Pertemuan III

Modul III Perencanaan dan Pengambilan

Keputusan
Dewi Kusumaningrum

EKMA4116 Manajemen

Definisi

Perencanaan (Planning)
suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin
dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencap
ai tujuan tersebut.

Dengan adanya perencanaan,

keputusan yang diambil selalu
berdasarkan tujuan, pengetahuan
dan perhitungan yang matang.

Perencanaan yang matang

merupakan dasar dari kesuksesan
organisasi (tangguh dan bertahan
lama).

Perencanaan

Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki kemampua

n organisasi yang berasal dari kekuatannya sendiri, seperti:
Kemampuan memprediksi
Kemampuan menghitung biaya
Kemampuan Komunikasi
Kemampuan menguasai teknik-teknik manajemen
Kemampuan pengukuran kinerja

Perencanaan, harus diimplementasikan. Perencanaan

kembali dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses
akhir.

Perencanaan: usaha formal (organisasi/perusahaan) untuk

berfikir ke depan, meramalkan (prediksi), mengontrolnya,
dan mengambil keputusan secara terpadu.

Tahap Dasar Perencanaan

Hakikat & Pentingnya Perencanaan

1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.

Unsur pokok dalam perencanaan:

Tujuan akhir yang dikehendaki
sasaran-sasaran dan prioritas unt
uk mewujudkannya
Jangka waktu mencapai sasaransasaran tersebut
masalah-masalah yang dihadapi
modal atau sumber daya yang ak
an digunakan serta pengalokasia
nnya
Kebijaksanaan-kebijaksanaan unt
uk melaksanakannya
orang, organisasi, atau badan pel
aksanaannya
Mekanisme pemantauan, evaluas
i, dan pengawasan pelaksanaan

SIFAT PERENCANAAN;
Segi Ruang Lingkup Tujuan
National, Sektoral, dan Spasial
agregatif, komprehensif, dan
parsial
Segi jangkauan dan hirerarkinya
Tingkat pusat dan Tingkat
daerah
Segi Jangka Waktu
Jangka panjang, menengah, dan
jangka pendek
Segi arus Informasi
atas ke bawah (top down);
bawah ke atas (bottom up)
Segi Ketetapan atau Keluwesan
indikatif; prespektif

Mengapa perencanaan pentin

g?
1. protective benefits
meminimalisir kemungkin
an terjadinya kesalahan dala
m pembuatan keputusan
2. positive benefit
dalam bentuk meningkat
nya sukses dalam pencapaia
n tujuan organisasi
Gambar tsb menunjukkan perencanaan organisasi haruslah
bersifat aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif agar
manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap
nlingkungannya tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam
dunia usaha

Manfaat Perencanaan
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri de
ngan diri dengan perubahan lingkungan
Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada mas
alah-masalah utama
Membantu manajer untuk memahami gambaran op
erasional secara menyeluruh
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
Memberikan cara pemberian perintah untuk berope
rasi
Memudahkan dalam melakukan pengkoordinasian
Membuat tujauan yang lebih khusus dan terperinci
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
Menghemat waktu, usaha, dan dana

Peran Perencanaan
[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaan me
miliki peran:
1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha
2. Mengatasi Perubahan
3. Mengembangkan Manajer
4. Mengembangkan Standard Kerja
5. Mengurangi Ketidakpastian
Fungsi perencanaan merupakan tempat bergant
ungnya fungsi-fungsi manajemen lainnya untuk
tahap yg lebih lanjut.

Proses Perencanaan

Jenis Perencanaan
1. Perencanaan menurut fungsinya:
a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger dan ak
uisi perusahaan, ekspansi pasar, menambah dan mengur
angi produksi
b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa kegiata
n operasional setiap unit aktivitas perusahaan sehari-hari
- Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program, proy
ek, dan anggaran
- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing plan):
Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi
- Perencanaan berkeseimbangan atau berskenario (conti
ngency plan): menjelaskan respons perusahaan yang dila
kukan pada kondisi darurat

