tujuan dapat berjalan dengan
sebagaimana mestinya.

Syarat-Syarat perencanaan yang baik :

Jelas, Bermanfaat, Sederhana, Sistematik dan Ilmiah

Dapat diukur, Obyektif

Dapat dcapai, Logis, Masuk akal, Fleksibel

Realistik, faktual

Waktu Terjadwal, Waktu Tertentu

Gambar 2. Syarat Perencanaan yang baik ( SMART )

4. MANFAAT DAN KELEMAHAN PERENCANAAN

Manfaat Perencanaan :
 Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan
 Membantu kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama
 Memungkinkann manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas
 Membantu penempatan tanggungjawab lebih cepat
 Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi
 Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi
 Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
 Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
 Menghemat waktu, usaha dan dana
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

Kelemahan Perencanaan :
 Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada
kontribusi yang nyata
 Cenderung menunda kegiatan
 Terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
 Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi
individual
 Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

5. JENIS-JENIS RENCANA KERJA

Perencanaan mencakup banyak variasi antara lain:
 Visi dan Misi
Visi adalah arahan masa depan perusahaan, menunjukkan kemana
perusahaan akan menuju. Berupa Ketentuan tertulis mengenai gambaran
keadaan masa depan yang diinginkan oleh Laboratorium Klinik tersebut.
Ketentuan tersebut dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan dengan kurun waktu
tertentu.
Sedangkan Misi adalah upaya – upaya untuk mencapai visi atau upaya-upaya
yang harus dilakukan agar visi yang diinginkan terlaksana dengan hasil baik.
 Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir dimana aktivitas atau kegiatan organisasi
diarahkan atau ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling
dasar. Suatu organisasi secara keseluruhan mempunyai suatu tujuan,
kemudian bagian-bagian dalam organisasi tersebut juga mempunyai tujuan
masing-masing, akan tetapi tujuan dari masing-masing bagian tersebut harus
menyumbang atau mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan.
 Strategi
Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi
melalui alternatif pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber
daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
 Kebijakan
Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu
mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya cara berfikirnya bukan
aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis.
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

 Prosedur
Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan
suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan,
bukannya mengarahkan cara berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail
bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan.
 Aturan
Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan harus
dilakukan, atau tidak dilakukan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu
yang spesifik dikerjakan, atau tidak dikerjakan, tergantung situasi yang
dihadapi. Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan
tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu.
 Program
Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan,
kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah-langkah yang harus
dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus diakukan
berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran
dipakai untuk mendukung program.
 Anggaran
Anggaran adalah merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka.
Anggaran disamping merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat
pengendalian.
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

C. Pelaksanaan Praktikum/Unjuk Kerja

1. Alat dan Bahan
Alat : Laptop dan LCD
Bahan : Contoh – contoh rencana kerja tim di organisasi laboratorium
2. Langkah Kerja :
- Penyusunan dan Penentuan Nama Kelompok/ Tim
Penyusunan kelompok / tim maksimal 5 orang. Pilih 1 (satu) nama tim
yang menjelaskan filsafat yang dianut tim/ kelompok dalam kegiatan
praktek organisasi.
- Diskusi rencana kerja laboratorium yang akan dipilih
- Menyiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan
- Pelajari dan Diskusi hasil rencana kerja yang sudah dibuat
- Membuat bahan presentasi
- Presentasi rencana kerja tim di kelas
- Diskusi kelas dan tanya jawab

3. Hasil Unjuk Kerja

Hasil Unjuk Kerja dipresentasikan dalam kelas yang terdiri dari :
- Presentasi Nama Tim
- Presentasi Rencana Kerja Tim
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

4. Deskripsi dan Simpulan Kegiatan Praktikum

Lembar penilaian Presentasi
Judul Presentasi :________________________________________
Tanggal presentasi :________________________________________
Nama kelompok : ______________________________________
NILAI NILAI X
NO KRITERIA EVALUASI BOBOT KET
1 2 3 4 BOBOT
1 Penyaji menyiapkan presentasi 15
secara lengkap
2 Penyaji menjelaskan tujuan 5
presentasi secara jelas
3 Pengaturan alokasi waktu 5
dengan tepat
4 Pemakaian audiovisual dan 10
materi presentasi yang
digunakan jelas
5 Penyaji menguasai materi 10
penyajian
6 Penyaji mencakup esensi dari 20
presentasi
5W1H & SMART
7 Penyaji mampu menjawab 15
pertanyaan dengan benar
8 Distribusi pertanyaan merata 10
pada semua anggota kelompok
9 Waktu bertanya dan diskusi 5
cukup
10 Kesimpulan hasil diskusi 5
menyangkut hal-hal yang
dibahas
Jumlah 100 A

NILAI AKHIR = a/100

1=Belum mampu membuat dan menjelaskan rencana kerja tim
2=Membuat rencana kerja tim masih perlu bimbingan/ pengawasan
3=Sudah mampu membuat rencana kerja tetapi masih memerlukan perbaikan
4=Mampu membuat dan menjelaskan rencana kerja tim dengan baik
 Umi Amalia, SE, M.Kom 2022

D. Rangkuman

Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data, dan
keterangan kongkret.
Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran,
imajinasi, dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-
tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu
kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang
sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta
bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui
serangkaian rumusan rencana kerja/ kegiatan tertentu.

E. Latihan/Tugas

• Buatlah Salah Satu Jenis Rencana Yang Berhubungan Dengan Organisasi

Pelayanan Kesehatan ( Laboratorium Klinik)
• Tahapan perencanaan meliputi 5W1H & SMART
• Perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan, yaitu organizing, actuating,
controlling dan evaluation (OACE)
• Waktu : 1 minggu
• Tugas Kelompok