FUNGSI PERENCANAAN

Dasar Manajemen
Oleh
Bina Unteawati
Unit Kompetensi:
Mahasiswa mampu menjelaskan dan melaksanakan
perencanaan manajemen
Elemen Kompetensi:
1.Mahasiswa mampu menjelaskan definisi perencanaan
2.Mahasiswa mampu menjelaskan tujuan dilakukan
perencanaan
3.Mahasiswa mampu menjelaskan manfaat dan
kelemahan dilakukan perencanaan
4.Mahasiswa mampu menjelaskan langkah-langkah
membuat rencana
Pengertian Perencanaan dan Rencana

Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada

rencana, pengendalian tidak dapat dilakukan.

Kesimpulan yang dapat diambil dari definisi tersebut:

Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih
sasaran, kebijaksanaan, prosedur, program yang diperlukan
untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan
datang.

Menurut Malayu Sp. Haribuan :

Rencana adalah sejumlah keputusan yang menjadi
pedoman untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sederhananya fungsi perencanaan adalah apa
yang ingin dicapai dan bagaimana cara
mencapainnya.
Tujuan dilakukan perencanaan:
• Perencanaan adalah cara untuk mengantisipasi dan
merekam perubahan
• Perencanaan mengarahkan (direction) kepada
administrator maupun non administrator
• Perencanaan bisa menghindari atau paling tidak
memperkecil pemborosan dan tumpang tindih
pelaksanaan kegiatan.
• Perencanaan menetapkan standar yang akan dipakai
untuk mempermudah pengawasan
• Perencanaan menurut Newman adalah
penentuan terlebih dahulu apa yang akan
dikerjakan.
• Perencanaan menurut Louis adalah
penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.
• Charles betleheim berpendapat bahwa dalam
setiap rencana terdapat 2 elemen yaitu:
Tujuan dan alat yang perlu u/ mencapai
tujuan tersebut.
• Tujuan adalah hasil akhir yang ingin dicapai.
• Perencanaan juga untuk menjawab: tentang
siapa, apa, apabila, dimana, bagaimana dan
mengapa. Ke 6 hal tersebut disebut juga unsur-
unsur suatu rencana.
Menurut Louis kegiatan-kegiatan pada fungsi
perencanaan terdiri dari:
1. Meramalkan (forecasting): pekerjaan yang
dilakukan oleh seorang menajer dalam
memperkirakan waktu yang akan dating.
2. Menetapkan maksud/tujuan: seorang harus
dapat meramalkan hasil akhir yang
diharapkannya.
3. Mengacarakan/programming:
menetapkan urut-urutan kegiatan
yang diperlukan u/ mencapai tujuan.
4. Menyusun tata waktu (scheduling): manajer
menentukan waktu dari kegiatan-kegiatannya
melalui penyusunan waktu.
5. Menyusun anggaran belanja (budgeting):
dilakukan manajer dalam mengalokasikan
sumber-sumber yang tersedia padanya, disini
ditentukan alat-alat tenaga manusia dan
fasilitas yang diperlukan dan melaksanakan
cara dengan penghematan dan efektifitas yang
sebesar-besarnya.
6. Memperkembangkan prosedur (developing
procedure): membuat agar pekerjaan harus
dilakukan atas cara yang tetap sama dimana-
pun pekerjaan itu diselenggarakan.

7. Menetapkan dan menafsirkan

kebijaksanaan (estabilisting dan
interpreting policy) manusia harus dapat
menafsirkan kebijaksanaan untuk menjamin
keseragaman dan keselarasan tindakan
dalam menguasai masalah dan situasi.
Tahapan penyusunan perencanaan
Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3
Menetapkan tugas Merumuskan Menyiapkan beberapa
dan Tujuan Masalah kemungkinan
(melakukan
observasi &
analisa)

Tahap 4
tujuan Membuat sintesa
(pengembangan)
Tahapan penyusunan rencana
Empat tahap dasar perencanaan ;
1. Menetapkan tugas dan tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan,
kekuatan dan kelemahan organisasi dalam mencapai
tujuan.
4. Membuat sintesa untuk mengembangkan rencana dan
serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.
Tahapan penyusunan rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Tugas adalah tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak
"siapa" yang ditunjuk.

Tujuan adalah apa yang akan diperoleh. Nilai yang ingin

didapatkan.