Jenis Perencanaan
2. Menurut ruang Lingkup Kewilayaha 4. Perencanaan menurut
n
objeknya:
- Perencanaan nasional
- Perencanaan Fisik
- Perencanaan regional
- Perencanaan Non-Fisik
- Perencanaan daerah/lokal
5. Perencanan Tetap
3. Menurut jangka waktunya
- digunakan untuk kejadian
- Perencanaan Jangka Pendek
yang terjadi berulang( < 2 tahun)
ulang secara terus
- Perencanaan Jangka Menengah
menerus
( 2-5 thn)
6. Perencanaan dengan
- Perencanaan Jangka Panjang
maksud tertentu
(> 5 thn)
- digunakan saat organisasi
Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan, Mem
menghadapi perubahan,
pertimbangkan atau meninjau kemb
kontingensi, dan
ali tujuan
pengembangan produk

Pendekatan dalam Perencanaa

n
1. Management by Objective (MBO)
suatu sistem manajerial yang komprehensif yang memadu
kan banyak aktivitas manajerial yang penting secara sistemati
s, dengan sadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi
dan individual secara efektif dan efisien.
Manfaat

Kelemahan

meningkatkan kualitas
organisasi

Penetapan tujuan Jangka

Pendek

memperjelas berbagai peran

dan struktur organisasi

Ketidakluwesan dalam hal

perubahan sasaran.

menuntut setiap posisi diisi oleh

orang yang tepat dan sesuai
dengan posisi tersebut
Perencanaan dan pengendalian
yang efektif

Kegiatan Utama agar MBO Berhasi

l
Menetapkan tujuan
Mengembangkan rencanan pelaksanaan
Meninjau kemajuan yang dicapai
Penghargaan atas kinerja keseluruhan

Pendekatan dalam Perencanaa

n
2. Pendekatan Perencanaan Inside Out/OutsideIn
Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal untuk mengeksploitasi b
erbagai kesempatan dan meminimalisasi permasalahan yang terjadi
Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal yang telah dilakukan te
tapi didorong terus menerus hingga mencapai kemampuan terbaik bis
a dilaksanakan
3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up
Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukan secara
menyeluruh dan kemudian mengijinkan manajer tingkat bawah
membuat perencanaan dengan mengunakan batas yang telah
di buat pimpinan atas.
Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan pada tingkatan
bawah tanpa batasan aturan
4. Pendekatan Perencanaan Contingency
Mencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan yang
dapat diimplementasikan dan saat perencanaan yang telah
disusun tidak sesuai dengan keadaan

Pendekatan dalam Perencanaa

n
5. Pendekatan Social Demand
berusahan memprediksi kesesuaian antar produk dengan
keiginan dan kebutuhan konsumen.
6. Pendekatan Man Power
didasarkan pada kebutuhan perkembangan dan pertumb
uhan laju ekonomi organisasi yang difokuskan pada sumber
daya peningkatan kualitas sumber daya manusia yang akan b
erdampak pada peningkatan kesejahteraan organisasi.
7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio
berdasarkan teori produktivitas dengan Konsep keseimba
ngan antar masukan (input) dan keluaran (output)

ADA PERTANYAAN.????????????

Proses Pembuatan Keputusan

Teknik Pembuatan Keputusan

Gaya Pengambilan Keputusan

Gaya mengarahkan
Toleransi rendah terhadap ambiguitas; Rasional
(efisien dan logis); Memusatkan pada Jangka Pend
ek
Gaya analitis:
Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin puny
a banyak informasi dan alternatif sebelum menga
mbil keputusan
Gaya Konseptual:
mempunyai pandangan Luas dan banyak altern
atif; Jangka Panjang
Gaya perilaku
mudah bekerja sama dengan orang lain; Perhati
an terhadap prestasi anak buah; suka dengan kritik

Toleransi Terhadap
ambiguitas

TINGGI

Cara Berpikir

RENDAH
Rasional

Intuitif

Hambatan
Psikologis

Penyakit
Hamlet
Dorongan
Berlebihan
Kecemasan
memikirkan
Akibat
Berdiam diri

Tindakan ketika
Gagal

Menyadari
melangkah
mundur
mengganti
mengubah

Keterlibatan Kelompok

Penyebab
Kurang
Kesulitan

lengkapnya
Informasi
Kesulitan
Menggunakan Tolak
Ukur
Munculnya Tujuan
Ganda
Adanya lebih dari
satu orang yang
berwenang
mengambil
keputusan

Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi terdapat pada manusia-manusi

a yang terlibat didalamnya.
Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat lebih baik dalam mencapai tuju
an, apabila, perhatian lebih banyak diberikan kepada manusia dalam or
ganisasi.

