BAB III

PROSES
PERENCANAAN
EFEKTIF
 PERENCANAAN
 Perencanaan merupakan process of setting
abjectives and determining what should be done to
accomplishment (proses penetapan tujuan dan hal
yg sebaiknya dilakukan untuk mencapai tujuan
tersebut)
 Merencanakan pada dasarnya merupakan proses
penentuan kegiatan yang akan dilakukan dimasa
depan.
 Kegiatan ini bertujuan untuk mengatur berbagai
sumber daya agar hasil yg dicapai sesuai dengan
yang diharapkan.
 Hal ini berarti dalam proses perencanaan terdapat
upaya penggunaan SDM (human resources) dan
SDA (natural recources) dan sumber daya lainnya
untuk mencapai tujuan
 Definisi Perencanaan
 Menurut Roger A.Kauffman :perencanaan adalah proses penentuan
tujuan atau sasaran yang hendak dicapai /yang akan dicapai dan
menetapkan jalan serta sumber yg diperlukan untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
 Bateman dan Snell :perencanaan adalah menentukan tujuan yang
harus dicapai dan memutuskan tindakan prioritas yang diperlukan
untuk mencapai tujuan tersebut.
 Koontz :perencanaan sebagai suatu proses intelektual yang
menentukan secara sadar tindakan yang akan ditempuh dan
mendasarkan keputusan-keputusan pada tujuan yang hendak
dicapai, informasi yang tepat waktu dan dapat dipercaya, serta
memperhatikan perkiraan keadaan yang akan datang.

Sehingga bisa disimpulkan bahwa perencanaan merupakan proses menetapkan

kegiatan yang akan dilakukan dalam jangka waktu tertentu dengan memanfaatkan
sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
 Lanjutan :
 Dalam perencanaan, manajer memutuskan
apa yang harus dilakukan, kapan
melakukannya, bagaimana melakukannya,
dan siapa yang melakukannya.

 Perencanaan menghasilkan rencana.

Rencana mengidentifikasikan sumber daya
yang dibutuhkan, tugas dan tindakan yang
harus dilakukan, serta jadwal yang harus
diikuti.
 Proses Perencanaan
Proses perencanaan dilakukan melalui lima
langkah berikut ini:

1) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2) Merumuskan keadaan saat ini
3) Mengidentifikasi segala kemudahan dan
hambatan
4) Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk mencapai tujuan
5) Mengimplemantasikan rencana dan
mengevaluasi hasilnya.
 Alasan Perlunya Perencanaan

 Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari berkurangnya

kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
(menjaga agar tujuan-tujuan, sumber dan tekhnik/metode memiliki
relevansi yang tinggi dengan tuntutan masa depan sehingga mengurangi
resiko keputusan).

 Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya

keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.(produktifitas dapat
meningkat sejalan dengan dirumuskannya rencana yang komprehensif
dan tepat).
 pengawasan

Pengarahan

Pengorganisasian

Penyusunan
personalia

perencanaan

Perencanaan di hubungkan dangen fungsi

manajemen lainnya
Keterangan : Saling berhubungan, saling tergantung
dan berinteraksi

- Pengorganisasian dan struktur Personalia.

- Pengarahan
Pengawasan

Buku Hani Handoko Hal. 82-83

 Manfaat Proses Perencanaan
Perencanaan memberikan berbagai manfaat bagi manajer, antara lain:

 Meningkatkan fokus dan fleksibilitas

 Planning is result oriented, priority oriented, advantage oriented, and
change oriented.
 Ex: Suatu organisasi dengan titik fokus/perhatian yang baik dapat
mengetahui hal terbaik yang bisa dilakukan dan mengetahui cara
melayani mereka dengan baik.
 Mengembangkan orientasi kerja
 Meningkatkan koordinasi dan pengawasan
 Meningkatkan pengendalian.
 Meningkatkan kualitas manajemen waktu.
 Kemampuan membaca hal yang sedang terjadi dan memproyeksikan
kecenderungan hal yang akan terjadi. Sehingga perencanaan dapat menjadi alat
perubah yang memiliki tingkat validitas tinggi dengan resiko minimal.
 Manfaat Perencanaan
Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan
perubahan lingkungan
Membantu kristalisasi persesuaian dlm masalah-masalah
utama
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
Memudahkan koordinasi antar berbagai bagian
organisasi
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah
dipahami
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
Menghemat waktu, usaha dan dana.
 Tahap-Tahap Perencanaan