Tugas yang dijalankan adalah untuk mencapai tujuan yang

diinginkan. Tugas pasti selaras dengan tujuan.
Tahapan penyusunan rencana
2. Merumuskan Masalah (melakukan observasi & analisa).

Beberapa data dikumpulkan dan dilakukan analisa untuk

menentukan bagaimana cara yang akan digunakan untuk
menjalankan rencana.
Tahapan penyusunan rencana
3. Menyiapkan beberapa kemungkinan

Setiap rencana paling tidak harus menyiapkan beberapa

kemungkinan dalam mencapai tujuan.
Ada kemungkinan sebuah rencana tidak bisa berjalan
maksimal. Untuk itu rencana alternatif yang bisa
digunakan harus disiapkan.
Tahapan penyusunan rencana
4. Membuat sintesa untuk mengembangkan rencana dan
serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

Sintesa adalah menggabungkan berbagai kemungkinan

yang ada sebagai alternatif yang akan dipilih.

Setiap kemungkinan memiliki kelemahan masing masing,

menggabungkan beberapa kemungkinan bisa saja membuat
rencana alternatif yang jauh lebih baik.
 Perencanaan manajemen
Menentukan Tujuan yang Tujuan jangka panjang
apa yang ingin ingin dicapai dan jangka pendek
dicapai

Menentukan
alat
Pihak-pihak yang membuat rencana:
Panitia perencana
Bagian perencana
Tenaga staff

Perencanaan di tingkat manajemen puncak,

bersifat:
• Strategis
• Merumuskan tujuan jangka panjang
• Pengambilan keputusan
• Perencanaanya dijadikan pedoman oleh
manajemen ditingkat yang lebih bawah
Perencanaan di tingkat manajemen menengah:
cenderung bersifat administratif dan
menyiapkan berbagai alternatif cara untuk
diteruskan kepada manajemen tingkat di
bawahnya.

Perencanaan di tingkat manajemen bawah:

• lebih fokus terhadap perencanaan teknis di
lapang.
• lebih detail bahkan sangat detail untuk
mengeksekusi perencanaan yang telah
disusun oleh manajemen tingkat menengah.
 Bentuk perencanaan
• Rencana Global
Rencana global bisa dikatakan sebagai visi perusahaan,
arah perusahaan, dan akan dibawa ke mana perusahaan
ini nantinya  menggunakan analisis SWOT (Strenght,
Weakness, Opportunity, Treath).
• Rencana Strategis
rencana strategis adalah rencana jangka panjang
perusahaan dan menggunakan sistem prioritas yaitu rencana
yang menjadi prioritas akan dijalankan terlebih dahulu.
• Rencana Operasional
rencanaan operasional adalah rencana tentang kegiatan
operasional yang akan dilakukan dalam jangka pendek.
Alasan disusunnya rencana strategis:
1. Sebagai pedoman bagi perencanaan lain yang akan
dijalankan
2. Memudahkan pemahaman perencanaan lainnya
3. Titik awal dalam penilaian semua kegiatan yg
dilakukan manajemen dan pihak lainnya

Tipe perencanaan operasional:

• Rencana sekali pakai (single use plan)
Rencana sekali pakai adalah perencanaan yang tidak akan
digunakan kembali setelah tujuannya tercapai, misalnya rencana
pembelian mesin.
• Rencana tetap (standing plan)
Rencana tetap adalah perencanaan operasional yang tetap akan
digunakan kembali walaupun tujuannya telah tercapai, misal:
pembelian bahan baku, persediaan, dll.
• Rencana jangka pendek, menengah dan
panjang.

• Rencana jangka panjang biasanya berkenaan

dengan perencanaan stratagis.
Kelemahan perencanaan strategik formal
adalah :
1. Memerlukan investasi dalam waktu, uang
dan orang yang cukup besar.

2. Cenderung membatasi organisasi hanya

terhadap pilihan yang paling rasional dan
bebas resiko.
FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM
PERENCANAAN
• Perencanaan yang stabil akan membuat perusahaan lebih fokus
terhadap apa yang dikerjakan.
• Perencanaan harus fleksibel (dalam hal: caranya), bukan berarti
harus mengganti rencana "induk" yang utama dari perusahaan.
• Terintegrasi dengan Baik  setiap bagian organisasi tidak
berjalan sendiri sendiri dan bahkan saling bertentangan.
• Detail (terkait 5W+1H)
• Mempertimbangkan sumber daya  Segala sumber daya yang
tersedia bisa digunakan dengan efektif dan berdaya guna
maksimal.
• Sederhana dan Tidak Sulit Dilaksanakan (Aplikatif) 
Kemungkinan yang paling mudah dijalankan adalah pilihan yang
diprioritaskan.
Rencana yang baik harus mempunyai
sifat sebagai berikut:
1. Pemakaian kata yang sederhana transfaran.
Sehingga tidak ada salah penafsiran.

2. Fleksibel. Bila terjadi perubahan dalam

rencana, maka tidak perlu diubah seluruhnya,
cukup bagian yang perlu saja.

3. Stabilitas. Rencana harus stabil juga tidak perlu

dirubah-rubah terus atau rencana tidak hanya
sekali pakai.
3. Ada dalam perimbangan. Bahwa pemberian
waktu dan factor-faktor produksi kepada
setiap unsure organisasi harus seimbang
dengan kebutuhannya.

4. Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

Rencana harus meliputi segala-galanya
sehingga dengan demikian terjamin
koordinasi dari tindakan-tindakan seluruh
unsur-unsur organisasi.
Perbedaan antara premis perencanaan
dan ramalan :
Ramalan berarti taksiran
mengenai kejadian masa depan
yang tidak dapat dikontrol.
Premis adalah asumsi yang
melatarbelakangi semua kejadian
yang diperkirakan mempengaruhi
perencanaan.
Asas-asas perencanaan :
• Principle of contribution to objective (asas pencapaian tujuan).
• Principle efficiency of plans (asas efisien).
• Principle primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)
• Principle pervariveness of planning (asas pemerataan perencanaan)
• Principle planning premise(asas patokan perencanaan)
• Principle policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)
• Principle timing (asas waktu)
• Principle planningcommunication (asas tata hubungan perencanaan)
• Principle alternative (asas alternative/alternative pekerjaan)
• Principle limiting factor (asas pembatasan faktor)
• The commitment principle (asas keterikatan)
• The principle of flexibility (asas fleksibel)
• The principle of navigator change (asas ketetapan arah)
• Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis)
Keuntungan/Manfaat perencanaan

• Hasil perencanaan menjadi pedoman dan acuan dasar dalam

melaksanakan kegiatan
• Perencanaan bisa memudahkan pengawasan terhadap kegiatan yang
dilakukan, apakah telah sesuai dengan yang telah direncanakan atau
tidak
• Mempermudah manajemen dalam menyesuaikan diri dengan
perubahan.
• Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah
utama.
• Manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
• Membantu penempatan tanggung jawab lebih jelas.
• Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi.
• Memudahkan dalam koordinasi.
• Tujuan lebih khusus, terinci dan mudah dipahami.
• Meminimkan pekerjaan yang tidak pasti.
• Menghemat waktu, usaha dan dana.
Kerugian/Kelemahan perencanaan :
• Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan dapat
berlebihan pada kontribusi nyata.
• Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
• Perencanaan dapat membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi.
• Kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh
penyesuaian/penyelesaian situasi individu dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah
tersebut terjadi.
• Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak
konsisten.
 Kategori perencanaan
Lima dasar pengklasifikasian rencana :
1. Bidang fungsional, mencakup rencana produksi,
pemasaran, keuangan dan personalia.
2. Tingkatan organisasional
3. Karakterisrik rencana, meliputi kompleksitas,
fleksibillitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasional,
kuantitatif dan kualitatif.
4. Waktu, jangka pendek, menengah dan panjang.
5. Unsur rencana,anggaran, program, prosedur,
kebijasanaan dsb.
 Kesimpulan:
 Perencanaan merupakan fungsi utama
manajer, harus diarahkan pada tercapainya
tujuan, berdasarkan kenyataan yang objektif
dan rasional, harus dapat memproyeksikan
kejadian pada masa yang akan datang dan
harus memikirkan tentang anggaran,
kebijaksanaan, program, prosedur, metode
dan standar untuk mencapai tujuan.
 Perencanaan harus memberikan dasar kerja
dan latar belakang bagi fungsi manajemen
lainnya
 Perencanaan adalah proses, sehingga tidak
berakhir pada saat rencana itu direncanakan.
 Tugas Terstruktur

Setiap mahasiswa membuat rencana jangka

panjang dan rencana jangka pendek untuk
dikerjakan oleh dirinya masing-masing.
Selamat Belajar……