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-to-face
Brainstorming)
Teknik yang menyangkut pengunaan kelompo
k untuk mengidentifikasi berbagai alternatif pen
yelesaian masalah
Tujuan: mendorong orang berpikir kritis dan me
mbebaskan mereka dari hambatan, keritikan sen
diri, dan kritikan orang lain

Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainst

orming

Teknik Pengambilan Keputusan

Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

aturan Pokok:
- setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritik ter
hadap diri sendiri hingga identifikasi selesai
- ide ekstreem lebih baik daripada ide umum
- Ide banyak ide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah:
Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi
Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama mereka me
nuangkan ide-idenya
Waktu yang diberikan +/- 10 menit
Usahakan mereka menulis ide seadanya

Teknik Pengambilan Keputusan

2. Teknik Kelompok Nominal
Sering digunakan kelompok untuk mengevaluasi a
wal sejumlah alternatif keputusan.
Langkah-Langkah:
Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide dan
informasi
Setiap anggota menyampaikan ide-ide mereka secara
bergiliran
Pastikan para anggota mendiskusikan ide-ide tersebu
t dalam urutan yang telah ditentukan
Setiap anggota kelompok mengunakan rank vote

Teknik Pengambilan Keputusan

3. Teknik Delphi
metode pembuatan keputusan dengan jalan membentuk suat
u panel yang beranggotakan sejumlah tenaga ahli untuk menan
ggapi sejumlah pertanyaan dari anggota sehingga mencapai sua
tu kesepakatan atas suatu permasalahan.
Langkah-langkah Tahap Delphi:
Rumuskan masalah
Rancang kuestioner
Pastikan orang yang bertugas dan mereka untuk
berpartisipasi dengan baik
Berikan semua materi yang diperlukan dan kuestioner
kepada anggota kelompok
Buat tabulasi dan analisa
Buat kuestioner tahap 2
Berikan ringkasan umpan balik
Analisa hasil kuestioner tahap 2

Teknik Pengambilan Keputusan

4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic Brainstorm
ing)
menggabungkan antara teknik Kelompok nomi
nal dengan teknologi komputer
Langkah:
Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30 menit)
Memeriksa ide yang disusun, mengklasifikasikannya
Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun ber
dasarkan tingkatan kualitas,

Pertemuan III
Modul IV Pengorganisasian
Dewi Kusumaningrum

EKMA4116 Manajemen

Definisi

Pengorganisasian
proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meni
ngkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan unit
/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatu
kan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi

- Memiliki suatu tujuan (goal)
- Terdiri dari orang-orang
- Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi

Birokrasi
Manajer membatasi diri pada hubungan kerja
formal dan menghidari hubungan non-formal
Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang j
elas

Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan
- Menterjemahkan visi
- Penentuan volum kerja dan beban kerja
Dasar Pembagian Kerja
- Jejaring Kerja Internal
- Kepentingan bersama
- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan
- Pembagian Kerja Secara tuntas
Dasar Kesatuan Perintah
Pimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam
melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan
dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.
Asas Fleksibilitas Organisasi:
Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/mengurangi unit/satuan
kerja dalam stukturnya

Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas
Setiap unit kerja harus memberikan kontribu
si pada organisasi agar tugas pokoknya secara
keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif
dan effisien
Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inova
si & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi
produktivitas; fungsi prediktif

Jenis-Jenis Organisasi
Proses Pembentukannya
Organisasi Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan y
ang diatur secara formal
Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawan
Keterkaitan dengan Pemerintah
dibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan & terselengg
aranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak
resmi
Berdasarkan ukuran organisasi
Besar, kecil, sedang
Berdasarkan Tujuan
Sosial/nirlaba: yayasan sosial
Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan terbatas),
BUMN, Koperasi dsb.
Berdasarkan Bagan Organisasi

Langkah-Langkah Pengorganisasian
Rencanakan
Organisasi
berdasarkan
Tujuan

Pembagian
Tugas

Evaluasi Hasil &

Strategi
pembentukan
organisasi

Alokasi Sumber
Daya

Bentuk Struktur Organisasi

Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi

Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi
Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya
Ukuran organisasi