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian

tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan
hambatan
4. Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk mencapai
tujuan
 Kelemahan Perencanaan
Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan dalam praktik riilnya.
Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen
untuk berinisiatif dan berinovasi.
Terkadang hasil terbaik justru diperoleh dari
penyelesaian individual dan penanganan masalah
pada saat masalah tsb terjadi.
Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang
tidak konsisten.

Perencanaan jangan hanya disusun saja, namun

yang lebih penting adalah harus diimplementasikan.
 Hambatan Perencanaan

Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal

menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok /
satuan kerja mereka, yaitu :

1. Kurang Pengetahuan Tentang Organisasi.

2. Kurang Pengetahuan Tentang Lingkungan.
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
5. Biaya.
6. Takut Gagal.
7. Kurang Percaya Diri.
8. Ketidaksediaan.
 Jenis-jenis Perencanaan
Pengklasifikasian rencana didasarkan pada:

 Bidang fungsional,
Misal: rencana produksi, pemasaran, keuangan dan
personalia.
 Tingkatan organisasi,
Misal: rencana tk. perusahaan, tk. unit bisnis, dan tk.
fungsional.
 Karakteristik (sifat),
Misal: rencana kuantitatif vs kualitatif, terbuka vs
rahasia, kompleks vs sederhana, dll.
 Jangka waktu,
Misal: rencana jk,pendek, jk.menengah, jk.panjang.
 Rencana Strategik
Ada dua jenis rencana utama, yakni rencana strategik
dan rencana operasional.

Rencana Strategik (Strategic Plans)

Rencana strategik adalah rencana komprehensif yang
dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan
dalam jangka panjang.

Perencanaan strategik yang dilakukan oleh top

manajemen bertujuan mengimplementasikan misi
organisasi dan menentukan tujuan yang harus dicapai
oleh keseluruhan organisasi maupun oleh unit-unit bisnis
yang ada di dalamnya.
 Rencana Operasional
Rencana Operasional (Operational Plans)
Rencana operasional adalah rencana yang merupakan
penguraian lebih terinci mengenai bagaimana rencana
strategik akan diimplementasikan.
Rencana operasional antara lain meliputi:
 Rencana produksi: metode dan teknologi yang
digunakan dalam proses produksi.
 Rencana keuangan: dana yang diperlukan untuk
membiayai operasional perusahaan.
 Rencana fasilitas: fasilitas dan tata letak yang
diperlukan untuk mendukung aktivitas perusahaan.
 Rencana personalia: proses rekruitmen, seleksi dan
penempatan personil dalam perusahaan
 Rencana Tetap
Rencana operasional terdiri dari rencana tetap (standing
plans) dan rencana sekali pakai (single used plans).

Rencana tetap (standing plans) adalah rencana yang

digunakan lebih dari satu kali untuk menangani situasi
yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Contoh:
 Kebijakan: pedoman umum dalam pembuatan
keputusan.
 Prosedur: pedoman yang lebih terperinci dalam
menjalankan suatu kebijakan.
 Peraturan: ketentuan tentang harus/tidak boleh
dilakukannya suatu kegiatan dalam situasi tertentu.
 Rencana Sekali Pakai
Rencana sekali pakai (single used plans) adalah
rencana yang hanya digunakan untuk mencapai tujuan
tertentu dan tidak digunakan kembali bila tujuan tersebut
telah tercapai.
Contoh:
 Program: rangkaian kegiatan yang relatif luas,
meliputi langkah untuk mencapai tujuan, personil
yang bertanggung jawab dan urutan waktu
langkahnya.
 Proyek: rencana yang mengidentifikasi aktivitas
untuk mencapai tujuan tertentu dengan target kerja
dan sumber daya yang sudah ditentukan.
 Anggaran: perencanaan sumber daya keuangan
untuk proyek atau aktivitas tertentu.
 Proses Perencanaan Strategik

1. Penentuan Misi dan Tujuan,

2. Pengembangan Profil Perusahaan,
3. Analisa Lingkungan Eksternal,
4. Analisa Internal Perusahaan
5. Identifikasi Kesempatan dan Ancaman Strategik,
6. Pembuatan Keputusan Strategik,
7. Pengembangan strategi Perusahaan,
8. Implementasi Strategi, dan
9. Peninjauan kembali dan evaluasi.
 Pendekatan dalam Perencanaan
Inside-Out vs Outside-In Planning
 Inside-out: berfokus pada apa yang sudah dilakukan
namun berusaha melakukannya dengan lebih baik.
 Outside-in: menganalisis lingkungan eksternal dan
berusaha memanfaatkan kesempatan &
meminimalkan hambatan/masalah.

Top-Down vs Bottom-Up Planning

 Top-down: top manajemen menentukan tujuan dan
manajemen di bawahnya membuat rencana sesuai
dengan tujuan tersebut.
 Bottom-up: rencana dibuat oleh manajemen tingkat
bawah yang kemudian diajukan ke dan ditetapkan
oleh top manajemen.
Pendekatan dalam Perencanaan
Contingency Planning
Perencanaan kontinjensi mengidentifikasi
alternatif tindakan yang harus dilakukan jika
rencana awal yang ditentukan tidak lagi sesuai
akibat adanya perubahan situasi.
Kemampuan manajer dalam membuat
perencanaan kontijensi (darurat) ( akan
mempengaruhi keberhasilan perusahaan
karena fleksibilitas menjadi salah satu key
success factor.
 Dasar Perencanaan yang Baik
 Prediksi (forecasting), yaitu membuat asumsi
tentang apa yang akan terjadi di masa depan, bisa
bersifat kualitatif maupun kuantitatif.
 Penggunaan skenario, yaitu mengidentifikasi
beberapa alternatif skenario masa depan dan
membuat rencana untuk masing-masing skenario.
 Benchmarking, yaitu menggunakan pihak eksternal
sebagai pembanding untuk membuat perencanaan
yang lebih baik.
 Partisipasi dan keterlibatan, yaitu melibatkan secara
aktif semua pihak yang akan terpengaruh dengan
rencana yang dihasilkan.
Management By Objectives (MBO)

Management By Objectives (MBO) adalah suatu

proses penentuan tujuan yang melibatkan atasan
dan bawahan secara bersama-sama.

Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu

tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih
untuk meraihnya

MBO efektif memiliki:

 Komitmen pada program,penetapan tujuan
manajemen puncak, tujuan-tujuan individual,
partisipasi, otonomi dalam implementasi rencana,
peninjauan kembali prestasi
 Manfaat MBO
 Memungkinkan individu mengetahui apa yang
diharapkan dari mereka.
 Membantu dalam perencanaan dengan membuat
para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.
 Memperbaiki komunikasi antara manajer dan
bawahan.
 Membuat para individu lebih memusatkan
perhatiannya pada tujuan organisasi.
 Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan
dengan pemusatan pada pencapaian tujuan
tertentu.
 Kelemahan MBO
 Konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar
dalam mempelajari penggunaan teknik-teknik
MBO serta meningkatnya jumlah kertas kerja.

 Kurangnya pengendalian terhadap hal-hal

berikut: gaya dan dukungan manajemen,
penyesuaian dan perubahan, ketrampilan antar
pribadi, deskripsi jabatan, penetapan dan
pengkoordinasian tujuan, pengawasan metode
pencapaian tujuan, konflik antara kreativitas dan
MBO.