Pengantar

Manajemen
&Bisnis
Fungsi Perencanaan

Fakultas : Binis & Ilmu Sosial

Program studi : Akuntansi

Tatap Muka

Kode Matakuliah : 12213303

Disusun oleh : Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

1
Tujuan Instruksional Khusus

Pembahasan Sub-CPMK (Rancangan Kemampuan Akhir)

Diharapkan mahasiswa mampu mengidentifikasi dan menjelaskan elemen-elemen
perencanaan yang meliputi proses perencanaan dan proses yang sangat
berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dan
konsep perencanaan dan pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari
berbagai jenis

Ringkasan Materi
Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundmental) manajemen, karena
organizing, staffing, directing, dan controlling ,pun harus terlebih dahulu
direncanakan. Agar risiko yang ditanggung itu relatif kecil,

Dasar Referensi Utama: Lihat di Halaman Belakang!.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

2
Pengertian dan Arti Penting Perencanaan
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru,
program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan
(planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan
menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus
menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan
proses-proses perencanaan.

Pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen perencanaan yang

meliputi proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan
konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan
perencanaan dari berbagai jenis.

Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundmental) manajemen, karena

organizing, staffing, directing, dan controlling ,pun harus terlebih dahulu
direncanakan. Agar risiko yang ditanggung itu relatif kecil, hendaknya semua
kegiatan, tindakan dan kebijakan direncanakan terlebih dahulu. Perencanaan
merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan keputusan

selanjutnya tentang apa yang harus dilakukan, kapan dilakukan, bagaimana
dan siapa yang melakukan. Kebutuhan perencanaan meningkat sesuai dengan
tingkatan manajemen dalam organisasi. Dan fleksibilitas perencanaan perlu
dipertimbangkan agar perencanaan tersebut mampu menyesuaikan diri dengan
situasi dan kondisi lingkungan yang berubah secara dinamis.

Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi

tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan
tersebut. Dengan adanya rencana, maka memungkinkan :
1. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2. Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang
konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur yang ada.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

3
3. Kemajuan dapat terus dimonitoring dan diukur, sehingga tindakan korektif
dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Sifat perencanaan
Menurut Friedman dalam bukunya Planning in The Public Domain, 1987. Ada
berbagai sifat perencanaan tergantung dari cara melihat atau pendekatannya.
1. Dari segi ruang lingkup tujuan dan sasarannya, perencanaan dapat bersifat
internasional, sektoral, dan khusus perencanaan juga dapat berupa
perencanaan agregatif atau komprehensif, dan parsial.
2. Dalam jangkauan dan hirarkinya ada perencanaan tingkat pusat dan tingkat
daerah.
3. Dari jangka waktunya, perencanan dapat bersifat jangka panjang, jangka
menengah atau jangka pendek. Dilihat dari arus informasi, perencanaan dapat
bersifat dari atas ke bawah (top down), dari bawah ke atas (bottom up), atau
kedua-duanya. Dari segi ketepatan dan keluwesan proyeksi kedepannya,
perencanaan dapat indikatif atau prespektif. Berdasarkan sistem politiknya,
perencanaan dapat bersifat alokatif, inovatif, dan redikal.

Tujuan perencanaan adalah untuk memperoleh :

1. Protective benefit : dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terkajinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Positive benefit : bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

PROSES PERENCANAAN
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan,
terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap
kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang
akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa
yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin
meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu
mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi.
Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu
perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

4
organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama
untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang

tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus
manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian
pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada
umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan
jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para
manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
dalam pola perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (2003) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui
empat tahap sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Terdapat tiga tipe utama rencana, yaitu :

1. Rencana strategik (strategic plans) : perencanaan jangka panjang yang
merflesikan pengalokasian sumber daya, prioritas-prioritas perusahaan dengan
mempertimbangkan semua kekuatan dan kelemahan serta tahapan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.
2. Rencana taktis (tactical plans) : bentuk penjabaran dari rencana strategik.
Perencanaan ini meliputi unit-unit kegiatan dalam perusahaan, misal :
pemasaran, produksi dan lain-lain.
3. Rencana operasional (operational plans) : merupakan kinerja harian dari
bidang-bidang di perusahaan, biasanya dilakukan oleh lower manager.

Jenis - jenis rencana dapat dipisahkan menjadi delapan bentuk, yaitu :

1. Tujuan (objective), tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya
agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. harus
wajar, rasional, ideal, dan cukup menantang untuk diperjuangkan dan dapat
dicapai oleh orang banyak. tujuan harus tetapkan, supaya perencanaan itu
tidak mengambang.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

5
2. Kebijakan (policy), adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan
berpikir dan arah dalam pengambilan keputusan.
3. Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan
rangkaian itu harus dilaksanakan
4. Rule adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan
dan harus ditaati
5. Program adalah satu rencana pada dasarnya telah menggambarkan rencana
yang konkret
6. Budget (anggaran) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan
dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang
7. Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan
berhubungan dengan prosedur

8. Strategi (siasat), juga termasuk jenis rencana, karena akan menentukan

tindakan-tindakan pada masa datang untuk mencapai tujuan yang diinginkan

Syarat dan Pendekatan Perencanaan

Syarat-syarat perencanaan :
1. Realistis praktis dan terarah dimana idealisme takluk kepada rasio dan rasio
pada pengalaman.
2. Disusun oleh ahli dalam perencanaan yang sangat faham tujuan utama
perusahaan.
3. Dapat dilaksanakan oleh manajemen tingkat atas, menengah dan bawah
secara serempak.

Ada juga berpendapat perencanaan :

1. Harus mempermudah tercapainya tujuan.
2. Harus dibuat orang yang memahami tujuan organisasi dan orang yang
mendalami teknik perencanaan
3. Harus disertai rincian yang teliti
4. Harus sesaui dengan pemikiran pelaksanaan
5. Harus sederhana, luwes, pragmatis
6. Didalamnya ada tempat pengambilan resiko
7. Harus merupakan forecasting

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

6
Pendekatan-pendekatan perencanaan :
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan
mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini
meningkatkan efektivitas organisasi. Perencanaan outside-in: dari analisa
lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi
kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua
perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer di bawah manajer
puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan
manajer puncak. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan
pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur
melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya
komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan:
bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang
terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
Perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini
meliputi penentuan alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan
seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan
keadaan. Kunci : prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat
pada perencanaan yang sedang dijalankan.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

7
Tahapan Perencanaan
Pada dasarnya kegiatan perencanaan melalui 4 tahapan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan/serangkaian tujuan, tanpa rumusan tujuan organisasi yang
jelas maka penggunaan sumberdaya organisasi tidak akan efektif.
2. Merumuskan keadaan saat ini, gunanya untuk rencana dan tujuan dimasa
yang akan datang. Informasi yang diperlukan terutama informasi keuangan dan
data statistik yang diperoleh dari komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan hambatan. Gunanya untuk
mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya. Untuk itu perlu
juga diketahui faktor-faktor lingkungan ekstern dan intern yang dapat
membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan
masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan
kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi dimasa datang adalah
bagian terpenting dalam proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan.

Gambar : Tahapan Perencanaan

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

8
Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.
9
Hambatan Perencanaan Efektif
Terdapat dua jenis hambatan pengembangan rencana efektif, yaitu :
1. Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan
rencana untuk pencapaian tujuan.
a. Kurangnya pengetahuan tentang organisasi.
b. Kurangnya pengetahuan tentang lingkungan.
c. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.
d. Kesulitan perencanaan kegiatan operasi yang tidak berulang.
e. Memerlukan banyak biaya.
f. Takut gagal.
g. Kurang percaya diri.
h. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
2. Keengganan para anggota organisasi menerima perencanaan dan
rencana-rencana karena perubahan yang akan ditimbulkannya,
alasan-alasannya adalah :
a. Bertentangan dengan kepentingan mereka, menghilangkan/ mengurangi
balas jasa atau kekuatan mereka seperti kekuasaan, karier atau gengsi.
b. Membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang
disukai atau menghindari tugas yang tidak diinginkan atau mereka tidak
melihat nilai perubahan dari perencanaan.
c. Kebijakan baru yang meningkatkan beban kerja mereka, terutama bila
peningkatan beban kerja tersebut tidak sesuai dengan balas jasa yang
mereka terima.

Management By Objectives

Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran

diperkenalkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya The Practice of
Management. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang
dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil
pelaksanaannya. Kunci MBO adalah MBO merupakan proses partisipasi atau peran

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

10
serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota staf pada setiap
tingkat organisasi.

Peter Drucker membandingkan Management by Objectives dengan Management by

Drives (Manajemen berdasarkan dorongan). Contoh manajemen berdasarkan
dorongan adalah tanggapan organisasi terhadap tekanan keuangan atau pasar yang
baru dengan “dorongan penghematan” (economy drive) atau dorongan produksi
(production drive). Dalam praktek manajemen berdasarkan dorongan ini
menghasilkan suatu perbaikan yang hanya bersifat sementara. Sedangkan dalam
MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh-mana manajer menetapkan
dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam
perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting. Para
manajer harus menetapkan tujuan dan juga aktif terlibat dalam proses penetapan
tujuan.

Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting.
Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari
keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi
bagian-bagiannya.

Kekuatan MBO
Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah
sebagai berikut :
1. Memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang
diharapkan dari mereka
2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan
sasaran dan waktu yang ditargetkan
3. Meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan
4. Membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi
5. Membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu
pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan
untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan
sasaran organisasi.

Beberapa kelemahan dari program MBO adalah :

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

11
1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.
2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.
3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer
mungkin juga menimbulkan masalah.
4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, di mana ini membutuhkan
banyak waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan
tepat.

Membuat agar MBO efektif

1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi.
Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika
pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar
system itu tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.
2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus
memahami MBO tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur
dan keuntungan dari system MBO.
3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus
sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya
bersama-sama
4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada
para peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka.
Penetapan tujuan bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan
terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.

5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta
bawahan dalam penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian
kembali kekuasaan. Para manajer harus mau melepaskan pengendalian
langsung tertentu atas bawahannya dan mendorong bawahannya untuk
mengambil peranan lebih aktif dalam penetapan dan pencapaian tujuan
mereka sendiri.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

12
Pentingnya Perencanaan Strategi
Perencanaan strategis adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan
strategi, kebijakan dan program-program strategis yang diperlukan untuk tujuan
tersebut dan penetapan metode yang diperlukan guna menjamin bahwa strategi dan
kebijakan telah di implementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses
perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
Terdapat tiga alasan tentang pentingnya perencanaan strategis, yaitu :
1. Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi
perencanaan-perencanaan lainnya.
2. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman
bentuk perencanaan lainnya.
3. Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan
manajer dan organisasi.

Arti pentingnya perencanaan strategis adalah :

1. Perencanaan strategis menjadi sangat penting artinya bagi manajemen karena
dengan perencanaan strategis konsep organisasi menjadi lebih jelas.
2. Perkembangan lingkungan yang semakin pesat menambah pentingnya
perencanaan strategis, seperti :
a. Perubahan teknologi yang cepat.
b. Pertumbuhan kompleksitas kerja manajerial
c. Kompleksitas lingkungan eksternal yang semakin meningkat.
d. Tenggang waktu yang semakin lama antara keputusan sekarang dan
hasilnya di waktu yang akan datang.

Proses Perencanaan Strategik

Pendekatan perencanaan strategis biasa disebut manajemen strategis merupakan
penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan
implementasi strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

13
Proses perencanaan strategis meliputi sembilan langkah, yaitu :
1. Penentuan misi dan tujuan, merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer
puncak yang dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan oleh manajer yang
bersangkutan.
2. Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal
perusahaan dan kemampuan perusahaan.
3. Analisis lingkungan eksternal, untuk melihat bagaimana lingkungan eksternal
secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.

Nilai-nilai Tanggung jawab

manajemen sosial perusahaan

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

14
Gambar : Proses Perencanaan Strategis

4. Anilisis lingkungan internal perusahaan, untuk mengidentifikasi kekuatan dan

kelemahan strategis yang penting bagi perumusan strategi perusahaan.
5. Identifikasi peluang dan ancaman strategis, faktor yang mempengaruhi antara
lain : perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik,
atau perilaku konsumen/langganan.
6. Pembuatan keputusan strategis, mencakup identifikasi, penilaian, dan
pemilihan berbagai alternatif strategis.
7. Pengembangan strategi perusahaan, tujuan dan strategi umum diterjemahkan
dan diperinci menjadi strategi kebijakan, dan taktik (rencana, program dan
anggaran) operasional pada masing-masing bidang fungsional organisasi.
8. Implementasi strategis, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk
mengoperasikan strategi. Faktor-faktor kritis implementasi strategi adalah :
tugas, orang, struktur, teknologi dan sistem balas jasa.
9. Peninjauan kembali dan evaluasi, sering disebut “strategic control, terdapat dua
pertanyaan penting disini yaitu :
a. Apakah strategi yang di implementasikan sesuai dengan
rencana?
Apakah strategi dapat mencapai hasil-hasil yang diharapkan?

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

15
Soal Pertemuan Forum & Kuis

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

16
Daftar Pustaka
Griffin Ricky W – Ebert Roland J (2006) : Business, 8th Edition, Pearson Education
Inc., New Jersey.

Handoko, T. Hani. (2003) : Manajemen. Cetakan Kedelapanbelas. BPFE Yogyakarta,

Yogyakarta

Madura Jeff (2007) : Introduction to Business, 4th Edition, South Western College
Publishing, USA.

Nickels William G, - Mc Hugh Susan M (2008) : Understanding Business, 8th Edition,

Mc Graw-Hill/Irwin, New York.

Robbins S.P. and Coulter M., (2010) : Management, Pearson Education Inc. Prentice
Hall, New Jersey.

Stoner, James A.F. (2009) :Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga. Jakarta

Williams Chuck (2013) : Principles of Management, 7E, International Edition, Cengage

Learning,

Ir. Eddy S. Tumenggung, MM.

17