Unsur-unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan
Sentralisasi dan desentralisasi
Ukuran kesatuan Kerja

Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas org

anisasi
Jenis

Kelebihan

Kelemahan

BAGAN

dapat dgn jelas melihat

pekerjaan dan tanggung jawab
dapat dicari ketika saat kritis
menghilangkan / mengurangi
masalah
sebagai preventif terhadap
sumber konflik

kurang mampu
menjelaskan wewenang
dan tanggung jawab
kurang mampu
menunjukan hubungan
informal dan saluran
komunikasi

Departementalisasi

Memanfaatkan spesialisasi
dari masing-masing manajer
efisien karena bekerja sesuai
dengan kemampuan

sulit untuk mengukur

prestasi
pontensi konflik
terhadap pimpinan
puncak

Tipe Struktur Organisasi

Organisasi Lini
bentuk organisasi yang didalamnya terdapat
garis wewenang yang menghubungkan secara ve
rtikal antara atasan dengan bawahan

KELEBIHAN

KELEMAHAN

Adanya kejelasan masalah

pendelegasian kewenangan
dan tanggung jawan untuk
setiap bidang
Bentuknya Sederhana dan
mudah dipahami

Beban yang berat dipikul

eksekutif puncak karena
harus menjalankan urusan
administratif
Tidak ada spesialisasi

Tipe Struktur Organisasi (2)

Organisasi Lini dan Staf
Gabungan dari organisasi lini dengan departem
en staf untuk memberikan saran dan masukan unt
uk departemen lini
KELEBIHAN

KELEMAHAN

Para spesialis memberikan

ide dan saran kepada
manajer puncak
Seluruh Karyawan
melaporkan pekerjaan
kepada seorang penyelia
(supervisor)

Karena ketidakjelasan
hubungan maka sering
terjadi konflik antara
departemen lini dan staf
Rekomendasi para manajer
staf terbatas hanya pada
manajer lini

Tipe Struktur Organisasi (3)

Organisasi Fungsional
Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerj
aan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN

KELEMAHAN

Menciptakan effisiensi
melalui spesialisasi
Memusatkan keahlian
organisasi
dan pengawasan yang lebih
ketat terhadap fungsi-fungsi

menciptakan konflik antar

fungsi
Lamban bereaksi bila
terjadi perubahan
hanya memikirkan tugas,
dan menjadikan individu
kurang inovatif

Tipe Struktur Organisasi (4)

Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
Kombinasi dari organisasi lini, lini da
n staf, serta fungsional yang bertujuan u
ntuk memanfaatkan berbagai kelebihan
dan kekurangan dari tipe organisasi lini,
lini dan staf, serta fungsional .
Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

Tipe Struktur Organisasi (5)

Organisasi Komite
memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki
wewenang yang sederajat.
Ciri2:
Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentu
Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara kole
ktif
Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang
Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan ke
putusan memerlukan waktu yang lama.

Tipe Struktur Organisasi (6)

Organisasi Proyek dan Matriks
tersusun dari sebuah atau lebih tipe departemental
isasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe
fungsional dan divisional serta menghilangkan kekur
angannya
KELEBIHAN

KELEMAHAN

Memiliki Kelenturan
(fleksibilitas) yang tinggi
Berfokus pada masalah
tertentu atau masalah teknis
yang unik
memungkinkan melakukan
inovasi dan kreativitas tanpa
menggangu struktur reguler

Masalah akuntabilitas
disebabkan adanya lebih dari
satu atasan
Kendala dalam membentuk tim
yang kompak
berpotensi menimbulkan
konflik antara manajer proyek
dengan manajer departemen
lainnya

Organisasi Formal vs Informal

FORMAL

Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja

yang teratur
Bertujuan: mencapai hubungan yang
teratur diantar fungsi namun hal itu juga
memiliki nilai tambahan dengan
memberikan perasaan aman kepada mereka

INFORMAL

Interaksi dan hubungan antar karyawan,

serta membentuk suatu pola yang tidak
secara khusus dan resmi diciptakan/diatur
oleh pihak manajemen
Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi
nilai tambah tersendiri

Perubahan Struktur Organisasi

Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan e

konomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi u
ntuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:

Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka
Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh k
aryawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama
Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubaha
n tersebut memberikan dampak positive
Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehi
ngga situasi kerja tidak terganggu.

Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda