PROSES

PERENCANAAN

KELOMPOK 2 (I02)

1. NABILA RAHMASARI
(195080607111023)
2. JIHAN IRFANA R
(195080607111027)
Pengertian Perencanaan
 Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen
memutuskan tujuan dan cara mencapainya.
 Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan
untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh
manajer bagi organisasi mereka.
 Kebutuhan akan perencanaan ada disemua tingkatan dan
pada kenyataannya meningkat dimana tingkatan tersebut
mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses
organisasi atau tingkatan manajemen atas.
 Perencanaan bukan peristiwa tunggal, dengan awal dan
akhir yang jelas. Perencanaan adalah proses
berkesinambungan yang mencerminkan dan
menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi di
lingkungan sekitar setiap organisasi.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
 Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan
dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan
organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumberdaya – sumber dayanya secara
tidak efektif.
 Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi
perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya –
sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat
penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang.
Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut.
 Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala
kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang
mungkin menimbulkan masalah.
 Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi
pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan,
penilaian alternatif – alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik
(paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Alasan Perlunya Perencanaan
Perencanaan dilakukan untuk mencapai 1) “protective benefits” yang
dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pembuatan keputusan, dan 2) “positive benefits” dalam bentuk
meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat Perencanaan Kelemahan Perencanaan
 membantu manajemen untuk  pekerjaan yang tercakup dalam
menyesuaikan diri dengan perencanaan mungkin berlebihan
perubahan-perubahan pada kontribusi nyata
lingkungan  perencanaan cenderung menunda
 membantu dalam kristalisasi kegiatan
persesuaian pada masalah-  perencanaan mungkin terlalu
masalah utama membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi
 memungkinkan manajer
memahami keseluruhan  kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi
gambaran operasi lebih jelas;4)
individual dan penanganan setiap
membantu penempatan
masalah pada saat masalah tersebut
tanggung jawab lebih tepat terjadi
 ada rencana-rencana yang diikuti
cara-cara yang tidak konsisten
 Rencana strategi
 Perencanaan strategik (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi;penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan
untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk
menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.
 Secara lebih ringkas perencanaan strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang
yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.
 Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategik. Pertama,
perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk
perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategic akan
mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan
strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan
manajer dan organisasi.
 Perencanaan strategik tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi; tetapi
perencanaan strategic lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang paling kritis.
Sedangkan perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan
operational (operational planning), yang memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi
sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.
Proses perencanaan Strategik
 Langkah 1: Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup
pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah
maksud, dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan tujuan
merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer puncak.
 Langkah 2: pengembangan profil perusahaan, yang
mencerminkan kondisi internal dan kemampuan
perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan
mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi
yang ada sekarang (existing).
 Langkah 3: pengembangan profil perusahaan, yang
mencerminkan kondisi internal dan kemampuan
perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan
mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi
yang ada sekarang (existing).
 Langkah 4: Analisa internal perusahaan-kekuatan dan
kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan
memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan
ekternal.
 Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman
strategic. Identifikasi tujuan dan strategi, analisa
lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan
organisasi dipadukan dalam langkah kelima:
penentuan berbagai kesempatan yang tersedia
bagi organisasi dan ancaman-ancaman yang
harus dihadapinya
 Langkah 7: Pengembangan strategi perusahaan.
Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih
dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya
kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan)
dan strategi-strategi operational.
 Langkah 8: Implementasi strategi, yang menyangkut
kegiatan manajemen untuk mengoperasikan
strategi.
 Kebaikan Rencana Strategik
 Kebaikan utama perencanaan strategik adalah dalam memberikan pedoman yang
konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi.
 Kebaikan penting perencanaan strategik lainnya adalah membantu para manajer
dalam pembuatan keputusan.
 Perencanaan strategik juga meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena
tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan sangat cermat.
Kelemahan Rencana Strategik
 Kelemahan utama perencanaan strategik formal adalah bahwa hal ini
memerlukan investasi dalam waktu, uang, dan orang yang cukup besar.
 Disamping itu, penetapan dan pemeliharaan suatu sistim formal melibatkan
banyak biaya. Sebagai contoh, biaya-biaya riset pasar, survai dan penyusunan
model yang sering menyangkut biaya kegiatan-kegiatan pemrosesan data yang
mahal, biaya-biaya latihan dan penggajian para perencana serta para manajer
divisional dan fungsional yang terlibat dalam proses, oleh karena itu, organisasi-
organisasi kecil sering tidak mampu untuk mengembangkan program-program
perencanaan strategic.
 Kelemahan selanjutnya adalah bahwa perencanaan strategic kadang-kadang
cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan
bebas resiko. Para manajer belajar untuk mengembangkan hanya terhadap strategi
dan tujuan yang dapat lolos dari analisa terperinci proses perencanaan
 Rencana Operational
Rencana sekali pakai
• Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan
tidak berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang. Sebagai contoh,
perencanaan perusahaan untuk membangungedung baru karena adanya perluasan
usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut,
walaupun perusahaan telah membangun sejumlah gudang lain diwaktu yang lalu.

Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.
 Program. Suatu program meliputi serangkaian kegiatan yang relative luas.
Program menunjukkan 1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai
tujuan, 2) satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap
langkah, dan 3) urutan dan waktu setiap langkah.
 Proyek. Proyek adalah rencana sekali-pakai yang lebih sempit dan merupakan
bagian terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang
terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian.
 Anggaran. Anggaran (budget) adalah laporan sumberdaya keuangan yang
disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Rencana Tetap
Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan
aturan. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai
perlu diubah (modifikasi)atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap
memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk
perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi yang sama
ditangani secara konsisten.
 Kebijaksanaan. Suatu kebijaksanaan adalah pedoman umum pembuatan
keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa
yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat.
 Prosedur standar. Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman
yang lebih terperinci, disebut “prosedur standar” atau “ metoda standar” atau
sering dikenal sebagai “ standard operating procedure” (SOP). Prosedur paling
tidak sangat berguna untuk 1) menghemat usaha manajerial, 2) memudahkan
pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab, 3) menimbulkan
pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien, 4) memudahkan
pengawasan, 5) memungkinkan penghematan personalia, dan 6) membantu
kegiatan-kegiatan koordinasi.
 Aturan. Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa
suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
Hambatan Perencanaan Efektif
• Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-
rencana efektif. Pertama adalah penolakan internal para
perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan
rencana untuk mencapainya.
• Hambatan kedua, ada bukan didalam tetapi diluar
perencana yaitu keengganan umum para anggota
organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-
rencana karena perubahan-perubahan yang
ditimbulkannya.
• Tiada alasan tunggal atau sederhana mengapa para
anggota organisasi menolak suatu rencana baru.
Seringkali penolakan terhadap rencana, karena hal itu
bertentangan dengan kepentingannya; menghilangkan
atau mengurangi balas jasa atau kekuatannyaseperti
kekuasaan , karier, atau gengsi. Perencanaan juga
mungkin ditolak karena membatasi kebebasan karyawan
untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai atau
menghindari tugas yang tidak diinginkan atau mereka
tidak melihat niali perubahan yang direncanakan.
 Beberapa criteria dapat digunakan untuk menilai
efektivitas perencanaan, yaitu mencakup 1)
kegunaan, 2) ketepatan dan obyektivitas, 3) ruang
lingkup, 4) efektivitas biaya, 5) akuntabilitas, dan 6)
ketepatan waktu.

Kriteria Ketepatan

Penilaian kegunaan
waktu Efektivitas
biaya

Efektivitas
Rencana Ketepatan
dan
Efektivitas
perencanaa
Akuntabilit
as
obyektivitas n

Ruang n
lingkup n
n
k
k
 Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-
fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan,
dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan
strategic. Hal ini memerlukan analisa, peramalan pengembangan rencana
dengan mempertimbangkan segala sesuatu dan pembuatan perencanaan
sebagai proses yang berkesinambungan.
 Ketepatan dan efektivitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk
mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Berbagai keputusan dan
kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang
tepat.
 Ruang lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip
kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.
 Efektivitas biaya. Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah
menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional. Salah satu pedoman penting
dalam perencanaan : jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil
meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya
perencanaan dan implementasinya.
 Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: 1) tanggung jawab
atas pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi
rencana. Suatu rencana harus mencakup keduanya.
 Ketepatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan.
Berebagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan
rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.
Thankyou